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Avis relatif aux politiques (AP) - 154U1 Dispositions mises à jour relativement aux clauses de vérification

Objet

L’objectif de l’Avis relatif aux politiques (AP) - 154U1 est d’informer les agents de négociation des contrats du Programme des approvisionnements (PA) des mises à jour du Guide des approvisionnements, des conditions générales, de la clause C1004C – Vérification – du Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA), et des modèles uniformisés d’approvisionnement.

Ces mises à jour incluront un délai de prescription pour la réalisation des examens ainsi que le droit du Canada de recouvrer tous les trop-payés connexes dans les conditions générales. Elles intégreront également la clause C1004C – Vérification – dans les modèles uniformisés d’approvisionnement aux fins d’harmonisation avec les orientations actuelles en matière d’établissement des prix.

L’intégration d’un délai de prescription pour la réalisation des examens ainsi que le droit du Canada de recouvrer tous les trop-payés connexes dans les conditions générales permettent de préciser les droits du Canada pendant la période de conservation des dossiers contractuels exigée par l’entrepreneur.

L’inclusion de la clause C1004C – Vérification – dans les modèles uniformisés d’approvisionnement renforce la nécessité de cette clause pour atténuer les risques de prix, dans des circonstances où les constatations découlant de la vérification peuvent être utilisées pour rajuster les montants et les paiements contractuels admissibles. 

L’AP - 154U1 constitue une mise à jour de l’AP - 154

Date d’entrée en vigueur

L’AP - 154U1 entre en vigueur le 28 novembre 2023

Veuillez noter que, jusqu’à la prochaine publication en ligne, les agents de négociation des contrats du PA doivent intégrer la sous-section 5, mise à jour de la section Vérification des conditions générales applicables, dans leur demande de soumissions. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez vous reporter à l’annexe C.

Historique et contexte

AP - 154 a présenté de nouvelles clauses de vérification pour harmoniser les orientations actuelles en matière d’établissement des prix. Ces clauses contribuent à renforcer la capacité du Canada à gérer l’établissement des prix tout au long du cycle de vie du contrat et, contribuent à une saine gestion des fonds publics.
Les nouvelles clauses de vérification visent à simplifier et à favoriser la cohérence et la transparence lorsqu’il peut être nécessaire d’atténuer les risques de prix par la validation.

Exigences et responsabilité 

L’agent de négociation des contrats du Programme des approvisionnements (PA) dirige l’élaboration du processus d’approvisionnement et un élément clé de ce processus consiste à établir, à documenter et à valider le prix du contrat.

Pour tous les contrats, quelle que soit l’approche d’établissement des prix, une clause de vérification générale doit être incluse dans les conditions générales du contrat afin d’atténuer les risques financiers. Pour les contrats où les constatations découlant de la vérification peuvent être utilisées pour rajuster les montants et les paiements contractuels admissibles, l’agent de négociation des contrats doit y inclure la clause C1004C du Guide des CCUA afin de valider les coûts réclamés par l’entrepreneur et d’apporter les rajustements nécessaires aux montants à payer. 

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) affecte, à l’interne, des comptables professionnels agréés (CPA) qui sont disponibles pour offrir de l’expertise financière aux agents de négociation des contrats du PA afin de les aider à élaborer des stratégies de validation et à valider le prix du contrat, comme le précise la Directive sur le recours aux services d’analyse des coûts et du prix (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) et la Ligne directrice sur le recours aux services d’analyse des coûts et du prix (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

Orientations

La clause C1004C du Guide des CCUA doit être utilisée dans les contrats où les constatations découlant de la vérification peuvent être utilisées pour rajuster les montants et les paiements contractuels admissibles. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez vous reporter aux remarques de cette clause.

Le Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement fournit de plus amples renseignements sur les composantes de l’établissement des prix et les options en la matière. Le Guide comprend des consignes sur l’utilisation d’une stratégie de validation et complète les chapitres 4 et 10 du Guide des approvisionnements. 

La Directive sur le recours aux services d’analyse des coûts et du prix (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)et les Lignes directrices sur le recours aux services d’analyse des coûts et du prix (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) décrivent les services comptables professionnels disponibles pour aider les agents de négociation des contrats du PA


Modifications au Guide des approvisionnements

La section suivante du Guide des approvisionnements sera mise à jour dans la prochaine publication en ligne pour tenir compte du présent AP. Consultez l’annexe A pour en savoir plus. 

Modifications apportées au Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA)

Les clauses suivantes du Guide des CCUA sera mise à jour dans la prochaine publication en ligne pour tenir compte du présent AP. Consultez l’annexe B pour en savoir plus. 

  • 2010A Conditions générales : Biens (complexité moyenne)
  • 2010B Conditions générales : Services professionnels (complexité moyenne)
  • 2010C Conditions générales : Services (complexité moyenne)
  • 2015A Conditions générales : Biens – Utilisateurs autorisés (complexité moyenne)
  • 2029 Conditions générales – Biens ou services (faible valeur)
  • 2030 Conditions générales – Besoins plus complexes de biens
  • 2035 Conditions générales – Besoins plus complexes de services
  • 2040 Conditions générales – Recherche et développement
  • C1004C Vérification

Modifications apportées au Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA) : Orientations

Jusqu’à la publication en ligne, les agents de négociation des contrats du PA doivent inclure dans leurs demandes de soumissions la sous-section 5 révisée de la section « Vérification » des conditions générales applicables, comme il est précisé à l’annexe B.

