Répondre aux demandes de soumissions au moyen de SAP Business Network Discovery

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Dernière mise à jour

Le présent guide de ressources vous explique la procédure de réponse aux occasions de marché affichées par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) à l’aide de SAP Business Network Discovery.

Il vous faut un compte SAP Business Network pour afficher tous les détails des occasions de marché publiées à l’aide de SAP Business Network Discovery. Si vous ne l’avez pas encore fait, reportez-vous au guide sur la façon de créer un compte.

Ce guide se sert du processus de réponse à une demande de propositions comme exemple, mais ses étapes s’appliquent aussi pour répondre à d’autres occasions de marché.

Sur cette page : 

Élaborer votre réponse à une occasion de marché

Si vous trouvez sur AchatsCanada une occasion de marché qui est affichée dans SAP Business Network Discovery, vous serez redirigée vers la page de connexion à SAP Business Network. Vous pourrez alors saisir votre réponse à l’aide de votre compte SAP Business Network en suivant les étapes ci-dessous.

Étape 1

Après avoir sélectionné une occasion de marché sur AchatsCanada, vous serez amenée à la page des avis d’appel d’offres. Passez en revue l’information qui s’y trouve, puis cliquez sur l’onglet Détails de l’offre pour continuer. 
Capture d’écran d’un avis d’appel d’offres, avec l’onglet Détails de l’offre mis en évidence.

Étape 2

L’onglet Détails de l’offre est affiché. Pour continuer, cliquez sur le bouton « Ouvrez une session sur SAP Ariba pour consulter cette occasion de marché ».
Capture d’écran de l’onglet Détails de l’offre, avec le bouton « Ouvrez une session sur SAP Ariba pour consulter cette occasion de marché » mis en évidence.

Étape 3

La page « Vous allez maintenant quitter AchatsCanada » s’affiche. Cliquez sur le bouton « Continuez vers SAP Business Network » pour afficher l’avis d’appel d’offres dans SAP Business Network Discovery. 

Capture d’écran de la page Vous allez maintenant quitter AchatsCanada, avec le bouton Continuez vers SAP Business Network en surbrillance.

Étape 4

Une fois que vous avez examiné toute l’information affichée, cliquez sur le bouton « Répondre à une annonce » pour vérifier les détails de l’événement et pour accéder aux documents de l’appel d’offres. 

Capture d’écran d’un avis d’appel d’offres publié dans SAP Business Network Discovery, avec le bouton Répondre à une annonce mis en évidence.

Étape 5

Une fenêtre contextuelle apparaît, vous invitant à vous connecter à votre compte SAP Business Network. Entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe dans les champs fournis et cliquez sur le bouton « Connexion ». 

Après votre connexion, vous irez directement à l’appel d’offres, également connu sous le nom d’événement.

Capture d’écran de la fenêtre contextuelle de connexion à SAP Business Network, avec le bouton de connexion, les champs nom d’utilisateur et mot de passe mis en surbrillance.

Étape 6

La page Événement s’affiche. Suivez les étapes de la section Liste de contrôle pour voir l’événement dans son intégralité et y répondre. 
Capture d’écran de la page Détails de l’événement Ariba Discovery , avec la section Liste de contrôle mise en évidence.

Étape 7

Cliquez sur l’onglet « Vérifier les détails de l’événement » pour obtenir une vue d’ensemble des renseignements relatifs à l’opportunité. L’étape à laquelle vous vous trouvez est mise en évidence par une  surbrillance sur la gauche, et la fenêtre d’affichage principale sur la droite présente les renseignements pertinents.

Capture d’écran de la page Détails de l’événement SAP Business Network Discovery, avec l’onglet Vérifier les détails de l’événement mis en surbrillance.

Étape 8

Dans le haut de la page, vous trouverez quatre boutons : 

  • Télécharger le contenu, qui vous fournit un sommaire de l’événement au format Excel
  • Vérifier les conditions préalables, qui vous permet de passer à l’étape suivante de la liste de contrôle. Cette étape est obligatoire pour vous permettre de poursuivre le processus
  • Refuser de répondre, qui vous permet de refuser de répondre à l’occasion de marché après avoir obtenu plus d’informations au sujet de l’événement. Une fois que vous aurez accepté les conditions préalables, cette option ne sera plus visible
  • Imprimer les informations de l’événement, qui vous permet de télécharger un sommaire de l’occasion dans un document Word. 

Cliquez sur le bouton « Vérifier les conditions préalables » pour passer à l’étape suivante de la Liste de contrôle. Remplissez la liste de contrôle pour accéder au reste de l’occasion.

Capture d’écran de la page Détails de l’événement, avec les quatre boutons de l’onglet Vérifier les détails de l’événement mis en surbrillance avec le bouton Vérifier les conditions préalables mis en surbrillance

Étape 9

L’onglet Vérifier et accepter les conditions préalables de la liste de contrôle est désormais mis en évidence par une surbrillance sur le côté gauche. Passez en revue le contenu de l’accord dans la fenêtre d’affichage principale.


