Annexes du Chapitre 1 - Marchés publics

Table des matières

Annexe 1.1 : Matrice des responsabilités

Date d'entrée en vigueur : 2022-05-12

Annexe 1.1.1 : Matrice des responsabilités de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et des ministères clients dans le cadre de l'acquisition de biens et de services (générique)

Date d'entrée en vigueur : 2024-10-04

Introduction

La matrice suivante définit le partage des responsabilités représentatives qui sont prévues entre Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et les ministères clients. Elle constitue le fondement d'une relation de partenariat dynamique et efficace entre les personnes responsables des activités dans le cadre du processus d'achat.
Le partage des responsabilités présenté dans la matrice est représentatif d'une méthode de travail normale. Cependant, puisque chaque approvisionnement est unique, un partage des responsabilités distinct peut être établi à l'avance par l'entremise d'une entente écrite entre TPSGC et le ministère client. Une telle entente sur le partage de responsabilités a préséance sur cette matrice générique. Les lois, les règlements et les politiques ont également préséance sur celle-ci.
Néanmoins, il revient à TPSGC d’exercer une fonction d’analyse critique tout au long du processus d’approvisionnement. Les agents de négociation des contrats de TPSGC doivent s’assurer que le processus d’approvisionnement est accessible, équitable et transparent. Par conséquent, il en revient à TPSGC d’exercer la fonction d’examen critique tout au long du processus d’approvisionnement. Cette fonction implique de collaborer avec les clients afin de s’assurer que le processus d’approvisionnement soit complet et réponde aux exigences de manière précise (lois, accords commerciaux, traités, politiques et procédures en matière d’approvisionnement, etc.) et corresponde aux objectifs socio-économiques et environnementaux du Canada.
Des échanges réguliers entre TPSGC et le ministère client sont essentiels au succès de toutes les activités, même celles pour lesquelles aucune responsabilité n'a été attribuée dans le tableau.

Remarque : La matrice ne constitue pas une délégation du pouvoir d'achat par le ministre de TPSGC et ne libère pas les agents de négociation des contrats de leurs responsabilités globales relatives aux contrats.

Pr : principale
C : collaboration
P : partagée

Matrice des responsabilités de TPSGC et des ministères clients dans le cadre de l'acquisition de biens et de services (générique)

