Annexes du Chapitre 2 - Définition des besoins et réception d'une commande

Annexe 2.1 : Examen des demandes

Date d'entrée en vigueur : 2023-03-30

1. La demande a-t-elle été correctement acheminée ou attribuée au bureau approprié?
2. La version actuelle du formulaire de demande a-t-elle été utilisée? (Si la version antérieure a été utilisée, l'attestation de sécurité appropriée doit être incluse.)
3. La demande est-elle autorisée de façon appropriée? Les signatures obligatoires ont-elles été apposées dans tous les blocs-signature de la commande? Le ministère client doit certifier que :
   1. conformément au paragraphe 32(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), les fonds sont disponibles;
   2. la demande est approuvée, les approbations nécessaires ont été obtenues et le client demande à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) d'acquérir et de fournir les biens ou les services identifiés, y compris les services de construction;
   3. la demande, y compris toute Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) jointe et l’énoncé des travaux (EDT), ainsi que les guides et documents de sécurité connexes y compris les clauses de sécurité qui ont déjà été fournies au client par les responsables du Programme de sécurité des contrats (PSC), fournit des détails précis sur les exigences en matière de sécurité.
      Nota : On considère que les demandes reçues par l'entremise de l'interface électronique Achats en ligne ont été dûment autorisées, avec toutes les signatures requises conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).
4. Le montant approximatif de financement semble-t-il suffisant?
5. Les codes de destination ou du consignataire sont-ils indiqués?
6. Les facteurs de performance environnementale ont-ils été traités?
7. Cette demande est-elle assujettie aux dispositions d'une entente sur les revendications territoriales globales (voir l'article 9.35 Ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG))?
8. Les instructions relatives à la facturation sont-elles fournies?
9. Les codes financiers sont-ils indiqués?
10. Le client a-t-il indiqué si la demande comporte des dispositions en matière de sécurité? Une Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) est-elle exigée? Si aucune LVERS n'est exigée, mais que des dispositions en matière de sécurité sont incluses, il faut en expliquer la raison.
11. S'agit-il d'une demande de type « fournisseur unique » ou « aucun produit de remplacement », cette dernière est-elle justifiée? Le client a-t-il fourni les réponses de l'Annexe 3.1 : Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques?
12. Les délais et les calendriers de livraison sont-ils réalistes ou faut-il prendre des mesures spéciales pour pouvoir les respecter?
13. Quelles pourraient être les répercussions de toute livraison en retard, et y a-t-il lieu de prévoir des dommages-intérêts fixés en argent ou un autre incitatif au rendement?
14. Les biens ou les services sont-ils définis de façon adéquate dans la demande, dans les documents techniques qui y sont joints ou l'énoncé des travaux?
15. Est-ce que des normes, spécifications ou descriptions d'achat adéquates ont été incorporées? Dans la négative, peut-on utiliser des normes, des spécifications ou des descriptions d'achat existantes?
    1. Est-il nécessaire d'élaborer une nouvelle norme, spécification ou description d'achat?
    2. Le NNO ou le NIBS des produits sont-ils indiqués?
       Remarque : Même si les clients doivent indiquer le NIBS dans la demande, en raison des implications des accords commerciaux, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que le NIBS est exact, selon les codes de produits publiés sur le site Achats et ventes.
16. Une marche à suivre pour modifier la conception est-elle indiquée?
17. La portée de la gestion et de l'assurance de la qualité du produit est-elle précisée?
18. Le nom de la personne responsable de l'inspection ou de l'assurance de la qualité est-il indiqué?
19. La demande ou les pièces jointes contiennent-elles des clauses ou des conditions qui entrent en conflit avec une politique ou une procédure d'achat de TPSGC ou du gouvernement fédéral (c.-à-d. le Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat(CCUA) et le Guide des approvisionnements)?
20. Les travaux doivent-ils être conformes aux spécifications du Canada?
21. La demande contient-elle une forme de types prédéfinis de base de tarification?
22. Des critères d'évaluation sont-ils précisés et les exigences obligatoires sont-elles claires?
23. Faudra-t-il un outillage spécial de production ou du matériel spécial d'essai?
24. Le matériel ou l'équipement fourni par le gouvernement sont-ils mentionnés?
25. Les données techniques peuvent-elles être utilisées sans restriction de droits ou y a-t-il des redevances à payer?
26. Des modalités de reprises sont-elles précisées?
27. Si du matériel de transmission radiophonique doit être acheté, le client a-t-il obtenu d'Industrie Canada une autorisation relative au matériel à fréquence radio? Y a-t-il d'autres considérations particulières ou de nature semblable?
28. Si la demande comporte plusieurs articles, certains d'entre eux devraient-ils être groupés ou inclus dans un dossier d'extraits ou un dossier partiel?
29. Les articles renouvelables peuvent-ils être achetés annuellement au moyen d'offres à commandes, d'arrangements en matière d'approvisionnement, d'un contrat comportant des livraisons échelonnées, d'une autorisation des tâches, de contrats avec possibilité de commande directe, ou peuvent-ils être intégrés en tant qu'options contractuelles prévoyant des quantités supplémentaires?
30. Les articles exigés sont-ils disponibles dans le cadre d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement (ou une offre à commandes obligatoire)?
31. Est-ce que le ministère client a inclus des dispositions concernant le traitement de la propriété intellectuelle qui pourrait découler du contrat?
32. Est-ce que le ministère client demande une exemption documentée à l'égard des taxes et des droits de douane, en faisant référence à un certificat d'exonération ou de remise ou encore à un décret de drawback?
33. Les marchandises contrôlées sont-elles indiquées?
34. Le ministère client a-t-il indiqué que le besoin était un « contrat de défense » au sens de la Loi sur la production de défense?
35. Le NIBS est-il inscrit et est-il exact?
36. La case « Financement actuel » est-elle complétée? La taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée est-elle incluse?
37. Le besoin nécessite-t-il que l'entrepreneur ait accès aux dossiers personnels?
38. Le marché a-t-il été désigné comme étant réservé en vertu de la Stratégie d'acquisition auprès des entreprises autochtones?
39. Existe-t-il des options et des périodes de prolongation précisées ou nécessaires?
40. Le marché à fournisseur unique est-il attribué à un ancien fonctionnaire?
41. Ce marché est-il le renouvellement d'une entente contractuelle existante pour le même type de services, ou les services ont-ils été achetés antérieurement? Dans l'affirmative,
    1. Qui est l'entrepreneur titulaire?
    2. Quel est le numéro de contrat antérieur?
    3. Quand prend-il fin?
    4. Les services étaient-ils achetés par TPSGC ou le client?
    5. Le contrat précédent contient-il des prix ou des modalités particulières?