Modifications aux modèles uniformisés d’approvisionnement

Les modèles uniformisés d’approvisionnement suivants seront mis à jour pour tenir compte du présent AP. Consulter l’annexe C pour en savoir plus. 

  • Modèle de demande de soumissions et de contrat subséquent pour les besoins de complexité élevée (CE)
  • Modèle de demande de soumissions et de contrat subséquent de complexité moyenne (MC)
  • Modèle de demande de soumissions et de contrat de faible valeur (Simple)


Modèles uniformisés d’approvisionnement : Orientations

Jusqu’à ce que les modèles uniformisés d’approvisionnement et les conditions générales mis à jour soient publiés en ligne, les agents de négociation des contrats du PA doivent inclure les modifications décrites en détail dans l’annexe C dans leur demande de soumissions, le cas échéant.

Coordonnées

Les demandes relatives à l’AP - 154U1 et aux services d’assurance et d’analyse des prix peuvent être envoyées par courrier électronique à la Direction du soutien des prix à l’adresse suivante :
TPSGC.PASoutiendesprix-APPriceSupport.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Les questions relatives au Guide des approvisionnements peuvent être transmises par courriel à l’adresse suivante :
TPSGC.PASPSPublications-APSPSPublications.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Toute question relative au Guide des CCUA peut être envoyée par courriel à l’adresse suivante : TPSGC.Outilsdapprovisionnement-ProcurementTools.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.


Pièces jointes à l’AP - 154U1 :

Annexe A : Révisions apportées au Guide des approvisionnements
Annexe B : Modifications apportées au Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat
Annexe C :  Modifications apportées aux modèles uniformisés d’approvisionnement


Annexe A de l’Avis relatif aux politiques (AP) - 154U1
Modifications au Guide des approvisionnements

4.70.35.2 Clause de vérification générale 

(2023-11-28)

  1. Il est prévu que la clause de vérification générale soit utilisée dans tous les contrats émis par le programme d’approvisionnement. La clause de vérification générale est incluse dans les conditions générales du Guide des CCUA 2010A, 2010B, 2010C, 2015A, 2029, 2030, 2035, et 2040; et dans les modèles uniformisés d’approvisionnement de complexité élevée, moyenne et faible.
  2. La clause de vérification exige que l’entrepreneur tienne des dossiers complets et exacts du coût estimé et réel des travaux. Cette mesure permet au Canada de déterminer :
    1. si les travaux ont été exécutés et que le prix facturé pour les travaux est conforme aux modalités du contrat; et
    2. si le Canada a obtenu la meilleure valeur.
  3. Ces dossiers doivent être mis à la disposition du Canada ou des personnes désignées pour agir au nom du Canada, sur demande, pour examen.
  4. La clause C1004C du Guide des CCUA doit être incluse dans les contrats où les constatations découlant de la vérification peuvent être utilisées pour rajuster les montants contractuels admissibles et les paiements.
  5. La clause C1004C du Guide des CCUA doit être utilisé conjointement avec C0201C, C0202C, C0203C, C0205C, C0206C, C0207C, C0209C, C0211C, C0212C, C0213C, C0214C, C1200C, C1201C, C1203C, C1206C, C8001C, C8002C, C8003C, C8004C, et C8005C.

Annexe B de l’avis relatif aux politiques (AP) - 154U1

Modifications apportées au Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA)

Section 3 – Conditions générales

2010A – Conditions générales : Biens (complexité moyenne)

ID : 2010A
Date d’entrée en vigueur : 2023-11-28
État de l’item du Guide des CCUA : Active
Section parente : Conditions générales
Utilisation de l’item du CCUA : Référence

[…]
2010A 17 (2023-11-28) Vérification

  1. Pour permettre au Canada de déterminer si les travaux ont été exécutés et que le prix facturé pour les travaux est conforme aux modalités du contrat et si le meilleur rapport qualité-prix a été obtenu pour le Canada, l’entrepreneur doit tenir des registres complets et exacts du coût estimatif et réel des travaux.
  2. Ces dossiers comprennent tous les appels d’offres, les devis, les contrats, la correspondance, les documents sources pour les écritures comptables tels que les feuilles de calcul Excel ou autres feuilles de calcul sous forme numérique et lisible par machine (pas de copies PDF), les livres et registres des écritures comptables initiales, les feuilles de travail, les feuilles de calcul et autres documents à l’appui des affectations de coûts, des calculs, des rapprochements et des hypothèses faites par l’entrepreneur en relation avec le contrat. Les copies ne sont généralement pas acceptables et ne peuvent être utilisées que lorsque les originaux ne sont pas disponibles en raison de circonstances inhabituelles, par exemple un incendie, une inondation ou un vol.
  3. L’entrepreneur doit établir et maintenir un système comptable qui permet au Canada d’identifier facilement ces documents.
  4. Ces dossiers doivent être mis à la disposition du Canada ou des personnes désignées pour agir au nom du Canada, sur demande, pour examen, pendant les heures normales d’ouverture au bureau ou à la place d’affaires de l’entrepreneur. Si aucun lieu de ce type n’est disponible, les dossiers financiers, ainsi que les documents de référence et les pièces justificatives, doivent être fournis aux fins d’examen à une date et dans un lieu convenant au Canada.
  5. L’entrepreneur doit conserver ces dossiers, et le Canada et ses représentants autorisés auront le droit d’examiner ces dossiers en tout temps pendant la durée du contrat et pendant une période de sept ans après avoir reçu le dernier paiement au titre du contrat, ou jusqu’au règlement de toutes les réclamations et de tous les litiges en cours, selon la dernière éventualité. Si un examen révèle des trop-payés par le Canada, ceux-ci seront réclamés par le Canada et immédiatement remboursés par l’entrepreneur.
  6. Le Canada et ses représentants autorisés ont le droit d’examiner, de faire des copies ou de tirer des extraits de tous les documents, peu importe le format dans lequel ils sont conservés, qui concernent le présent contrat tenus ou gérés par l’entrepreneur, y compris, mais sans s’y limiter, les documents conservés par l’entrepreneur, ses employés, représentants, successeurs et sous-traitants.
  7. L’entrepreneur doit obliger tous les sous-traitants à tous les niveaux et toutes les autres personnes contrôlées directement ou indirectement par lui ou qui lui sont affiliées à respecter les exigences de cette clause au même titre que lui.


