Services professionnels d’indexation de Aquatic Sciences and Fisheries Abstracts (ASFA)

TITRE: Services professionnels d’indexation de Aquatic Sciences and Fisheries Abstracts (ASFA)

INTRODUCTION:

Les services d'indexation professionnels de la base de données des résumés des sciences aquatiques et halieutiques (ASFA) ont pour but de remplir l'obligation du ministère en tant que partenaire ASFA et de veiller à ce que le contenu canadien en matière aquatique et halieutique soit indexé dans la base de données ASFA.

CONTEXTE:

En 1970, la base de données d’ASFA a été établie par la FAO, laquelle fournit un service de résumés analytiques et d’indexage des ouvrages internationaux du domaine de la science, de la technologie, de la gestion et de la conservation des ressources et des environnements de mer, d’eau saumâtre et d’eau douce, y compris leurs aspects socio-économiques et juridiques.

Pêches et Océans Canada a une responsabilité et un engagement auprès de la FAO de garantir que le contenu canadien du domaine aquatique et halieutique soit indexé dans la base de données d’ASFA.

OBJECTIFS:

La Direction générale de la gestion de l’information au sein du ministère des Pêches et Océans Canada (MPO) a été chargée de veiller à ce que l’indexation de qualité d’ASFA se poursuive dans le cadre d’un accord avec l’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) des Nations Unies.

• Le conseil consultatif d’ASFA exige que toutes les personnes chargées de saisir de l’information dans la base de données d’ASFA des Nations Unies soient des bibliothécaires, des bibliotechniciens ou des personnes ayant une expérience considérable des outils de recherche dans le domaine halieutique et aquatique. Il est indispensable que l’indexeur d’ASFA soit formé pour utiliser le logiciel OpenASFA et qu’il ait de l’expérience en préparation des données ASFA avant leur saisie dans la base de données. Un cours est donné par la FAO à tous les partenaires ASFA (ce cours n’est pas offert au grand public); ce cours explique les règles, les listes d’autorité, les formats, les codes et les procédures exigées par tous les indexeurs ASFA.
• La création d’indicateurs d’entrée requiert des compétences et de l’expérience en matière d’indexage, à l’aide d’outils de thésaurus et d’analyse de sujet en matière de publications de recherche en sciences aquatiques. Les entrées de données doivent être conformes aux recommandations d’ASFA.

• De plus, il est nécessaire d’avoir une connaissance approfondie des écrans d’entrée d’ASFA et de l’industrie de la publication en matière de science marine, car la documentation du processus d’indexation et de la création de documents de procédure appropriés font partie des produits à livrer de ce contrat.

EXIGENCE DE TRAVAIL:

Le ministère des Pêches et des Océans du Canada a besoin de fournir les services suivants:

• Fournir des services professionnels d’indexage et entrer ces données dans la base de données bibliographique de l’ASFA, conformément aux normes exigées par le conseil consultatif d’ASFA. Ces normes sont fournies sur demande.
• Fournir un minimum de 120 contributions mensuelles à l’indexage;
• Prendre les mesures appropriées pour éviter que l’indexage accumule du retard;
• Créer ou modifier des résumés existants pour les saisir dans ASFA;
• Mener des recherches pour trouver les articles ou les publications canadiennes qui doivent être indexés dans ASFA;
• Réviser la liste de surveillance des titres d'entrée actifs et inactifs sur une base annuelle.
• Représenter le MPO aux réunions du conseil consultatif de l'ASFA, le cas échéant.
• Avoir de l’expérience avec le logiciel OpenASFA;
• Fournir un rapport d’étape bimensuel détaillé, ainsi qu’une liste des contributions réalisées, et les statistiques sur les contributions entrées;
• Fournir un rapport annuel portant sur la liste complète des contributions (y compris les titres de série) à la base de données d’ASFA à la fin de chaque année financière.
• L'entrepreneur relèvera directement de Darlene Tan, bibliothécaire numérique et des systèmes.

TACHES ET LIVRABLES:

En plus des tâches mentionnées ci-dessus, l’entrepreneur devra fournir un rapport d’étape bimensuel détaillé, ainsi qu’une liste des contributions réalisées, et les statistiques sur les contributions entrées. Un rapport annuel portant sur la liste complète des contributions (y compris les titres de série) à la base de données d’ASFA sera exigé à la fin de chaque année financière.

RESSOURCES ET NIVEAU D'EFFORT:

Le niveau d’effort estimé pour ce besoin sera comme suit :

Période initiale du contrat : - 185 jours

Période optionnelle 1 : - 185 jours

Période optionnelle 2 : - 185 jours

CRITÈRES OBLIGATOIRES:

• Doit être un partenaire ASFA formé
• Doit avoir connaissance des directives ASFA
• Doit avoir 5 ans d'expérience dans l'indexation des publications du MPO
• Doit avoir 5 ans d'expérience dans l'indexation de publications canadiennes
• Doit avoir 5 ans d'expérience certifiée ASFA dans la saisie de données et l'indexation des publications de l'OPANO
• Doit avoir 2 ans d'expérience dans l'utilisation du logiciel OpenASFA

DURÉE DU CONTRAT :

Le contrat sera en vigueur à compter de sa date d’attribution jusqu’au 31 mars 2024 inclusivement. Le contrat inclus deux (2) période(s) supplémentaire(s) de une (1) année chacune, selon les mêmes conditions et qui seront activées à la discrétion du MPO.

Période du contrat : date d’octroi du contrat au 31 mars 2024

Année optionnelle 1 : 1 avril 2024 au 31 mars 2025

Année optionnelle 2 : 1 avril 2025 au 31 mars 2026