Comprendre l'initiative de modernisation des contrats

Exemple d’une première section d'un nouveau document contractuel

1.    Demande d'offres.
1.1.    Introduction. Le Canada lance une demande d'offres pour répondre à ses besoins. Par souci de commodité pour les Offrants, une brève description du besoin est donnée ci-dessous, avec des exigences détaillées dans les sections suivantes de cette demande d'offres. Si combler ces besoins vous intéresse et que vous êtes capables d’y répondre, le Canada vous invite à présenter une offre.
1.2.    Offres. Le Canada cherche à obtenir des offres pour fournir des chaises de bureau à Services publics et Approvisionnement Canada.
1.3.    Durée. La Période du contrat est à partir de la date du Contrat jusqu'au 1 janvier 2025 inclusivement.
1.4.    Date de livraison. Tous les biens livrables doivent être reçus au plus tard le 1 janvier 2025.
1.5.    Points de livraison. La livraison du besoin sera effectuée au(x) point(s) de livraison identifié à l’Annexe Énoncé des besoins du contrat.

Exemple de description complète d'une clause dans un nouveau document contractuel

1.6 Fluctuation du taux de change. Le Canada ne prévoit aucune protection relative à la fluctuation de taux de change pour la présente demande d’offres. Le Canada déclarera non conforme toute offre laissant entendre qu’elle est conditionnelle à une protection relative à la fluctuation du taux de change.

Simplification et clauses en langage clair

Pour aider chaque partie à comprendre ses rôles et responsabilités, le langage des clauses a été remanié pour se concentrer sur la simplification, en utilisant un langage simple et en créant plus d'espaces blancs.

Terminologie consolidée du Guide des CCUA

La terminologie originale du Guide des CCUA a été regroupée dans les documents de demande de proposition (DP), d'offre à commandes (OC) et d'arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) en utilisant des termes unifiés pour les rendre plus cohérents et concis. Voir le tableau ci-dessous pour des exemples de ces changements.

Tableau 1 : Nouveaux termes communs pour la terminologie du Guide des CCUA

Exemple de termes liés regroupés dans un nouveau document contractuel

 1. 1. Paiements.

    1.1  Factures

1. Présentation des factures. L’Entrepreneur doit produire des factures pour chaque livraison, conformément au contrat. Chaque facture doit indiquer si elle porte sur une livraison partielle ou finale.
2. Détails de la facturation. La facture doit indiquer :
   1. la date, le nom et l’adresse du ministère client, les numéros d’articles ou de référence, les biens livrables ou la description des Travaux, identifiant du contrat, le numéro de référence du client, le numéro d’entreprise et les codes financiers;
   2. des renseignements sur les dépenses (comme le nom des articles et leur quantité, l’unité de distribution, le prix unitaire, les tarifs horaires fermes, le niveau d’effort et les sous-contrats, selon le cas) conformément à la base de paiement, excluant les Taxes applicables;
   3. les déductions correspondant à la retenue de garantie, s’il y a lieu;
   4. le report des totaux, s’il y a lieu;
   5. s’il y a lieu, le mode de livraison, ainsi que la date, les numéros de cas et de pièce ou de référence, les frais d’expédition et tous les autres frais supplémentaires; et
   6. les Taxes applicables indiquées séparément, au même titre que les numéros d’inscription correspondants émis par les autorités fiscales. L’Entrepreneur doit identifier sur toutes les factures tous les articles détaxés, exonérés ou auxquels les Taxes applicables ne s’appliquent pas.
3. Paiement des taxes. Le Canada paiera les Taxes applicables. Il revient à l’Entrepreneur de facturer les Taxes applicables selon le taux approprié. L’Entrepreneur doit payer les taxes de vente provinciales, les taxes accessoires et toute taxe à la consommation qui s’appliquent sur les biens ou services taxables utilisés ou consommés dans le cadre de l’exécution du Contrat (conformément aux lois en vigueur), y compris les matériaux incorporés dans des biens réels.
4. Exemptions. L’Entrepreneur n’a pas droit aux exemptions fiscales dont jouit le Canada, par exemple pour le paiement des taxes de vente provinciales, sauf indication contraire de la loi.
5. Retenue pour les non-résidents.  Le Canada doit retenir 15 % du montant à payer à l’Entrepreneur pour des services rendus au Canada si l’Entrepreneur n’est pas un résident du Canada, à moins que ce dernier obtienne une exonération valide de l’Agence du revenu du Canada.

 1.2  Instructions relatives à la facturation. 

1. Présentation des factures. L’Entrepreneur ne peut pas soumettre de factures avant que tous les Travaux indiqués dans la demande soient achevés.
2. Documents afférents aux factures. L’Entrepreneur doit appuyer chaque facture avec les documents suivants :
   1. Une copie des feuilles de temps pour corroborer la durée des travaux réclamés;
   2. Une copie du document de sortie et de tout autre document requis;
   3. Une copie des factures, reçus et pièces justificatives pour tous les frais directs et pour tous les frais de déplacement et de subsistance;
   4. Une copie du rapport mensuel sur le progrès des travaux.
3. Envoi des factures. L’Entrepreneur doit transmettre : 
   1. La facture à l’adresse indiquée à la page 1 du Contrat pour attestation et paiement.

1.3 Période de paiement. Le Canada paiera le montant de la facture non contestée de l’Entrepreneur dans les 30 jours suivant la réception d’une facture à la forme et au contenu acceptables. Dans l’éventualité où une facture n’a pas une forme et un contenu acceptables, le Canada en avisera l’Entrepreneur dans les 15 jours suivant la réception, et le délai de paiement de 30 jours débutera à la réception d’une facture conforme.