Système de suivi de la correspondance
Numéro de sollicitation 60074-110282/A
Date de publication
Date et heure de clôture 2012/03/30 14:00 HAE
Date de la dernière modification
Description
Entente sur le commerce : OMC-AMP/ALÉNA/ACI/Canada-Pérou ALE/Canada-Colombie ALE Processus de demande des soumissions : Habituellement, une seule entreprise est invitée à soumissionner Pièce jointe : Aucune Stratégie d'approvisionnement non concurrentielle : Droits exclusifs Entente sur les revendications territoriales globales : Non Nom et adresse du fournisseur : WorkDynamics Technologies Inc. 50 Hines Road, Suite 220 Kanata Ontario Canada K2K2M5 Nature des besoins : PAC du ministère des Finances- cmEnterprise Un préavis d'adjudication de contrat (PAC) est un avis public indiquant à la collectivité des fournisseurs qu'un ministère ou un organisme a l'intention de passer un marché pour un bien, un service ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné d'avance, permettant ainsi à d'autres fournisseurs de signaler leur intérêt en soumettant un énoncé de capacités. Si aucun fournisseur ne soumet un énoncé de capacités conforme aux exigences énoncées dans le PAC au plus tard à la date de clôture indiquée dans le préavis, l'agent des contrats peut attribuer le contrat au fournisseur sélectionné d'avance. EXIGENCES: Le ministère des Finances (le «Ministère») doit répondre chaque année à des milliers de demandes et de lettres et autres communications écrites ou sur support électronique. Afin de s'acquitter de cette tâche de manière efficiente et en temps opportun, il faut assurer le suivi de ces documents, depuis la réception de la communication initiale jusqu'à l'envoi de la réponse. Le Ministère échange en outre au besoin, dans le cadre de ce processus, des renseignements en lien avec des demandes de correspondance avec d'autres ministères et organismes. CRITÈRES D'ÉVALUATION DE L'ÉNONCÉ DE CAPACITÉS Exigences essentielles minimales Le système de suivi de la correspondance proposé doit être un moteur de suivi du travail qui permet aux usagers de suivre rapidement et aisément toutes les activités liées à un document donné. Il doit comporter une interface graphique qui permet à l'usager de constater dès le premier coup d'œil l'état d'avancement du document, y compris toutes les étapes précédentes, courantes et futures de la chaîne de travail. Le logiciel client du système de suivi de la correspondance doit concilier la souplesse requise pour traiter un large éventail de scénarios de suivi et la simplicité qu'exige la productivité optimale des usagers. Le logiciel doit aussi comporter des fonctions conviviales permettant d'économiser du temps et des frappes pour saisir les nouveaux documents, attribuer les gabarits d'acheminement, exécuter des recherches ou produire des rapports. Tour fournisseur intéressé doit démontrer dans un énoncé des capacités qu'il répond aux exigences suivantes: 1. Le système de suivi de la correspondance proposé doit être disponible dans le commerce. 2. Le système de suivi de la correspondance proposé doit permettre et faciliter l'échange interministériel de renseignements de correspondance entre le Ministère et le Bureau du surintendant des institutions financières, Justice Canada, Affaires étrangères et Commerce international Canada, la Commission de la fonction publique du Canada et le Bureau du vérificateur général du Canada. Les applications ccmMercury et ccmEnterprise sont déjà installées et pleinement opérationnelles dans l'environnement technique de ces ministères et organismes. Le produit ccmEnterprise est le seul qui permettra au Ministère d'assurer la connectivité et l'intégration didirectionnelle avec les environnements techniques ministériels et l'échange homogène de renseignements. 3. Le système de suivi de la correspondance proposé doit s'intégrer aux composantes du SGDDR comme LiveLink ECM afin d'attribuer des codes de classification des documents aux pièces jointes. 4. Le système de suivi de la correspondance proposé doit s'intégrer à Microsoft SharePoint pour la gestion des pièces jointes. 5. Le système de suivi de la correspondance proposé doit offrir toutes les fonctions dans une interface multilingue (français canadien et anglais canadien), électroniquement et au moyen d'extrants imprimés. 6. Le système de suivi de la correspondance proposé doit s'intégrer à Windows Active Directory pour rehausser la sécurité de l'application de même que l'efficience administrative. 7. Le système de suivi de la correspondance proposé doit permettre l'ajout de pièces jointes et leur envoi par courriel (documents Word et URL) et assurer le contrôle des versions de toutes les pièces jointes. 8. Le système de suivi de la correspondance proposé doit générer un chemin de vérification détaillé intégré et détaillé qui consigne l'activité des usagers et l'accès aux données à des fins de traçabilité et pour assurer la sécurité des données. 9. Le système de suivi de la correspondance proposé doit comporter des fonctions de configuration de simplification comme des gabarits, des étiquettes, des listes de sélection et des règles de validation pour rehausser l'efficience et la normalisation. 