Solution de gestion des bénévoles

Entente sur le commerce : OMC-AMP/ALÉNA/ACI/Canada-Pérou
ALE/Canada-Colombie ALE
Processus de demande des soumissions : Tout fournisseur
intéressé peut présenter une soumission
Pièce jointe : Aucune
Stratégie d'approvisionnement non concurrentielle : Droits
exclusifs
Entente sur les revendications territoriales globales : Non
Nom et adresse du fournisseur : 
Affirmative Communications Inc
108-3325 North Service Road
Burlington Ontario
Canada
L7N3G2
Nature des besoins : 




5P041-120584/A
Wong, Vincent
No de téléphone - (819) 956-3769
No de télécopieur - (819) 953-3703


PRÉAVIS D'ADJUDICATION DE CONTRAT (PAC)
SOLUTION DE GESTION DES BÉNÉVOLES


1.	Préavis d'adjudication de contrat (PAC)

Un PAC est un avis public informant la collectivité des
fournisseurs qu'un ministère ou organisme a l'intention
d'attribuer un contrat pour des biens, des services ou des
travaux de construction à un fournisseur sélectionné à l'avance,
ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à
soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Si aucun
fournisseur ne présente un énoncé des capacités qui satisfait
aux exigences établies dans le PAC, au plus tard à la date de
clôture indiquée dans le PAC, l'agent de négociation des
contrats peut procéder à l'attribution du contrat au fournisseur
sélectionné à l'avance.


2.	Définition des besoins

L'Agence Parcs Canada (Parcs Canada) recherche un entrepreneur
qui doit fournir une solution en ligne de gestion des bénévoles
dotée d'une base de données pour appuyer son Programme national
de bénévolat. La solution et tous ses composants (serveurs SAAS,
y compris toutes les sauvegardes et les fichiers de récupération
des données) doivent être disponibles dans les deux langues
officielles (français et anglais), sauf indication contraire,
doivent  être conformes à la Loi sur les langues officielles,
doivent respecter toutes les exigences obligatoires en matière
de rendement et les exigences essentielles minimales indiquées
ci-dessous, et doivent comprendre la configuration initiale et
la formation.

Le présent marché comprend également des services facultatifs:
la programmation pour les exigences de bilinguisme;
l'intégration à la Fédération émettrice des justificatifs du
gouvernement du Canada (FJGC); les services continus d'entretien
et de soutien pour les périodes facultatives; d'autre
programmation de personnalisation selon la demande.


3.	Critères d'évaluation de l'énoncé des capacités (Exigences
essentielles minimales)

Tout fournisseur intéressé doit démontrer au moyen d'un énoncé
des capacités que sa solution satisfait aux exigences suivantes :

3.1	Exigences générales

La solution doit être conforme à la Norme sur l'accessibilité
des sites Web du gouvernement du Canada en vigueur.
Tout site Web grand public associé à la solution doit être
conforme à la Norme sur la facilité d'emploi des sites Web du
gouvernement du Canada en vigueur.
À moins d'avis contraire, l'entrepreneur doit fournir tous les
produits et services dans les deux langues officielles (anglais
et français), conformément aux dispositions de la Loi sur les
langues officielles.
L'entrepreneur doit veiller à ce que toutes les bases de données
et à ce que tous les serveurs contenant des renseignements liés
aux travaux se trouvent au Canada. L'entrepreneur ne doit être
soumis à aucune loi permettant à un gouvernement ou à toute
autre entité ou personne de demander ou d'obtenir le droit
d'examiner ou de copier des renseignements liés au contrat sans
le consentement écrit préalable de l'autorité contractante.
L'entrepreneur doit contrôler l'accès à toutes les bases de
données et à tous les serveurs dans lesquels sont stockées des
données liées au contrat afin que seules les personnes qui ont
la cote de sécurité appropriée puissent avoir accès à la base de
données, soit au moyen d'un mot de passe, soit d'un autre moyen
d'accès (comme des mesures de contrôle biométrique).
L'entrepreneur doit s'assurer que toutes les bases de données et
que tous les serveurs comprenant des données relatives au
présent contrat sont isolés sur les plans physique et logique,
c'est à dire qu'ils n'ont aucune connexion directe ou indirecte
de quelque type que ce soit avec d'autres bases de données ou
serveurs.
L'entrepreneur doit veiller à ce que toutes les données liées au
contrat soient traitées au Canada uniquement.
L'entrepreneur doit s'assurer que le trafic sur le réseau
national (c'est à dire le trafic partant d'une partie du Canada
vers une destination située dans une autre partie du Canada)
s'effectue exclusivement au Canada.
Malgré tout article des conditions générales relatif à la sous
traitance, l'entrepreneur ne peut confier à un sous traitant (y
compris à une société affiliée) aucune fonction qui permet
d'accéder aux données du contrat sans le consentement écrit
préalable de l'autorité contractante.