[…] 

2010B Conditions générales : services professionnels (complexité moyenne)

ID : 2010B
Date d’entrée en vigueur : 2023-11-28
État de l’item du Guide des CCUA : Active
Section parente : Conditions générales
Utilisation de l’item du CCUA : Référence

[…]
2010B 16 (2023-11-28) Vérification

  1. Pour permettre au Canada de déterminer si les travaux ont été exécutés et que le prix facturé pour les travaux est conforme aux modalités du contrat et si le meilleur rapport qualité-prix a été obtenu pour le Canada, l’entrepreneur doit tenir des registres complets et exacts du coût estimatif et réel des travaux.
  2. Ces dossiers comprennent tous les appels d’offres, les devis, les contrats, la correspondance, les documents sources pour les écritures comptables tels que les feuilles de calcul Excel ou autres feuilles de calcul sous forme numérique et lisible par machine (pas de copies PDF), les livres et registres des écritures comptables initiales, les feuilles de travail, les feuilles de calcul et autres documents à l’appui des affectations de coûts, des calculs, des rapprochements et des hypothèses faites par l’entrepreneur en relation avec le contrat. Les copies ne sont généralement pas acceptables et ne peuvent être utilisées que lorsque les originaux ne sont pas disponibles en raison de circonstances inhabituelles, par exemple un incendie, une inondation ou un vol.
  3. L’entrepreneur doit établir et maintenir un système comptable qui permet au Canada d’identifier facilement ces documents.
  4. Ces dossiers doivent être mis à la disposition du Canada ou des personnes désignées pour agir au nom du Canada, sur demande, pour examen, pendant les heures normales d’ouverture au bureau ou à la place d’affaires de l’entrepreneur. Si aucun lieu de ce type n’est disponible, les dossiers financiers, ainsi que les documents de référence et les pièces justificatives, doivent être fournis aux fins d’examen à une date et dans un lieu convenant au Canada.
  5. L’entrepreneur doit conserver ces dossiers, et le Canada et ses représentants autorisés auront le droit d’examiner ces dossiers en tout temps pendant la durée du contrat et pendant une période de sept ans après avoir reçu le dernier paiement au titre du contrat, ou jusqu’au règlement de toutes les réclamations et de tous les litiges en cours, selon la dernière éventualité. Si un examen révèle des trop-payés par le Canada, ceux-ci seront réclamés par le Canada et immédiatement remboursés par l’entrepreneur.
  6. Le Canada et ses représentants autorisés ont le droit d’examiner, de faire des copies ou de tirer des extraits de tous les documents, peu importe le format dans lequel ils sont conservés, qui concernent le présent contrat tenus ou gérés par l’entrepreneur, y compris, mais sans s’y limiter, les documents conservés par l’entrepreneur, ses employés, représentants, successeurs et sous-traitants.
  7. L’entrepreneur doit obliger tous les sous-traitants à tous les niveaux et toutes les autres personnes contrôlées directement ou indirectement par lui ou qui lui sont affiliées à respecter les exigences de cette clause au même titre que lui.


[…] 

2010C Conditions générales : services (complexité moyenne)

ID : 2010C
Date d’entrée en vigueur : 2023-11-28
État de l’item du Guide des CCUA : Active
Section parente : Conditions générales
Utilisation de l’item du CCUA : Référence

