Entretien d’AchatsCanada

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  • SAP Ariba le samedi 13 avril de 19h00 à 23h00 (heure de l’Est).

Phase 3 de 3 : Gestion et clôture des contrats

En savoir plus sur la gestion d'un contrat, y compris sur le moment où un contrat est considéré comme complet ou incomplet, sur la modification ou la résiliation des contrats existants et sur la clôture des contrats terminés.

Gérer le contrat

L'administration des contrats est une partie importante de la gestion des contrats. Elle comprend les activités réalisées après l'attribution d'un contrat pour s'assurer que les dossiers sont correctement tenus et que le fournisseur répond aux exigences du contrat.

Achèvement du contrat

Un contrat est considéré comme complet lorsque : 

  • les bons de commande ou les contrats à prix ferme sont clairement définis et chiffrés ;
  • tous les éléments livrables requis ont été reçus comme prévu dans le contrat ;
  • le client a reçu et accepté les biens et/ou les services ;
  • le client a été facturé et a payé le prix convenu ;
  • il n'y a pas d'insuffisances, de modifications, de paiements ou de réclamations en suspens nécessitant une action supplémentaire.

Un contrat n'est pas entièrement achevé si : 

  • il y a des produits à livrer en suspens ;
  • des questions de propriété intellectuelle se posent ;
  • il fait l'objet d'un audit et doit être vérifié en vue d'un éventuel ajustement des coûts ou des bénéfices avant qu'une modification finale du contrat puisse être émise.

Le responsable du contrat doit s'assurer que toutes les mesures contractuelles ont été prises avant de considérer que le contrat est entièrement achevé.

Modifier ou résilier un contrat

Une fois qu'un contrat a été créé, vous pouvez, dans certaines situations, le résilier ou y apporter des modifications. Les informations suivantes vous donneront des indications sur ce que vous pouvez faire.

Modifier un contrat

Les modifications aux contrats sont utilisés pour modifier le contrat initial. Vous pouvez avoir besoin d'une modification pour les raisons suivantes : 

  • de nouvelles négociations ;
  • des changements dans l'exigence initiale ;
  • des complications imprévues.

Les modifications sont soumises à l'accord des deux parties au contrat.

Résiliation des contrats

Les contrats peuvent être résiliés pour les raisons énumérées ci-dessous. Si, pour quelque raison que ce soit, vous devez mettre fin à un contrat, consultez d'abord vos services juridiques.

Résiliation pour des raisons de commodité

La résiliation d'un contrat pour des raisons de commodité signifie que quelque chose s'est produit qui rend le produit ou le service inutile. Un avis ou une lettre de résiliation doit être envoyé au fournisseur. 

Résiliation pour manquement

Elle s'applique lorsque le fournisseur enfreint le contrat en ne l'exécutant pas ou en le livrant avec retard.

Résiliation par consentement mutuel

La résiliation par consentement mutuel peut être utilisée lorsque :

  • le fournisseur et votre client conviennent d'une résiliation sans réclamation ni pénalité ;
  • votre client a demandé la résiliation totale ou partielle d'un contrat 
  • l'entrepreneur n'a encouru que des dépenses minimes, voire aucune, et est prêt à renoncer à une réclamation 
  • l'affaire peut être réglée sans frais pour le gouvernement.

La résiliation par consentement mutuel ne peut pas être utilisée lorsque :

  • il est dans l'intérêt du gouvernement de déclarer une résiliation par défaut ;
  • des coûts supplémentaires sont réclamés par l'entrepreneur à la suite de la réduction ou de l'annulation de la totalité ou d'une partie du contrat.

Demande de résiliation par le fournisseur 

Lorsqu'un fournisseur demande une résiliation en raison de pertes prévues dans l'exécution du contrat, le consentement n'est pas accordé. Le fournisseur qui demande la résiliation doit être informé que toutes les obligations contractuelles doivent être remplies. 

Le fournisseur peut demander un « paiement supplémentaire » pour les coûts supplémentaires encourus ou les pertes subies si la perte ou le coût supplémentaire est imputable au gouvernement.

Si le fournisseur refuse d'exécuter ses obligations contractuelles, il convient de procéder à une résiliation pour inexécution. 

Questions relatives à la garantie financière

Si un contrat est garanti par un dépôt de garantie, il ne doit pas être résilié sans consulter vos services juridiques. Si un contrat est garanti par un cautionnement, il ne doit pas être résilié car la relation contractuelle existante avec la société de cautionnement sera également terminée. 

Payer le fournisseur

Aucun paiement, autre qu'un paiement échelonné, ne peut être effectué à un fournisseur dans le cadre d'un contrat, à moins que vous ne disposiez d'un certificat attestant que : 

  • les travaux ont été exécutés ;
  • les biens et/ou les services ont été fournis ou rendus ;
  • le prix facturé est conforme au contrat ou raisonnable s'il n'est pas spécifié autrement.

Les paiements effectués avant l'achèvement des travaux ou la livraison des biens et/ou des services doivent être effectués conformément au contrat.

En cas de retard de paiement, les intérêts sont calculés sur la base de la directive du Conseil du Trésor sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques, et du taux d'intérêt du Receveur général sur les paiements à la date d'échéance.

Clôture du contrat

La clôture du contrat implique les activités suivantes : 

  • vérification par le client que le produit ou le travail final est satisfaisant ;
  • confirmation que le fournisseur a été payé ;
  • vérification du coût ;
  • apporter les dernières modifications au contrat ;
  • clôture du projet.

Pour plus d'informations

Si vous avez besoin d'une aide supplémentaire pour comprendre la procédure d'appel d'offres, consultez les sections suivantes du Guide des approvisionnements :

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