3.2	Exigences techniques - environnement de formation

Pendant toute la durée du contrat, l'entrepreneur doit faire en
sorte que Parcs Canada ait accès à un environnement de formation
destiné à son effectif. L'environnement de formation doit être
fourni au plus tard 30 jours avant le début prévu des essais
d'acceptation par l'utilisateur.
L'environnement de formation doit avoir un temps de
disponibilité de 99 %, lequel doit être calculé tous les mois
sans toutefois tenir compte des périodes de maintenance.
L'environnement de formation doit pouvoir être utilisé par un
minimum de 20 utilisateurs simultanés.
L'environnement de formation ne doit contenir aucune donnée
désignée de l'environnement de production (c. à d. données sur
les bénévoles); l'environnement de formation doit comprendre
toutes les données fictives requises concernant les bénévoles.
L'environnement de formation doit demeurer à jour par rapport à
la version de la solution mise en production, sauf indication
contraire de Parcs Canada dans le cadre d'une formation donnée
avant la diffusion d'une nouvelle version de la solution.

3.3	Exigences techniques - environnement de production

Pendant toute la durée du contrat, l'entrepreneur doit fournir
un environnement de production touchant toutes les composantes
de la solution à l'intention de Parcs Canada et du public.
L'environnement de production doit être fourni au plus tard 30
jours avant le lancement prévu de la version mise en production.
L'environnement de production doit avoir un temps de
disponibilité de 99,9 %, lequel doit être calculé tous les mois
sans toutefois tenir compte des périodes de maintenance.
L'environnement de production doit pouvoir être utilisé par un
minimum de 100 utilisateurs simultanés.

3.4	Exigences techniques - soutien

L'entrepreneur doit fournir un service de dépannage aux
utilisateurs de Parcs Canada pendant toute la durée du contrat.
Ce service doit faire office de premier point de contact pour le
signalement des bogues et des problèmes en lien avec la
solution. Les utilisateurs pourront communiquer avec le service
de dépannage par téléphone et par courriel.
Pendant toute la durée du contrat, l'entrepreneur doit fournir
un système électronique de production de billets de service et
de suivi des problèmes signalés au service de dépannage ainsi
que fournir des services de soutien technique Web aux
utilisateurs de Parcs Canada.
L'entrepreneur doit donner accès au système de production de
billets de service et de suivi des problèmes aux utilisateurs
autorisés de Parcs Canada. Les utilisateurs de Parcs Canada
doivent être en mesure d'ouvrir, de consulter, de mettre à jour
et de fermer, en ligne, n'importe quel billet de service lié à
la solution.
Le service de dépannage doit être accessible par téléphone et
par courriel et doit être ouvert tous les jours de 7 h à 19 h,
HE/HAE.

3.5	Exigences techniques - prise en charge des navigateurs Web

Pendant toute la durée du contrat, la solution doit être
entièrement compatible et interexploitable avec la version la
plus récente des navigateurs Web Internet Explorer, Firefox et
Google Chrome.