[…]
2010C 14 (2023-11-28) Vérification

  1. Pour permettre au Canada de déterminer si les travaux ont été exécutés et que le prix facturé pour les travaux est conforme aux modalités du contrat et si le meilleur rapport qualité-prix a été obtenu pour le Canada, l’entrepreneur doit tenir des registres complets et exacts du coût estimatif et réel des travaux.
  2. Ces dossiers comprennent tous les appels d’offres, les devis, les contrats, la correspondance, les documents sources pour les écritures comptables tels que les feuilles de calcul Excel ou autres feuilles de calcul sous forme numérique et lisible par machine (pas de copies PDF), les livres et registres des écritures comptables initiales, les feuilles de travail, les feuilles de calcul et autres documents à l’appui des affectations de coûts, des calculs, des rapprochements et des hypothèses faites par l’entrepreneur en relation avec le contrat. Les copies ne sont généralement pas acceptables et ne peuvent être utilisées que lorsque les originaux ne sont pas disponibles en raison de circonstances inhabituelles, par exemple un incendie, une inondation ou un vol.
  3. L’entrepreneur doit établir et maintenir un système comptable qui permet au Canada d’identifier facilement ces documents.
  4. Ces dossiers doivent être mis à la disposition du Canada ou des personnes désignées pour agir au nom du Canada, sur demande, pour examen, pendant les heures normales d’ouverture au bureau ou à la place d’affaires de l’entrepreneur. Si aucun lieu de ce type n’est disponible, les dossiers financiers, ainsi que les documents de référence et les pièces justificatives, doivent être fournis aux fins d’examen à une date et dans un lieu convenant au Canada.
  5. L’entrepreneur doit conserver ces dossiers, et le Canada et ses représentants autorisés auront le droit d’examiner ces dossiers en tout temps pendant la durée du contrat et pendant une période de sept ans après avoir reçu le dernier paiement au titre du contrat, ou jusqu’au règlement de toutes les réclamations et de tous les litiges en cours, selon la dernière éventualité. Si un examen révèle des trop-payés par le Canada, ceux-ci seront réclamés par le Canada et immédiatement remboursés par l’entrepreneur.
  6. Le Canada et ses représentants autorisés ont le droit d’examiner, de faire des copies ou de tirer des extraits de tous les documents, peu importe le format dans lequel ils sont conservés, qui concernent le présent contrat tenus ou gérés par l’entrepreneur, y compris, mais sans s’y limiter, les documents conservés par l’entrepreneur, ses employés, représentants, successeurs et sous-traitants.
  7. L’entrepreneur doit obliger tous les sous-traitants à tous les niveaux et toutes les autres personnes contrôlées directement ou indirectement par lui ou qui lui sont affiliées à respecter les exigences de cette clause au même titre que lui.


[…] 

2015A Conditions générales : Biens – Utilisateur autorisé – (Complexité moyenne)

ID : 2015A
Date d’entrée en vigueur : 2023-11-28
État de l’item du Guide des CCUA : Active
Section parente : Conditions générales
Utilisation de l’item du CCUA : Référence

[…]
2015A 17 (2023-11-28) Vérification

  1. Pour permettre au Canada de déterminer si les travaux ont été exécutés et que le prix facturé pour les travaux est conforme aux modalités du contrat et si le meilleur rapport qualité-prix a été obtenu pour le Canada, l’entrepreneur doit tenir des registres complets et exacts du coût estimatif et réel des travaux.
  2. Ces dossiers comprennent tous les appels d’offres, les devis, les contrats, la correspondance, les documents sources pour les écritures comptables tels que les feuilles de calcul Excel ou autres feuilles de calcul sous forme numérique et lisible par machine (pas de copies PDF), les livres et registres des écritures comptables initiales, les feuilles de travail, les feuilles de calcul et autres documents à l’appui des affectations de coûts, des calculs, des rapprochements et des hypothèses faites par l’entrepreneur en relation avec le contrat. Les copies ne sont généralement pas acceptables et ne peuvent être utilisées que lorsque les originaux ne sont pas disponibles en raison de circonstances inhabituelles, par exemple un incendie, une inondation ou un vol.
  3. L’entrepreneur doit établir et maintenir un système comptable qui permet au Canada d’identifier facilement ces documents.
  4. Ces dossiers doivent être mis à la disposition du Canada ou des personnes désignées pour agir au nom du Canada, sur demande, pour examen, pendant les heures normales d’ouverture au bureau ou à la place d’affaires de l’entrepreneur. Si aucun lieu de ce type n’est disponible, les dossiers financiers, ainsi que les documents de référence et les pièces justificatives, doivent être fournis aux fins d’examen à une date et dans un lieu convenant au Canada.
  5. L’entrepreneur doit conserver ces dossiers, et le Canada et ses représentants autorisés auront le droit d’examiner ces dossiers en tout temps pendant la durée du contrat et pendant une période de sept ans après avoir reçu le dernier paiement au titre du contrat, ou jusqu’au règlement de toutes les réclamations et de tous les litiges en cours, selon la dernière éventualité. Si un examen révèle des trop-payés par le Canada, ceux-ci seront réclamés par le Canada et immédiatement remboursés par l’entrepreneur.
  6. Le Canada et ses représentants autorisés ont le droit d’examiner, de faire des copies ou de tirer des extraits de tous les documents, peu importe le format dans lequel ils sont conservés, qui concernent le présent contrat tenus ou gérés par l’entrepreneur, y compris, mais sans s’y limiter, les documents conservés par l’entrepreneur, ses employés, représentants, successeurs et sous-traitants.
  7. L’entrepreneur doit obliger tous les sous-traitants à tous les niveaux et toutes les autres personnes contrôlées directement ou indirectement par lui ou qui lui sont affiliées à respecter les exigences de cette clause au même titre que lui.

