Système SAM HD de gestion des échantillons

Entente sur le commerce : AECG / OMC-AMP / ALÉNA / ALEC / ALEs avec Pérou / Colombie / Panama / Corée
Processus de demande des soumissions : Habituellement, une seule entreprise est invitée à soumissionner
Stratégie d'approvisionnement non concurrentielle : Droits exclusifs
Entente sur les revendications territoriales globales : Non
Nom et adresse du fournisseur : 
Hamilton Storage Technologies
3 Forge Parkway
Franklin Massachusetts
Canada
02038
Nature des besoins : 

Système SAM HD de gestion des échantillons

W7719-185430/A
Holvec, Monique
N° de téléphone - (905) 615-2062 (    )
monique.holvec@tpsgc-pwgsc.gc.ca

1. Préavis d'adjudication de contrat (PAC)

Un PAC est un avis public informant la collectivité des fournisseurs qu'un ministère ou organisme a l'intention d'attribuer un contrat pour des biens, des services ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné à l'avance, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Si aucun fournisseur ne présente un énoncé des capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC, au plus tard à la date de clôture indiquée dans le PAC, l'agent de négociation des contrats peut procéder à l'attribution du contrat au fournisseur sélectionné à l'avance. 

2. Définition du besoin

Recherche et développement pour la défense Canada (RDDC) a besoin d'un (1) système automatisé de congélation à température ultrabasse et de gestion des échantillons muni de fonctions de suivi et de tri des échantillons. L'automatisation entière du système permettra au personnel technique de RDDC d'économiser des centaines d'heures de travail, en leur évitant de devoir trier manuellement des milliers d'échantillons et en réduisant les erreurs humaines au moment du tri.  

Le Centre de recherches de Toronto de RDDC est un organisme du Ministère de la Défense nationale (MDN) du Canada qui effectue des travaux de recherche et de développement liés aux sciences et à la technologie dans les domaines de la défense et de la sécurité. Le Centre de recherches de Toronto de RDDC est devenu une banque de tissus biologiques pour des milliers d'échantillons biologiques (sérum, plasma, ARN, LCR, etc.) recueillis auprès du personnel militaire dans le cadre de projets en cours liés à la santé mentale chez les militaires, aux traumatismes et aux études sur la performance opérationnelle. 

3. Critères pour l'évaluation de l'énoncé de compétences - Exigences essentielles minimales 

Tout fournisseur intéressé doit démontrer, au moyen d'un énoncé de compétences, que son équipement respecte les exigences suivantes : 

3.1 Système automatisé de congélation à température ultrabasse et de gestion des échantillons
3.1.1 Doit avoir une fonction de récupération à haute vitesse des tubes, tubes cryogéniques, bancs et plaques dans un compartiment de prise de tubes de -20 °C; 
3.1.2 Doit être capable d'utiliser des bancs à haute densité pour des tubes de 8 mm, pour une capacité accrue d'au moins 44 %;
3.1.3 Doit être muni d'une tête de prise interchangeable afin d'alterner entre des tubes cryogéniques de 8 mm (1 ml) et de 12 mm (12 ml);
3.1.4 Doit avoir la capacité d'entreposer des tubes de différentes tailles (0,3 ml, 0,5 ml, 0,7 ml, 1 ml, 2 ml, etc.) provenant de différents fabricants dans un seul système (y compris les tubes Matrix de 0,5 ml et les tubes vissés Nunc de 2 ml);
3.1.5 Doit utiliser un système de couplage servo magnétique prenant en charge la récupération mécanique automatisée des échantillons dans un compartiment de congélation de -80 °C, sans dispositifs électroniques ou moteurs internes;

3.2 Logiciel du système automatisé de congélation à température ultrabasse et de gestion des échantillons :
3.2.1 Doit appuyer la conformité au règlement 21 CFR, partie 11;
3.2.2 Doit établir l'ordre de priorité des tâches de prise des échantillons et interrompre les tâches lorsque des échantillons hautement prioritaires doivent être traités, puis revenir aux tâches inachevées;
3.2.3 Doit avoir des protocoles de défragmentation pour regrouper les tubes dans le moins de bancs possible afin de maximiser la capacité;
3.2.4 Doit effectuer des prises la nuit pour que les échantillons à prendre dans le compartiment de congélation à -80 °C puissent être récupérés le matin;
3.2.5 Doit conserver les échantillons entreposés en sécurité en contrôlant l'accès des utilisateurs;
3.2.6 Doit permettre la lecture des codes à barres 2D avec un suivi complet des échantillons;
3.2.7 Doit permettre la surveillance et l'exécution des tâches à distance.

4. Applicabilité des accords commerciaux au processus d'approvisionnement

Le présent achat est assujetti aux accords commerciaux suivants :
a. Accord de libre-échange canadien (ALEC)
b. Accord de libre-échange nord-américain (ALENA);
c. Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC).

5. Justification du recours à un fournisseur sélectionné à l'avance 

Hamilton Storage, Inc. est la seule entreprise connue pouvant fournir, livrer et installer un (1) système de congélation à température ultrabasse SAM, avec les accessoires, l'installation après étude du site et les services d'entretien. Cette entreprise détient également la propriété exclusive, et les droits d'utilisation, de la propriété intellectuelle du système automatisé de gestion des échantillons.  
 