N^o	Activités	Responsabilité
N^o	Activités	Client	TPSGC
1 - Définition des besoins
1.1	Définir les besoins opérationnels du client : À titre de principale (Pr), le ministère client est responsable de définir clairement et autant que possible les objectifs de l’approvisionnement, y compris les exigences opérationnelles, les besoins de l’utilisateur final, les bénéfices anticipés, le respect de l’orientation stratégique du gouvernement, ainsi que le total des coûts tout au long du processus, tout en se conformant au Code de valeurs et d’éthique du secteur public et à la Directive sur les conflits d’intérêt lors des échanges avec les fournisseurs À ce stade du processus d’approvisionnement, TPSGC joue un rôle consultatif; il aide le ministère client à identifier ses besoins et quel type d’information technique est nécessaire en ce qui concerne ce processus
1.1.1	Évaluer toutes les solutions possibles pour satisfaire les besoins opérationnels du ministère client	Pr	C
1.1.2	Déterminer si l’approvisionnement est lié à la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones	Pr	C
1.1.3	Le cas échéant, invoquer une exception au titre de la sécurité nationale (ESN)	Pr	C
1.1.4	Calculer les coûts prévus du projet et établir le calendrier préliminaire	Pr
1.1.5	Effectuer une analyse du rapport coût-avantage des autres solutions (notamment l'analyse du coût du cycle de vie)	Pr	C
1.1.6	Le cas échéant, compléter la liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) et établir les exigences en matière de sécurité	Pr	C
1.2	Exigences techniques et socio-économiques du ministère client :
1.2.1	Établir l’énoncé des travaux (EDT) ou l’énoncé des exigences (EDE) en matière de rendement ou, s’il y a lieu, y compris des critères ou les spécifications en matière d’accessibilité relatives aux biens et services pour répondre aux besoins opérationnels	Pr
1.2.2	Définir les exigences d’accessibilité et les autres facteurs socio-économiques, l’assurance de la qualité, l’acceptation, la garantie, la formation, la documentation, l’emballage, le transport et l’approvisionnement initial, et fournir un formulaire de justification signé si on ne prévoit pas inscrire de critères et considérations en matière d’accessibilité dans le besoin, etc.	Pr
1.3	Préparer la demande (formulaire PWGSC-TPSGC 9200) :
1.3.1	Garantir la disponibilité des fonds. Préparer la demande assortie de fonds nécessaires pour les biens et services qu'il convient d'envoyer à TPSGC. Inclure LVERS, l’EDT ou l'EDE et les clauses de sécurité fournies par le Programme de sécurité des contrats, le cas échéant. De plus amples renseignements se trouvent à la section 2.50.1 Sécurité et demandes	Pr
2 - Plan d'approvisionnement de TPSGC
2.1	Évaluation des sources et méthodes possibles d'approvisionnement (canadiennes - étrangères, etc.) Il incombe au ministère client de respecter les processus de gouvernance exigés pour les projets, les décisions en matière de biens et d’approvisionnement, qui correspondent aux risques et à la complexité de l’approvisionnement, et d’en assurer la conformité avec le cadre de gestion de l’approvisionnement ministériel. Le ministère client est également responsable de communiquer avec les autorités contractantes dès le début de la planification des investissements (mobilisation hâtive) et d’intégrer les considérations en matière d’approvisionnement lors de la planification des programmes, des services et des projets TPSGC doit s’assurer que le plan d’approvisionnement fourni par le ministère client est conforme aux exigences du processus d’approvisionnement, notamment la législation en vigueur, les exigences en matière de sécurité, l’utilisation des offres à commandes et les arrangements en matière d’approvisionnement obligatoires, ainsi que les objectifs socio-économiques et environnementaux du gouvernement du Canada	C	Pr
2.2	Déterminer les questions/aspects majeurs de la politique sur les marchés auxquels il faut apporter une réponse pour procéder à l'approvisionnement, par exemple les règlements, les ERTG, les accords commerciaux, les politiques, etc.	C	Pr
2.3	S’assurer que les résultats anticipés de l’approvisionnement s’alignent sur le mandat et les priorités ministériels, les fonds disponibles et les avantages socio-économiques et environnementaux clés *On doit fournir une justification si aucun critère d’accessibilité ne s’applique, voir AP-142	Pr	C
2.4	Examiner les problèmes potentiels reliés aux licences, aux permis, aux redevances et aux transferts de technologie	Pr	C
2.5	Déterminer s’il s’agit d’un processus concurrentiel ou non concurrentiel	C	Pr
2.5.1	S’il s’agit d’un processus non concurrentiel, déterminer quelles exceptions aux Règlements sur les marchés de l’État* devraient être invoquées. Voir l’Avis sur la Politique des marchés 2007-4 – Marchés non concurrentiels	Pr	C
2.5.2	Remplir la justification liée au fournisseur unique si l’exception 6(d) des Règlements sur les marchés de l’État est invoquée. Le cas échéant, le ministère client doit répondre aux sept questions exigées par le Conseil du Trésor du Canada	Pr	C
2.6	Déterminer si l’on doit se référer à un surveillant de l’équité		Pr
2.7	Élaborer un plan d'approvisionnement comportant :
2.7.1	Un échéancier de livraison et des exigences en matière d'acceptation	Pr	C
2.7.2	Déterminer s’il faut évaluer la capacité financière des soumissionnaires		Pr
2.7.3	Évaluation et gestion des risques contractuels	C	Pr
2.7.4	Élaborer des critères d’évaluation	Pr	C
2.7.5	Établir la méthodologie de sélection	P	P
2.7.6	Retombées industrielles, s'il y a lieu	C	Pr
2.7.7	Accords interministériels et internationaux liés au plan d'approvisionnement	Pr	C
2.8	Obtenir l'approbation du plan d'approvisionnement		Pr
3 - Processus d'attribution des contrats
3.1	Préparation de la traduction des documents d'approvisionnement conformément à la Loi sur les langues officielles (LO) et au Règlement sur les langues officielles – Communications avec le public et prestation des services Le ministère client a la responsabilité de fournir des documents de qualité égale dans les deux langues officielles (contenu traduit par des professionnels) pour : l’énoncé des travaux ou les spécifications ou les normes de rendement, les critères d’évaluation technique, les plans, les dessins d’architecture, les rapports, les graphiques ou tout autre document technique faisant partie du dossier d’appel d’offres ou que le ministère client a fourni Les agents de négociation des contrats du PA de TPSGC doivent s’assurer que le client a envoyé tous les documents applicables et que ces documents sont dûment complétés. Ils doivent également s’assurer que les autorités contractuelles se chargent de publier toute l’information et la documentation liée à la soumission ou au contrat dans les deux langues officielles et qu’ils communiquent avec les fournisseurs et les entrepreneurs et leur donnent accès à l’information relative à l’approvisionnement dans les deux langues officielles Dans le cas des documents portant un sceau professionnel, la confirmation écrite doit indiquer que le contenu traduit est conforme à toutes les exigences provinciales ou territoriales applicables à la traduction des documents, y compris toute disposition des lois ou des règlements, et aux exigences de l’association professionnelle	C Pr	Pr Pr
3.2	Préparer et publier un avis de marché sur AchatsCanada et l'ensemble de la demande de soumissions, y compris la demande préalable à la demande de soumission (Lettre d’intérêt – LI / Demande de renseignements – DDR / ébauche de la Demande de propositions – DP, etc.) le cas échéant		Pr
3.3	Recevoir les soumissions à la date de clôture		Pr
3.4	Évaluer les éléments techniques des soumissions	Pr	C
3.5	Évaluer la durée, le coût et les autres éléments contractuels des soumissions		Pr
3.6	Vérifier la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF), les dispositions relatives à l’intégrité, l’autorisation de sécurité, etc.		Pr
3.7	Révisions additionnelles lorsqu’appropriées : examen par les pairs, les services juridiques, l’analyste des coûts, risques, examen de la qualité du contrôle des contrats, autres	P	P
3.8	Vérifier auprès du Programme de sécurité des contrats que les soumissionnaires (individus et organismes) satisfont aux exigences en matière de sécurité		Pr
3.9	Négocier un contrat, le cas échéant	C	Pr
3.10	Obtenir l'approbation du contrat		Pr
3.11	Préparer et émettre le contrat		Pr
3.12	Préparer les documents après l’émission, les lettres d’autorisation, les lettres de refus, etc.		Pr
3.13	Informer les fournisseurs non retenus	C	Pr
4 - Administration des contrats
4.1	Généralités : Le ministère client est responsable du suivi, de la documentation et de l’attestation de la livraison et de sa conformité aux dispositions du contrat ou de l’arrangement contractuel, notamment selon les critères en matière de qualité, de normes et de niveaux de service, ainsi que les obligations de déclaration liés à l’approvisionnement De concert avec le ministère client, TPSGC assure le suivi, la documentation, l’investigation et discute des questions liées au rendement de l’entrepreneur au fur et à mesure qu’elles surviennent tout au long du contrat, afin d’identifier les mesures qui s’imposent pour régler les problèmes qui ont fait l’objet de documentation. TPSGC s’assure également de créer et de maintenir des dossiers d’approvisionnement précis et complets afin d’en faciliter la gestion et l’audit
4.1.1	Surveiller le travail de l'entrepreneur, notamment qu’il se conforme aux modalités du contrat et recevoir les livrables relatifs au contrat	Pr	C
4.1.2	Vérifier les factures et surveiller les mouvements de trésorerie	Pr	C
4.1.3	Signaler les problèmes à l'autorité contractante	Pr	P
4.1.4	Résoudre les différends et les problèmes relatifs au contrat	P	P
4.1.5	Audit des contrats :
4.1.5.1	Déterminer si les biens reçus et les services exécutés sont conformes aux modalités du contrat, ainsi qu’aux besoins	P	P
4.1.6	Exercice du pouvoir de payer conformément à l’article 34. Traiter les demandes de paiement	Pr	C
4.2	Modifications du contrat :
4.2.1	Établir la nécessité de travaux additionnels ou de révisions; fournir le financement	Pr
4.2.2	Confirmer que la modification du contrat est le moyen qui convient		Pr
4.2.3	Négocier la modification apportée au contrat	C	Pr
4.2.4	Obtenir l'approbation de la modification ou de l'ordre de modification		Pr
4.2.5	Préparer et émettre la modification au contrat		Pr
4.3	Gestion et conformité du contrat :
4.3.1	Établir si les biens et services reçus sont conformes aux besoins	Pr	C
4.3.2	Établir si les biens et services reçus sont conformes aux modalités du contrat	C	Pr
4.4	S’il y a lieu, émettre les autorisations de tâches	C	Pr
4.5	S’il y a lieu, commandes subséquentes aux offres à commandes	Pr	C
5 - Clôture du contrat
5.1	Régler les demandes de paiement en suspens: Il est de la responsabilité du ministère client d’informer les autorités contractuelles du rendement de l’entrepreneur, y compris les défis et l’atteinte des livrables clés et de communiquer tout problème lié au rendement et ses conséquences aux entrepreneurs Une fois que le contrat est considéré avoir été exécuté de manière satisfaisante, TPSGC doit s’assurer que toutes les obligations financières ont été remplies avant que le contrat soit jugé comme étant clos	Pr C	C Pr
5.2	S’assurer que tous les paiements et réclamations de l’entrepreneur ont été réglés		Pr
5.3	S’assurer qu’aucune autre mesure n’est requise	C	Pr
5.4	S’assurer que toute la documentation requise se trouve au dossier	C	Pr
5.5	Si nécessaire suite aux résultats d’un audit, insérer la dernière modification du contrat		Pr
5.6	Dégager les enseignements, y compris l’examen des résultats de l’audit		Pr