Annexe 2.2 : Achat écologique: facteurs environnementaux et indicateurs d'évaluation

Date d'entrée en vigueur : 2023-04-11

Les ministères clients, en collaboration avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), sont responsables des quatre étapes du processus d'achat, à partir de la planification et de l'achat jusqu'à l'utilisation et l'aliénation. Les listes suivantes sont des exemples des aspects dont on doit tenir compte :

1. Facteurs environnementaux et éléments de coûts connexes
   Voici des exemples de facteurs environnementaux qui devraient être pris en considération dans l'évaluation du meilleur rapport qualité-prix. Ceux-ci sont exprimés en éléments de coût, qui peuvent être pris en considération par les ministères clients lors de l'évaluation des soumissions. Ceux-ci comprennent notamment :
   1. Considérations relatives au coût du cycle de vie (CCV) : une analyse du CCV peut être requise dans le cadre du processus d’approvisionnement, afin de tenir compte d’éléments autres que l’investissement initial en capital, tels que :
      1. les coûts d’exploitation comme l’énergie ou l’eau consommée par le bien pendant sa durée de vie;
      2. les coûts indirects. Par exemple, un équipement de technologie de l’information moins écoénergétique produira plus de chaleur, ce qui forcera le système de conditionnement de l’air du bâtiment à fonctionner davantage et fera augmenter les frais d’électricité;
      3. les coûts administratifs comme le respect des exigences du Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT);
      4. l’investissement initial pour économiser par la suite, comme le fait d’exiger un niveau supérieur d’isolation dont les dépenses supplémentaires peuvent être recouvrées grâce à la diminution des coûts d’énergie;
      5. le coût des dispositions d’élimination.
   2. Autres considérations environnementales :
      1. l’utilisation de pièces ou de produits remis à neuf, dans la mesure du possible;
      2. la recyclabilité – on estime qu’il s’agit du facteur clé, car les acheteurs peuvent créer un marché pour leurs propres déchets, notamment le papier, les cartouches de toner, etc., grâce à la transformation et à la vente de produits contenant des matières recyclées;
      3. l’établissement de normes minimales de performance environnementale là où il y a suffisamment de fournisseurs pour stimuler la concurrence;
      4. lorsque le nombre de fournisseurs est limité, prévoir des mesures incitatives pour assurer le respect de critères supplémentaires en matière de performance environnementale; et
      5. l’utilisation de modalités contractuelles pour définir les obligations environnementales, par exemple la reprise des emballages ou l’utilisation de recycleurs certifiés pour les déchets électroniques.
2. Indicateurs d'évaluation environnementale
   Exemples d'indicateurs qui pourraient être pris en compte pour établir des critères d'évaluation :
   1. Certification environnementale
      1. Le bien ou le service a-t-il été certifié dans le cadre d’un programme indépendant, comme le Programme de choix environnemental ou le programme Energy Star?
      2. Les caractéristiques environnementales du bien ou du service ont-elles fait l’objet d’études?
      3. Le bien ou le service fait-il l’objet d’une déclaration environnementale de produit (DEP), comme l’Association canadienne de normalisation (CSA), les Laboratoires des assureurs du Canada (UL Solutions) ou tout autre organisme d’attestation agréé?
   2. Rendement énergétique et consommation des ressources
      1. Achetez-vous des biens ou des matières usagés, remanufacturés, reconstruits ou remis à neuf?
