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Annexes du Chapitre 8 - Gestion des contrats

Consultez les annexes du Chapitre 8 – Gestion des contrats pour obtenir des informations supplémentaires sur la gestion des dossiers de contrats et la rendement des fournisseurs, et l'utilisation de modèles de lettres.

Table des matières

Annexe 8.1 : Lignes directrices sur l'organisation et composition des dossiers d’approvisionnement

Date d’entrée en vigueur : 2022-03-29

Dans l’objectif de clarifier les directives concernant l'organisation des dossiers d'approvisionnement, les renseignements qui se trouvaient dans cette annexe ont été incorporés à l’Annexe 1.4: Lignes directrices sur la documentation des dossiers papier concernant l’approvisionnement et à l’Annexe 1.5 : Lignes directrices sur la documentation des dossiers électroniques concernant l’approvisionnement.

Aux fins de consultation seulement, Annexe 8.1 est disponible dans les Archives du Guide des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), version 2021-3.

Annexe 8.2 : Indicateurs pour la détection rapide des problèmes en matière de gestion des contrats

Date d’entrée en vigueur : 2010-01-11

La présence des facteurs suivants dans le cadre d'un achat particulier indique que le dossier pourrait poser certains problèmes. Ces facteurs mériteraient un examen et une réflexion plus approfondis et, dans certains cas, justifieraient un renvoi à des niveaux décisionnels plus élevés.

Avant l'attribution du contrat
1. Indicateurs pour la détection rapide des problèmes dans le cadre du besoin :
  1. la demande a été reportée plusieurs fois ;
  2. la réception d'une demande pour un achat distinct alors qu'un instrument d'achat (tel qu'une offre à commandes) existe déjà ;
  3. les demandes urgentes qui ne justifient pas de façon satisfaisante le caractère d'urgence ;
  4. les situations qui peuvent donner lieu à l'établissement d'une relation employeur-employé ;
  5. les besoins de type « fournisseur unique » ou « aucun succédané », sans justification satisfaisante ;
  6. les contrats passés avec d'anciens fonctionnaires ne respectant pas les lignes directrices ;
  7. une description des travaux ou du besoin vague ou manquant de clarté ;
  8. la présence d'indices qui donnent à penser qu'un accord est déjà conclu ;
  9. les besoins complexes ou innovateurs qui demandent l'élaboration de nouvelles méthodes ;
  10. les travaux déjà entrepris pour lesquels une confirmation et une opération antidatée sont nécessaires ;
  11. les échéanciers irréalistes ;
  12. le manque de réceptivité de l'entrepreneur durant les négociations ;
  13. des indices du fractionnement du besoin ;
  14. la faible capacité financière de l'entrepreneur.
2. Indicateurs pour la détection rapide de dossiers sensibles :
  1. les besoins de nature délicate susceptibles d'intéresser différents intervenants ou groupes d'intérêt ;
  2. les besoins dont la visibilité est très importante, en particulier ceux qui suscitent l'intérêt des médias ;
  3. des besoins de nature litigieuse pouvant entraîner une concurrence agressive.
Après l'attribution du contrat
1. Indicateurs pour la détection rapide des problèmes sur les plans de l'exécution et de la gestion :
  1. des modifications dont le nombre ou la valeur sont inhabituels en l'absence de justification claire ;
  2. des activités de sous-traitance imprévues ou qui manquent de transparence ;
  3. l'exclusion de TPSGC des réunions entre l'entrepreneur et le ministère client ;
  4. des échéances non respectées, des rapports non remis ou des réunions manquées ;
  5. une qualité d'exécution ou des livrables inférieurs aux attentes ;
  6. une réclamation excessive au titre de la garantie ;
  7. des services de maintenance excessifs ;
  8. des factures pour des articles non pertinents ;
  9. un roulement fréquent et inexpliqué du personnel de l'entrepreneur ;
  10. une demande de modifications dépassant l'étendue des travaux ;
  11. des difficultés et des différends liés à la résolution de problèmes.
2. Indicateurs pour la détection rapide des problèmes sur le plan financier :
  1. les coûts du contrat ne correspondent pas aux prévisions ;
  2. des factures en souffrance et des réclamations en suspens ;
  3. des pratiques de facturation médiocres et irrégulières ;
  4. la réticence à présenter des copies des réclamations ou des factures ;
  5. la réticence à fournir des informations financières justificatives ;
  6. la difficulté à mener des vérifications ;
  7. les indices qui donnent à penser que les pratiques commerciales dérogent aux politiques.

