Types d'appels d'offres

Invitation à soumissionner 

Vous devez lancer une Invitation à soumissionner (IAS) lorsque toutes les conditions suivantes sont réunies :

• deux fournisseurs ou plus sont en mesure de répondre au besoin ;
• l'évaluation des offres se fait sur la base de critères clairement définis ;
• les offres ont une base de prix commune ;
• l'offre recevable la moins chère est acceptée sans négociations.

Il convient d'envisager une ouverture publique pour tout appel d'offres dont l'attribution est susceptible de faire l'objet d'une publicité.

Pour des renseignements supplémentaires, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 4 : Section 4.10.10 Appel d'offres.

Demande de renseignements ou Lettre d'intérêt

Utilisez une demande de renseignements (DPP) ou une lettre d'intérêt lorsque vous avez besoin d'informations détaillées et d'un retour d'information de la part des fournisseurs. La préparation des propositions est souvent coûteuse pour les entreprises. Pour réduire le coût total et faire en sorte que les fournisseurs potentiels soient informés du besoin et aient une chance de concourir, vous pouvez solliciter des propositions en deux étapes :

• demander aux fournisseurs potentiels de fournir des lettres d'intérêt et de qualification, afin d'établir une liste restreinte 
• émettre une demande de proposition (DP) demandant aux fournisseurs potentiels figurant sur la liste restreinte de soumettre des propositions détaillées

Pour des renseignements supplémentaires, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 4 : Section 4.5.5 Demande de renseignements ou lettre d'intérêt.

Demande de proposition

Il s'agit de la méthode que vous utiliserez lorsque :

• une seule source est sollicitée ;
• vous devez négocier avec un ou plusieurs soumissionnaires sur certains aspects du besoin ;
• le besoin n'est pas clairement défini ; les fournisseurs proposent une solution à un problème, une exigence ou un objectif et la sélection est basée sur l'efficacité de la solution plutôt que sur le seul prix.

Les propositions doivent être évaluées en fonction des critères spécifiques énoncés dans la Demande de proposition. 

Pour des renseignements supplémentaires, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 4 : Section 4.10.15 Demande de soumissions.

Demande de prix

Utilisez la méthode de la demande de prix lorsque les besoins sont estimés à 25 000 dollars ou moins. Les soumissions ne sont pas des offres de fourniture. Pour qu'il y ait contrat, il faut qu'il y ait une offre et une acceptation de l'offre.

Il peut arriver qu'il soit préférable de lancer un appel d'offres par le biais d'une Invitation à soumissionner ou d'une demande de propositions.

Pour des renseignements supplémentaires, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 4 : Section 4.10.1 Demande de prix.

Demande d'offre à commandes

Une offre à commandes n'est pas un contrat. Il s'agit d'une offre d'un fournisseur potentiel de fournir des biens ou des services à des prix fixés à l'avance, selon des termes et des conditions déterminés. 

Utilisez une demande d'offre à commandes lorsque :

• un ou plusieurs clients commandent de manière répétitive les mêmes biens ou services et la demande réelle n'est pas connue à l'avance ;
• un besoin est anticipé pour une gamme de biens ou de services dans un but spécifique, mais la demande réelle n'est pas connue au départ, et la livraison doit être effectuée lorsqu'un besoin se fait sentir.

Utilisez plutôt une demande d'arrangement en matière d'approvisionnement lorsque : 

• les prix ou les conditions ne sont pas indiqués ou sont susceptibles d'être modifiés à tout moment sur décision du soumissionnaire (à l'exception des prix unitaires plafonds, susceptibles d'être revus à la baisse, qui sont spécifiés)
• il est prévu que les clients négocient davantage à partir des prix ou des conditions de base que le SPAC peut avoir établis

Dans ces circonstances, on doit recourir à un arrangement en matière d’approvisionnement.

Pour des renseignements supplémentaires

• en savoir plus sur l'utilisation de l'application Offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement 
• veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 4 : Section 4.10.20 Demande d'offres à commandes

Demande d'arrangement en matière d’approvisionnement

Un arrangement en matière d'approvisionnement est une méthode d'approvisionnement dans le cadre de laquelle le client sollicite des offres auprès d'un groupe de fournisseurs présélectionnés. Un arrangement en matière d'approvisionnement n'est pas un contrat et aucune des parties n'est légalement liée par la seule signature de ce document.

• Un arrangement en matière d'approvisionnement doit être envisagé dans les cas suivants :
• un produit est acheté régulièrement (biens ou services)
• une offre permanente ne convient pas, en raison de variables dans les commandes subséquentes, telles que des méthodes ou des bases de paiement différentes, ou si le cahier des charges ne peut être défini à l'avance
• la valeur du bien ou du service est mieux exprimée sous la forme d'un prix plafond
• les clients peuvent négocier des réductions de prix par rapport au prix plafond
• il est plus efficace pour le SPAC d'opérer en tant que fournisseur du cadre et non en tant qu'autorité contractuelle.

Pour des renseignements supplémentaires

• en savoir plus sur l'utilisation de l'application Offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement 
• veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 4 : Section 4.10.25 Demande d'arrangements en matières d'approvisionnement

L'Achat par téléphone

L'achat par téléphone est une forme de Demande de prix dans laquelle vous demandez des offres de prix par téléphone pour des besoins allant jusqu'à 5 000 $ (concurrentiel) et 10 000 $ (non concurrentiel). Le soumissionnaire n'est pas tenu de confirmer l'offre par écrit, mais vous devez consigner les détails de l'offre téléphonique dans le dossier de passation de marché. Si vous acceptez une offre par téléphone, vous devez confirmer le contrat par écrit.

Pour des renseignements supplémentaires, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 4 : Section 4.10.5 Achat par téléphone.