Annexe 1.1.2 : Ententes sur le partage des responsabilités particulières

Date d'entrée en vigueur : 2010-01-11

Section A 1.1.2.1 : Partage des responsabilités entre Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et le ministère de la Défense nationale (MDN) pour l'acquisition de biens et de services

Date d'entrée en vigueur : 2020-10-21

La présente matrice décrit le partage des responsabilités attribuées, accepté par les ministres du ministère de la Défense nationale (MDN) et de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)¹. C'est le fondement d'une relation de partenariat dynamique et efficace entre les personnes responsables des activités dans le cadre du processus d'achat.
Cette matrice devra être utilisée pour tous les biens et services du MDN achetés par TPSGC. La lettre « X » X représente l'assignation de chaque activité à un ministère « principal » et à un ministère « participant ». La lettre « G » représente la norme pour ce qui est des grands projets de l'État et des projets de ce type.
L'assignation de chaque activité à un ministère « principal » et à un ministère « participant » tel qu'indiqué dans ce tableau, constitue la façon habituelle de procéder. Cependant, étant donné que chaque achat et contrat connexe est différent en ce qui a trait à la complexité, aux risques, à la valeur et à la disponibilité de ressources qualifiées, les parties peuvent accepter à l'avance qu'il y ait des divergences, en autant qu'elles soient justifiées formellement dans une entente conclue entre les deux ministères, qui précise les raisons pour lesquelles on ne peut procéder normalement dans certains cas.
Dans le cadre de toutes les activités, chaque ministère « principal » devra toujours traiter de façon prudente les communications continues avec les représentants des approvisionnements de l'autre ministère, même s'il y a un « X » uniquement pour le ministère « principal ». Enfin, il est important de prendre note que cette matrice des responsabilités attribuées n'est pas nécessairement séquentielle.
Il faut établir des communications efficaces entre le MDN et TPSGC, projet par projet. La matrice ci-dessous établit les responsabilités internes prévues du MDN. Pour chaque projet, le MDN exige que les communications se fassent par l'entremise du responsable fonctionnel des approvisionnements, soit le gestionnaire ou l'agent compétent du MDN, à moins qu'il en ait été décidé autrement avec ce responsable.

Matrice des responsabilités du MDN/TPSGC

La présente matrice décrit le partage des responsabilités attribuées, accepté par les ministres du ministère de la Défense nationale (MDN) et de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