Annexe 8.3 : Processus de résiliation pour des raisons de commodité

Date d’entrée en vigueur : 2024-02-16

Aperçu
1. Le Direction du soutien des prix (DSP), Secteur de la gestion des activités d’approvisionnement (SGAA) a été désignée pour fournir les services de règlement en cas de résiliation pour des raisons de commodité par le Canada des contrats de biens et de services, y compris le traitement des réclamations. DSP s'occupe également des réclamations associées aux contrats des États-Unis (É.-U.) et de la Corporation commerciale canadienne (CCC) résiliés pour des raisons de commodité par le gouvernement des É.-U. Pour les résiliations de contrats des É.-U et de la CCC, le directeur exécutif de la Direction de l’élaboration et de l’intégration de la politique stratégique (DEIPS) du Secteur de la politique stratégique (SPS) s'assure du respect des fonctions de règlement concernant l'attestation et la résiliation afin que le tout soit conforme à la lettre d'entente entre le Département de la défense (DoD) des É.-U. et le ministère de la Défense nationale (voir les articles 225.870-6 et 249.7000 (disponibles en anglais seulement) des Defense Federal Acquisition Regulation Supplements des É.-U. Le directeur exécutif de la DEIPS est également responsable des demandes présentées par le gouvernement des É.-U. concernant la vérification de contrats ou de contrats de sous-traitance que ce gouvernement a attribués directement à des fournisseurs canadiens, et résiliés pour raisons de commodité.
2. L'agent de négociation des contrats et l'agent des réclamations liées aux résiliations (voir 8.135.10 Participation de l'agent des réclamations liées aux résiliations) sont responsables des fonctions qui suivent en matière de résiliation :
  - L’agent de négociation des contrats :
    - émet les ordres d'arrêt des travaux et les avis de résiliation ;
    - gère la partie non exécutée du contrat.
  - L'agent des réclamations liées aux résiliations :
    - évalue les demandes de l'entrepreneur relatives à une augmentation de prix pour la partie non exécutée du contrat ;
    - présente une demande de règlement à l'entrepreneur et lui fait parvenir les formulaires de réclamation pertinents ;
    - assure l’acceptabilité de la réclamation et aide l’entrepreneur à la préparer ; détermine, définit et organise la vérification, au besoin ;
    - prend les dispositions en vue d'une vérification des stocks et de la sélection par le client ;
    - négocie le règlement final avec l'entrepreneur ;
    - prépare le document Règlement et quittance ;
    - répartit le surplus d'inventaire ;
    - fait parvenir le document Règlement et quittance à l'entrepreneur pour autorisation ;
    - obtient la facture et le document Règlement et quittance signé auprès de l’entrepreneur ;
    - achemine les factures au ministère client ;
    - distribue le document Règlement et quittance.
3. À l'occasion, le client peut demander un rapport sur l'état du contrat avant de décider d'annuler le contrat. Dans ce cas, il doit informer TPSGC de son intention de réduire ou d'annuler un contrat en lui faisant parvenir un « avis d'intention d'annuler » par téléphone ou par écrit. Le client aura habituellement besoin de la totalité ou d'une partie des renseignements suivants avant de résilier définitivement un contrat :
  1. la quantité de fournitures produites en vertu du contrat ;
  2. la quantité de fournitures en cours de production ;
  3. la valeur des matières premières et/ou des composantes acquises par l'entrepreneur afin d'exécuter un contrat en particulier ;
  4. la situation relative à l'équipement et à l'outillage, particulièrement si l'entrepreneur a dû acquérir de l'outillage pour exécuter le contrat ;
  5. la situation des contrats de sous-traitance ;
  6. la façon la plus économique de résilier le contrat ; et
  7. le montant approximatif des réclamations liées à la résiliation, si celui-ci est disponible.
4. L'agent de négociation des contrats doit demander immédiatement à l'entrepreneur les renseignements requis et s'assurer que l'entrepreneur les lui fait parvenir dès que raisonnablement possible. Lorsqu'il a reçu les renseignements, l'agent de négociation des contrats les fera parvenir au client, accompagnés des recommandations. Habituellement, la première demande du client visera à annuler la totalité ou une partie d'un contrat, auquel cas, l'agent de négociation des contrats devrait émettre immédiatement un ordre d'arrêt des travaux. Un ordre d'arrêt des travaux est une mesure de protection qui permet de s'assurer que les travaux sont arrêtés et d'écarter la possibilité que l'entrepreneur poursuive à engendrer des coûts. Pour résilier le contrat, un ordre d'arrêt des travaux doit être suivi de l'émission d'un avis de résiliation pour des raisons de commodité.
Ordre d'arrêt des travaux – avis de résiliation
Lorsque l'agent de négociation des contrats reçoit du client des instructions initiales écrites en vue d'une résiliation partielle ou totale par le Canada d'un contrat pour des raisons de commodité (voir l'article 8.135.5 Résiliation pour raisons de commodité par le Canada), il devrait émettre immédiatement un ordre d'arrêt des travaux pour aviser l'entrepreneur « d'arrêter les travaux » (voir les clauses J0500C et J0502C du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat [CCUA]). L'avis de résiliation (voir les clauses J0001C, J0002C, J0003C, J0006C) ne peut pas être émis avant la réception de la modification de la demande officielle et avant d'avoir obtenu un avis juridique. L'agent de négociation des contrats doit également communiquer avec l'agent des réclamations liées aux résiliations et lui fournir une copie de l'avis de résiliation.
Aucune demande de règlement
Lorsqu'un entrepreneur informe l'agent de négociation des contrats qu'il ne présentera pas de demande de règlement à la suite d'un avis de résiliation, l'agent de négociation des contrats doit annuler les crédits relatifs aux articles faisant l'objet de la résiliation. Étant donné qu'il n'y a pas de demande de règlement, l'agent des réclamations liées aux résiliations n'intervient pas dans ce processus.
Décision du client
1. Le client est responsable de décider à quelle étape le contrat devrait être résilié en totalité ou en partie. Les modifications officielles à la demande, corroborant la décision de résiliation, doivent être fournies le plus rapidement possible.
2. L'agent de négociation des contrats ne doit pas émettre un avis de confirmation de la résiliation pour des raisons de commodité avant d'avoir reçu la modification de la demande du client.
3. L'agent de négociation des contrats devrait s'assurer que les crédits affectés à la modification de la demande sont suffisants pour couvrir la valeur du contrat.
Avis de résiliation
1. Quand il reçoit la modification de la demande, l'agent de négociation des contrats préparera l'avis de résiliation totale ou partielle en utilisant les clauses de la sous-section 5-J du Guide des CCUA et, sur l'avis des Services juridiques, l'enverra à l'entrepreneur.
2. Après l'émission de l'avis de confirmation de la résiliation totale ou partielle, l'agent de négociation des contrats doit immédiatement en faire parvenir une copie à l'agent des réclamations liées aux résiliations.
  Afin d'éviter des coûts supplémentaires pour le Canada et des problèmes pour l'entrepreneur, un avis de résiliation doit être émis le plus rapidement possible, en complément de l'ordre d'arrêt des travaux.
Rajustement des crédits
Les crédits engagés dans le contrat ne doivent pas être rajustés au moment de l'émission de l'avis de résiliation. Ils le seront dans le document Règlement et quittance.
Rajustement du prix de la partie non exécutée du contrat
Lorsqu'un entrepreneur demande d'augmenter le coût ou le prix unitaire de la partie non exécutée d'un contrat, il doit faire parvenir sa réclamation à l'agent des réclamations liées aux résiliations, qui doit l'évaluer avant de conclure une entente à cet effet avec l'entrepreneur.
Dossier de résiliation
1. Dans le cas des contrats simples et entièrement résiliés, l'agent de négociation des contrats doit transférer le dossier d'achat complet à l'agent des réclamations liées aux résiliations, si une réclamation est faite.
2. Dans le cas des achats complexes ou des résiliations partielles qui comportent une partie non exécutée en vigueur, l'agent de négociation des contrats doit envoyer une version électronique de chacun des documents suivants à l'agent des réclamations liées aux résiliations, tel qu'applicable : le contrat, l'ensemble des modifications, des spécifications, des prix détaillés, de la correspondance associée et de tout autre renseignement pertinent relatif à la résiliation.
Informer l'entrepreneur
1. Si une demande de règlement est faite, l'agent des réclamations liées aux résiliations fera parvenir à l'entrepreneur les formulaires de réclamation de résiliation, que contient le Guide d’information générale des procédures pour le traitement de proposition de règlement relative à un contrat résilié pour des raisons de commodité.
2. La lettre à l'intention de l'entrepreneur doit comprendre les directives suivantes :
  « Si des sous-traitants sont touchés par la présente résiliation, veuillez nous mentionner le nombre de sous-traitants qui devront remplir le formulaire de réclamation de résiliation et leurs coordonnées. Veuillez remplir toutes les sections de la demande en fournissant le plus de détails possible. Après avoir obtenu la signature de l'autorité responsable, veuillez retourner l'original et une (1) copie du formulaire au bureau.
  Vous devez par la présente faire parvenir votre demande de règlement dûment remplie dès que raisonnablement possible. Pour vous aider à respecter cette échéance, nous vous fournirons avec plaisir les conseils et les explications nécessaires afin que votre entreprise puisse prendre les mesures appropriées et que les formulaires contiennent les renseignements pertinents.
  Veuillez noter que toutes les communications et tous les documents relatifs à votre réclamation doivent être adressés à : ___________. (Insérer le nom et l'adresse de l'agent des réclamations liées aux résiliations.) »
3. Lorsque les formulaires de réclamation de résiliation ont été envoyés, l'agent des réclamations liées aux résiliations communiquera avec l'entrepreneur pour s'assurer qu'il les a reçus et qu'il prend les mesures nécessaires pour présenter une demande de règlement. Si l'entrepreneur a des questions au sujet de la présentation de la demande de règlement ou des procédures de règlement suite à la résiliation du contrat, il devrait communiquer directement avec l'agent des réclamations liées aux résiliations. L'entrepreneur doit renvoyer l'original des formulaires dûment remplis et signés à l'agent des réclamations liées aux résiliations qui sera alors responsable de régler la réclamation.
Vérification des demandes de règlement
1. Sur réception d'une demande de règlement, l'agent des réclamations liées aux résiliations détermine s'il faut procéder à une vérification et si cela s'avère nécessaire, il établit le cadre de référence de la vérification et veille à ce qu'elle soit effectuée.
2. Lorsqu'une vérification est effectuée, l'agent des réclamations liées aux résiliations examine les coûts signalés par le vérificateur et rapproche la demande de règlement de l'entrepreneur. Les répercussions sur les coûts de tout rajustement d'inventaire doivent être discutées avec le vérificateur et l'entrepreneur.
Stocks
1. Si la demande de règlement découlant d'une résiliation porte sur un surplus de stocks, l'agent des réclamations liées aux résiliations doit envoyer au client des copies des listes d'inventaire faisant l'objet d'une résiliation pour que le client lui donne des instructions sur la façon de disposer des stocks, c'est-à-dire :
  1. prévoir la vérification et l'envoi de l'ensemble ou d'une partie des stocks à une personne désignée par le client. Les frais d'emballage, d'acheminement, de transport, etc., sont des coûts découlant de la résiliation qui s'ajoutent à la demande de règlement de l'entrepreneur ; ou
    prévoir la vérification des stocks (par l'agent des réclamations liées aux résiliations en collaboration avec le responsable de l'inspection du client) de façon à ce que l'offre de règlement soit rajustée pour tenir compte des écarts dans les stocks ; ou
  2. prévoir l'aliénation des stocks résiduels par un Centre de distribution des biens de la Couronne (CDBC). Dans ce cas, l'agent des réclamations liées aux résiliations devrait préparer un formulaire Demande de vente (de surplus matériel et équipement) dans l'Interface client GCSurplus (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) (GCSic).
    (Remarque : Seuls les employés autorisés du gouvernement ont accès à ce site.)
2. Avant de présenter la demande de vente, l’agent des réclamations liées aux résiliations obtiendra l’attestation du ministère client et du directeur de la Direction de l’attribution des marchés de TPSGC que les stocks sont raisonnables par rapport aux exigences touchant la partie résiliée du contrat ; que, de par leur nature, les biens ne peuvent être utilisés dans le cadre d'un autre contrat de TPSGC; et que, par conséquent, on recommande d'en disposer. L'agent des réclamations liées aux résiliations soumettra au CDBC une Demande de vente en ligne dans l'Interface client GCSurplus (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).
3. Le produit de la vente des stocks résiduels (moins la commission du CDBC) est versé au client, au Trésor ou aux fonds renouvelables, selon le cas.
Offre de règlement, clôture et règlement des différends
1. L'agent des réclamations liées aux résiliations est responsable de l’examen du rapport de vérification, si un tel rapport a été rempli, et de la négociation d'une offre de règlement avec l’entrepreneur. Cette offre informe l'entrepreneur du montant du règlement que l'agent des réclamations liées aux résiliations recommandera au directeur exécutif, Direction de l’élaboration et de l’intégration de la politique stratégique (DEIPS) aux fins d'approbation.
2. Une fois l'offre de règlement acceptée par l'entrepreneur, l'agent des réclamations liées aux résiliations préparera le document Règlement et quittance, qu'il soumettra aux Services juridiques pour examen, au directeur exécutif, DEIPS, pour approbation et signature, et à l'entrepreneur pour exécution et signature. Lorsque l’acceptation écrite du document Règlement et quittance provenant de l’entrepreneur est reçue avec la facture finale, ces documents sont placés dans le dossier de la Direction du soutien des prix (DSP) et une copie est envoyée à l'agent de négociation des contrats pour le dossier d'achat. Une copie de ces documents est aussi envoyée au client pour effectuer le paiement.
3. Si l'entrepreneur refuse l'offre de règlement, l'agent des réclamations liées aux résiliations l’avisera, par écrit, des autres services et autres mécanismes de règlement des différends offerts dans le cadre du Programme de gestion des différends opérationnels de la Direction générale de la surveillance du Ministère. (Voir l'article 8.140 Différends.)
Paiement du règlement
Le paiement partiel ou le règlement final d'une demande de règlement suite à un contrat résilié en tout ou en partie par le Canada pour des raisons de commodité est approuvé et signé par le directeur exécutif, Direction de l’élaboration et de l’intégration de la politique stratégique (DEIPS). L'agent des réclamations liées aux résiliations versera l'original du document dûment rempli au dossier de la DSP et prendra les arrangements nécessaires pour le versement du règlement approuvé.

Annexe 8.4 : Résiliation pour manquement

Date d’entrée en vigueur : 2013-03-21

La décision de résilier un contrat pour manquement ne devrait être prise qu'après avoir envisagé toutes les autres solutions possibles. Dans tous les cas, on doit obtenir l'avis des Services juridiques dès le début du processus pour s'assurer que toute mesure envisagée n'est pas préjudiciable à la position juridique du Canada, et que la résiliation est exécutoire.
Le défaut d'agir peut être préjudiciable aux intérêts du Canada.
Si un contrat est garanti par des cautionnements, la résiliation du contrat peut modifier le lien contractuel avec la société de cautionnement.
Le Canada peut résilier un contrat en tout ou en partie pour manquement si :
1. L'entrepreneur ne fait pas avancer les travaux, ce qui compromet l'exécution du contrat.
  1. L'agent de négociation des contrats peut accorder par écrit à l'entrepreneur un délai raisonnable de dix jours, en général, pour corriger la situation. Si le délai doit être plus long, l'agent de négociation des contrats peut demander à l'entrepreneur de lui fournir la preuve, dans les dix jours, qu'il envisage de prendre des mesures correctives.
  2. Si l'entrepreneur ne corrige pas la situation, l'agent de négociation des contrats peut, sous réserve des restrictions de la clause de non-exécution, entreprendre les démarches en vue de résilier le contrat pour manquement.
2. L'entrepreneur ne respecte pas une des autres dispositions du contrat.
  Si l'entrepreneur ne corrige pas la situation dans les dix jours suivant la réception d'un avis de l'agent de négociation des contrats, ce dernier peut, sous réserve des dispositions de la clause de non-exécution, prendre les mesures nécessaires pour résilier le contrat en tout ou en partie pour manquement.
3. L'entrepreneur ne livre pas les biens ou ne rend pas les services dans les délais stipulés dans le contrat.
  1. Si les retards ne sont pas justifiés, le Canada peut résilier le contrat immédiatement, sans égard à la durée du retard. Cela inclut le droit d'accepter ou de refuser les biens qui ont été envoyés, mais pas encore livrés. De plus, si l'entrepreneur livre les biens dans les délais prescrits, mais que ces biens sont défectueux, ou s'il fournit des services de façon inadéquate et ne peut prendre de mesures correctives dans les délais prescrits, le Canada peut résilier le contrat pour manquement.
  2. Lorsqu'un agent de négociation des contrats envisage la possibilité de résilier un contrat pour non-respect des délais, l'entrepreneur doit en être avisé aussitôt que possible après l'inexécution. Le défaut d'agir pourrait être préjudiciable pour le Canada.
  3. Lorsque l'on a toutes les raisons de croire que la livraison sera faite, même si elle est en retard, il peut être souhaitable de négocier une prolongation du délai avec le client. Si le délai est prolongé, il peut être approprié de négocier un type de compensation. Cela constitue une modification conditionnelle (voir l'article 8.70.5 Modification des contrats) qui engendre le besoin d'une évaluation de MCRF.
  Cette situation se présenterait si la livraison était retardée davantage par la résiliation et l'attribution du contrat à une autre entreprise.
4. L'entrepreneur fait faillite ou devient insolvable.
  Sur réception d'un avis de faillite ou d'insolvabilité, il faudrait suivre les procédures de règlement énoncées en 8.155 Paiements finals.

