Liste de vérification pour préparer une offre
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Êtes-vous prêt à répondre à une occasion de marché du gouvernement du Canada ? Ce guide de ressources vous expliquera ce que vous devez savoir pour préparer votre offre et vous assurer qu'elle est complète avant de la soumettre.
Sur cette page :
- Ce qu'il faut savoir avant de commencer
- Rédiger votre offre
- Fournir les certifications
- Compléter les exigences en matière de sécurité
- Soumettre des questions
Ce qu'il faut savoir avant de commencer
Chaque occasion de marché est unique, alors lisez très attentivement les détails de l'appel d'offres. Avant de commencer à préparer votre offre, assurez-vous de :
- réviser et s'assurer que vous comprenez les clauses, les conditions générales et les instructions standard
- ne pas oublier que l'agent contractant spécifié, et non l'organisation acheteuse, est votre seul point de contact pendant la procédure d'appel d'offres
- soumettre votre offre dans les délais et remplir toutes les conditions requises pour que votre offre soit évaluée
Critères obligatoires
Avant de commencer à rédiger, notez bien les critères qui sont obligatoires. En règle générale, les soumissions sont évaluées sur une base de réussite/échec. Si votre soumission ne satisfait pas aux critères obligatoires, comme un cautionnement de soumission, elle sera déclarée non recevable.
Un cautionnement est émis par une compagnie d’assurance qui confirme que l’entreprise effectuant les travaux peut le faire. Lorsqu’un cautionnement est nécessaire, vous devez inclure dans votre document de soumission une liste des compagnies de cautionnement reconnues ainsi que le formulaire de cautionnement pertinent.
Pour plus information
- Consulter la liste des compagnies de cautionnement agréées
- Télécharger les formulaires de cautionnement à partir du Guide des approvisionnements
Rédiger votre offre
Les documents de sollicitation d'une occasion de marché expliquent exactement comment construire votre offre et comment elle sera évaluée. Veillez à suivre les instructions fournies et à traiter chaque point de manière exhaustive.
Il se peut que l'on vous demande d'inclure les éléments suivants :
- Section technique
- Section de gestion
- Section financière
Section technique
C'est ici que vous fournissez généralement le plus de détails lors de la préparation d'une soumission d’offre. C'est l'occasion de montrer à l'équipe d'évaluation que vous comprenez les exigences. Décrivez ce que vous feriez et comment vous feriez le travail si le contrat vous était attribué.
La section technique de votre offre doit comprendre les éléments suivants :
- Une brève introduction comprenant une évaluation de la situation actuelle et de la nécessité du projet, les objectifs du travail proposé, les raisons de le réaliser tel qu'il est proposé et les avantages qui en découleront;
- Un plan de travail, la méthodologie et les techniques que vous proposez pour fournir les biens ou les services requis;
- La faisabilité, le degré de réussite escompté, l'identification des problèmes prévus et les plans d'urgence en cas de problème;
- Les tâches spécifiques et les produits à livrer, ainsi que le calendrier d'achèvement ou de livraison;
- Des informations sur le nombre de personnes que vous affecterez aux différentes tâches, leur niveau et le nombre d'heures ou de jours pendant lesquels elles seront affectées aux tâches. Ne pas inclure d'informations sur les prix dans cette section.
Si vous souhaitez proposer une solution alternative à ce qui est demandé, soumettez-la en tant qu'offre séparée avec votre offre principale. Vous devez d'abord répondre à la demande spécifique formulée dans les détails de l'appel d'offres. Ne proposez pas de solution de remplacement, sinon votre offre pourrait être considérée comme non recevable.
Section de gestion
C'est dans cette section de l'offre que vous présentez votre équipe et que vous indiquez comment elle répond aux qualifications requises. Incluez toutes les informations justificatives requises, telles que les CV.
Si vous allez sous-traiter une partie du travail, fournissez les mêmes informations pour chaque sous-traitant.
Lorsque vous remplissez cette section, ne partez pas du principe que les agents contractants connaissent votre organisation et vos compétences. Chaque offre est évaluée uniquement sur la base de son contenu et l'équipe d'évaluation n'est pas autorisée à utiliser des connaissances préalables pour attribuer des points ou répondre à des critères obligatoires.
Section financière
Dans cette section, fournissez une décomposition détaillée du prix proposé en termes d'éléments de coût. Les détails de l’appel d’offres vous indiqueront les éléments de coût qui seront pris en compte dans l'évaluation financière. Aucun autre coût ne sera pris en considération.
Les prix ne doivent figurer que dans la section financière de l'offre.
Fournir les certifications
Veillez à compléter toutes les certifications demandées, telles que :
- Études et expérience;
- Programme de contrats fédéraux.
Selon la taille de votre entreprise, vous devrez certifier que vous vous êtes formellement engagé à mettre en œuvre l'équité en matière d'emploi pour répondre à certains appels d'offres du gouvernement fédéral. Vous pouvez le faire en remplissant le formulaire d'accord de mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi. Les certifications doivent être soumises avant l'heure et la date spécifiées dans les détails de l'appel d'offres, sauf indication contraire.
Compléter les exigences en matière de sécurité
Lorsque vous êtes sous contrat avec le gouvernement du Canada, il se peut que vous ayez besoin d'une attestation de sécurité pour que votre entreprise puisse participer à l'appel d'offres. L'appel d'offres précisera également le niveau d’attestation requis.
Vous aurez besoin d’une attestation de sécurité pour votre personnel s’ils ont besoin d'accéder à :
- des renseignements de nature classifiée ou protégée;
- des biens de nature classifiée ou protégée;
- des établissements de travail dont l’accès est réglementé.
Si vous ne disposez pas encore d'une attestation de sécurité, contactez dès que possible l'agent contractant figurant dans l'onglet Coordonnées de l'avis d'appel d'offres afin d'entamer la procédure.
Pour plus information
- Consultez les exigences de sécurité des contrats du gouvernement du Canada
- Référez-vous à la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité
- Communiquer avec le Programme de sécurité des contrats
Soumettre des questions
Suivez le processus indiqué dans l’occasion de marché dès que possible si :
- vous avez des questions concernant l’occasion de marché;
- vous pensez avoir trouvé une erreur dans l’occasion de marché;
- vous souhaitez demander un report de la date de clôture.
Pour soumettre vos questions, vous pouvez :
- contacter l'agent contractant figurant dans l'onglet Coordonnées de occasion de marché;
- utilisez la fonction « composition d’un message » sur la page de réponse de l'appel d'offres dans SAP Ariba; Apprenez-en davantage sur la façon de poser des questions dans SAP Ariba.
L'agent contractant compilera toutes les questions et réponses et publiera un amendement aux détails de l'appel d'offres pour s'assurer que tous les soumissionnaires ont accès aux mêmes informations.
Faites attention aux délais spécifiés dans les détails de l'appel d'offres, car il se peut que les questions doivent être reçues avant une certaine date limite.
Soutien supplémentaire
Soutien en approvisionnement Canada (SAC) propose une série de webinaires et de ressources pour vous aider à faire des affaires avec le gouvernement du Canada.
Besoin d'une aide technique ? AchatsCanada dispose d'un centre de service spécialisé que vous pouvez contacter par téléphone, par courriel ou par clavardage.