CODE	DÉTAILS	RESPONSABILITÉ
CODE	AA (Agent d'approvisionnement) GP (Gestionnaire de projet) RT (Responsable technique - y compris le gestionnaire du cycle de vie du matériel [GCVM]) DP (Directeur de projet) G (signifie les GPÉ ou d'autres projets similaires où le rôle est défini dans le PGP) GP/RT signifie que cette tâche revient habituellement au GP pour les achats en rapport avec les immobilisations/l'approvisionnement national, et au RT pour l'acquisition de services internes.	TPSGC	MDN	TPSGC participe normalement	MDN participe normalement
1 - ÉTABLIR LES BESOINS OPÉRATIONNELS DU MDN
1.1	Déterminer les caractéristiques essentielles – Description des lacunes dans les capacités ou l'énoncé des besoins.		DP
1.2	Obtenir des opinions/conseils du responsable des approvisionnements au MDN.		AA
1.3	Analyser toutes les solutions possibles, compte tenu de la politique gouvernementale, pour satisfaire les besoins opérationnels (ordre de grandeur approximatif des coûts).		DP	G
1.4	Indiquer le total de l'ordre de grandeur approximatif des coûts pour le projet et fournir des échéances estimatives pour la feuille de synthèse - identification.		AA
1.5	Obtenir l'autorisation opérationnelle de poursuivre la réalisation du projet (feuille de synthèse).		DP
1.6	Réaliser une analyse coût-bénéfice, en prenant en considération les coûts du cycle de vie qu'impliquent les autres possibilités ainsi que les impondérables.		DP
1.7	Voir s'il est nécessaire d'obtenir la coopération et la participation d'autres ministères/pays (à l'exclusion des ententes indiquées dans le paragraphe 3.5.9).		DP
1.8	Dresser la liste des obligations nationales et internationales s'appliquant aux besoins opérationnels.		DP
1.9	Juger s'il est nécessaire d'étaler cycliquement la mise en œuvre du projet.		GP	X
1.10	Évaluer les besoins aux plans de l'entretien et du soutien.		GP/RT	X
1.11	Évaluer les ressources totales indispensables à la réalisation du projet.		GP	GP/RT
1.12	Fournir une estimation des coûts (concrets) globaux du projet et des échéances prévues.
1.12.1	Se procurer et compiler les renseignements concernant les coûts et les échéances.		DP/AA	X
1.12.2	Faire des estimations touchant les coûts globaux du projet et les échéances pour sa réalisation.		AA
1.13	Entamer la préparation d'un plan de gestion du projet (autrefois le PMOP), dont une matrice de répartition des responsabilités.		GP	X
1.14	Élaborer un plan directeur pour les achats du MDN.		AA
1.15	Obtenir les approbations voulues (CSR et CCSP).		GP	X
1.16	Préparer la proposition relative au projet et obtenir les approbations voulues CGP, FS (APP) et FS (ADP) et exposés sur le projet).		DP/GP et AA
1.17	Rédiger un mémoire au Cabinet (pour les GPÉ uniquement).		G	G
1.18	Mettre à exécution le plan directeur s'appliquant aux approvisionnements du MDN.		AA
2 - Définir les exigences techniques et établir les moyens d’approvisionnement
2.1	Mettre sur pied une équipe (officielle ou officieuse selon le cas) réunissant les intéressés en guise de méthode d'approvisionnement individuel, y compris l'intervenant nécessaire.		AA	X
2.2	Indiquer dans les instructions, les autorités du MDN visées (ex. : responsables des commandes de produits/services, responsable technique, responsable AQ).		AA
2.3	Énoncé des travaux (EDT)
2.3.1	Préparer un énoncé des travaux et/ou des spécifications sur les résultats attendus pour aider à satisfaire les besoins opérationnels. Définir les spécifications et les critères en matière d’accessibilité. Fournir un formulaire de justification signé si on ne prévoit pas inscrire de critères et considérations en matière d’accessibilité dans le besoin.		GP/RT
2.3.2	Définir les exigences en termes de valeur obtenue (dans le cas des grands projets de l'État ou des projets du même genre).		G
2.3.3	Réviser et perfectionner l'énoncé des travaux.		AA	X
2.4	Déterminer les ressources fournies par le gouvernement (ex. : instruments, équipement d'essai).		GP/RT
2.5	Définir les exigences relatives à l'assurance qualité et aux acceptations.		GP/RT
2.6	Déterminer les autres exigences techniques (ex. : garantie, formation, documentation, fournitures initiales).		GP/RT
2.7	Établir les critères d'évaluation technique.		GP/RT
2.8	Préparer le document d'achat et les pièces connexes.
2.8.1	Confirmer la validité des estimations de coûts et obtenir les fonds requis pour cette acquisition.		AA
2.8.2	Élaborer un plan d'évaluation technique des soumissions.		GP/RT	X
2.8.3	Mettre sur pied une équipe d'évaluation technique des soumissions.		GP/RT	X
2.8.4	Préparer une proposition de calendrier (activités et échéances) pour cette acquisition.		GP/RT
2.8.5	Relever et atténuer les risques pour le MDN liés à cette acquisition.		AA
2.8.6	Rédiger le texte du document d'achat.		AA
2.8.7	Revoir le document d'achat préliminaire.		AA	X
2.9	Approuver le document d'achat (demande d'acquisition).		AA
*3 - ÉLABORER UN PLAN D'APPROVISIONNEMENT TPSGC (d'après le document d'achat du MDN)**
3.1	Évaluer les capacités des entreprises*.	X
3.2	Indiquer les principales règles contractuelles qui entrent en ligne de compte dans la réalisation de cet achat*.	X
3.3	Examiner les causes pertinentes jugées par le TCCE et les décisions de la Cour fédérale concernant les achats.	X			AA
3.4	Étudier les problèmes qui pourraient survenir en ce qui concerne les brevets, les permis d'exploitation, les redevances et les transferts de technologies.	X	GP/RT
3.5	Élaborer le plan d'acquisition, en établissant notamment :
3.5.1	Le calendrier de livraison et les règles d'acceptation		AA	X
3.5.2	La méthode d'attribution des contrats*	X
3.5.3	Les coûts et les mouvements de trésorerie prévus		AA
3.5.4	Les normes de contrôle de la qualité et d'inspection ainsi que les approbations requises aux fins de qualification		GP/R T
3.5.5	La stratégie de communication (ex. : communiqués de presse)	X	GP/RT
3.5.6	Le mode de gestion des risques*	X
3.5.7	La méthodologie d'évaluation*	X
3.5.8	Les retombées régionales et les avantages pour l'industrie	X			GP/RT
3.5.9	Les ententes interministérielles et internationales en rapport avec le plan d'acquisition (à l'exclusion du MDN et de TPSGC)		GP/RT	X
3.6	Faire approuver le plan d'approvisionnement.	X
4 - PROCESSUS D'ATTRIBUTION DE CONTRATS
4.1	Réviser la demande d'acquisition ou d'achat.	X			AA
4.2	Examiner l'énoncé des travaux et les critères d'évaluation techniques pour voir s'ils conviennent.	X			AA
4.3	Préparer la documentation relative à la demande de soumissions.
4.3.1	Définir les conditions applicables (y compris les modalités de paiement).	X			AA
4.3.2	Établir les critères d'évaluation des contrats (durée, aspects financiers y compris durant la période de transition, plan d'évaluation du contrat et plan de synthèse).	X			AA
4.3.3	Indiquer qui sont les responsables (ex. : pour la demande d'achat, l'approvisionnement en matériel technique, les contrats, le contrôle de la qualité et le plan d'évolution global).	X
4.4	Envoyer les documents de demandes de soumissions (demande de proposition/appel d'offres) aux entreprises visées et au MDN.	X
4.5	Distribuer les documents d'information technique aux fournisseurs selon les impératifs.		GP/RT	X
4.6	S'il s'agit d'un marché concurrentiel (demande de propositions, appel d'offres ou l'équivalent), évaluer les soumissions et recommander un fournisseur.
4.6.1	Procéder à l'évaluation technique (énoncé des travaux avec les conditions moyennes) selon le plan d'évaluation.		GP/RT	X
4.6.2	Évaluer le contrat (y compris les conditions moyennes) selon le plan d'évaluation.	X			G
4.6.3	Synthétiser l'évaluation et recommander un fournisseur.	X			AA
4.7	Dans le cas d'une source d'approvisionnement unique, négocier le contrat.	X			AA et GP/RT
4.8	Réviser la documentation préliminaire concernant le contrat.		AA
4.9	Faire approuver le contrat par le CT ou le ministère, selon le cas.	X			G
5 - ADMINISTRATION DU CONTRAT
5.1	Entreprendre l'administration du contrat.
5.1.1	Mettre en application les instruments et les procédures d'administration.	X	AA
5.1.2	Tenir des réunions inaugurales avec les intéressés.	X			AA et GP/RT
5.2	Accorder les ressources fournies par le gouvernement pour faciliter le travail contractuel.		AA	X
5.3	Vérifier la bonne exécution du contrat.
5.3.1	Aspects techniques et qualité des produits/services fournis		GP/RT
5.3.2	Systèmes d'ingénierie, organes de production et mécanismes d'assurance qualité de l'entrepreneur		GP/RT
5.3.3	Rouages financiers et mécanismes de gestion de l'entrepreneur	X
5.3.4	Étalement mouvements de trésorerie
5.3.4.1	Comparaison entre les mouvements de trésorerie réels et les mouvements de trésorerie de l'entrepreneur à contrat	X			G
5.3.4.2	Comparaison entre les mouvements de trésorerie réels et les mouvements de trésorerie anticipés pour le MDN servant aux prévisions financières		AA
5.3.4.3	Valeur obtenue (surveiller la progression des travaux d'après les plans et les coûts correspondants) dans le cas des GPE	X	G
5.3.5	Fourniture des produits et services
5.3.5.1	Surveiller les dates de fourniture du matériel et des services.		AA
5.3.5.2	Essais et tests aux fins d'acceptation		GP/RT
5.3.5.3	Respect des échéances	X	G
5.3.6	Réunions visant à examiner la progression des travaux
5.3.6.1	Réunions du groupe de travail sur les exigences/aspects techniques		GP/RT	X
5.3.6.2	Réunions pour examiner la progression des travaux avec de l'entrepreneur	X			AA et GP/RT
5.4	Mettre en oeuvre les dispositions et les prévues au contrat.
5.4.1	Interprétation et avis	X
5.4.2	Contrôle des changements
5.4.2.1	Projets techniques (avis/propositions de changement par rapport aux plans d'ingénierie)		GP/RT
5.4.2.2	Modifications apportées au contrat	X			AA
5.4.3	Clauses de garantie
5.4.3.1	Invocation de la garantie		GP/RT
5.4.3.2	Mise à exécution de la garantie	X
5.4.4	Problèmes contractuels
5.4.4.1	Relever les problèmes contractuels.	X	AA
5.4.4.2	Mettre en application des solutions pour régler les problèmes contractuels.	X
5.4.5	Accepter les produits/services fournis à contrat.		GP/RT
5.4.6	Certifier et traiter les paiements.	X	AA
5.5	Clôture du contrat.
5.5.1	Dispositions des biens de la Couronne		AA	X
5.5.2	Vérification finale du contrat	X
5.5.3	Paiement final et modification	X	AA