Mesures de recouvrement des pertes ou des dommages

Après la résiliation, l'agent de négociation des contrats détermine le montant réel des pertes ou des dommages subis par le Canada ou les évalue le plus exactement possible et établit la répartition des montants à récupérer auprès de l'entrepreneur.
L'évaluation des pertes ou dommages doit comprendre tout montant que le Canada devra débourser en sus du prix contractuel pour se procurer les biens ou les services auprès d'un autre fournisseur.
L'agent de négociation des contrats doit remettre les demandes de règlement aux Services juridiques dans le cas de contrats garantis par un dépôt (une obligation garantie par le gouvernement, une lettre de change ou une lettre de crédit de soutien irrévocable) ou lorsque le Canada a une demande de règlement à l'égard d'un entrepreneur en ce qui concerne des travaux pour lesquels l'entrepreneur a une demande de règlement à l'égard du Canada.
Dans tous les autres cas, l'agent de négociation des contrats tente de négocier un règlement. Lorsqu'il est impossible de négocier un règlement satisfaisant, la demande de règlement est remise aux Services juridiques, qui prendront les mesures nécessaires.
Lorsqu'un entrepreneur accepte le règlement proposé, la recommandation relative à la récupération des fonds est soumise au Groupe de certification des coûts et des profits (GCCP) ou, dans le cas des contrats de la Corporation commerciale canadienne (CCC), au directeur, Administration des finances et des ressources (AFR). Le Groupe de vérification des coûts ou le directeur de l'AFR, envoie une facture à l'entrepreneur en vue de recouvrer les fonds.
Si le paiement n'est pas reçu dans les soixante (60) jours suivant l'émission de la facture, le GCCP, ou le directeur de l'AFR, informe l'agent de négociation des contrats de prendre les mesures nécessaires auprès de l'entrepreneur. Lorsque les procédures de suivi normales ne portent pas fruit, on remet le dossier entre les mains des Services juridiques.
Les demandes de règlement doivent demeurer dans les dossiers du ministère jusqu'à ce que le montant total ait été versé ou jusqu'à ce qu'on en autorise le retrait.

Paiement en vertu de cautionnements

Lorsqu'un cautionnement est en vigueur, les paiements sont effectués comme suit :

Cautionnement d'exécution : Lorsque le contrat a été exécuté à la satisfaction du Canada, on peut verser à la compagnie de cautionnement tous les montants auxquels l'entrepreneur a droit en vertu du contrat.
Cautionnement de paiement : La compagnie de cautionnement n'est pas remboursée pour le paiement aux créanciers à l'aide des fonds détenus par le Canada jusqu'à ce que les travaux soient achevés et que la compagnie de cautionnement se soit entièrement dégagée de ses obligations en vertu du cautionnement.

Annexe 8.5 : Remboursement, par les entrepreneurs, de bénéfices excédentaires réalisés sur les contrats de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Date d’entrée en vigueur : 2022-12-01

Toutes les informations provenant de quelque source que ce soit indiquant que des bénéfices exagérément élevés ont été réalisés dans le cadre d'un contrat attribué en vertu de la Loi sur la production de défense ou d'un contrat autre qu'un contrat concurrentiel à prix ferme attribué en vertu de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux devraient être examinées en collaboration avec le directeur du Secrétariat de l'intégrité du programme des approvisionnements (SIPA).
Remboursements négociés :
1. D'ordinaire, la première étape du processus de négociation d'un remboursement consiste, pour l'agent de négociation des contrats et le SIPA, à étudier les preuves disponibles pour décider si l'on peut recommander l'approbation des bénéfices réalisés par l'entrepreneur ou si ces derniers dépassent un niveau que l'on peut considérer comme juste et raisonnable. Si les preuves sont incomplètes ou non concluantes, il s'agira de décider s'il faut inviter l'entrepreneur à expliquer sa position ou bien demander à Services de vérification Canada de procéder à une vérification plus approfondie. Une fois toutes les preuves nécessaires recueillies, il faudra procéder à un dernier examen pour déterminer quel sera le montant du remboursement éventuel et le mode de paiement.
2. Pour que les fournisseurs soient traités de la même façon dans l'ensemble de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), le Groupe de certification des coûts et des profits (GCCP) remettra aux membres du Comité de révision des vérifications de contrats le plan d'action proposé par l'agent de négociation des contrats lorsqu'une vérification a permis de constater qu'un entrepreneur avait réalisé des bénéfices supérieurs à la limite admise. Tout commentaire et toute préoccupation touchant le plan d'action doivent être transmis au GCCP dans un délai de dix (10) jours ouvrables. Le GCCP rassemblera tous les commentaires reçus et les acheminera à l'autorité contractante principale, pour examen.
3. Dans certains cas, il faudra soit se faire rembourser des bénéfices excédentaires en défalquant le montant de créances alors exigibles pour l'entrepreneur, soit en obtenir un remboursement partiel par affectation de remboursements d'impôt sur le revenu. Néanmoins, l'entrepreneur est normalement censé régler le plein montant par chèque. Si cette façon de procéder risque de lui causer des inconvénients majeurs, on peut envisager de lui accorder des délais de paiement plus longs.
4. Le montant convenu du remboursement et les modalités de son règlement seront indiqués dans une lettre adressée à l'entrepreneur, laquelle doit être approuvée par les Services juridiques et signée par le responsable du secteur ou de la région. Des copies de cette lettre doivent être envoyées au directeur du Secrétariat de l'intégrité du programme des approvisionnements (SIPA).
5. À l'issue de règlement, il peut être souhaitable de libérer l'entrepreneur de toute autre obligation en détaillant, dans un accord officiel, les contrats auxquels s'applique le règlement. Les Services juridiques devraient se charger de la préparation de cet accord.
6. Les chèques émis par l'entrepreneur doivent être établis à l'ordre du Receveur général et expédiés par la poste à l'agent de négociation des contrats qui les transmettra au GCCP; ce dernier les enverra au Chef des services financiers du client.
7. Se référer à l'article 10.70. Recouvrement et règlement des rajustements des réclamations contractuelles.
Remboursements volontaires :
1. Lorsqu'un entrepreneur avise l'agent de négociation des contrats qu'il souhaiterait rembourser des bénéfices excédentaires ou envoie volontairement un chèque de remboursement à cet effet, l'agent de négociation des contrats doit demander un relevé
  1. récapitulant les bénéfices excédentaires réalisés par contrats,
  2. expliquant les principales raisons de l'excédent et donnant le détail du calcul du montant.
2. En attendant que soient analysés les renseignements fournis par l'entrepreneur et les détails du cas, il faut transmettre aussitôt, au directeur du SIPA, les chèques reçus et y joindre, si possible, une ventilation du remboursement se rapportant aux contrats en cause. Le directeur du SIPA fera alors parvenir les chèques au Chef des services financiers du client.
3. L'ampleur de l'examen à effectuer dans chaque cas dépendra :
  1. de la valeur des contrats visés et du montant global des contrats attribués à l'entrepreneur ;
  2. des explications fournies par l'entrepreneur à propos de la méthode de calcul du remboursement ;
  3. de la capacité avérée de l'entrepreneur de collecter et d'interpréter les données sur les coûts conformément aux Principes de coûts contractuels 1031-2, le cas échéant.
4. En cas de doute quant à l'exactitude des calculs de l'entrepreneur ou à la possibilité d'autres bénéfices excédentaires non déclarés, il faut alors procéder à une enquête en règle.
5. Le secteur ou la région concerné et le directeur du SIPA s'entendront sur la décision finale et la communiqueront au Chef des services financiers du ministère client concerné.
Remboursements par des sous-traitants
La procédure ci-dessus s'applique aux remboursements provenant de sous-traitants. Toutefois, TPSGC devra également tenir l'entrepreneur principal au courant de ses négociations avec le sous-traitant et dans certains cas, traiter de préférence avec le sous-traitant par l'intermédiaire de l'entrepreneur principal. Si le remboursement découle d'une disposition contractuelle liant l'entrepreneur principal et le sous-traitant, c'est à l'entrepreneur principal que le remboursement incombe. Si le remboursement est imputable à des circonstances non prévues dans les arrangements contractuels existant entre le sous-traitant et l'entrepreneur principal, il doit être effectué par TPSGC et ne pas engendrer d'avantages financiers pour l'entrepreneur principal.
Affectation de remboursements d'impôt sur le revenu
1. Au cas où il désire effectuer un remboursement partiel en utilisant le produit d'un remboursement d'impôt sur le revenu revendiqué, le secteur ou la région intéressé doivent s'arranger pour obtenir un document autorisant volontairement l'application du remboursement d'impôt sur le revenu, document qui sera libellé comme suit :
  « Receveur général du Canada
  Ottawa, Ontario
  
  (Entreprise) ________ de la ville de _________ située dans la province de ______________ autorise et demande, par la présente, que les montants, qui lui sont actuellement payables, ou le deviendront ultérieurement, par l'Agence du revenu du Canada, soient déduits de la dette d'une valeur de _________ $ qu'elle a, au titre de __________, envers Sa Majesté le Roi du Chef du Canada. »
2. Dans le cas d'une société, la direction doit porter son sceau et la signature de ses fondés de pouvoir. Le formulaire, qui doit être un document distinct et ne pas faire partie intégrante d'une lettre, doit être alors transmis par le secteur ou la région au directeur général des Finances et des Services ministériels, pour être traité conformément aux procédures habituelles du gouvernement. Il n'est pas nécessaire d'obtenir une autorisation du Conseil du Trésor.
3. Que l'affectation soit volontaire ou qu'elle soit effectuée conformément à l'article 155 (Déduction et compensation) de la Loi sur la gestion des finances publiques, le secteur des Finances est responsable d'en aviser l'Agence du revenu du Canada (ARC). C'est le secteur des Finances qui décide de la façon dont les fonds sont transférés de l'ARC à TPSGC ou au ministère de la Défense nationale (dans le cas de remboursements imputables à ses propres crédits). Néanmoins, le transfert doit se faire soit au moyen d'un chèque du Receveur général, soit par le truchement d'une pièce de journal interministérielle. Quelle que soit la méthode, l'avis de transfert sera communiqué au secteur ou à la région intéressés qui le transmettra au directeur général des Finances.

