Phase 2 de 3 : Sollicitation d’offres et attribution du contrat

Lancer un appel d'offres

Il y a deux méthodes pour lancer un appel d'offres :

• en annonçant publiquement l’approvisionnement sur la page Occasions de marché d'AchatsCanada;
• en sollicitant des offres ou des propositions directement auprès de fournisseurs qualifiés.

Les achats assujettis à des accords commerciaux doivent être annoncés sur AchatsCanada.

En savoir plus sur les types d’appels d’offres

Publication des documents de sollicitation

Vous devez publier les documents de sollicitation pour chaque appel d’offres annoncé publiquement. N'envoyez pas de documents directement aux entreprises. Si vous publiez un avis de projet de marché (APM), tous les documents d'appel d'offres doivent être publiés en même temps que l'APM est publié sur AchatsCanada. 

Trouver un fournisseur

Vous pouvez utiliser le service Informations sur les fournisseurs (IF) pour rechercher des fournisseurs, qui fournit une liste de plus de 110 000 entreprises enregistrées pour faire affaire avec le gouvernement fédéral. Effectuez une recherche dans le système par nom légal ou commercial, adresse, numéro d’entreprise – approvisionnement et plus encore.

Parcourez le service Information sur les fournisseurs (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)

Évaluer les soumissions

Des méthodes appropriées d’évaluation des offres et de sélection des fournisseurs garantissent que tous les fournisseurs sont traités de manière équitable et juste dans le processus d’approvisionnement.

Préparer un plan d’évaluation des soumissions

Établissez votre plan d'évaluation des soumissions en consultation avec le ministère ou l'organisme client, avant de lancer la demande de soumissions. En aucun cas, le plan d’évaluation des soumissions ne peut être modifié après la date de clôture des soumissions. 

Le plan d’évaluation des soumissions documente clairement :

• les critères d'évaluation des offres et leurs facteurs de pondération respectifs;
• la méthode de notation qui sera utilisée pour déterminer quelle offre répond le mieux aux exigences;
• la grille de notation par rapport à laquelle ces critères d'évaluation seront évalués.

Le plan d’évaluation complété doit comprendre :

• la méthode d'évaluation;
• les critères d'évaluation, les sous-critères et les facteurs de pondération respectifs, le cas échéant;
• la méthode de sélection des fournisseurs. 

Ce plan servira de base à la vérification de l'équité du processus d'évaluation. Les détails du plan d'évaluation seront réservés à l'usage interne du ministère.

Élaborer des critères d’évaluation des offres

L’agent de négociation des contrats et le client doivent établir les critères d'évaluation avant de lancer une demande de soumissions. L'élaboration de critères d'évaluation des offres devrait inclure, sans toutefois s'y limiter :

• la nature de l'exigence ;
• la capacité de l’agent de négociation des contrats à exprimer l'exigence de manière claire et concise;
• la capacité à identifier des critères d'évaluation pertinents;
• dans quelle mesure les critères sont-ils réalistes et mesurables.

Les critères d'évaluation et la méthode de sélection du fournisseur doivent être adaptés aux exigences spécifiques pour garantir que les besoins des clients sont satisfaits.

Utiliser les méthodes d’évaluation des offres

L'équipe d'évaluation doit évaluer la proposition technique selon les critères d'évaluation décrits dans le document de sollicitation. Trois méthodes d'évaluation peuvent être utilisées :

• Exigences minimales en matière de critères obligatoires, lorsqu'une proposition doit répondre à tous les critères obligatoires spécifiés dans le document de sollicitation;
• Exigences relatives aux critères cotés, où une soumission doit obtenir la note minimale requise pour les critères cotés; 
• Combinaison d'exigences minimales obligatoires et cotées.

Choisir un fournisseur 

Voici les méthodes les plus courantes de sélection des fournisseur à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).

Prix le plus bas

Ces propositions doivent respecter le minimum obligatoire et passer à d'autres considérations où le prix devient le facteur déterminant. Le prix le plus bas déterminera qui sera sélectionné. Il est recommandé d’être aussi compétitif que possible, car le succès peut se résumer à quelques centimes seulement.