[…] 

2029 Conditions générales : biens ou services (faible valeur)

ID : 2029
Date d’entrée en vigueur : 2023-11-28
État de l’item du Guide des CCUA : Active
Section parente : Conditions générales
Utilisation de l’item du CCUA : Référence

2029 13 (2023-11-28) Vérification

  1. Pour permettre au Canada de déterminer si les travaux ont été exécutés et que le prix facturé pour les travaux est conforme aux modalités du contrat et si le meilleur rapport qualité-prix a été obtenu pour le Canada, l’entrepreneur doit tenir des registres complets et exacts du coût estimatif et réel des travaux.
  2. Ces dossiers comprennent tous les appels d’offres, les devis, les contrats, la correspondance, les documents sources pour les écritures comptables tels que les feuilles de calcul Excel ou autres feuilles de calcul sous forme numérique et lisible par machine (pas de copies PDF), les livres et registres des écritures comptables initiales, les feuilles de travail, les feuilles de calcul et autres documents à l’appui des affectations de coûts, des calculs, des rapprochements et des hypothèses faites par l’entrepreneur en relation avec le contrat. Les copies ne sont généralement pas acceptables et ne peuvent être utilisées que lorsque les originaux ne sont pas disponibles en raison de circonstances inhabituelles, par exemple un incendie, une inondation ou un vol.
  3. L’entrepreneur doit établir et maintenir un système comptable qui permet au Canada d’identifier facilement ces documents.
  4. Ces dossiers doivent être mis à la disposition du Canada ou des personnes désignées pour agir au nom du Canada, sur demande, pour examen, pendant les heures normales d’ouverture au bureau ou à la place d’affaires de l’entrepreneur. Si aucun lieu de ce type n’est disponible, les dossiers financiers, ainsi que les documents de référence et les pièces justificatives, doivent être fournis aux fins d’examen à une date et dans un lieu convenant au Canada.
  5. L’entrepreneur doit conserver ces dossiers, et le Canada et ses représentants autorisés auront le droit d’examiner ces dossiers en tout temps pendant la durée du contrat et pendant une période de sept ans après avoir reçu le dernier paiement au titre du contrat, ou jusqu’au règlement de toutes les réclamations et de tous les litiges en cours, selon la dernière éventualité. Si un examen révèle des trop-payés par le Canada, ceux-ci seront réclamés par le Canada et immédiatement remboursés par l’entrepreneur.
  6. Le Canada et ses représentants autorisés ont le droit d’examiner, de faire des copies ou de tirer des extraits de tous les documents, peu importe le format dans lequel ils sont conservés, qui concernent le présent contrat tenus ou gérés par l’entrepreneur, y compris, mais sans s’y limiter, les documents conservés par l’entrepreneur, ses employés, représentants, successeurs et sous-traitants.
  7. L’entrepreneur doit obliger tous les sous-traitants à tous les niveaux et toutes les autres personnes contrôlées directement ou indirectement par lui ou qui lui sont affiliées à respecter les exigences de cette clause au même titre que lui.


[…] 

2030 Conditions générales : besoins plus complexes de biens

ID : 2030
Date d’entrée en vigueur : 2023-11-28
État de l’item du Guide des CCUA : Active
Section parente : Conditions générales
Utilisation de l’item du CCUA : Référence


[…]
2030 33 (2023-11-28) Vérification

  1. Pour permettre au Canada de déterminer si les travaux ont été exécutés et que le prix facturé pour les travaux est conforme aux modalités du contrat et si le meilleur rapport qualité-prix a été obtenu pour le Canada, l’entrepreneur doit tenir des registres complets et exacts du coût estimatif et réel des travaux.
  2. Ces dossiers comprennent tous les appels d’offres, les devis, les contrats, la correspondance, les documents sources pour les écritures comptables tels que les feuilles de calcul Excel ou autres feuilles de calcul sous forme numérique et lisible par machine (pas de copies PDF), les livres et registres des écritures comptables initiales, les feuilles de travail, les feuilles de calcul et autres documents à l’appui des affectations de coûts, des calculs, des rapprochements et des hypothèses faites par l’entrepreneur en relation avec le contrat. Les copies ne sont généralement pas acceptables et ne peuvent être utilisées que lorsque les originaux ne sont pas disponibles en raison de circonstances inhabituelles, par exemple un incendie, une inondation ou un vol.
  3. L’entrepreneur doit établir et maintenir un système comptable qui permet au Canada d’identifier facilement ces documents.
  4. Ces dossiers doivent être mis à la disposition du Canada ou des personnes désignées pour agir au nom du Canada, sur demande, pour examen, pendant les heures normales d’ouverture au bureau ou à la place d’affaires de l’entrepreneur. Si aucun lieu de ce type n’est disponible, les dossiers financiers, ainsi que les documents de référence et les pièces justificatives, doivent être fournis aux fins d’examen à une date et dans un lieu convenant au Canada.
  5. L’entrepreneur doit conserver ces dossiers, et le Canada et ses représentants autorisés auront le droit d’examiner ces dossiers en tout temps pendant la durée du contrat et pendant une période de sept ans après avoir reçu le dernier paiement au titre du contrat, ou jusqu’au règlement de toutes les réclamations et de tous les litiges en cours, selon la dernière éventualité. Si un examen révèle des trop-payés par le Canada, ceux-ci seront réclamés par le Canada et immédiatement remboursés par l’entrepreneur.
  6. Le Canada et ses représentants autorisés ont le droit d’examiner, de faire des copies ou de tirer des extraits de tous les documents, peu importe le format dans lequel ils sont conservés, qui concernent le présent contrat tenus ou gérés par l’entrepreneur, y compris, mais sans s’y limiter, les documents conservés par l’entrepreneur, ses employés, représentants, successeurs et sous-traitants.
  7. L’entrepreneur doit obliger tous les sous-traitants à tous les niveaux et toutes les autres personnes contrôlées directement ou indirectement par lui ou qui lui sont affiliées à respecter les exigences de cette clause au même titre que lui.