Annexe 8.6 : Approche de la gestion du risque lié au rendement des fournisseurs - Tableau du processus

Date d’entrée en vigueur : 2012-10-25

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Aperçu du tableau du processus - version texte

Ce tableau montre l'ensemble des étapes obligatoires de la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF). Le tableau est divisé selon les quatre phases suivantes du processus d'approvisionnement : Phase 1 : Précontractuelle, Phase 2 : Contractuelle, Phase 3 : Administration du contrat, Phase 4 : Post contractuelle. Les phases précontractuelle et contractuelle font partie des facteurs de risque à considérer pour l'application de la PMCRF. Les phases de l'administration du contrat et post contractuelle font partie du processus lié à la PMCRF. Chaque étape obligatoire est indiquée dans la phase du processus d'approvisionnement appropriée. Par exemple, il faut déterminer lors de la phase précontractuelle si un programme de secteur/région existe.

Facteurs de risque à considérer pour l'application de la PMCRF (Phases 1 et 2)

Phase 1 : Précontractuelle

Dans cette phase, il faut déterminer l'incidence des problèmes de rendement des fournisseurs sur la stratégie d'approvisionnement en suivant ces étapes :

Étape 1 - Évaluer l'incidence des problèmes de rendement qui pourraient survenir, dans le cadre de la gestion du risque lié à l'approvisionnement et de la recherche sur les biens et services. Pour les contrats à fournisseur unique, consulter le Système d'information sur les fournisseurs (SIF) afin de vérifier si une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) s'applique avant de négocier les modalités.
Étape 2 - Décision : Existe-t-il un programme de secteur/région?
- Si oui, suivre le processus de secteur/région pour évaluer les soumissions et cesser la lecture du contenu du tableau.
- Si non, passer à l'étape 3 de la Phase 1.
Étape 3 - Décision : Évaluer si un programme de secteur/région est requis.
- Si oui, élaborer un programme de secteur/région à l'aide de l'Annexe 8.12 du Guide des approvisionnement. Jusqu'à ce que le programme soit opérationnel, l'agent de négociation des contrats doit suivre l'approche générique. Passer à la Phase 2 : Contractuelle (facteurs de risque à considérer pour l'application de la PMCRF).
- Si non, passer à la Phase 2 : Contractuelle (facteurs de risque à considérer pour l'application de la PMCRF).

Phase 2 : Contractuelle

Cette phase confère le droit de rejeter des soumissions à l'étape de l'évaluation. Le droit de rejet s'applique aussi aux offres et aux arrangements. Les étapes suivantes décrivent le processus à suivre :

Étape 1 - Inclure des critères de rendement pour évaluer le rendement du fournisseur pendant toute la durée du contrat.
Étape 2 - Décision : Déterminer s'il y a une MCRF dans le SIF qui s'applique au fournisseur, une fois les soumissions reçues.
- Si oui, vérifier si les modalités de la MCRF s'appliquent au marché. Le cas échéant, rejeter la soumission et aviser le fournisseur. Cesser la lecture du contenu du tableau.
- Si non, passer à l'étape 3 de la Phase 2.
Étape 3 - Poursuivre l'évaluation.
Étape 4 - Vérifier de nouveau dans le SIF si une MCRF n'a pas été appliquée avant l'attribution d'un contrat.
Étape 5 - Attribuer le contrat si aucune MCRF n'a été appliquée. Aucune commande subséquente ne peut être contractée avec un fournisseur assujetti à une MCRF dont les modalités s'appliquent. Passer à la Phase 3 : Administration du contrat (processus lié à la PMCRF).

Application du processus lié à la PMCRF (Phases 3 et 4)

Phase 3 : Administration du contrat

L'évaluation du rendement du fournisseur doit être faite durant la période du contrat. D'autres enregistrements quant au rendement sont ajoutés lorsque d'importants problèmes de rendement l'exigent, conformément à l'alinéa 8.180.15.1 (h) du Guide des approvisionnnement. Les étapes suivantes décrivent le processus à suivre :

Étape 1 - Surveiller et documenter le rendement du fournisseur avec le client. Voir l'alinéa 8.180.15.1 (b) du Guide des approvisionnnement pour les détails sur la documentation requise.
Étape 2 – Décision : Déterminer si les problèmes de rendement sont réglés.
- Si oui, le contrat se termine normalement. Cesser la lecture du contenu du tableau.
- Si non, passer à l'étape 3 de la Phase 3.
Étape 3 – Décision : Déterminer s'il y a un besoin opérationnel de continuer avec le contrat.
- Si oui, offrir une modification conditionnelle au lieu d'une résiliation pour manquement et passer à l'étape 4 de la Phase 3.
- Si non, résilier le contrat pour manquement et passer directement à l'étape 5 de la Phase 3.
Étape 4 – Décision : Est-ce que la modification conditionnelle est acceptée?
- Si oui, émettre une modification conditionnelle et passer à l'étape 5 de la Phase 3.
- Si non, résilier le contrat pour manquement et passer à l'étape 5 de la Phase 3.
Étape 5 - À la fin du contrat ou à la date d'échéance de l'offre à commande, passer à la Phase 4 : Post contractuelle (processus lié à la PMCRF).

Phase 4 : Post contractuelle

Phase menant à l'application d'une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF). Les étapes suivantes décrivent le processus à suivre :

Étape 1 - Aviser le coordonateur de MCRF qu'il faut ajouter une note dans le SIF et obtenir l'autorisation de procéder au processus d'évaluation d'une MCRF.
Étape 2 - Compléter l'évaluation obligatoire d'une MCRF afin d'atténuer les risques.
Étape 3 - Voir l'Annexe 8.6.1 : Procédure à suivre pour l'application d'une mesure corrective du rendement du fournisseur (MCRF) du Guide des approvisonnement pour obtenir de l'information sur la procédure à suivre pour l'application d'une MCRF. L'information obtenue suite à l'analyse du rendement doit être conservée. Elle sera considérée pour les processus d'approvisionnement à venir lors de la première étape de la Phase 1 : Précontractuelle.

Annexe 8.6.1 : Procédure à suivre pour l'application d'une mesure corrective du rendement du fournisseur (MCRF)

Date d’entrée en vigueur : 2017-04-27

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Tableau du processus - Aperçu - version texte

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Tableau du processus - Aperçu

Ce graphique montre l'ensemble des étapes à suivre une fois l'évaluation d'une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) complétée par l'agent de négociation des contrats. En partant de la première étape, ce tableau identifie les responsabilités des agents de négociation des contrats selon les scénarios possibles. Par exemple, il faut déterminer si le directeur accepte ou non les résultats de l'évaluation. Une fois la décision prise, le lecteur doit suivre la flèche qui l'amène à l'étape obligatoire qui suit dans le processus. La procédure à suivre comprend les étapes suivantes.

Examen des résultats de l'évaluation d'une MCRF par le directeur

Étape 1 - Présenter les résultats de l'évaluation de la MCRF au directeur.
Étape 2 - Décision : Est-ce que le directeur accepte les résultats de l'évaluation?
- Si oui, passer à l'étape 3.
- Si non, l'évaluation de la MCRF doit être revue. Retourner à l'étape 1.
Étape 3 - Le directeur doit présenter les résultats de l'évaluation au directeur général/directeur général régional (DG/DGR).
Étape 4 - Décision : Est-ce que le DG/DGR accepte les résultats de l'évaluation?
- Si oui, passer à l'étape 5.
- Si non, l'évaluation de la MCRF doit être revue. Retourner à l'étape 1.
Étape 5 - Décision : Est-ce que le seuil pour appliquer une MCRF est atteint?
- Si non, passer au volet 1 – Non-application d'une MCRF.
- Si oui, passer au volet 2 – Application d'une MCRF.

Volet 1 – Non-application d'une MCRF

Étape 1 - Le DG/DGR avise le fournisseur du résultat de l'évaluation (pas de MCRF), du niveau de répercussion et du nombre de points qui seront ajoutés à l'historique du fournisseur. Un modèle de lettre est fourni à l'Annexe 8.8.
Étape 2 - Le fournisseur doit répondre par écrit dans les 15 jours ouvrables. En outre, il peut demander la tenue d'une rencontre en personne.
Étape 3 - Le DG/DGR examine la réponse écrite du fournisseur et tout matériel de présentation.
Étape 4 - Le fournisseur est avisé de la décision finale, de la catégorie de répercussion et du nombre de points qui seront ajoutés à l'historique du fournisseur.
Étape 5 - L'agent de négociation des contrats avise le coordonateur de MCRF de mettre la note à jour dans le SIF en indiquant la catégorie de répercussion (mineure, moyenne, majeure) et le nombre de points à être ajoutés dans l'historique du fournisseur.