Meilleur rapport qualité-prix

Les exigences comprennent généralement des critères obligatoires et cotés pour lesquels une échelle de notation est élaborée. La sélection est souvent basée sur le soumissionnaire offrant la proposition conforme la plus basse en termes de coût par point. Ceci est déterminé en divisant le prix de l’offre par le total des points obtenus lors de l’évaluation technique de la proposition du soumissionnaire. D'autres méthodes peuvent également être utilisées et seront décrites dans le document de sollicitation.

Proposition technique la plus élevée en fonction du budget stipulé 

Cette méthode est utilisée pour rechercher la meilleure solution technique possible dans le cadre d'un budget stipulé. Un fournisseur est invité à proposer une solution à un problème ou une méthode pour atteindre un objectif.

Attribuer le contrat 

L'attribution du contrat peut avoir lieu après la clôture l’appel d’offres et l'achèvement de l'évaluation, mais avant la date d'expiration de la validité de l'offre. Le document contractuel dépend du type d'appel d'offres. 

Types de documents contractuels : 

• cartes d'achat, qui sont essentiellement des cartes de crédit d'un montant maximal de 5 000 dollars et qui sont utilisées pour acheter des biens ou des services;
• bons de commande, qui sont émises lorsque des offres de prix sont demandées;
• votre offre/proposition est acceptée, qui est émis lorsque l'offre ou la proposition acceptée est reçue par écrit;
• vous êtes invité, qui est émis lorsque des propositions sont demandées ou dans toutes les circonstances où le contrat proposé reflète une condition qui n'a pas été acceptée par écrit par le contractant sélectionné.

Avis aux soumissionnaires non retenus

Informer les soumissionnaires non retenus dès que possible après l'attribution du contrat ou l'émission d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement. Comme le prévoit la Politique des marchés du Conseil du Trésor, les soumissionnaires non retenus peuvent demander un compte rendu après l'attribution d'un contrat.  

Pour plus d'informations, voir les sections suivantes du chapitre 7 du Guide des approvisionnements :

• Section 35 - Avis aux soumissionnaires, offrants, fournisseurs non retenus;
• Section 40 - Comptes rendus et rencontres de rétroaction à l'intention des soumissionnaires, offrants ou fournisseurs.

Les bases de paiement

La base de paiement doit refléter le produit, la durée du contrat et la qualité de la définition de l'exigence. Vous pouvez utiliser plusieurs bases de paiement dans un même contrat. Par ordre décroissant de préférence, il s'agit de :

1. prix ferme;
2. prix ferme sujet à l'indexation des prix;
3. frais remboursables avec tarif horaire fixe;
4. frais remboursables avec prime d'encouragement;
5. frais remboursables avec tarif fixe;
6. frais remboursables avec tarif fondé sur les coûts réels;
7. frais remboursables sans tarif.

Modes de paiement

Les modes de paiement dépendent de la valeur et de la durée du contrat. Elles comprennent :

• un paiement unique effectué à l'achèvement de tous les travaux et de toutes les livraisons; 
• des paiements multiples effectués à l'achèvement de chaque livraison lorsque plusieurs livraisons sont nécessaires;
• un paiement échelonné, qui n'a lieu que lorsqu'un paiement ne peut être effectué au cours de l'exercice fiscal actuel pour un contrat qui commence au cours de l'exercice fiscal suivant ; des retenues peuvent être appliquées pour garantir l'exécution du contrat et éviter un trop-perçu;
• un paiement anticipé effectué par l'État ou en son nom selon les termes d'un contrat avant que celui-ci ne soit exécuté (uniquement dans certaines circonstances).

Pour plus d'informations 

Si vous avez besoin d'une aide supplémentaire pour comprendre le processus de sollicitation d’offres, reportez-vous aux sections suivantes du Guide des approvisionnements :

• Chapitre 4 - Processus de demandes de soumissions
• Chapitre 5 - Évaluation et sélection de l'entrepreneur
• Chapitre 6 – Approbations et pouvoirs
• Chapitre 7 - Attribution de contrats et émission d'offres à commandes et d'arrangements en matière d'approvisionnement