10. Les conditions de la licence de logiciel du développeur sont inacceptables à l'État. Ce logiciel est de type «propriétaire», et l'entrepreneur proposé doit pouvoir négocier les modalités du marché et de la licence de logiciel connexe y compris, entre autres choses, les limites de responsabilité, l'indemnisation, la transférabilité, l'annulation et le remboursement à l'État. APPLICATION DES ACCORD COMMERCIAUX Ce marché est assujetti aux accords commerciaux suivants: Accord sur le commerce intérieur (ACI) Accord de libreéchange nord-américain (ALENA) Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC) JUSTIFICATION DU FOURNISSEUR SÉLECTIONNÉ D'AVANCE ccmEnterprise est un système de suivi de la correspondance disponible dans le commerce qui appuie la connectivité et l'intégration avec l'environnement technique du Ministère sans nécessiter de configuration additionnelle. ccmEnterprise est un tel logiciel. Il a été conçu et mis au point par WorkDynamics pour répondre aux exigences de suivi de la correspondance des cadres supérieurs du gouvernement du Canada. ccmEnterprise assurera l'efficience des processus existants du Ministère em acheminant automatiquement la correspondance, les demandes de mesures, les approbations, etc. à une même personne, à un groupe de personnes ou aux remplaçants désignés. ccmEnterprise s'intègre à l'infrastructure serveur Windows Server 2008 du Ministère et à Outlook Exchange afin de signaler par courriel les échéances imminentes ou manquées. ccmEnterprise fournira aux gestionnaires, au personnel de soutien et à l'unité de correspondance ministérielle des outils automatisés et essentiels pour déceler les tendances historiques et les problèmes d'efficience administrative; il fournira également au personnel des cabinets du ministre des Finances et du ministre d'État (Finances) des rapports à jour de suivi de la correspondance. ccmEnterprise permet aux usagers d'exécuter des fonctions de configuration exhaustives pour traiter des renseignements de pratiquement toute nature et de s'adapter à l'évolution des processus administratifs sans avoir besoin de soutien technique particulier. ccmEnterprise répond à toutes les exigences technologiques et réglementaires du Ministère. ccmEnterprise est le seul logiciel qui peut assurer l'interopérabilité homogène de l'information entre le Bureau du surintendant des institutions financières, Justice Canada, Affaires étrangères et Commerce international Canada, la Commission de la fonction publique du Canada et le Bureau du vérificateur général du Canada pour assurer la prestation efficiente et améliorée de services entre ces organisations. ccmEnterprise comprend le logiciel de connectivité ccmExchange qui permettra au Ministère d'échanger de façon sécuritaire des renseignements (documents) avec les ministères et organismes susmentionnés (clients) à l'aide des applications ccmMercury et ccmEnterprise. ccmEnterprise est le seul produit disponible qui répond à cette exigence de connectivité. Le produit ccmEnterprise est le seul qui permettra au Ministère d'assurer la connectivité et l'intégration bidirectionnelle avec les environnements techniques ministériels et l'échange homogène de renseignements. WorkDynamics Technologies Inc. détient les droits de propriété intellectuelle sur le logiciel, et elle seule peut fournir le produit et assurer l'échange homogène de renseignements. EXCEPTIONS PERÉVUES PAR LE RÈGLEMENT SUR LES MARCHÉS DE L'ÉTAT L'article6 du Règlement sur les marchés de l'État est invoqué relativement à ce marché d'approvisionnement puisqu'il marché ne peut être exécuté que par une seule personne ou entreprise. JUSTIFICATION DES EXCLUSIONS ET DU RECOURS À UN APPEL D'OFFRES RESTREINT L'alinéa506.12b) de l'annexe4.4 de l'ACI s'applique pour justifier le recours à un appel d'offres restreint lorsque, pour des raisons d'ordre technique, il y a absence de concurrence et que les produits ou services ne peuvent être fournis que par un fournisseur donné et qu'il n'existe aucune solution de rechange ou encore de produits ou services de remplacement. L'alinéa1016.2b) de l'ALENA s'applique pour justifier le recours à un appel d'offres restreint lorsque, du fait qu'il s'agit de travaux d'art ou pour des raisons liées à la protection de brevets, de droits d'auteur ou d'autres droits exclusifs ou de renseignements de nature exclusive, ou en l'absence de concurrence pour des raisons techniques, les produits ou services ne pourront être fournis que par un fournisseur particulier et qu'il n'existera aucun produit ou service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant. L'alinéaXV(b) de l'AMP-OMC s'applique pour justifier le recours à un appel d'offres restreint lorsque, du fait qu'il s'agit de travaux d'art ou pour des raisons liées à la protection de droits exclusifs, tels que des droits de brevet ou de reproduction, ou en l'absence de concurrence pour des raisons techniques, les produits ou services ne pourront être fournis que par un fournisseur particulier et qu'il n'existera aucun produit ou service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant. DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE L'entrepreneur détient tout droit de propriété intellectuelle sur les renseignements originaux en lien avec le projet de