Volet 2 – Application d'une MCRF

Étape 1 - Le DG/DGR avise le fournisseur de l'intention d'appliquer une MCRF et du niveau de répercussion. Un modèle de lettre est fourni à l'Annexe 8.9.
Étape 2 - Le fournisseur dispose de 15 jours ouvrables pour répondre par écrit. En outre, il peut demander la tenue d'une rencontre en personne.
Étape 3 - Le DG/DGR examine la réponse écrite du fournisseur et tout matériel de présentation.
Étape 4 - Le DG/DGR envoie par courriel un résumé d’une page du cas de MCRF, une copie signée de l’évaluation ainsi que toute réponse écrite du fournisseur, s’il y a lieu, au coordonnateur de MCRF.
Étape 5 - Le coordonnateur de MCRF transmet la documentation aux directeurs hiérarchiques du Comité des politiques du Programme des approvisionnements (CP-PA) et demande à recevoir de la rétroaction au sujet de l’application de la MCRF proposée; le coordonnateur de MCRF transmet les résultats de la consultation au DG du Secteur de la politique, du risque, de l’intégrité et de la gestion stratégique (SPRIGS).
Étape 6 - Le DG du SPRIGS soumet les résultats de l'évaluation au sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements (SMA-DGA).
Étape 7 - Le SMA revoit les résultats de l'évaluation.
Étape 8 – Décision : Est-ce que le SMA applique une MCRF?
- Si oui, passer à la prochaine étape de ce volet (étape 9 du volet 2).
- Si non, passer directement à l'étape 4 du volet 1.
Étape 9 - Le SMA avise le fournisseur qu'une MCRF sera appliquée et en précise le type et la portée. Des modèles de lettre sont fournis à l'Annexe 8.10 et l'Annexe 8.11.
Étape 10 - Le bureau du SMA informe le coordonnateur de MCRF de la décision d’appliquer une MCRF. Le coordonnateur de MCRF inscrit une note à cet effet dans le SIF.

Annexe 8.7 : Principaux éléments de l'évaluation d'une mesure corrective du rendement d'un fournisseur

Date d’entrée en vigueur : 2015-12-23

Pointage des répercussions pour le contrat actuel
Ce pointage est associé aux répercussions découlant des problèmes de rendement insatisfaisant survenus pendant toute la durée du contrat ou toute la période de l'offre à commandes, entraînant une résiliation pour manquement ou une modification conditionnelle. Ce pointage tient compte de l'importance relative des exigences dans le contexte global. Trois catégories de problèmes de rendement sont prises en compte dans le formulaire d’évaluation TPSGC 149-1 (le temps de livraison, la qualité du produit ou du service, et autre) et la grille de notation suivante s'applique :
- Répercussion faible = 1 à 3
- Répercussion moyenne = 4 à 6
- Répercussion élevée = 7 à 9

Pointage converti
Lorsqu'une note de 9 est attribuée à l'un des problèmes de rendement, le pointage converti s'établira à 40 points. Cette situation entre dans la catégorie des répercussions majeures découlant d'un rendement insatisfaisant. Sinon, la table de conversion suivante sera utilisée

Tableau 1 – Conversion du pointage total des répercussions pour le(s) contrat(s) actuel(s)

Ce tableau montre comment établir le pointage converti d'après le pointage total des répercussions pour le contrat actuel. Les en-têtes de colonne identifient les variables permettant d'établir le nombre de points à allouer au dossier du fournisseur pour le contrat actuel : Pointage total des répercussions pour le contrat actuel, Catégorie de pointage total des répercussions pour le contrat actuel et Pointage converti. Le pointage total des répercussions pour le contrat actuel permet d'établir la catégorie de répercussion de même que le pointage converti. Par exemple, si le pointage total des répercussions pour le contrat actuel est de 17 points, la catégorie de répercussion sera majeure et le pointage converti s'établira à 40 points.


Pointage total des répercussions pour le contrat actuel	Catégorie de pointage total des répercussions pour le contrat actuel	Pointage converti
Égal ou plus petit que 9	Mineure	10 points
Plus grand que 9 mais moins que 15	Moyenne	20 points
15 ou plus	Majeure	40 points

Pointage de l'historique
Les contrats comportant une résiliation pour manquement ou une modification conditionnelle et les mesures correctives du rendement des fournisseurs sont pris en compte dans le calcul du pointage total de l'historique, qui s'établit comme suit :
- 10 points pour chaque cas de MCRF;
- 10 points pour chaque cas de contrat comportant une répercussion mineure découlant d'un rendement insatisfaisant ;
- 20 points pour chaque cas de contrat comportant une répercussion moyenne découlant d'un rendement insatisfaisant.

Pointage total des répercussions et les conséquences d'une MCRF
Ce pointage se calcule en additionnant le pointage converti et le pointage total de l'historique. Si le pointage total des répercussions est de 40 points ou plus, les conséquences sont les suivantes.

Tableau 2 - Conséquences des MCRF selon l'incidence des cas

Ce tableau montre les conséquences d'une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) selon l'incidence des cas dans les six dernières années. Les en-têtes de colonne identifient ce qui détermine la sévérité d'une radiation : Historique des MCRF, Conséquence. Le nombre de cas de MCRF des six dernières années est suffisant pour établir la durée d'une radiation. Par exemple, s'il y a un cas antérieur de MCRF pour le fournisseur, la conséquence de la nouvelle MCRF sera une radiation de 18 mois ou l'imposition de conditions, si cela convient mieux


Historique des MCRF	Conséquence
Aucun cas dans les six dernières années	Radiation de 6 mois ou conditions, si cela convient mieux
Un cas dans les six dernières années	Radiation de 18 mois ou conditions, si cela convient mieux
Deux cas dans les six dernières années	Radiation de 36 mois ou conditions, si cela convient mieux

Remarque : Les points accumulés au-delà du seuil (40 points) justifiant l'imposition d'une MCRF (points qui sont compilés par suite du calcul de la note totale des répercussions) ne seront pas pris en compte dans le calcul des notes totales de répercussions se rapportant à des mesures correctives du rendement des fournisseurs futures.

Uniformité des évaluations
Comme chaque cas de manquement est différent, on estime qu'il importe d'accorder une certaine marge de manœuvre aux agents de négociation des contrats et aux ministères clients dans l'évaluation de leurs cas particuliers.

Les directives qui suivent sont fournies afin d’assurer l’uniformité à l’échelle du Programme des approvisionnements de TPSGC.

Dans le formulaire d'évaluation, le terme « répercussions » assorti des qualificatifs « élevées », « moyennes » ou « faibles » servent à indiquer la gravité des répercussions du manquement dont il est question.
Directives au sujet des facteurs desquels tenir compte au moment de déterminer les répercussions
Lorsque l’on détermine la gravité des répercussions en cas de manquement, deux facteurs liés au rendement du fournisseur doivent être pris en compte: les conséquences et la conduite du fournisseur comme décrit ci-dessous.
- Facteur 1. Conséquences
  L’évaluation des conséquences pour les activités du gouvernement entraînées par le manquement est le facteur le plus important. En évaluant ces conséquences, le Canada tiendra compte des éléments suivants, sans s’y limiter :
  1. les blessures subies par l’être humain, la mise en danger ou la mort d’êtres humains ;
  2. la réduction de la qualité et de la rapidité des services offerts à la population canadienne ;
  3. la compromission de la réussite éventuelle d'activités connexes futures du gouvernement ;
  4. le gaspillage de ressources et de fonds publics ;
  5. la destruction de biens.
- Facteur 2. Conduite du fournisseur
  Le degré de négligence attribuable au fournisseur dans le développement du cas de manquement et les efforts déployés par le fournisseur (esprit de coopération démontré) pour aider le gouvernement à atténuer les conséquences du manquement.
Directives sur la façon de déterminer si le manquement a des répercussions élevées, moyennes ou faibles en ce qui concerne chaque type de problème de rendement (c.-à-d. temps de livraison, qualité du produit ou du service, autre)
1. Répercussions élevées
  Le fournisseur a manqué à une exigence dont la satisfaction était essentielle à une activité importante et urgente ou courante du gouvernement, si bien que la réussite d'une activité importante s'en est trouvée compromise.
  Exemple : Un fournisseur n’a pas livré comme il le devait du matériel militaire essentiel à la conduite d’un théâtre d'opérations outre-mer, si bien que la capacité militaire du Canada pour cette mission internationale importante s'en est trouvée diminuée. En raison de ce manquement, le personnel militaire et les partenaires internationaux du Canada ont été exposés à un danger plus grand, et le succès de la mission a été compromis. Le fournisseur a été informé qu'il avait manqué à son contrat et s'est montré peu coopératif à l'égard de l'atténuation des dommages causés.
2. Répercussions moyennes
  Le fournisseur a manqué à une exigence et le ministère a subi des conséquences importantes, compliquant les activités du gouvernement à court ou à moyen terme.
  Exemple : Un fournisseur n'a pas assuré dans une mesure acceptable la maintenance courante d’équipement qu'un ministère particulier utilise pour fournir des services importants mais non cruciaux à la population canadienne. Le fournisseur s'est montré coopératif quand le problème n'a plus fait de doute, sans toutefois réussir à le régler et il a manifestement omis d'indiquer et d'admettre dans sa soumission que ses capacités étaient limitées.
  En raison de l’inadéquation des travaux de maintenance effectués par le fournisseur, la fiabilité des activités courantes du gouvernement a été partiellement compromise. Le manquement au contrat a eu pour conséquences de réduire l'efficacité et l’efficience avec laquelle les activités du gouvernement étaient menées, et de diminuer ainsi la qualité des services fournis à la population canadienne. La prestation du service a été ralentie pendant de nombreuses semaines, le temps qu'un fournisseur capable de corriger le problème soit embauché.
3. Répercussions faibles
  Le fournisseur a manqué à une exigence d'une faible valeur financière dont la satisfaction n'était ni urgente ni cruciale à la conduite des activités courantes du gouvernement. Le manquement était attribuable à des facteurs qui étaient en partie indépendants de sa volonté. Le fournisseur a manqué à une exigence d'une faible valeur financière dont la satisfaction n'était ni urgente ni cruciale à la conduite des activités courantes du gouvernement. Le manquement était attribuable à des facteurs qui étaient en partie indépendants de sa volonté.
  Exemple : Un fournisseur n’a pas livré comme il le devait du matériel de bureau parce que son fournisseur étranger a cessé de fabriquer, sans préavis, le produit visé par le contrat. Le matériel en question était destiné aux étagères de fournitures du local d'entreposage, pouvait être obtenu d'autres fournisseurs et son utilisation ne revêtait pas une importance capitale. Le fournisseur a fait savoir de façon proactive qu'il n'était pas en mesure de fournir le matériel de bureau en question, a expliqué la situation en détail, et indiqué qu'il était disposé à offrir son aide de quelque manière que ce soit. En conséquence, l'agent de négociation des contrats a dû répéter le processus d’approvisionnement, et les réserves de fournitures dans le local d'entreposage ont été de plus faible niveau qu’à l’habitude.