      2. Le bien assure-t-il une utilisation efficace des ressources et de l'énergie tout au long de son cycle de vie?
      3. Le bien permet-il de réduire la quantité de déchets?
      4. Les fournisseurs doivent indiquer si le bien offre des économies d'énergie, d'eau ou de combustibles, par exemple la mise hors tension?
      5. Y a-t-il des mesures permettant de prolonger la vie utile du bien, par exemple réutilisation, remplissage, rechargement, reconditionnement?
   3. Teneur en matières recyclées
      1. Le bien contient-il de matières recyclées après consommation?
      2. Quelles sont la nature et la proportion des matières recyclées du bien?
   4. Remplacement des produits dangereux
      1. Le fournisseur offre-t-il un remplacement inoffensif ou un substitut pour ce bien?
      2. Le bien exige-t-il une fiche de données de sécurité?
      3. Est-ce que le bien peut facilement être démonté?
   5. Contrôle du rendement
      1. Est-il possible de faire l'essai du bien ou du service avant de l'acheter?
      2. Le bien satisfait-il aux prescriptions en matière de rendement?
      3. Y a-t-il des documents qui précisent le rendement antérieur (p. ex., rapports annuels, rapports de performance environnementale)?
   6. Emballage
      1. L’emballage est-il réduit au minimum pour s’assurer que le bien est livré en parfait état de marche?
      2. Peut-on acheter le bien en vrac ou sous forme concentrée?
      3. Le fournisseur enlèvera-t-il les emballages de l’emplacement une fois l’installation terminée?
      4. L’emballage est-il entièrement ou en partie biodégradable, réutilisable ou recyclable?
      5. L’emballage contient-il des matières recyclées après consommation?
      6. L’emballage élimine-t-il ou limite-t-il l’utilisation de plastique à usage unique?
   7. Gestion des déchets sur place
      1. Durant l'exécution du projet, tous les déchets sont-ils triés sur place et recyclés?
      2. Demandez des renseignements et récompensez la saine gérance environnementale et l'utilisation de transporteurs ou de sites certifiés.
      3. Est-ce que le bien ou le service est conçu de manière à minimiser les déchets (par exemple, un service de traiteur qui utilise de la vaisselle en porcelaine, plutôt que des assiettes jetables)?
   8. Reprise pour démontage et recyclage
      1. Une politique de retour pour recyclage est-elle établie pour le bien?
      2. Le bien peut-il être recyclé dans votre localité?
      3. Les articles consommables (comme les cartouches de toner) seront-ils acceptés aux fins de recyclage?
      4. Est-ce que le bien peut facilement être démonté?
   9. Cote de sécurité
      1. Quelle est la durée de vie utile prévue du bien?
      2. Quelle est la durée de la garantie? Devrions-nous payer pour une garantie prolongée?
   10. Entretien
       1. Le bien est-il conçu pour être facile à entretenir et à réparer?
       2. Le matériel d'entretien et les pièces de rechange sont-ils faciles à obtenir et leur prix est-il raisonnable?
       3. Le bien peut-il être amélioré facilement à un coût raisonnable?
   11. Caractéristiques environnementales de l'entreprise du fournisseur
       1. Le fournisseur possède-t-il une certification ou un enregistrement (par exemple, l'enregistrement à l'ISO 14001)?
       2. Le fournisseur a-t-il enfreint des lois environnementales au cours des cinq dernières années?
       3. Le fournisseur participe-t-il à un programme d’établissement des cibles, de réduction et de divulgation des émissions de gaz à effet de serre (GES) comme le Défi carboneutre ou une initiative équivalente?