Liste des sigles et acronymes :

TCCE - Tribunal canadien du commerce extérieur

MDN - Ministère de la Défense nationale

RFG - Ressources fournies par le gouvernement

AO - Appel d'offres

GCVM - Gestionnaire du cycle de vie du matériel

GPE - Grand projet de l'État

AN - Approvisionnement national

DA - Document d'achat

PMOP - Plan de mise en œuvre du projet

CGP - Conseil de gestion du programme

PGP - Plan de gestion de projet

CEA - Comité d'examen des acquisitions

TPSGC - Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

DDP - Demande de propositions

OGA - Ordre de grandeur approximatif

EDT- Énoncé des travaux

CCSP - Comité consultatif supérieur de projet

CSR - Comité supérieur de révision

FS(ID) - Feuille de synthèse (Identification)

FS(ADP) - Feuille de synthèse (approbation définitive de projet)

FS(APP) - Feuille de synthèse (approbation préliminaire de projet)

CT - Conseil du Trésor

Section B 1.1.2.2 : Partage des responsabilités entre TPSGC et le MDN pour l'assurance de la qualité du matériel et des services

Date d'entrée en vigueur : 2022-05-12

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et le ministère de la Défense nationale (MDN) ont convenu en principe à un partage des responsabilités entre les deux ministères pour l'assurance de la qualité du matériel et des services acquis pour le compte du MDN. L'accord ne sera modifié, au besoin et au moment voulu, que sur consentement des deux ministères.
Le présent accord définit le partage des responsabilités, tel que convenu par les deux ministères, pour les activités d'assurance de la qualité du matériel et des services acquis pour le compte du MDN et assujettis aux spécifications militaires.
Il ne porte pas sur le matériel et les services assujettis aux spécifications non militaires (voir Section A : Partage des responsabilités entre TPSGC et le MDN pour l'acquisition de biens et de services) ou sur le partage des responsabilités pour le matériel et les services gérés par un bureau interministériel de gestion de projets. Ceux-ci sont gérés aux termes d'un accord distinct.
Le matériel et services assujettis aux spécifications militaires : comprend toute la gamme de matériel et de services, y compris la réparation et la révision ainsi que la recherche et le développement, qui sont visés par une spécification ou une exigence d'ordre militaire ou du MDN dans les documents d'approvisionnement. Cette catégorie comprend aussi le matériel et les services qui ne sont pas assujettis à une spécification militaire ou du MDN mais qui sont d'une importance suffisante aux yeux du MDN pour justifier le partage des responsabilités figurant sous la présente rubrique.
TPSGC devra aussi participer à l'établissement de l'application et de l'utilisation de techniques d'assurance de la qualité dès le début du cycle de vie d'un produit ainsi, qu'à l'élaboration et à la mise en oeuvre de programmes de soutien efficaces et rentables pour l'assurance de la qualité.
Le MDN sera l'unique responsable de la désignation du matériel et des services comme étant « militaire » ou « non militaire » dans les documents techniques et d'achat.
La division des responsabilités pour une sous-activité ne signifie pas qu'un ministère s'occupera seul de cette sous-activité. La participation et la coordination étroites des deux ministères sont indispensables au cours des différentes phases du programme d'approvisionnement.
Lorsque la participation de l'autre ministère est mentionnée, le ministère concerné doit amorcer les consultations. Toutefois, cela n'empêche pas un ministère de solliciter la participation de l'autre à une sous-activité donnée dans le cadre d'un programme établi ou encore de le consulter.