Annexe 8.8 : Modèle de lettre pour signifier qu'une mesure corrective du rendement d'un fournisseur ne sera pas appliquée à ce moment

Date d’entrée en vigueur : 2012-10-25

(Les résiliations totales ou partielles pour manquement et les modifications conditionnelles déclenchent le processus obligatoire d’évaluation à la fin du contrat ou à la date d'échéance de l'offre à commandes afin de déterminer si une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) est appliquée ou non. Si le seuil pour appliquer une MCRF n’est pas atteint, le directeur général/directeur général régional (DG/DGR) informe le fournisseur qu’aucune MCRF ne sera appliquée à ce moment. Ce modèle de lettre se veut un rappel des dispositions de la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF). Le texte en bleu, gras, italique dans le modèle de lettre ci-bas doit être ajusté en fonction de la situation spécifique.)

Entête de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

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Date : XXXX

Nom du fournisseur
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À l’attention de : XXXXX

Sujet :

Résultat du processus d’évaluation d’une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF)
{Inscrire le numéro du contrat ou de l'offre à commandes, le titre, et supprimer cette instruction}

Madame, Monsieur {inscrire le nom ici et supprimer cette instruction}

Conformément à la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF), la Direction générale des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (DGA-TPSGC) a réalisé un processus d’évaluation d’une MCRF à la fin {inscrire « du contrat identifié » ou « de l'offre à commandes identifiée » et supprimer cette instruction} ci-haut. Ce processus d’évaluation d’une MCRF a été déclenché par ce qui suit:

{Énumérer toutes les résiliations pour manquement et toutes les modifications conditionnelles liées au contrat ou à l'offre à commandes identifié(e) ci-haut en incluant la date d’émission et supprimer cette instruction}

En fonction des résultats de l’évaluation, cette lettre vise à informer {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} que :

aucune MCRF ne s’applique à ce moment ;
{inscrire la catégorie de répercussion ici et supprimer cette instruction} et {inscrire le pointage converti correspondant ici et supprimer cette instruction} seront inscrits dans le Système d’information sur les fournisseurs (SIF) à titre de pointage des répercussions pour le(s) contrat(s) actuel(s) ;
le pointage des répercussions pour le(s) contrat(s) actuel(s) fera partie de votre pointage de l’historique ;
dans l’éventualité où une autre évaluation serait déclenchée par une résiliation pour manquement ou une modification conditionnelle ultérieure, le Canada se réserve le droit d’utiliser le pointage de l’historique de tous les contrats pour lesquelles il y a eu des notes de résiliations pour manquement et des notes de modifications conditionnelles, en excluant toutefois les notes déjà utilisées comme fondement de l’application d’une MCRF antérieure.

Conformément au contenu de la Politique, {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} a l’opportunité de fournir une réponse écrite quant à l’évaluation d’une MCRF. Une telle réponse écrite doit être soumise au soussigné dans un délai de 15 jours ouvrables suivant la réception de cette lettre. {Inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} peut aussi demander, à l’intérieur de la période de 15 jours, de présenter son point de vue verbalement et doit, à cette fin, contacter le soussigné afin de prendre rendez-vous. Soyez de plus avisé que si {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} ne répond pas à l’intérieur de la période de 15 jours ouvrables mentionnée ci-haut, la DGA-PSGC procédera à l’inscription du pointage des répercussions pour le(s) contrat(s) actuel(s) dans le SIF.

Veuillez agréer mes salutations distinguées,

Nom du DG/DGR
Nom du secteur ou de la région
Adresse
Numéro de téléphone

Pièce jointe : Copie du formulaire d'évaluation d’une MCRF

NB : Vous pouvez consulter la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs en allant à l’adresse suivante : {inscrire l’adresse Internet de la version appropriée de la PMCRF et supprimer cette instruction}.

Annexe 8.9 : Modèle de lettre pour signifier l'intention d'appliquer une mesure corrective du rendement d'un fournisseur

Date d’entrée en vigueur : 2015-12-23

(Les résiliations totales ou partielles pour manquement et les modifications conditionnelles déclenchent le processus obligatoire d’évaluation à la fin du contrat ou à la date d'échéance de l'offre à commandes afin de déterminer si une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) est appliquée ou non. Si le seuil pour appliquer une MCRF est atteint, le directeur général/directeur général régional (DG/DGR) informe le fournisseur de l’intention d’appliquer une MCRF. Ce modèle de lettre se veut un rappel des dispositions de la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF). Le texte en bleu, gras, italique dans le modèle de lettre ci-dessous doit être ajusté en fonction de la situation spécifique.)

Entête de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

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Date : XXXX

Nom du fournisseur Adresse

À l’attention de : XXXXX

Sujet :

Avis d’intention d’appliquer une mesure corrective du rendement d'un fournisseur
{Inscrire le numéro du contrat ou de l'offre à commandes, le titre, et supprimer cette instruction}

Madame, Monsieur {inscrire le nom ici et supprimer cette instruction}

Conformément à la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF), la Direction générale des approvisionnements (DGA) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a réalisé un processus d’évaluation d’une MCRF à la fin {inscrire « du contrat identifié » ou « de l'offre à commandes identifiée » et supprimer cette instruction} ci-haut. Ce processus d’évaluation d’une MCRF a été déclenché par ce qui suit :

{Énumérer toutes les résiliations pour manquement et toutes les modifications conditionnelles liées au contrat ou à l'offre à commandes identifié(e) ci-haut en incluant la date d’émission et supprimer cette instruction}

En fonction des résultats de l’évaluation, la DGA-TPSGC a l’intention d’appliquer une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) à l’endroit de {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} conformément à la PMCRF de TPSGC. Cette lettre vise à informer {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} de ce qui suit :

La DGA-TPSGC a l’intention d’appliquer la MCRF suivante :
- une radiation de xx mois
- la période de radiation commencera à la date de signature par le sous-ministre adjoint (SMA) de la DGA de la lettre signifiant la décision d'imposer une radiation à titre de MCRF
- la portée (Voir 8.180.15.10 (b)(ii)(B)) ; ou
La DGA-TPSGC a l’intention d’appliquer la MCRF suivante :
- les conditions qui doivent être remplies
- la portée (Voir 8.180.15.10 (b)(ii)(B))
- quand et comment la MCRF recommandée prendra fin
- qui déterminera que les conditions ont été satisfaites

En plus de ce qui est mentionné ci-dessus, pour les produits et les services visés par la MCRF, {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} est informé que la portée de la MCRF s’étendrait à tout autre arrangement d’affaires impliquant {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction}, y compris la sous-traitance, le partenariat et la coentreprise.

Conformément au contenu de la Politique, {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} a l’opportunité de fournir une réponse écrite quant à cet avis d’appliquer une MCRF. Une telle réponse écrite doit être soumise au soussigné dans un délai de 15 jours ouvrables suivant la réception de cette lettre. {Inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} peut aussi demander, à l’intérieur de la période de 15 jours, de présenter son point de vue verbalement et doit, à cette fin, contacter le soussigné afin de prendre rendez-vous. Soyez de plus avisé que si {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} ne répond pas à l’intérieur de la période de 15 jours ouvrables mentionnée ci-haut, la DGA-TPSGC procédera à l’inscription du pointage des répercussions pour le(s) contrat(s) actuel(s) dans le SIF et poursuivra le processus afin d’appliquer la MCRF mentionnée ci-haut.

Veuillez agréer mes salutations distinguées,

Nom du DG/DGR
Nom du secteur ou de la région
Adresse
Numéro de téléphone

Pièce jointe : Copie du formulaire d’évaluation d’une MCRF

Annexe 8.10 : Modèle de lettre quant à la décision d'appliquer des conditions à titre de mesure corrective du rendement d'un fournisseur

Date d’entrée en vigueur : 2012-10-25

(Les résiliations totales ou partielles pour manquement et les modifications conditionnelles déclenchent le processus obligatoire d’évaluation à la fin du contrat ou à la date d'échéance de l'offre à commandes afin de déterminer si une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) est appliquée ou non. Si, en fonction des résultats de l’évaluation, une décision est prise d’appliquer des conditions comme MCRF, le sous-ministre adjoint, Direction générale des approvisionnements (SMA/DGA) informe le fournisseur de la décision. Ce modèle de lettre se veut un rappel des dispositions de la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF). Le texte en bleu, gras, italique dans le modèle de lettre ci-bas doit être ajusté en fonction de la situation spécifique.)

Entête de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

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Date : XXXX

Nom du fournisseur
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Sujet : Décision d’appliquer une mesure corrective du rendement d'un fournisseur

Madame, Monsieur {inscrire le nom ici et supprimer cette instruction}

Conformément à la lettre d’avis d’intention d’appliquer une mesure corrective du rendement du fournisseur (MCRF) en date du XXXX, la Direction générale des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (DGA-TPSGC) applique à l’endroit de {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} les conditions suivantes à titre de MCRF en accord avec la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs.

{Inscrire ce qui suit ici et supprimer cette instruction}

les conditions qui ont à être remplies
la date d’entrée en vigueur
la portée (voir 8.180.15.10 (b)(ii)(B))
quand et comment la MCRF recommandée prendra fin
qui déterminera que les conditions ont été satisfaites

{Inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} doit fournir toute l’information et toute la documentation requises par la DGA-TPSGC dans le but d’évaluer si {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} a rempli les conditions. D’ici à ce que TPSGC soit en position de confirmer que les conditions ont été remplies, la MCRF s’appliquera.

Bien que TPSGC regrette tout inconvénient pour votre entreprise, le souci primordial du Canada réside dans la saine gestion des fonds publics. Si vous souhaitez obtenir des renseignements additionnels, veuillez contacter {inscrire le nom du DG/DGR et supprimer cette instruction}, {inscrire le titre « Directeur général » ou « Directeur général régional ») et supprimer cette instruction} de {inscrire le nom du secteur ou de la région et supprimer cette instruction} au {inscrire le numéro de téléphone du DG/DGR et supprimer cette instruction}.