Annexe 2.3 : Liste des modules d'attributions de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Date d'entrée en vigueur : 2024-04-19

Le numéro de porte du Module des attributions centralisées de la Région de la capitale nationale (RCN) est modifié et le numéro de télécopieur où les formulaires de demandes de biens et services (9200) étaient reçus, est supprimé. Toutes ces demandes doivent désormais être envoyées par courriel à : RCNAttributionsCentralisees.NCRCentralAllocations@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Annexe 2.4 : Caractéristiques des niveaux de complexité du Programme des approvisionnements

Date d'entrée en vigueur : 2014-09-25

1. Niveau de complexité 1
   Les achats de niveau de complexité 1 comprennent un ou plusieurs des éléments ci-dessous et ne comprennent aucun des éléments des niveaux de complexité 2, 3, 4 et 5.
   • Une commande subséquente à une offre à commandes;
   • Un bien utilisable rapidement et facilement déjà disponible sur le marché et ayant des options offertes par le fabricant pour personnaliser le bien en question. Cela inclut notamment les produits commerciaux sur étagère (COTS) ou les produits militaires sur étagère (MOTS);
   • Un service courant déjà disponible sur le marché pouvant comprendre quelques options personnalisées du fournisseur;
   • Des méthodes d'approvisionnement testées et établis selon les conventions existantes;
   • Des modèles uniformisés d'approvisionnement ministériels ou des modèles légalement approuvés;
   • Une méthode de sélection d'entrepreneur fondée uniquement sur le prix et la livraison, ou pour laquelle tous les critères utilisés pour déterminer le soumissionnaire retenu sont objectifs (comme une grille) et ne requièrent aucune évaluation subjective.
2. Niveau de complexité 2
   Les achats de niveau de complexité 2 comprennent un ou plusieurs des éléments ci-dessous et ne comprennent aucun des éléments des niveaux de complexité 3, 4 et 5.
   • Exigences de rendement spécifiées par le gouvernement en ce qui concerne les biens disponibles sur le marché;
   • Un besoin pour lequel on a recours à des technologies ou processus existants pour créer une solution novatrice;
   • Des services avec des résultats subjectifs (p. ex. recommandations, consultations);
   • Des modèles uniformisés d'approvisionnement ministériels ou des modèles modifiés d'approvisionnement sectoriels, présentant de nouvelles clauses personnalisées ou utilisant des modalités autres que celles décrites dans le Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA);
   • Un ou plusieurs critères d'évaluation servant à déterminer le soumissionnaire retenu reposent sur une évaluation subjective;
   • Des retombées industrielles et régionales et/ou des propositions de valeur;
   • Une sélection préalable des fournisseurs (comprend l'établissement d'arrangements en matière d'approvisionnement);
   • Des paiements anticipés.
3. Niveau de complexité 3
   Les achats de niveau de complexité 3 comprennent un ou plusieurs des éléments ci-dessous et ne comprennent aucun des éléments des niveaux de complexité 4 et 5.
   • Un besoin pour lequel on a recours à des technologies ou processus nouveaux, ou à une combinaison de technologies ou processus nouveaux et existants pour créer une solution novatrice, et pouvant être en développement;
   • Un besoin et/ou un achat très imprévisible en raison du haut niveau d'incertitude;
   • Une stratégie d'approvisionnement non établie.
4. Niveau de complexité 4
   Les achats de niveau de complexité 4 comprennent les exigences en matière de transformation dans l'ensemble de l'organisation (à l'échelle du gouvernement) et un ou plusieurs des éléments suivants :
   • Haut niveau d'incertitude;
   • Création possible de partenariats avec les clients et de multiples intervenants au sein des ministères fédéraux qui participent à la prise de décision;
   • Processus d'administration des marchés détaillé et vaste, et sa réussite est imprévisible;
   • Plus d'un niveau gouvernemental (c.-à.-d. fédéral, provincial, municipal) ou plusieurs clients et intervenants ayant un pouvoir décisionnel.
   Les achats de niveau de complexité 4 ne comprennent aucun des critères du niveau de complexité 5.
5. Niveau de complexité 5
   Les achats de niveau de complexité 5 comprennent les exigences en matière de transformation ayant une incidence sur la politique ou la culture publique (à l'extérieur du gouvernement) et un ou plusieurs des éléments suivants :
   • Haut niveau d'incertitude;
   • Création de partenariats avec les clients, de multiples intervenants (à l'intérieur et à l'extérieur du gouvernement fédéral) et les représentants élus afin de refaçonner des politiques publiques ou d'en mettre en place des nouvelles;
   • Prise de décision partagée;
   • Processus d'administration des marchés détaillé et vaste, et très imprévisible;
   • La réussite finale dépendra du grand public.