Capture d’écran de la page Conditions préalables de l’événement, avec l’onglet Vérifier et accepter les conditions préalables en surbrillance.

Étape 10

Après avoir examiné l’accord fourni par le gouvernement du Canada, vous devrez accepter les conditions. Cliquez sur le bouton radio pour confirmer votre acceptation, puis sur « OK ».

Remarque : Il vous sera demandé d’accepter ces conditions à chaque occasion de marché à laquelle vous souhaitez répondre. En acceptant les conditions d’un événement, vous n’êtes pas tenu de soumettre une offre. Cependant, vous commencerez à recevoir des notifications liées à l’événement.

Étape 10 Après avoir examiné l’accord fourni par le gouvernement du Canada, vous devrez accepter les conditions. Cliquez sur le bouton radio pour confirmer votre acceptation, puis sur « OK ». Remarque : Il vous sera demandé d’accepter ces conditions à chaque occasion de marché à laquelle vous souhaitez répondre. En acceptant les conditions d’un événement, vous n’êtes pas tenu de soumettre une offre. Cependant, vous commencerez à recevoir des notifications liées à l’événement.

Remarque : Il peut y avoir d’autres conditions préalables propres à une occasion de marché. Veuillez vérifier la page en entier pour vous assurer que tous les champs obligatoires ont été remplis.
Capture d’écran de la page Conditions préalables de l’événement, avec la section Conditions préalables mise en surbrillance.

Soumettez votre réponse dûment remplie

Suivez les étapes de cette section pour soumettre votre réponse complète à l’occasion de marché.

Étape 1

Après avoir cliqué sur le bouton « OK » à l’étape précédente, une fenêtre contextuelle apparaît vous demandant si vous souhaitez soumettre cet accord. Cliquez sur le bouton OK pour continuer. 
Capture d’écran de la fenêtre contextuelle qui apparaît lorsque vous êtes prêt à soumettre l’accord, avec le bouton OK en surbrillance. 

Étape 2

L’onglet Soumettre une réponse est affiché. Cet onglet affiche tout le contenu de l’événement. Dans la section un vous trouverez les documents d’appel d’offres. 

Dans la section deux, vous trouverez les champs à remplir. Dans l’exemple donné de demande de propositions, il y a quatre sous-sections et une question, comme ce qui suit :

  • 2.1 Offre technique
  • 2.2 Offre financière
  • 2.3 Attestations
  • 2.4 Information supplémentaires
  • 2.5 Question

Les champs de réponse et les liens « Joindre un fichier » sont disponibles sur le côté droit des sous-sections ou des questions. 

Capture d’écran de la page Intégralité du contenu avec les sous-sections et le bouton Joindre un fichier en surbrillance.

Étape 3

Pour téléverser votre premier document dans une sous-section : 

  • Cliquez sur le lien « Joindre un fichier » pour ouvrir la fenêtre contextuelle « Ajouter une pièce jointe ». 
  • Cliquez sur le bouton « Choisir un fichier » pour rechercher le fichier sur votre ordinateur
  • Sélectionnez le fichier voulu et cliquez sur « Ouvrir » 
  • Le fichier sélectionné s’affiche dans la fenêtre. Pour joindre le fichier, cliquez sur le bouton « OK » en haut à droite de l’écran

Capture d’écran de la page Intégralité du contenu avec les liens « Joindre un fichier » en surbrillance.

Capture d’écran de la page Ajouter une pièce jointe avec le bouton « Choose File » et le bouton « OK »  en surbrillance.

Pour téléverser un deuxième document sous la même sous-section :

  • Cliquez sur l’icône de commentaire au signe plus sur le côté droit du lien « Joindre un fichier ».
  • Suivez les mêmes étapes que celles décrites plus haut.

Remarque : Si vous ne voyez pas de signe plus, cela signifie que l’autorité contractante n’autorise pas plus d’une pièce jointe par section.
Capture d’écran de la page Intégralité du contenu avec l’icône de commentaire au signe plus mise en évidence.

Étape 4

Pour répondre aux questions, sélectionnez la réponse voulue dans le menu déroulant de la page « Intégralité du contenu ».
Capture d’écran du menu déroulant de la page Intégralité du contenu, avec le menu déroulant en surbrillance.

Étape 5

Cliquez sur le bouton « Soumettre l’intégralité de la réponse » pour soumettre votre réponse à l’occasion de marché. Vous pouvez modifier votre réponse jusqu’à l’échéance de l’événement, même après sa soumission. 