3.6	Exigences techniques - services électroniques de gestion des
justificatifs d'identité

La solution doit intégrer et utiliser la Clé d'accès et le
service commercial de courtier de justificatifs d'identité du
gouvernement du Canada comme seuls services électroniques de
gestion des justificatifs d'identité ainsi que respecter les
exigences de Services partagés Canada en ce qui concerne la
transition vers l'environnement de production.
Un écran de sélection aux fins de la solution doit être créé et
tenu à jour pendant toute la durée du contrat.

3.7	Compatibilité avec l'environnement technique de Parcs Canada

La solution doit, à tout le moins, être interexploitable et
compatible avec l'environnement technique des ordinateurs de
bureau et des ordinateurs portatifs de Parcs Canada :

Pentium 4 avec processeur Intel, 1,5 MHz, RAM de 1 Go (minimum)
Windows XP, Service Pack 3
McAfee VirusScan, version 8.5
Internet Explorer 7.0
Microsoft Office Professionnel 2007
Client Lotus Notes, version 8.5
Adobe Reader, version 9.0

3.8	Caractéristiques de la solution

La solution doit :

Permettre la conception et l'utilisation de formulaires en ligne
servant à obtenir de l'information des utilisateurs.
Permettre la conception et l'attribution par l'administrateur de
rôles, de profils et de droits d'accès utilisateurs.
Permettre aux utilisateurs de modifier les renseignements de
leur profil et leurs préférences ainsi que de s'inscrire, seuls
ou en groupe, aux activités ou aux projets prévus.
Permettre la production des profils et dossiers utilisateurs
dans un rapport en ligne ainsi que le suivi de toutes les
données statistiques, données saisies et préférences des
utilisateurs.
Comprendre un assistant ou une fonction d'interrogation et de
production de rapports aux fins des rapports spéciaux et
standards. La solution doit permettre d'associer les bénévoles à
des critères de compétence et de disponibilité.
Permettre la création d'activités et de projets qui seront
affichés et auxquels les utilisateurs pourront s'inscrire. Les
renseignements sur les activités et les projets doivent pouvoir
être modifiés en fonction du rôle et des droits d'accès des
utilisateurs.
Permettre le téléchargement en amont et en aval de documents de
tout type et de toute taille.
Comprendre des services de notification par courriel et la
possibilité de s'inscrire ou de se retirer.
Comprendre des étiquettes bilingues (pas seulement une seule
étiquette contenant un texte bilingue).

3.9	Fonctions de production de rapports

La solution doit permettre de produire des rapports intégrant
les éléments suivants :

Nombre de bénévoles distincts par année.
Nombre de bénévoles compilés dans le cadre des projets de
bénévolat.
Nombre d'années/d'heures de bénévolat par année.
Nombre de bénévoles par groupe d'âge.
Nombre d'heures de bénévolat par année compilées dans le cadre
des projets de bénévolat.
Nombre d'heures de bénévolat par année consacrées à des
activités à haut risque et compilées dans le cadre des projets
de bénévolat.
Évaluation de la gestion des risques et procédures en place.
Codes postaux - liste des bénévoles selon leur code postal.
Types de projets de bénévolat réalisés dans les parcs et les
lieux du Canada (tirés du menu déroulant).
Consentement à ce que les images et les photos des bénévoles
soient utilisées dans le cadre des communications de Parcs
Canada.
Liste de diffusion et étiquettes aux fins de sondages d'opinion. 


4.	Exigence en matière de sécurité

L'entrepreneur doit détenir en permanence, pendant l'exécution
du contrat ou de l'offre à commandes, une attestation de
vérification d'organisation désignée (VOD) en vi-gueur, ainsi
qu'une cote de protection des documents approuvée au niveau
PROTÉGÉ B, délivrées par la Direction de la sécurité
industrielle canadienne de Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada.

Les membres du personnel de l'entrepreneur devant avoir accès à
des rensei-gnements ou à des biens PROTÉGÉS, ou à des
établissements de travail dont l'accès est ré-glementé, doivent
tous détenir une cote de FIABILITÉ en vigueur, délivrée ou
approuvée par la Direction de la sécurité industrielle
canadienne (DSIC) de Travaux publics et Servi-ces
gouvernementaux Canada (TPSGC).