marché. DURÉE DU CONTRAT PROPOSÉ: Tous les livrables énumérés dans la description du besoin doivent être livrés dans les dix jours. L'entrepreneur fournira le logiciel sous licence et la documentation connexe dans les dix (10) jours ouvrables suivant l'adjudication du contrat. Les services d'entretien et de soutien seront fournis pendant un an à compter de l'acceptation du logiciel. Le contrat comportera quatre années d'option pour renouveler les services d'entretien et pour étendre la portée des licences incluant des services d'entretien et de soutien connexes. NOM ET ADRESSE DU FOURNISSEUR SÉLECTIONNÉ D'AVANCE WorkDynamics Technologies Inc, Kanata (Ontario), Canada. DROIT DU FOURNISSEUR DE SOUMETTRE UN ÉNONCÉ DE CAPACITÉS Les fournisseurs qui estiment être entièrement qualifiés et disponibles pour fournir les biens, les services ou les travaux de construction décris dans le PAC peuvent soumettre un énoncé de capacités écrit à la personne-ressource désignée dans le préavis, au plus tard à la date de clôture du préavis. L'énoncé de capacités doit clairement démontrer en quoi le fournisseur répond aux exigences annoncées. Les documents peuvent être soumis dans l'une ou l'autre langue officielle. RENSEIGNEMENTS ET DÉPÔT D'UN ÉNONCÉ DE CAPACITÉS Prière de soumettre toute question ou tout énoncé de capacités à: Michael Beaudoin Contracting Officer / Agent de Contract Direction de l'acquisition de logiciels et de système partagés | Software and Shared Systems Procurement Directorate Direction générale des approvisionnements | Acquisitions Branch Travaux publics et Services gouvernementaux Canada | Public Works and Government Services Canada 11, rue Laurier, Gatineau (QC) K1A 0S5 (Phase III, 4C1) | 11 Laurier Street, Gatineau, QC K1A 0S5 Phase III, 4C1) michael.beaudoin@pwgsc.gc.ca Téléphone | Telephone (819) 956-0995 Télécopieur | Facsimile (819) 953-3703 Date de livraison : Indiquée ci-dessus L'État fait savoir par la présente qu'il a l'intention de n'inviter à soumissionner que l'entreprise susmentionnée et de ne négocier qu'avec elle. Pour de plus amples renseignements concernant ce marché, communiquer avec l'agent de négociation des marchés dont le nom est indiqué ci-dessus. Un préavis d'adjudication de contrat (PAC) permet aux ministères et aux organismes de publier un avis, pendant un minimum de quinze (15) jours civils, pour informer la collectivité des fournisseurs de leur intention de passer un marché pour un bien, un service ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné d'avance. Si pendant la période d'affichage, aucun fournisseur ne présente d'énoncé de compétences répondant aux exigences précisées dans le PAC, l'agent de négociation des marchés pourra alors procéder à l'attribution du marché. S'il est jugé, toutefois, qu'un énoncé de compétences répond aux exigences précisées dans le PAC, l'agent de négociation des marchés doit lancer le processus complet d'appel d'offres. Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les produits ou les services décrits dans cet avis peuvent présenter un énoncé de compétences à la personne-ressource dont le nom figure dans le présent avis d'ici la date de clôture, laquelle est aussi précisée dans l'avis. L'énoncé de compétences doit démontrer clairement la façon dont le fournisseur compte s'y prendre pour répondre aux exigences indiquées dans le préavis. Le numéro de dossier de TPSGC, le nom de l'agent de négociation des marchés et la date de clôture du préavis d'adjudication de contrat (PAC) doivent figurer en lettres moulées sur l'enveloppe, ou sur la feuille d'accompagnement, s'il s'agit d'un envoi par télécopieur. L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout marché avec les fournisseurs. Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada.
Durée du contrat
Voir la description ci-dessus pour voir tous les détails.
Accords commerciaux
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Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC)
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Accord sur le commerce intérieur (ACI)
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Accord de libre-échange Canada-Colombie
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Accord de libre-échange Canada-Pérou (ALECP)
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Accord de libre-échange nord-américain (ALENA)
Coordonnées
Organisation contractante
- Organisation
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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
- Adresse
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11, rue Laurier, Phase III, Place du PortageGatineau, Québec, K1A 0S5Canada
- Autorité contractante
- Beaudoin, Michael
- Numéro de téléphone
- (819) 956-0995 ( )
- Télécopieur
- (819) 953-3703
- Adresse
-
4C1, Place du Portage Phase III
11 Laurier St./11, rue LaurierGatineau, Québec, K1A 0S5
Organisation(s) d'achat
- Organisation
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Ministère des Finances
- Adresse
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90, rue ElginOttawa, Ontario, K1A0G5Canada
Détails de l'offre
Les détails de cette occasion se trouvent sous l’onglet Description.
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