[…] 

2035 Conditions générales : besoins plus complexes de services

ID : 2035
Date d’entrée en vigueur : 2023-11-28
État de l’item du Guide des CCUA : Active
Section parente : Conditions générales
Utilisation de l’item du CCUA : Référence

[…]
2035 31 (2023-11-28) Vérification

  1. Pour permettre au Canada de déterminer si les travaux ont été exécutés et que le prix facturé pour les travaux est conforme aux modalités du contrat et si le meilleur rapport qualité-prix a été obtenu pour le Canada, l’entrepreneur doit tenir des registres complets et exacts du coût estimatif et réel des travaux.
  2. Ces dossiers comprennent tous les appels d’offres, les devis, les contrats, la correspondance, les documents sources pour les écritures comptables tels que les feuilles de calcul Excel ou autres feuilles de calcul sous forme numérique et lisible par machine (pas de copies PDF), les livres et registres des écritures comptables initiales, les feuilles de travail, les feuilles de calcul et autres documents à l’appui des affectations de coûts, des calculs, des rapprochements et des hypothèses faites par l’entrepreneur en relation avec le contrat. Les copies ne sont généralement pas acceptables et ne peuvent être utilisées que lorsque les originaux ne sont pas disponibles en raison de circonstances inhabituelles, par exemple un incendie, une inondation ou un vol.
  3. L’entrepreneur doit établir et maintenir un système comptable qui permet au Canada d’identifier facilement ces documents.
  4. Ces dossiers doivent être mis à la disposition du Canada ou des personnes désignées pour agir au nom du Canada, sur demande, pour examen, pendant les heures normales d’ouverture au bureau ou à la place d’affaires de l’entrepreneur. Si aucun lieu de ce type n’est disponible, les dossiers financiers, ainsi que les documents de référence et les pièces justificatives, doivent être fournis aux fins d’examen à une date et dans un lieu convenant au Canada.
  5. L’entrepreneur doit conserver ces dossiers, et le Canada et ses représentants autorisés auront le droit d’examiner ces dossiers en tout temps pendant la durée du contrat et pendant une période de sept ans après avoir reçu le dernier paiement au titre du contrat, ou jusqu’au règlement de toutes les réclamations et de tous les litiges en cours, selon la dernière éventualité. Si un examen révèle des trop-payés par le Canada, ceux-ci seront réclamés par le Canada et immédiatement remboursés par l’entrepreneur.
  6. Le Canada et ses représentants autorisés ont le droit d’examiner, de faire des copies ou de tirer des extraits de tous les documents, peu importe le format dans lequel ils sont conservés, qui concernent le présent contrat tenus ou gérés par l’entrepreneur, y compris, mais sans s’y limiter, les documents conservés par l’entrepreneur, ses employés, représentants, successeurs et sous-traitants.
  7. L’entrepreneur doit obliger tous les sous-traitants à tous les niveaux et toutes les autres personnes contrôlées directement ou indirectement par lui ou qui lui sont affiliées à respecter les exigences de cette clause au même titre que lui.


[…] 

2040 Conditions générales : recherche et développement

ID : 2040
Date d’entrée en vigueur : 2023-11-28
État de l’item du Guide des CCUA : Active
Section parente : Conditions générales
Utilisation de l’item du CCUA : Référence

[…]
2040 42 (2023-11-28) Vérification

  1. Pour permettre au Canada de déterminer si les travaux ont été exécutés et que le prix facturé pour les travaux est conforme aux modalités du contrat et si le meilleur rapport qualité-prix a été obtenu pour le Canada, l’entrepreneur doit tenir des registres complets et exacts du coût estimatif et réel des travaux.
  2. Ces dossiers comprennent tous les appels d’offres, les devis, les contrats, la correspondance, les documents sources pour les écritures comptables tels que les feuilles de calcul Excel ou autres feuilles de calcul sous forme numérique et lisible par machine (pas de copies PDF), les livres et registres des écritures comptables initiales, les feuilles de travail, les feuilles de calcul et autres documents à l’appui des affectations de coûts, des calculs, des rapprochements et des hypothèses faites par l’entrepreneur en relation avec le contrat. Les copies ne sont généralement pas acceptables et ne peuvent être utilisées que lorsque les originaux ne sont pas disponibles en raison de circonstances inhabituelles, par exemple un incendie, une inondation ou un vol.
  3. L’entrepreneur doit établir et maintenir un système comptable qui permet au Canada d’identifier facilement ces documents.
  4. Ces dossiers doivent être mis à la disposition du Canada ou des personnes désignées pour agir au nom du Canada, sur demande, pour examen, pendant les heures normales d’ouverture au bureau ou à la place d’affaires de l’entrepreneur. Si aucun lieu de ce type n’est disponible, les dossiers financiers, ainsi que les documents de référence et les pièces justificatives, doivent être fournis aux fins d’examen à une date et dans un lieu convenant au Canada.
  5. L’entrepreneur doit conserver ces dossiers, et le Canada et ses représentants autorisés auront le droit d’examiner ces dossiers en tout temps pendant la durée du contrat et pendant une période de sept ans après avoir reçu le dernier paiement au titre du contrat, ou jusqu’au règlement de toutes les réclamations et de tous les litiges en cours, selon la dernière éventualité. Si un examen révèle des trop-payés par le Canada, ceux-ci seront réclamés par le Canada et immédiatement remboursés par l’entrepreneur.
  6. Le Canada et ses représentants autorisés ont le droit d’examiner, de faire des copies ou de tirer des extraits de tous les documents, peu importe le format dans lequel ils sont conservés, qui concernent le présent contrat tenus ou gérés par l’entrepreneur, y compris, mais sans s’y limiter, les documents conservés par l’entrepreneur, ses employés, représentants, successeurs et sous-traitants.
  7. L’entrepreneur doit obliger tous les sous-traitants à tous les niveaux et toutes les autres personnes contrôlées directement ou indirectement par lui ou qui lui sont affiliées à respecter les exigences de cette clause au même titre que lui.