Annexe 2.5 : Saisie du code de complexité dans l'Environnement automatisé de l'acheteur

Date d'entrée en vigueur : 2023-03-30

Cet article a été supprimé en soutient de la modernisation des approvisionnements et de la transition en cours vers AchatsCanada.

L’annexe 2.5 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), Version 2022-3.

Annexe 2.6 : Approvisionnement accessible: facteurs et considérations

Date d'entrée en vigueur : 2020-10-21

Les ministères clients, avec l’aide de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), sont responsables des quatre étapes du processus d’approvisionnement, de la planification et de l’acquisition à l’utilisation et à l’aliénation. Les listes suivantes constituent un exemple des aspects desquels il faut tenir compte :

1. Facteurs d’accessibilité et éléments de coût connexes
   Des exemples de facteurs d’accessibilité qui devraient être pris en compte lors de l’évaluation la meilleure valeur figurent ci-dessous. Ils sont exprimés en éléments de coût que les ministères clients peuvent prendre en compte lors de l’évaluation des soumissions. Ils comprennent, sans s’y limiter, ce qui suit :
   1. l’investissement initial permettant d’épargner des coûts plus tard, comme l’obtention de biens et de services comportant un facteur intégré de souplesse, qui sont aisément adaptables pour devenir les plus accessibles à la plus vaste gamme possible d’utilisateurs finaux;
   2. l’établissement de normes de rendement pour des produits là où il y a suffisamment de fournisseurs pour soutenir la concurrence;
   3. quand le nombre de fournisseurs est limité, l’inclusion de mesures incitatives pour assurer le respect de critères supplémentaires en matière de rendement en accessibilité;
   4. l’utilisation de clauses contractuelles pour définir les obligations en matière d’accessibilité, comme l’inclusion de critères ou de normes obligatoires d’accessibilité.
2. Indicateurs d’évaluation de l’accessibilité
   Les exemples d’indicateurs qu’il serait bon d’examiner lors de l’élaboration de critères d’évaluation sont les suivants :
   1. Capacité du marché
      Existe-t-il une capacité de marché pouvant prendre en charge l’inclusion, dans le processus d’approvisionnement, de critères obligatoires d’accessibilité?
   2. Offres à commandes et arrangements en matière d’approvisionnement
      Les instruments d’approvisionnement ont-ils été mis à jour de manière à intégrer des spécifications techniques liées à l’accessibilité?
   3. Essais de rendement
      1. Serait-il utile de disposer d’un prototype ou d’assister à une démonstration de produit pour valider les caractéristiques d’accessibilité?
      2. Existe-t-il un modèle volontaire d’accessibilité du produit pour en démontrer l’accessibilité?
      3. Est-il possible de faire l’essai du bien ou du service avant de l’acquérir?
      4. Comment les fournisseurs démontreront-ils l’accessibilité de leur produit ou la conformité de leur service?
   4. Faculté d’adaptation
      1. La souplesse est-elle intégrée à la conception afin que le bien soit facile à modifier ou à adapter pour lui permettre de satisfaire aux besoins d’accessibilité?
      2. Peut-on se procurer des éléments supplémentaires d’accessibilité pour améliorer l’accessibilité du bien ou du service en cours d’acquisition?
   5. Normes d’accessibilité
      1. Le ou les services ou biens sont-ils conformes à une norme de l’industrie en matière d’accessibilité? Les normes ont-elles été mises en œuvre?
      2. Les caractéristiques d’accessibilité seront-elles appliquées par défaut en ce qui concerne les biens ou services?
   6. Emballage
      1. L’emballage tient-il compte de l’accessibilité (p. ex. facilité d’ouverture)?
      2. L’emballage contient-il des consignes d’emploi du produit/de la technologie claires et faciles à suivre, et ces consignes sont-elles offertes dans des formats accessibles?
   7. Entretien
      1. Le bien est-il conçu de telle manière que ses caractéristiques d’accessibilité soient faciles à entretenir et à réparer?
      2. Le bien accueille-t-il aisément et à faible coût des éléments d’accessibilité supplémentaires ou des mises à niveau de l’accessibilité?
      3. Le fournisseur fournit-il au client un service accessible?