The Contractor must not utilize its Information Technology
systems to electronically process, produce or store PROTECTED
information until the CISD/PWGSC has issued written approval. 
After approval has been granted or approved, these tasks may be
per-formed at the level of PROTECTED B.

L'entrepreneur ne doit pas utiliser ses propres systèmes
informatiques pour traiter, pro-duire ou stocker
électroniquement des renseignements ou des données et(ou) de
production au niveau PROTÉGÉ tant que la DSCI, TPSGC ne lui en
aura pas donné l'autorisation par écrit.  Lorsque cette
autorisation aura été délivrée, ces tâches pourront être
exécutées au ni-veau PROTÉGÉ B.

Les contrats de sous-traitance comportant des exigences
relatives à la sécurité NE doivent PAS être attribués sans
l'autorisation écrite préalable de la DSIC de TPSGC.

L'entrepreneur doit se conformer aux dispositions des documents
suivants :
	a)	de la Liste de vérification des exigences relatives à la
sécurité et directive de sécurité (s'il y a lieu);
	b)	le Manuel de la sécurité industrielle (dernière édition).


5.	Applicabilité des accords commerciaux à l'achat

Le présent achat est assujetti aux accords commerciaux suivants :

Accord sur le commerce intérieur (ACI)
Accord de libre-échange nord-américain (ALENA)
Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du
commerce (AMP-OMC)


6.	Justification du recours à un fournisseur sélectionné à
l'avance

La société Affirmative Communications Inc. (faisant affaire sous
le nom de Volunteer Squared) est le seul fournisseur connu d'une
solution logicielle en ligne disponible dans les deux langues
officielles (français et anglais) et respecte toutes les
exigences obligatoires en matière de rendement et les exigences
essentielles minimales.


7.	Exception au Règlement sur les marchés de l'État

L'exception suivante au Règlement sur les marchés de l'État est
invoquée pour cet achat : paragraphe 6 d) - « une seule personne
est capable d'exécuter le marché ».


8.	Exclusions et/ou raisons justifiant le recours à l'appel
d'offres limité

Les exclusions et/ou les raisons justifiant le recours à un
appel d'offres limité suivantes sont invoquées en vertu de
article des accords commerciaux précisés :

Accord sur le commerce intérieur (ACI) - article 506 paragraphe
12 b) « lorsque, pour des raisons d'ordre technique, il y a
absence de concurrence et que les produits ou services ne
peuvent être fournis que par un fournisseur donné et qu'il
n'existe aucune solution de rechange ou encore de produits ou
services de remplacement »

Accord de libre-échange nord-américain (ALENA) - article
1016.2(b) « lorsque, du fait qu'il s'agit de travaux d'art ou
pour des raisons liées à la protection de brevets, de droits
d'auteur ou d'autres droits exclusifs ou de renseignements de
nature exclusive, ou en l'absence de concurrence pour des
raisons techniques, les produits ou services ne pourront être
fournis que par un fournisseur particulier et qu'il n'existera »

Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du
commerce (AMP-OMC) - article XV 1.(b) « lorsque, du fait qu'il
s'agit de travaux d'art ou pour des raisons liées à la
protection de droits exclusifs, tels que des droits de brevet ou
de reproduction, ou en l'absence de concurrence pour des raisons
techniques, les produits ou services ne pourront être fournis
que par un fournisseur particulier et qu'il n'existera aucun
produit ou service de rechange ou de remplacement
raison­nablement satisfaisant »


9.	Titre de propriété intellectuelle

Le titre de propriété intellectuelle découlant du contrat
proposé reviendra à l'entrepreneur.


10.	Période du contrat proposé et des livrables

Le marché proposé doit couvrir une période d'un an à compter de
la date d'attribution.

Le marché proposé comprend des options pour le prolonger de
jusqu'à sept (7) périodes supplémentaires d'un an.

