Phase 1 de 3 : Planifier d'approvisionnement

Réception de la demande

Lorsque Services publics et Approvisionnements Canada (SPAC) achète des biens ou des services au nom d'un ministère ou d'un organisme client, ce dernier doit présenter une demande. Un formulaire de demande de biens et de services et de construction dûment rempli garantit que la demande sera attribuée à l'un des agents d'approvisionnement de SPAC dans un délai raisonnable. 

Voici les étapes que le client doit suivre pour remplir et soumettre sa demande :

• Obtenez le formulaire 9200 - Demande de biens et de services, et construction dans le catalogue des formulaires (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).
• Vérifier que la demande est complète en utilisant la liste de contrôle des demandes (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).
• Remplissez, si nécessaire, la liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) de façon électronique avec les Services en direct de sécurité industrielle (SEDSI) 
• Joignez toute documentation technique ou énoncé des travaux pertinents.
• Envoyez votre demande remplie à l’unité d’attribution de SPAC par courriel et à l'unité d'allocation appropriée dans leur région.

Réviser la demande

Avant de procéder à la révision d'un formulaire de demande soumis, vous devez accuser réception de la demande du client. Vous devez le faire dans les cinq jours ouvrables suivant la réception du formulaire. Utilisez la liste de contrôle des demandes (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) comme guide pour réviser le formulaire de demande et vous assurer qu'il contient toutes les informations nécessaires pour lancer le processus d'achat.

Questions à prendre en compte lors de la révision :  

• La demande est-elle dûment autorisée ?
• Le financement estimé semble-t-il adéquat ?
• Les codes financiers sont-ils identifiés ?
• Les instructions relatives à la facturation et à l'expédition sont-elles fournies ?
• Les considérations relatives aux achats écologiques ont-elles été prises en compte ?
• La demande est-elle soumise aux accords sur les revendications territoriales globales ?
• La LVERS a-t-elle été incluse, le cas échéant ? 
• Les dates et les calendriers proposés sont-ils réalistes ?
• Les biens ou les services sont-ils correctement définis dans la demande ou dans la documentation technique jointe ?

Définir le besoin

Avant de poursuivre le processus d'achat, il est important que le client et vous-même soyez au clair sur les exigences de l'approvisionnement. L'identification des besoins et l'élaboration minutieuse des exigences dès le début du processus d'achat permettent d'obtenir les bons biens ou services au meilleur prix et de minimiser la nécessité d'apporter des modifications par la suite. Bien que les exigences puissent varier en fonction de l’approvisionnement, elles ont toutes le même objectif : veiller à ce que les produits achetés répondent aux besoins et aux attentes du client. 

Quelques questions à poser lors de la définition de besoin : 

• Qu'est-ce qui est nécessaire ?
• Que doit-il faire ?
• Quelle est la date de livraison ?
• Où sera-t-il utilisé ?

Développer l'énoncé des travaux

Si l'approche de l’approvisionnement implique un concours, l'étape suivante, une fois les besoins définis, consiste à aider le client à élaborer un énoncé des travaux (EDT). Un EDT  décrit en termes clairs et concis les activités, les produits à livrer et les délais liés à l’approvisionnement. 

L' EDT de votre client doit comprendre : 

• une brève introduction; 
• l'objectif du projet;
• la portée du projet;
• une structure de répartition du travail pour identifier les tâches, les étapes et les produits livrables du projet;
• un calendrier du projet pour les tâches, les étapes et les produits livrables;
• les exigences du projet et les critères d'acceptation;
• les conditions de paiement.

Un EDT  correctement élaboré doit respecter le cadre juridique, les politiques, les règles et les objectifs socio-économiques qui régissent les biens et les services faisant l'objet de l’approvisionnement. 

Planifier la stratégie d'approvisionnement 

Une stratégie d'approvisionnement précise en terme général la façon que des biens, des services ou des travaux en construction seront achetés. Au plus haut niveau, votre stratégie doit inclure la détermination de procéder de manière compétitive ou non et les détails applicables à l'appui des avantages industriels et régionaux ou d'autres objectifs nationaux. La stratégie d'approvisionnement doit satisfaire aux exigences opérationnelles du client et se conformer aux exigences légales, tout en obtenant le meilleur rapport qualité-prix et en faisant progresser les objectifs nationaux.

Lors de l’élaboration de votre stratégie, vous devez considérer :

• la méthode d'approvisionnement;
• coût total estimé incluant toutes les options, ainsi que les coûts de maintenance et de stockage, le cas échéant;
• période du contrat;
• conditions de livraison;
• le calendrier d’approvisionnement;
• procédures d'évaluation et méthode de sélection;
• facteurs environnementaux;
• produits commerciaux versus solutions personnalisées;
• facteurs de risque;
• limitation de responsabilité ou indemnisation;
• recours possible à un contrôleur de l'équité;
• la participation des petites et moyennes entreprises;
• considérations autochtones;
• exigences d'accessibilité;
• autres objectifs nationaux;
• compatibilité avec les solutions existantes;
• la possibilité de consolider les exigences;
• l'élimination du produit, le cas échéant;
• renouvellement (achat d'un bien ou d'un service de remplacement et tous les frais de transfert).