Matériel et services soumis à des spécifications militaires

Description des sous-activités

Définition des besoins- Responsabilité globale attribuée au MDN
Les services d'assurance de la qualité qui portent sur la qualité technique, son applicabilité à la fabrication du produit et les moyens par lesquels la conformité avec les critères établis est prouvée. Les tâches comportent une participation aux sous-activités suivantes :
- A.1
  Évaluation des données techniques, de concert avec le MDN, pour s'assurer qu'elles sont complètes, précises, sans limites irrationnelles ou excessives, sans contradictions ou exigences de qualité exagérées et qu'elles peuvent respecter les exigences d'interface, etc.
- A.2
  Examen de la conception afin de déterminer l'intégralité de la définition, les méthodes utilisées pour prouver la conformité aux exigences et l'analyse de l'efficacité du système quant aux principaux éléments suivants :
  1. Sécurité
  2. Stabilité
  3. Fiabilité
  4. Rendement
  5. Main-d'oeuvre
  6. Interchangeabilité
  7. Supervision de la configuration.
- A.3
  Définition de méthodes d'essai et concernant leurs avantages pratiques, leur utilité et de leur coût, notamment en ce qui concerne :
  1. L'approbation de la qualité
  2. Le modèle d'approbation de la conception (prototype)
  3. La conformité de l'unité de production
  4. Les essais d'homologation.
  Responsable des sous-activités- MDN
  Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
- A.4
  Applicabilité des données techniques aux programmes actuels d'entretien, de réparation et de révision, et au réapprovisionnement.
  Responsable des sous-activités- MDN
- A.5
  Sélection de pièces, de composants ou de procédés en prenant soin d'éviter les plus difficiles à contrôler, ceux qui sont trop variables ou qui ont un taux de défaillance élevé, etc.
  Responsable des sous-activités- MDN
  Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
- A.6
  Classification des caractéristiques de qualité selon leur importance par rapport aux objectifs de conception.
- A.7
  Établissement de normes pour le contrôle de la qualité et les inspections.
- A.8
  Définition des exigences touchant la garantie recommandée.
- A.9
  Établissement des exigences touchant les rapports techniques présentés par les fournisseurs.
  Responsable des sous-activités- MDN
Programmes auxiliaires d'assurance de la qualité- Responsabilité globale attribuée au MDN
Élaborer, mener et appuyer des programmes assurant l'efficacité de l'approvisionnement et du contrôle de la qualité, et comportant des tâches telles que :
- B.1
  Élaboration, au besoin, de normes et spécifications relatives aux systèmes de qualité de l'entrepreneur pour les contrats.
- B.2
  Maintien de programmes approuvés pour le contrôle de la qualité des produits.
- B.3
  Évaluation de l'efficacité des modes de contrôle de la qualité et d'inspection, des essais commerciaux, des laboratoires et des installations d'étalonnage des fournisseurs.
  Responsable des sous-activités- MDN
  Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
- B.4
  Choix de fournisseurs utilisant des modes de contrôle de la qualité et d'inspection, des essais commerciaux, des laboratoires et des installations d'étalonnage acceptables.
  Responsable pour les sous-activités- TPSGC
  Prend part habituellement aux sous-activités- MDN
Commande- Responsabilité globale attribuée au MDN
Travaux d'assurance de la qualité associés au processus de commande (demandes de contrat, commandes d'achats locaux).
- C.1
  Examiner la commande avec le MDN pour déterminer l'applicabilité des données techniques.
  Responsable des sous-activités- MDN
  Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
- C.2
  Élaborer un plan d'assurance de la qualité.
- C.3
  Veiller à l'élaboration de normes pour la qualité de l'exécution.
- C.4
  Déterminer lesquelles des exigences de contrôle de la qualité et d'inspection de l'entrepreneur s'appliquent.
- C.5
  1. Déterminer le responsable de la qualité.
  2. Déterminer si l'assurance de la qualité exigée par le gouvernement sera effectuée à l'origine, ou, s'il y aura inspection à destination.
  Responsable des sous-activités- MDN
- C.6
  Élaborer et inclure des clauses spéciales importantes pour l'assurance de la qualité.
  Responsable des sous-activités- MDN
  Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
Préparation des demandes de soumissions- Responsabilité globale attribuée à TPSGC
Tâches d'assurance de la qualité liées à la préparation des demandes de soumissions.
- D.1
  Examen des exigences de qualité signalées sur la commande du client pour vérifier si elles sont complètes et précises.
  Responsable des sous-activités- MDN
- D.2
  Établissement de critères d'évaluation des soumissions ou propositions, afin de vérifier si elles répondent aux exigences de qualité.
- D.3
  Étude du rendement antérieur des soumissionnaires éventuels, notamment sur le plan de la qualité, en vue d'établir une liste de fournisseurs éventuels.
- D.4
  Explication des exigences de qualité à la séance d'information à l'intention des soumissionnaires éventuels.
  Responsable des sous-activités- TPSGC
  Prend part habituellement aux sous-activités- MDN
Évaluation des soumissions et choix des fournisseurs- Responsabilité globale attribuée à TPSGC
Tâches d'assurance de la qualité liées à l'évaluation des soumissions et au choix des fournisseurs :
- E.1
  Évaluation des capacités des soumissionnaires sur le plan de la qualité à partir de leurs antécédents et de l'examen effectué avant l'attribution, de leurs systèmes de contrôle de la qualité et d'inspection.
- E.2
  Évaluation, de concert avec le MDN, des répercussions du choix de produits substituts, sur la qualité et l'assurance de la qualité.
- E.3
  Analyse des différentes options (coûts, rendement et calendrier d'exécution).
  Responsable des sous-activités- MDN
  Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
Rédaction des contrats et adjudication finale- Responsabilité globale attribuée à TPSGC
Tâches d'assurance de la qualité associées à la rédaction des contrats et à l'attribution :
- F.1
  Conduite de négociation avec l'entrepreneur sur les questions de qualité et de coûts qui n'avaient pas été réglées au moment de l'évaluation de la soumission et examen des exigences en matière de qualité pour s'assurer qu'elles sont bien comprises par les deux parties.
- F.2
  Vérification du contrat de concert avec le MDN afin de s'assurer qu'il comporte bien les exigences relatives à la qualité.
  Responsable des sous-activités- TPSGC
  Prend part habituellement aux sous-activités- MDN
Administration des contrats- Responsabilité globale attribuée à TPSGC
Exécution des fonctions suivantes, selon le cas, afin que TPSGC puisse mieux administrer le contrat pendant toute la durée de ce dernier :
- G.1
  Vérification de l'efficacité à long terme des méthodes utilisées par l'entrepreneur pour contrôler la qualité de son produit, ce qui comprend :
  1. Examen du système de contrôle de la gestion
  2. Planification
  3. Documentation de l'assurance de la qualité
  4. Mesures correctives
  5. Conception, élaboration, contrôle et caractéristiques de l'ingénierie
  6. Contrôle de la documentation et des modifications
  7. Contrôle d'inspection et de l'équipement de mesure et d'essai
  8. Contrôle du matériel acheté par l'entrepreneur
  9. Contrôle de la fabrication et du procédé
  10. Normes et spécifications du matériel acheté ou fourni
  11. Inspection et essai à l'entrée et à la sortie
  12. Procédures d'échantillonnage
  13. Contrôle du matériel non conforme
  14. État de l'inspection
  15. Manutention, entreposage et emballage.
- G.2
  1. Vérification de la conformité de l'article de présérie ou de la première unité de production.
  2. Échantillonnage périodique au cours de la production afin d'assurer que les produits sont conformes aux spécifications.
  3. Présentation de rapports à TPSGC, dans les plus brefs délais, advenant une dérogation aux normes.
  4. Vérification de la conformité du produit aux normes et acceptation de ce dernier.
- G.3
  Mesures d'assurance de la qualité en cas de modifications techniques telles que leur mise en oeuvre et la formulation d'avis.
- G.4
  Examen, avec l'entrepreneur, des exigences en matière de qualité énoncées dans le contrat, pour s'assurer qu'elles sont bien comprises de part et d'autre.
  Responsable des sous-activités- MDN
  Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
Clôture du contrat et règlement des derniers détails- Responsabilité globale attribuée à TPSGC
Tâches d'assurance de la qualité exécutées au moment de la clôture et de la finalisation du contrat :
- H.1
  Obtenir auprès du MDN des renseignements sur l'état et l'enlèvement de l'outillage de production et du matériel d'inspection et d'essai de l'État.
- H.2
  Demander au MDN si les données techniques et la documentation sont complètes, utiles et utilisées à bon escient.
  Responsable des sous-activités- MDN
  Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
Évaluation après livraison- Responsabilité globale attribuée au MDN
Tâches d'assurance de la qualité à exécuter au cours du cycle de vie du produit :
- I.1
  Qualité du produit
  1. Collecte et évaluation des données sur l'assurance de la qualité afin de recommander, au besoin, des modifications aux données techniques sur le produit, aux normes ou aux programmes d'assurance de la qualité du produit, selon les données sur la qualité obtenue grâce à :
    1. la détermination de la qualité du produit;
    2. l'évaluation des fournisseurs;
    3. l'évaluation de la soumission;
    4. l'assurance de la qualité du produit;
    5. l'évaluation après livraison.
- I.2
  Rapport sur le mauvais état des produits et plaintes
  1. Examen des rapports de défaillance lorsque la plainte porte sur des défauts de qualité.
  2. Analyse et identification de la cause de la défectuosité.
  3. Détermination des correctifs à apporter de concert avec l'entrepreneur ou avec TPSGC. Dans tous les cas, le MDN doit en informer immédiatement TPSGC par écrit.
  Responsable des sous-activités- MDN
  Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
Aliénation du matériel- Responsabilité globale attribuée au MDN
Tâches d'assurance de la qualité touchant la l'aliénation du matériel et l'élimination des données.
Entreposage et distribution- Responsabilité globale attribuée au MDN
Tâches d'assurance de la qualité liées à l'élaboration d'un programme de qualité assurant la qualité du produit, lors de sa réception, au cours de l'entreposage et lors de sa remise à l'utilisateur, notamment :
- K.1
  L'élaboration de programmes d'inspection des produits, y compris lors de la réception; pendant l'entreposage, lors de la remise à l'usager et des réparations ultérieures;
- K.2
  Le contrôle des données techniques;
- K.3
  Le contrôle et l'utilité du matériel d'inspection;
- K.4
  L'inspection d'entrée;
- K.5
  L'identification du matériel défectueux;
- K.6
  Les procédures de manutention du matériel;
- K.7
  L'emballage et l'expédition;
- K.8
  Les registres d'inspection;
- K.9
  La vérification de la qualité;
- K.10
  Les mesures correctives.
  Responsable pour les sous-activités- MDN