[…] 

Section 5 – Clauses uniformisées d’achat

Sous-section 5C – Prix

Vérification

ID : C1004C
Date d’entrée en vigueur : 2023-11-28
État de l’item du Guide des CCUA : Active
Section parente : Prix
Utilisation de l’item du CCUA : Texte complet

Remarques – Utilisation recommandée de l’article du Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat

Utilisez la clause suivante lorsque les résultats de la vérification peuvent être utilisés pour rajuster les montants et les paiements contractuels admissibles. Cette clause vise à fournir des détails supplémentaires concernant les effets des constatations découlant de la vérification sur les montants du contrat. 

Les sections 4.70.20. Bases de paiement, 4.70.20.35 Contrats à frais remboursables : vérification et 4.70.35 Vérification du Guide des approvisionnements fournit des renseignements supplémentaires sur les situations où cette clause doit être incluse dans les termes et conditions du contrat. 

Cette clause doit être utilisée conjointement avec les clauses C0201C, C0202C, C0203C, C0205C, C0206C, C0207C, C0209C, C0211C, C0212C, C0213C, C0214C, C1200C, C1201C, C1203C, C1206C, C8001C, C8002C, C8003C, C8004C, et C8005C


Texte légal de l’article du Guide des CCUA

Le Canada se réserve le droit de recouvrer des montants et d’apporter des rajustements aux montants payables à l’entrepreneur si l’examen des dossiers de l’entrepreneur a permis de déterminer des montants attribués au contrat qui ne sont pas conformes aux modalités du contrat.

Lorsque les résultats d’un examen indiquent qu’il y a eu un trop-payé par le Canada, celui-ci est dû et payable à la date indiquée dans l’avis de trop-payé.


Annexe C de l’avis relatif aux politiques (AP) - 154U1
Ajout aux modèles uniformisés d’approvisionnement

Modèles uniformisés d’approvisionnement : Orientations
Jusqu’à ce que les modèles uniformisés d’approvisionnement et les conditions générales mis à jour soient publiés en ligne, les agents de négociation des contrats du PA doivent inclure les modifications décrites en détail dans l’annexe C dans leur demande de soumissions, le cas échéant.

Novembre 2023 Modèle de demande de soumissions et de contrat subséquent pour les besoins de complexité élevée (CE)

[…]

7.2.1    Conditions générales

[Insérer l’une des conditions générales suivantes pour le contrat subséquent.]

[…]

[Inclure la modification suivante dans la section Vérification des conditions générales applicables, le cas échéant. Supprimer la sous-section 5 et la remplacer par ce qui suit.]

La sous-section 5 des conditions générales est modifiée comme suit : 

Supprimer : 

5.    L’entrepreneur doit conserver ces dossiers en tout temps pendant la durée du contrat et pendant une période de sept ans après avoir reçu le dernier paiement au titre du contrat, ou jusqu’au règlement de toutes les réclamations et de tous les litiges en cours, selon la dernière éventualité.

Insérer : 

5.    L’entrepreneur doit conserver ces dossiers, et le Canada et ses représentants autorisés auront le droit d’examiner ces dossiers en tout temps pendant la durée du contrat et pendant une période de sept ans après avoir reçu le dernier paiement au titre du contrat, ou jusqu’au règlement de toutes les réclamations et de tous les litiges en cours, selon la dernière éventualité. Si un examen révèle des trop-payés par le Canada, ceux-ci seront réclamés par le Canada et immédiatement remboursés par l’entrepreneur.

[…]

7.2.2    Conditions générales supplémentaires

[…]

7.7.5    Paiement électronique des factures – Contrat

[…]

7.7.6 Vérification

7.7.6.1 Vérification

[La clause C1004C du Guide des CCUA doit être incluse conjointement avec les clauses C0201C, C0202C, C0203C, C0205C, C0206C, C0207C, C0209C, C0211C, C0212C, C0213C, C0214C, C1200C, C1201C, C1203C, C1206C, C8001C, C8002C, C8003C, C8004C, et C8005C pour les exigences selon lesquelles les constatations découlant de la vérification peuvent être utilisées pour rajuster les montants et les paiements contractuels admissibles. Consultez les sections du Guide des approvisionnements 4.70.20 Bases de paiement, 4.70.20.35 Contrats à frais remboursables : vérification et 4.70.35 Vérification pour des renseignements supplémentaires sur les situations dans lesquelles cette clause doit être incluse dans les clauses du contrat subséquent.]

[…]
 
7.7.6.2 Vérification discrétionnaire

[Le cas échéant, inclure par renvoi les clauses du Guide des CCUA relatives à la vérification discrétionnaire pour les exigences qui comprennent une attestation des taux ou du prix, où les constatations découlant de la vérification peuvent être utilisées pour rajuster les montants payables à l’entrepreneur ou les montants récupérables auprès de l’entrepreneur. Exemples de clauses à inclure : C0100C, C0101C.]