Plusieurs boutons de fonction se trouvent au bas de la page Soumettre une réponse :

  • Soumettre l’intégralité de la réponse, qui vous permet de soumettre votre réponse à l’occasion de marché
  • Mettre à jour les totaux, qui vous permet de mettre à jour les valeurs monétaires de la réponse en fonction des valeurs qui ont été modifiées (SPAC n’utilise pas cette fonction pour le moment).
  • Enregistrer comme ébauche, qui vous permet d’enregistrer votre travail, à mesure que vous progressez dans vos réponses. Il est fortement conseillé d’enregistrer fréquemment votre travail, car le site n’enregistre pas automatiquement les données saisies
  • Composer un message, qui vous permet d’envoyer un message privé à l’équipe d’approvisionnement de l’acheteur (voir la section ci-après Communiquer avec l’acheteur pour la fonctionnalité de composition de message)
  • Importer depuis Excel, qui vous permet d’importer des fichiers Excel, selon les besoins. Cette fonction vous permet également d’exporter l’occasion de marché dans un document Excel, de compléter vos réponses et de les télécharger dans le document Excel

*Bien que la fonctionnalité d'importation Excel soit disponible dans SAP Business Network, SPAC n'encourage pas son utilisation et recommande fortement aux utilisateurs de compléter la soumission directement dans la section Contenu de l’événement. Vous devez suivre les instructions dans les documents d’appel d’offres.

Capture d’écran de la page Soumettre une réponse, avec les boutons « Soumettre l’intégralité de la réponse », « Mettre à jour les totaux », « Enregistrer comme ébauche », « Composer un message » et « Importer depuis Excel » en surbrillance.

Étape 6

Cliquez sur « OK » pour confirmer que vous souhaitez soumettre votre réponse. Une fois que votre réponse a été soumise, vous serez dirigé vers une page comprenant un message de confirmation dans une bannière verte. 
Capture d’écran de la fenêtre contextuelle qui apparaît lorsque vous soumettez votre réponse, avec le bouton OK en surbrillance.

Modifier votre réponse à une occasion de marché 

Pour modifier une réponse déjà soumise à une occasion de marché, suivez les étapes ci-dessous.

Étape 1

Connectez-vous à SAP Business Network si vous ne l’avez pas déjà fait. Si vous avez besoin d’aide pour effectuer cette connexion, veuillez consulter le guide Connectez-vous à votre compte AchatsCanada.

Étape 2

Cliquez sur le bouton « Modifier la réponse » sous le message de confirmation pour accéder à votre réponse et y apporter les modifications souhaitées.

Capture d’écran de la page Soumettre une réponse dans la liste de contrôle qui apparaît une fois que vous avez soumis une réponse, avec le bouton Modifier la réponse mis en surbrillance.  

Étape 3

Une fenêtre contextuelle s’affiche pour confirmer que vous avez déjà soumis votre réponse et vous demander si vous souhaitez la modifier. Cliquez sur « OK ».

Capture d’écran de la fenêtre contextuelle qui apparaît lorsque vous cliquez sur le bouton Modifier la réponse, avec le bouton OK en surbrillance.

Étape 4

Une fois que vous avez terminé d’apporter des modifications à votre réponse, cliquez sur « Soumettre l’intégralité de la réponse ».

Vous pouvez apporter de nouvelles modifications à votre réponse jusqu’à la date limite de réponse.
Capture d’écran de la page Soumettre une réponse, avec le bouton Soumettre l’intégralité de la réponse en surbrillance.

Afficher l’historique des réponses

Suivez les étapes ci-dessous pour afficher l’historique de votre réponse à une occasion de marché dans SAP Business Network.

Étape 1

Vous pouvez consulter l’historique de vos réponses à l’occasion de marché en sélectionnant « Historique des réponses » dans le menu situé à gauche de la page. 

Capture d’écran de la page SAP Business Network Discovery, avec le bouton « Historique des réponses » mis en surbrillance.

Étape 2

L’historique de vos réponses s’affiche. Lorsque vous avez terminé de revoir l’historique des réponses, cliquez sur « Terminer » au coin supérieur droit de la page.
Capture d’écran de la page Historique des réponses, avec le bouton « Terminé » mis en surbrillance.

Communiquer avec l’acheteur

Suivez les étapes ci-dessous pour contacter un acheteur directement en envoyant un message via SAP Business Network.

Étape 1

Accédez à la page Soumettre une réponse et cliquez sur le bouton « Composer un message ».
Capture d’écran de la page Soumettre une réponse, avec le bouton « Composer le message » mis en surbrillance.

Étape 2

La page Composer un nouveau message s’affiche. Lorsque vous avez terminé de composer votre message, cliquez sur « Envoyer » en haut à droite de la page. 

Les réponses à votre message seront envoyées par SAP Business Network, et vous les recevrez par courriel si vous avez activé les notifications par courriel. Vous pouvez aussi consulter la réponse en cliquant sur « Messages de l’événement », dans le coin supérieur gauche de la page.

Capture d’écran de la page « Composer un nouveau message », avec le bouton « Envoyer » en surbrillance.

Capture d’écran de la page « Soumettre une réponse » avec, la sélection « Messages d’événement » mise en évidence.
 

Vous avez suivi avec succès toutes les étapes nécessaires pour répondre à une occasion de marché.

Remarque : Ne soumettez pas une autre réponse pour la même occasion de marché. Si des modifications doivent être apportées à vos réponses, veuillez-vous référer à la partie du présent guide relative à la manière de Modifier vos réponses à une occasion de marché.  

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