¹ La matrice ne représente pas une délégation de pouvoirs en matière d'achat par le ministre de TPSGC et n'a aucune incidence sur les responsabilités de l'agent de négociation des contrats, telles que définies dans la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor.

Les lois, les règlements et les politiques prévaudront sur cette matrice s'il y a ambiguïté.

Annexe 1.2 : Protocole d’entente entre la Gendarmerie royale du Canada et le Programme de sécurité des contrats

Date d'entrée en vigueur : 2022-05-02

Le protocole d’entente entre la Gendarmerie royale du Canada et le Programme de sécurité des contrats a expiré et a été supprimé du Guide des approvisionnements.

Aux fins de consultation seulement, l’Annexe 1.2 est disponible dans les Archives du Guide des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), version 2016-2.

Annexe 1.3 : Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) – Exigences relatives à la sécurité lorsque Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) s’occupe de l’approvisionnement

Date d'entrée en vigueur : 2024-02-16

Le contenu de cet article a été supprimé, car l'ASFC n'effectue plus ses propres enquêtes de sécurité pour les fournisseurs et leurs personnels.

Le contenu désuet de l'annexe 1.3 a été supprimé, mais est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), version 2023-2.

Annexe 1.4 : Lignes directrices sur la documentation des dossiers papier concernant l’approvisionnement