10.1	Produits livrables obligatoires: 

L'installation complète de la solution et la formation; le
produit doit être convenable pour l'environnement en matière
d'utilisation interne et interdit au public dans les 30 jours
qui suivent la date d'attribution du marché. 
La personnalisation et le marquage de tous les logos
ministériels de Parcs Canada, incorporer les normes Common Look
dans la solution, respecter toutes les normes minimales en
matière de langages et de technologie. Ces tâches doivent être
effectuées dans les 45 jours qui suivent  la date d'attribution
du marché.
Les services d'entretien et de soutien doivent être assurés pour
la durée du marché.

10.2	Produits livrables facultatifs:

Le marché comprend également des services facultatifs: la
programmation pour des exigences de bilinguisme, l'intégration
au FJGC, les services continus d'entretien et de soutien pour
les périodes facultatives, et d'autre programmation
personnalisée selon la demande.


11.	Nom et adresse du fournisseur sélectionné à l'avance

Affirmative Communications Inc., faisant affaire sous le nom de
Volunteer Squared
108-3325 North Service Road
Burlington (Ontario)  L7N 3G2


12.	Droit des fournisseurs de présenter un énoncé des capacités

Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts
à fournir les biens, les services ou des services de
construction décrits dans ce PAC peuvent présenter par écrit un
énoncé des capacités à la personne-ressource dont le nom figure
dans cet avis d'ici la date de clôture, laquelle est aussi
précisée dans cet avis. L'énoncé de capacités doit clairement
démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences publiées.


13.	Date de clôture pour la présentation des énoncés des
capacités

La date et l'heure de clôture pour l'acceptation d'énoncés des
capacités sont le 07 mai 2013 à 14 h (HAE).


14.	Demande de renseignements et présentation des énoncés des
capacités

Les demandes de renseignements et les énoncés des capacités
doivent être présentés à :

Vincent Wong
Direction de l'acquisition de logiciels et de systèmes partagés
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Place du Portage III, 4C1
11 rue Laurier, Gatineau (Québec)  K1A 0S5

Téléphone : (819) 956-3769
Télécopieur : (819) 953-3703
Courriel : Vincent.Wong@tpsgc-pwgsc.gc.ca


Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État fait savoir par la présente qu'il a l'intention de
n'inviter à soumissionner que l'entreprise susmentionnée et de
ne négocier qu'avec elle.  Pour de plus amples renseignements
concernant ce marché, communiquer avec l'agent de négociation
des marchés dont le nom est indiqué ci-dessus.

Un préavis d'adjudication de contrat (PAC) permet aux ministères
et aux organismes de publier un avis, pendant un minimum de
quinze (15) jours civils, pour informer la collectivité des
fournisseurs de leur intention de passer un marché pour un bien,
un service ou des travaux de construction à un fournisseur
sélectionné d'avance. Si pendant la période d'affichage, aucun
fournisseur ne présente d'énoncé de compétences répondant aux
exigences précisées dans le PAC, l'agent de négociation des
marchés pourra alors procéder à l'attribution du marché. S'il
est jugé, toutefois, qu'un énoncé de compétences répond aux
exigences précisées dans le PAC, l'agent de négociation des
marchés doit lancer le processus complet d'appel d'offres.

Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts
à fournir les produits ou les services décrits dans cet avis
peuvent présenter un énoncé de compétences à la
personne-ressource dont le nom figure dans le présent avis d'ici
la date de clôture, laquelle est aussi précisée dans l'avis.
L'énoncé de compétences doit démontrer clairement la façon dont
le fournisseur compte s'y prendre pour répondre aux exigences
indiquées dans le préavis.

Le numéro de dossier de TPSGC, le nom de l'agent de négociation
des marchés et la date de clôture du préavis d'adjudication de
contrat (PAC) doivent figurer en lettres moulées sur
l'enveloppe, ou sur la feuille d'accompagnement, s'il s'agit
d'un envoi par télécopieur.

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout
marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des
langues officielles du Canada.