[…]

7.7.7 Vérification du temps

[…]

Novembre 2023  Modèle de demande de soumissions et de contrat subséquent de complexité moyenne (CM)

[…]

6.3.1    Conditions générales

[Insérer l’une des conditions générales suivantes pour le contrat subséquent.]

[…]

[Inclure la modification suivante dans la section Vérification des conditions générales applicables, le cas échéant. Supprimer la sous-section 5 et la remplacer par ce qui suit.]

La sous-section 5 des conditions générales est modifiée comme suit : 

Supprimer : 

5.    L’entrepreneur doit conserver ces dossiers en tout temps pendant la durée du contrat et pendant une période de sept ans après avoir reçu le dernier paiement au titre du contrat, ou jusqu’au règlement de toutes les réclamations et de tous les litiges en cours, selon la dernière éventualité.

Insérer : 

5.    L’entrepreneur doit conserver ces dossiers, et le Canada et ses représentants autorisés auront le droit d’examiner ces dossiers en tout temps pendant la durée du contrat et pendant une période de sept ans après avoir reçu le dernier paiement au titre du contrat, ou jusqu’au règlement de toutes les réclamations et de tous les litiges en cours, selon la dernière éventualité. Si un examen révèle des trop-payés par le Canada, ceux-ci seront réclamés par le Canada et immédiatement remboursés par l’entrepreneur.

[…]


6.7.5    Paiement électronique des factures – Contrat

[…]

6.7.6 Vérification

6.7.6.1 Vérification

[La clause C1004C du Guide des CCUA doit être incluse conjointement avec les clauses C0201C, C0202C, C0203C, C0205C, C0206C, C0207C, C0209C, C0211C, C0212C, C0213C, C0214C, C1200C, C1201C, C1203C, C1206C, C8001C, C8002C, C8003C, C8004C, et C8005C pour les exigences selon lesquelles les constatations découlant de la vérification peuvent être utilisées pour rajuster les montants et les paiements contractuels admissibles. Consultez les sections du Guide des approvisionnements 4.70.20 Bases de paiement, 4.70.20.35 Contrats à frais remboursables : vérification et 4.70.35 Vérification pour des renseignements supplémentaires sur les situations dans lesquelles cette clause doit être incluse dans les clauses du contrat subséquent.]

[…]
 
6.7.6.2 Vérification discrétionnaire

[Le cas échéant, inclure par renvoi les clauses du Guide des CCUA relatives à la vérification discrétionnaire pour les exigences qui comprennent une attestation des taux ou du prix, où les constatations découlant de la vérification peuvent être utilisées pour rajuster les montants payables à l’entrepreneur ou les montants récupérables auprès de l’entrepreneur. Exemples de clauses à inclure : C0100C, C0101C.]

[…]

6.7.7

[…]

Novembre 2023  Modèle de demande de soumissions et de contrat subséquent de faible valeur (Simple)

[…]

2.3.1    Conditions générales

[Insérer l’une des conditions générales suivantes pour le contrat subséquent.]

[…]

[Inclure la modification suivante dans la section Vérification des conditions générales applicables, le cas échéant. Supprimer la sous-section 5 et la remplacer par ce qui suit.]

La sous-section 5 des conditions générales est modifiée comme suit : 

Supprimer : 

5.    L’entrepreneur doit conserver ces dossiers en tout temps pendant la durée du contrat et pendant une période de sept ans après avoir reçu le dernier paiement au titre du contrat, ou jusqu’au règlement de toutes les réclamations et de tous les litiges en cours, selon la dernière éventualité.

Insérer : 

5.    L’entrepreneur doit conserver ces dossiers, et le Canada et ses représentants autorisés auront le droit d’examiner ces dossiers en tout temps pendant la durée du contrat et pendant une période de sept ans après avoir reçu le dernier paiement au titre du contrat, ou jusqu’au règlement de toutes les réclamations et de tous les litiges en cours, selon la dernière éventualité. Si un examen révèle des trop-payés par le Canada, ceux-ci seront réclamés par le Canada et immédiatement remboursés par l’entrepreneur.

[…]


2.6.3    Paiement électronique des factures – Contrat

[…]

2.6.4 Vérification

2.6.4.1 Vérification

[La clause C1004C du Guide des CCUA doit être incluse conjointement avec les clauses C0201C, C0202C, C0203C, C0205C, C0206C, C0207C, C0209C, C0211C, C0212C, C0213C, C0214C, C1200C, C1201C, C1203C, C1206C, C8001C, C8002C, C8003C, C8004C, et C8005C pour les exigences selon lesquelles les constatations découlant de la vérification peuvent être utilisées pour rajuster les montants et les paiements contractuels admissibles. Consultez les sections du Guide des approvisionnements 4.70.20 Bases de paiement, 4.70.20.35 Contrats à frais remboursables : vérification et 4.70.35 Vérification pour des renseignements supplémentaires sur les situations dans lesquelles cette clause doit être incluse dans les clauses du contrat subséquent.]

[…]
 
2.6.4.2 Vérification discrétionnaire

[Le cas échéant, inclure par renvoi les clauses du Guide des CCUA relatives à la vérification discrétionnaire pour les exigences qui comprennent une attestation des taux ou du prix, où les constatations découlant de la vérification peuvent être utilisées pour rajuster les montants payables à l’entrepreneur ou les montants récupérables auprès de l’entrepreneur. Exemples de clauses à inclure : C0100C, C0101C.]

[…]

2.6.5 Clauses du Guide des CCUA

[…]
 

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