Date d'entrée en vigueur : 2023-03-30

Aperçu
1. Ces lignes directrices visent à aider les agents de négociation de contrats à organiser les dossiers d'achat papier. Des méthodes de classement uniformes permettent de profiter d'une approche mieux organisée en matière d'approvisionnement et font en sorte que toute personne appelée à examiner le dossier sera en mesure de trouver des documents avec un minimum d'efforts. L'importance d'utiliser des techniques de classement appropriées peut être constatée davantage lorsqu’il est nécessaire, par exemple, de fournir rapidement des renseignements, pour des vérifications, des demandes d’accès à l’information, des plaintes auprès du Tribunal canadien du commerce extérieur, lors de litiges, lorsqu'un agent de négociation des contrats prend en charge un dossier ou veut déterminer l'état du processus d'achat, etc.
2. De façon générale, les documents devraient être classés par ordre chronologique. Un format pour l'organisation des dossiers est proposé ci-dessous. La liste des documents n'est pas exhaustive et est sujet à l'opinion professionnelle des agents de négociation des contrats. Tous les documents peuvent ne pas s'appliquer à toutes les situations. De plus, l'organisation des dossiers et les documents exigés peuvent varier selon les procédures et lignes directrices suivies par les régions et secteurs. Des volumes distincts de dossiers peuvent être justifiés pour certains documents physiques de taille excessive.
Renseignements sur papier
1. Toute information reçue ou créée en format papier doit être conservée dans son format original (papier) et classée en conséquence.
2. L’utilisation de copies pour des raisons de commodité (par exemple des imprimés, des photocopies ou des versions numérisées) est autorisée, mais l’information dans son format original doit être conservée à des fins juridiques.
3. Toute information sur format, papier et électronique attachée à une exigence particulière doit être conservée dans son format original et doit être disponible afin de mener à bien les activités et les processus d’appui de l’approvisionnement.
4. Lorsqu’il est nécessaire de conserver des renseignements à plusieurs endroits, c.-à-d. dans un dossier physique et dans un dossier électronique, il faut maintenir un renvoi pour ces endroits, p. ex. une note au dossier indiquant le renvoi et l’emplacement des renseignements qui sont pertinents.
Documents proposés pour la couverture gauche du dossier :
1. la demande et les modifications de la demande signées;
2. la version finale de l'énoncé des travaux (EDT) (ainsi que tous les documents qui modifient l'exigence, par exemple, les modifications de conception approuvées) et une copie signée du formulaire de justification pour les marchés où l'accessibilité a été jugée ne pas s'appliquer et par la suite n'a pas eu de considérations d'accessibilité ou critères inclus (le formulaire de justification se trouve sur la page Web, Ressources et outils de l’approvisionnement accessible du Coin de l’approvisionnement de TPSGC (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) ou sur la page GCpedia du Bureau de l'accessibilité de la fonction publique du SCT (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada);
3. la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) et Exigences techniques en matière de sécurité des TI (au besoin);
4. lorsqu’un seul fournisseur à la capacité d’exécuter le travail, les raisons justifiant le recours à un fournisseur unique avec les réponses du client aux questions qui apparaissent à l’Annexe A de l’Avis sur les Politiques des marchés 2007-4 du Conseil du Trésor (voir l’Annexe 3.1 Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques);
5. le Formulaire d’évaluation et de recommandation de la surveillance de l’équité rempli;
6. Plan de passation des marchés/Plan de passation des marchés original signé;
7. les formulaires initiaux approuvés de Planification et approbation préalable de contrats (PAPC), de Sommaire du contrat et de Modification de la PAPC;
8. la preuve documentée du niveau de complexité (évaluation de la complexité de l’approvisionnement complétée);
9. l’évaluation des risques liés aux achats pour les modifications remplie et approuvée, avec les résultats;
10. l’évaluation des risques liés aux achats remplie et approuvée, y compris toute modification, ainsi que les résultats;
11. le formulaire de Demande d’approbation par le réviseur (pour les biens et services) signé;
12. l’avis de projet de marché (APM);
13. le préavis d’adjudication de contrat (PAC);
14. la demande de contrat et résumé de modification de contrat et la demande de modification de contrat approuvées;
15. la présentation initiale au Conseil du Trésor, signée et approuvée, ainsi que toute modification;
16. le contrat, l’offre à commande, l’arrangement en matière d’approvisionnement, les commandes subséquentes initiaux et signés, de même que les documents de modification connexes;
17. la copie de l’accusé de réception signée par le fournisseur, au besoin (p. ex., si la signature du fournisseur est requise pour un contrat de type « On vous demande »);
18. les lettres officielles (p. ex. lettre d’autorisation, lettre d’intention, exception relative à la sécurité nationale, limitation de responsabilité);
19. les ententes juridiques officielles;
20. la réponse à la vérification de l’intégrité (décision d’inadmissibilité), les preuves consignées indiquant que le formulaire de déclaration a été reçu, l’entente administrative a été conclue, l’exception relative à l’intérêt public a été accordée;
21. les avis officiels (p. ex. rendement, modification conditionnelle, ordre de suspension des travaux, résiliation, Ententes sur les revendications territoriales globales);
22. les copies de tout avis de délégation d’autorité intérimaire;
23. le Relevé des résumés et de dossiers partiels (PWGSC-TPSGC 1015 [accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada] [PDF Version 73 Ko] - [Aide sur les formats de fichier]);
24. les copies des dossiers d’extraits de contrats et de modifications de contrat;
25. la Demande de fonds supplémentaires (PWGSC-TPSGC 329 [accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada] [PDF Version 65 Ko] - [Aide sur les formats de fichier]);
26. les factures et les rapports.
Documents proposés pour la couverture droite du dossier :
1. l'accusé de réception de la demande;
2. la demande de distribution de données techniques;
3. l'index des dossiers (s'il y a plus d'un volume);
4. le document de demande de soumissions original, ainsi que ses mises à jour ou ses modifications;
5. les lettres d'intérêt;
6. les procès-verbaux des conférences des soumissionnaires;
7. les questions et réponses des soumissionnaires;
8. les soumissions reçues, y compris le rapport de l’Unité de réception des soumissions (peuvent être placées dans un volume distinct);
9. l'évaluation des soumissions, y compris les feuilles de calculs, les notes et la signature de chaque évaluateur;
10. le rapport d'évaluation technique signé (avec la signature de tous les évaluateurs);
11. le rapport d'évaluation financière signé (avec la signature de tous les évaluateurs);
12. le rapport du surveillant de l’équité;
13. l’attestation des prix;
14. la justification des prix;
15. la demande d’avis sur la capacité financière et l’énoncé de la capacité financière;
16. l’analyse du transport;
17. les avis juridiques;
18. les avis des responsables des politiques;
19. les traités modernes (Entente sur la revendication territoriale globale [ERTG]);
20. la documentation à l’appui d’orientation stratégique (achats responsables, considérations environnementales, les impacts et leur atténuation, accords commerciaux, ERTG SAEA, propriété intellectuelle, rendement du fournisseur, vérification de l'intégrité, etc.);³
21. tout commentaire formulé à la suite d’examens par l’assurance de la qualité, l’analyste des coûts; avis des conseillers de la Direction du soutien des prix et/ou les pairs;
22. les attestations (Programme de contrats fédéraux pour l’équité en matière d’emploi, Contenu canadien, Expérience du personnel, Ancien fonctionnaire, etc.);
23. les avis d’attribution de contrat;
24. les lettres de refus;
25. la correspondance avec le fournisseur;
26. la correspondance avec le ministère client;
27. les courriels pertinents;
28. les ordres du jour et procès-verbaux;
29. les notes au dossier (appels téléphoniques, sommaire des événements, mesures prises, leçons tirées, etc.);⁴
30. pour les dossiers de la Corporation commerciale canadienne seulement, certains formulaires particuliers supplémentaires, selon le cas;
31. documents de fermeture de dossier.

³Les documents liés aux questions litigieuses ou aux problèmes éventuels pourraient convenir davantage au côté gauche du dossier.

⁴ Les dossiers d'achat devraient raconter une histoire du début à la fin, et les notes au dossier représentent une partie importante de ce processus. Les notes au dossier peuvent fournir un historique du dossier, expliquer les problèmes rencontrés, et servir de rappel aux agents de négociation des contrats.

Annexe 1.5 : Lignes directrices sur la documentation des dossiers électroniques d’approvisionnement