Veuillez agréer mes salutations distinguées,

Sous-ministre adjoint
Direction générale des approvisionnements

CC : {Inscrire le nom du DG/DGR et supprimer cette instruction}

Annexe 8.11 : Modèle de lettre quant à la décision d'appliquer une radiation à titre de mesure corrective du rendement d'un fournisseur

Date d’entrée en vigueur : 2015-12-23

(Les résiliations totales ou partielles pour manquement et les modifications conditionnelles déclenchent le processus obligatoire d’évaluation à la fin du contrat ou à la date d'échéance de l'offre à commandes afin de déterminer si une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) est appliquée ou non. Si, en fonction des résultats de l’évaluation, une décision est prise d’appliquer une radiation comme MCRF, le sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements (SMA/DGA) informe le fournisseur de la décision. Ce modèle de lettre se veut un rappel des dispositions de la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF). Le texte en bleu, gras, italique dans le modèle de lettre ci-dessous doit être ajusté en fonction de la situation spécifique.)

Entête de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

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Date : XXXX

Nom du fournisseur
Adresse

À l’attention de : XXXXX

Sujet : Décision d’appliquer une mesure corrective du rendement d'un fournisseur

Madame, Monsieur {inscrire le nom ici et supprimer cette instruction}

Conformément à la lettre d’avis d’intention d’appliquer une mesure corrective du rendement du fournisseur (MCRF) en date du XXXX, la Direction générale des approvisionnements (DGA) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a pris la décision d’appliquer à l’endroit de {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} la radiation suivante à titre de MCRF en accord avec la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs.

{Inscrire ce qui suit ici et supprimer cette instruction}

une radiation de xx mois à compter de la date de signature de cette lettre
la portée (voir 8.180.15.10 (b)(ii)(B))

En plus de ce qui est mentionné ci-dessus, pour les produits et les services visés par la MCRF, {inscrire le nom ici et supprimer cette instruction} est informé que la portée de la MCRF s’étendrait à tout autre arrangement d’affaires impliquant {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction}, y compris la sous-traitance, le partenariat et la coentreprise.

Bien que TPSGC regrette tout inconvénient pour votre entreprise, le souci primordial du Canada réside dans la saine gestion des fonds publics. Si vous souhaitez obtenir des renseignements additionnels, veuillez contacter {inscrire le nom du directeur général/directeur général régional (DG/DGR) et supprimer cette instruction}, {inscrire le titre « Directeur général » ou « Directeur général régional ») et supprimer cette instruction} de {inscrire le nom du secteur ou de la région et supprimer cette instruction} au {inscrire le numéro de téléphone du DG/DGR et supprimer cette instruction}.

Veuillez agréer mes salutations distinguées,

Sous-ministre adjoint
Direction générale des approvisionnements

CC : {Inscrire le nom du DG/DGR et supprimer cette instruction}

NB : Vous pouvez consulter la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs en allant à l’adresse suivante: {inscrire l’adresse Internet de la version appropriée de la PMCRF et supprimer cette instruction}.

Annexe 8.12 : Cadre pour l'élaboration d'un Programme de secteur/région du rendement du fournisseur

Date d’entrée en vigueur : 2011-06-29

Les programmes personnalisés de rendement antérieur devraient traiter des éléments suivants, s'il y a lieu, et s'ils sont applicables selon les circonstances :

Portée : Dans cette section, les secteurs ou les régions définiront la portée de chaque programme personnalisé de rendement antérieur en ce qui concerne le(s) bien(s) ou service(s), le type de marché, les seuils en dollars et le risque lié à l'exécution du marché. La définition de la portée précisera également si le programme est intégré à une quelconque initiative sur les achats stratégiques.
Comment fonctionne le programme personnalisé : Cette section décrira le fonctionnement du programme personnalisé. Les éléments suivants doivent être considérés au moment de l'élaboration d'un programme :
1. Implication des associations pertinentes de l'industrie et/ou des fournisseurs/fournisseurs potentiels
  1. Décrire de quelle manière les associations de l'industrie et les fournisseurs ou fournisseurs potentiels seront impliqués au processus d'élaboration du programme personnalisé.
  2. Décrire la façon par laquelle les modalités du programme seront communiquées aux fournisseurs ou fournisseurs potentiels.
2. Critères de rendement
  1. Fournir une définition claire des critères de rendement. Les critères doivent être objectifs, mesurables et pertinents par rapport au bien ou service ou au groupe de biens ou services.
  2. Décrire la méthode et le processus auxquels on aura recours pour évaluer le rendement, y compris le niveau de surveillance et la responsabilité du client. La méthode doit être pertinente par rapport au(x) bien(s) ou service(s).
3. Conséquences découlant du rendement antérieur
  1. Définir ce qui suscitera une action engendrant des conséquences.
  2. Décrire les conséquences sur les possibilités futures de soumissionner des marchés ou d'obtenir des contrats, y compris la portée de l'application, les périodes de temps, etc. Justifier la nature, la gravité et la pertinence des conséquences en se fondant sur l'évaluation du risque pour le programme.
4. Niveau d'approbation pour l'application des conséquences - Établir le niveau d'autorisation nécessaire pour une telle approbation.
5. Processus de notification
  1. Décrire comment et à quel moment les fournisseurs seront avisés des conséquences conformément au programme personnalisé pertinent. Ce processus est conditionnel à l'existence d'un processus de notification pour chaque cas de rendement insatisfaisant.
  2. La notification décrira en détail les conséquences et l'ampleur de leur portée.
6. Mécanisme de recours - Établir un mécanisme de façon à ce que les fournisseurs aient la possibilité de contester les motifs qui ont engendré les mesures prises.
7. Responsabilité - Clarifier les rôles et les responsabilités des intervenants dans le programme.
8. Révision de la documentation - Tous les documents pertinents et nécessaires tels les documents d'invitation à soumissionner et les documents contractuels doivent être révisés en vue de l'application du programme personnalisé.
9. Outils, formulaires et systèmes - Énumérer tous les outils, formulaires et systèmes créés pour les besoins du programme.

Annexe 8.13 : Lettres types concernant l’intégrité

Date d’entrée en vigueur : 2024-05-31

1 - Lettre type pour le rejet d'une offre ou d'un arrangement pour des raisons liées à l'intégrité

La présente lettre type doit être utilisée dans les cas où l'agent de négociation des contrats doit informer l’offrant que son offre a été jugée non recevable en raison de son statut inadmissible ou suspendu en vertu de la Politique d’inadmissibilité et de suspension.

Remarque : Les agents de négociation des contrats devront adapter la lettre en fonction de la situation.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Date : {insérer la date}

À l’attention de : {insérer le nom de la personne-ressource}
{insérer le nom et l'adresse de l'offrant}

Objet : Soumission no {insérer le numéro de la soumission}

Madame, Monsieur,

Nous avons le regret de vous informer que votre {insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement », selon le cas} a été jugé{e} non recevable en raison de votre déclaration antérieure d’inadmissibilité ou de suspension aux fins de la conclusion d’un contrat ou d’un accord immobilier en vertu de la Politique d’inadmissibilité et de suspension.

Si vous avez des questions, veuillez les adresser au Bureau de l’intégrité et de la conformité des fournisseurs par courriel à pwgsc.o.integrity-tpsgc.o.integrite@pwgsc-tpsgc.gc.ca ou par la poste à l’adresse suivante:

Bureau de l’intégrité et de la conformité des fournisseurs

Direction générale de la surveillance

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

11, rue Laurier

Place du Portage

Phase III, tour A

Gatineau (Québec) Canada K1A 0S5

{Insérer le nom de l’agent de négociation des contrats}

Autorité contractante, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

{Insérer les coordonnées}

2 - Lettre type pour l'ajout de clauses à un contrat en vigueur

La présente lettre doit être utilisée lors de l'ajout ou la révision de clauses relatives à la Politique d’inadmissibilité et de suspension dans un contrat en vigueur, lorsqu'une modification importante doit être apportée à un contrat pour en augmenter la valeur (exercice d’une option), pour en prolonger la période ou pour modifier le besoin.

Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés à l'entrepreneur et à ses affiliés, à n'importe quel moment, si cela est requis par le registraire d’inadmissibilité et de suspension pour effectuer une vérification plus approfondie.

Remarque : Les agents de négociation des contrats devront adapter la lettre en fonction de la situation et inclure la version la plus récente des clauses relatives à la Politique d’inadmissibilité et de suspension en annexe.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Date : {insérer la date}

À l’attention de : {insérer le nom de la personne-ressource}
{insérer le nom et l'adresse de l’entrepreneur}

Objet : Contrat numéro{insérer le numéro du contrat}

Modification numéro {insérer le numéro de la modification}

Madame, Monsieur,

La présente vise à vous informer que le gouvernement du Canada a révisé sa Politique d’inadmissibilité et de suspension (la « Politique »), gérée par le Bureau de l’intégrité et de la conformité des fournisseurs. Le Bureau a pris des mesures visant à renforcer encore l’intégrité des activités d’approvisionnement et des transactions immobilières, y compris de nouveaux éléments déclencheurs qui peuvent entraîner la suspension et l’inadmissibilité, une prise en compte élargie de l’éthique des affaires et de la responsabilité sociale des entreprises comme motifs de suspension ou d’inadmissibilité, ainsi qu’une plus grande souplesse pour intervenir d’une manière qui correspond au risque déterminé.

Dorénavant, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) appliquera les clauses relatives à la Politique d’inadmissibilité et de suspension mises à jour, tel que stipulé dans les annexes à cette lettre, à toutes les invitations et à tous les contrats.

Conformément aux exigences de la Politique mise à jour, TPSGC demande si vous consentez à ce que le contrat susmentionné soit révisé afin de respecter ces nouvelles mesures et à ce que les clauses relatives à la Politique d’inadmissibilité et de suspension fassent partie intégrante du contrat susmentionné.

Si vous y consentez, veuillez retourner à mon attention une copie dûment signée de la présente lettre au plus tard le {insérer le jour, le mois, l'année}, avant 17 heures (heure normale de l’Est). Si une suspension de casier (pardon) a été obtenue ou les droits ont été rétablis par le gouverneur en conseil, veuillez nous soumettre une copie certifiée des documents de confirmation d'une source officielle dans ce même délai.

Entente

Je, ___________________________________ {nom de l’entrepreneur} (ci-après désigné « l’entrepreneur », par ses signataires autorisés) atteste de l’authenticité des déclarations dont il est fait mention à l’annexe A de la présente lettre et accepte les modifications proposées aux conditions générales afin d’incorporer les clauses relatives à la Politique d’inadmissibilité et de suspension (tel que stipulé dans l’annexe B à cette lettre) dans le contrat cité précédemment.

Signature : _________________________________________________________

Date : _________________________________________________________

Nom en caractères d’imprimerie : ________________________________________

Titre : _____________________________________________________________

Sincères salutations,

{Insérer le nom de l’autorité contractante}

Autorité contractante, TPSGC

{Insérer les coordonnées}

3 - Lettre type pour la cession de contrats ou le recours à une caution ou à un entrepreneur chargé d’achever les travaux

La présente lettre doit être utilisée pour la cession d’un contrat (voir la section 8.90 Cession de contrats), ou lorsqu’une caution ou un entrepreneur chargé d’achever les travaux est responsable de l’achèvement des travaux contractuels (voir la section 8.135.30 Mesures de garanties financières en matière de résiliation).

Cette lettre doit également être utilisée lorsque le contrat dont la cession est proposée ne comprend pas les clauses relatives à la Politique d’inadmissibilité et de suspension les plus récentes, afin de les ajouter ou de les réviser.

Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés au cessionnaire, à la caution ou à l’entrepreneur chargé d’achever les travaux, à n’importe quel moment, si cela est requis par le registraire d’inadmissibilité et de suspension pour effectuer une vérification plus approfondie.

Nota : Les agents de négociation des contrats devront adapter la lettre en fonction de la situation et inclure les clauses relatives à la Politique d’inadmissibilité et de suspension les plus récentes en annexe à leur lettre.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Date : {insérer la date}

À l’attention de : {insérer le nom de la personne-ressource}

{insérer le nom et l’adresse du cessionnaire, de la caution ou de l’entrepreneur chargé d’achever les travaux, selon le cas}

Objet : Contrat numéro {insérer le numéro du contrat}

Modification numéro {insérer le numéro de la modification, s’il y a lieu}

Madame, Monsieur,

Vous recevez la présente lettre à titre de {cessionnaire, caution ou entrepreneur chargé d’achever les travaux, selon le cas} qui achèvera les travaux contractuels en vertu du contrat susmentionné entre l’entrepreneur et le gouvernement du Canada.

{pour les contrats qui comprennent les clauses relatives à la Politique d’inadmissibilité et de suspension les plus récentes, et pour les cessionnaires, cautions et entrepreneurs chargés d’achever les travaux proposés}

Comme ce contrat comprend les clauses relatives à la Politique d’inadmissibilité et de suspension, vous devez vous conformer à la Politique d’inadmissibilité et de suspension (la « Politique ») qui se trouve sur le site Web de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à l’adresse https://www.canada.ca/fr/services-publics-approvisionnement/services/normes-surveillance/integrite-conformite-fournisseurs/politique-inadmissibilite-suspension.html.

{pour les contrats qui ne comprennent pas les clauses relatives à la Politique d’inadmissibilité et de suspension les plus récentes, et pour les cessionnaires proposés seulement}

Le gouvernement du Canada a lancé des mises à jour de la Politique d’inadmissibilité et de suspension (la « Politique »), qui est gérée par le Bureau de l’intégrité et de la conformité des fournisseurs. Le Bureau a mis en place de nouvelles mesures pour renforcer encore l’intégrité des activités d’approvisionnement et des transactions immobilières, permettant à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) de repérer les offrants et les entrepreneurs préoccupants, de prendre les mesures appropriées pour atténuer le risque qu’ils posent et de promouvoir des pratiques commerciales éthiques sur le marché.

Dorénavant, TPSGC appliquera les clauses relatives à la Politique d’inadmissibilité et de suspension mises à jour, comme stipulé dans les annexes à cette lettre, à toutes les invitations et à tous les contrats.

Conformément aux exigences de la Politique mise à jour, TPSGC demande si vous consentez à ce que le contrat susmentionné soit révisé afin de respecter ces nouvelles mesures et à ce que les clauses relatives à la Politique d’inadmissibilité et de suspension fassent partie intégrante du contrat susmentionné.

Conformément aux clauses relatives à la Politique d’inadmissibilité et de suspension, vous devez vous conformer à la Politique d’inadmissibilité et de suspension et à toutes les directives connexes. L’exigence pour le cessionnaire proposé est détaillée dans la Directive sur l’application de la Politique d’inadmissibilité et de suspension destinée aux entités de remplacement et aux entrepreneurs chargés d’achever les travaux, qui se trouve sur le site Web de TPSGC à l’adresse http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/ci-if/ci-if-fra.html.

{pour tous}

Conformément à la Politique, vous devez soumettre les renseignements requis en vertu de l’article 13 de la Politique d’inadmissibilité et de suspension, et vous devez également fournir une attestation concernant les clauses relatives à la Politique d’inadmissibilité et de suspension, incluse à l’annexe A de la présente lettre.

Voici les renseignements requis :

Il faut présenter les renseignements ci-dessous à l’autorité contractante dans une réponse à un processus d’approvisionnement, une demande d’offre à commandes ou d’arrangement en matière d’approvisionnement et, dans la mesure où ils ne sont pas inclus dans le cadre d’un processus d’approvisionnement, d’une offre à commandes ou d’un arrangement en matière d’approvisionnement, avant de conclure un contrat ou un autre instrument.

S’il s’agit d’un propriétaire unique, le nom du propriétaire.
S’il s’agit d’une société privée, le nom de tous les administrateurs et de toutes les personnes ou entités qui détiennent 5% ou plus de la société.
S’il s’agit d’une société cotée en bourse, le nom de tous les administrateurs.
S’il s’agit d’une société à but non lucratif, le nom de tous les administrateurs.
S’il s’agit d’une société en nom collectif, le nom de tous les associés.
S’il s’agit d’une société en commandite et d’une société à responsabilité limitée :
- le nom de tous les associés généraux, en outre :
  - si l’associé général est une société publique ou à but non lucratif, le nom de tous les administrateurs,
  - si l’associé général est une société privée, le nom de tous les administrateurs ainsi que le nom de toutes les personnes ou entités qui détiennent 5% ou plus de la société.
S’il s’agit d’une fiducie :
- le nom des fiduciaires :
  - si le fiduciaire est une société cotée en bourse ou à but non lucratif, le nom de tous les administrateurs,
  - si le fiduciaire est une société privée, le nom de tous les administrateurs ainsi que le nom de toutes les personnes ou entités qui détiennent 5% ou plus de la fiducie.

Veuillez retourner à mon attention une copie dûment signée de la présente lettre au plus tard le {insérer le jour, le mois, l’année}, avant 17 heures (heure normale de l’Est). Si une suspension de casier (pardon) a été obtenue ou les droits ont été rétablis par le gouverneur en conseil, veuillez nous soumettre une copie certifiée des documents de confirmation d’une source officielle dans ce même délai.

Entente

Je, ___________________________________ {nom du cessionnaire, de la caution ou de l’entrepreneur chargé d’achever les travaux proposé} (ci-après désigné l’« entrepreneur » par ses signataires autorisés) atteste de l’authenticité des déclarations dont il est fait mention à l’annexe A de la présente lettre. {pour les contrats qui ne comprennent pas les clauses relatives à la Politique d’inadmissibilité et de suspension les plus récentes, et pour les cessionnaires proposés seulement} J’accepte également les modifications proposées aux conditions générales afin d’incorporer les nouvelles clauses relatives à la Politique d’inadmissibilité et de suspension révisées (dont il est fait mention à l’annexe B de la présente lettre) dans le contrat cité précédemment.

Signature : __________________________________________

Date : ________________________________________

Nom en caractères d’imprimerie : ________________________________________

Titre : ______________________________________________

Nous attendons de vos nouvelles. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec moi.

Sincères salutations,

{Insérer le nom de l’autorité contractante}

Autorité contractante, TPSGC

{Insérer les coordonnées}

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Date de modification:: 2024-05-31

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Annexes du Chapitre 8 - Gestion des contrats

Table des matières

Annexe 8.1 : Lignes directrices sur l'organisation et composition des dossiers d’approvisionnement

Annexe 8.2 : Indicateurs pour la détection rapide des problèmes en matière de gestion des contrats

Annexe 8.3 : Processus de résiliation pour des raisons de commodité

Annexe 8.4 : Résiliation pour manquement

Mesures de recouvrement des pertes ou des dommages

Paiement en vertu de cautionnements

Annexe 8.5 : Remboursement, par les entrepreneurs, de bénéfices excédentaires réalisés sur les contrats de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Annexe 8.6 : Approche de la gestion du risque lié au rendement des fournisseurs - Tableau du processus

Aperçu du tableau du processus - version texte

Facteurs de risque à considérer pour l'application de la PMCRF (Phases 1 et 2)

Phase 1 : Précontractuelle

Phase 2 : Contractuelle

Application du processus lié à la PMCRF (Phases 3 et 4)

Phase 3 : Administration du contrat

Phase 4 : Post contractuelle

Annexe 8.6.1 : Procédure à suivre pour l'application d'une mesure corrective du rendement du fournisseur (MCRF)

Tableau du processus - Aperçu

Volet 1 – Non-application d'une MCRF

Volet 2 – Application d'une MCRF

Annexe 8.7 : Principaux éléments de l'évaluation d'une mesure corrective du rendement d'un fournisseur

Annexe 8.8 : Modèle de lettre pour signifier qu'une mesure corrective du rendement d'un fournisseur ne sera pas appliquée à ce moment

Annexe 8.9 : Modèle de lettre pour signifier l'intention d'appliquer une mesure corrective du rendement d'un fournisseur

Annexe 8.10 : Modèle de lettre quant à la décision d'appliquer des conditions à titre de mesure corrective du rendement d'un fournisseur

Annexe 8.11 : Modèle de lettre quant à la décision d'appliquer une radiation à titre de mesure corrective du rendement d'un fournisseur

Annexe 8.12 : Cadre pour l'élaboration d'un Programme de secteur/région du rendement du fournisseur

Annexe 8.13 : Lettres types concernant l’intégrité

1 - Lettre type pour le rejet d'une offre ou d'un arrangement pour des raisons liées à l'intégrité

2 - Lettre type pour l'ajout de clauses à un contrat en vigueur

Entente

3 - Lettre type pour la cession de contrats ou le recours à une caution ou à un entrepreneur chargé d’achever les travaux

Entente