Le système automatisé de congélation à ultrabasse température et de gestion des échantillons est le seul produit muni d'un système de couplage servo magnétique, qui permet la récupération mécanique automatisée des échantillons dans un compartiment de congélation à une température de -80 °C, sans dispositifs électroniques ou moteurs internes. Afin de garantir l'intégrité des échantillons et d'empêcher la dégradation des protéines, il est essentiel de conserver les échantillons dans un compartiment de congélation à une température de -80 °C avant leur récupération.
De plus, le système automatisé de congélation à ultrabasse température et de gestion des échantillons Hamilton est le seul système muni d'un logiciel qui permet d'établir la priorité des tâches de prise des échantillons et d'interrompre les tâches lorsque des échantillons hautement prioritaires doivent être traités, puis de revenir aux tâches inachevées. Il prend également en charge des protocoles de défragmentation pour regrouper les tubes dans un minimum de bancs possibles afin de maximiser la capacité grâce à des bancs à haute densité (il accroît la densité de 44 %).

Hamilton Storage, Inc. conçoit et fabrique des systèmes automatisés de gestion des échantillons à température ultrabasse pour le domaine des sciences de la vie. Elle offre des solutions de mise en banque de matériel biologique et de stockage composé, l'intégration de la manipulation de liquides, des robots sur rail, des décapsuleurs, et des bancs de tubes cryogéniques et de microtubes pour la mise en banque de matériel biologique, des agents biologiques devant être conservés à basse température, la culture de cellules et des applications de découvertes de médicaments, et des logiciels. L'entreprise offre également du soutien technique, de l'entretien sur place et des services de formation sur le produit. Hamilton Storage, Inc. est le seul fournisseur connu pour ce type d'équipement avancé et personnalisé.

6. Exception au Règlement sur les marchés de l'État
 
L'exception suivante au Règlement sur les marchés de l'État est invoquée pour cet achat en vertu du paragraphe 6(d), du Règlement - une seule personne ou entreprise est en mesure d'exécuter le contrat. 

7. Exclusions ou raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité 

Les exceptions ou les raisons suivantes justifiant le recours à un appel d'offres limité sont invoquées en vertu de :

L'Accord de libre-échange canadien s'applique à cette exigence. L'appel d'offres limité s'applique, en vertu de l'alinéa 513 b), lorsque « les marchandises ou les services ne peuvent être fournis que par un fournisseur particulier et qu'il n'existe pas de marchandise ou de service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant pour l'une des raisons suivantes [i, ii, iii, iv, v, vi]. »

L'appel d'offres limité de l'Accord de libre-échange nord-américain s'applique, en vertu de l'alinéa 2 b) de l'article 1016, lorsque, du fait qu'il s'agit de travaux d'art ou pour des raisons liées à la protection de brevets, de droits d'auteur ou d'autres droits exclusifs ou de renseignements de nature exclusive, ou en l'absence de concurrence pour des raisons techniques, les produits ou services ne peuvent être fournis que par un fournisseur particulier et qu'il n'existe aucun produit ou service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant. 

L'appel d'offres limité de l'Accord de libre-échange nord-américain s'applique, en vertu de l'alinéa 2 d) de l'article 1016, lorsqu'un changement de fournisseur obligerait l'entité à acheter des équipements ou des services ne répondant pas à des conditions d'interchangeabilité avec des équipements ou des services déjà existants.

L'article XV(b) de l'AMP-OMC est applicable en raison d'un appel d'offres limité dû aux motifs suivants : lorsque, du fait qu'il s'agit de travaux d'art ou pour des raisons liées à la protection de droits exclusifs, comme des droits de brevet ou de reproduction, ou en l'absence de concurrence pour des raisons techniques, les produits ou services ne pourront être fournis que par un fournisseur particulier et qu'il n'existera aucun produit ou service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant, et lorsqu'il s'agira de livraisons additionnelles à assurer par le fournisseur initial et portant sur des pièces de rechange pour des fournitures déjà faites ou des installations déjà livrées, ou destinées à compléter ces fournitures, services ou installations, et qu'un changement de fournisseur aboutirait à la livraison de matériel ou de services ne répondant pas à des conditions d'interchangeabilité avec un matériel ou service déjà existant, respectivement.

8. Période du contrat proposé ou date de livraison 

Le matériel et tous les produits livrables connexes doivent être achevés au plus tard le 29 mars 2018. Livraison à : Recherche et développement pour la défense Canada - Centre de recherches de Toronto. 1133, avenue Sheppard Ouest, Toronto (Ontario)  M3K 2C9

9. Estimation du coût du contrat proposé 

La valeur estimative du contrat, y compris les options, s'élève à 239 843,75 $ (taxes applicables incluses).

10. Nom et adresse du fournisseur sélectionné à l'avance 

Hamilton Storage, Inc.
3 Forge Parkway
Franklin, MA 02038
États-Unis

11. Droit des fournisseurs de présenter un énoncé des capacités 

Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les biens, les services ou les services de construction décrits dans le PAC peuvent présenter un énoncé des capacités à la personne-ressource dont le nom figure dans le présent avis d'ici la date de clôture de ce dernier. L'énoncé des capacités doit clairement démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences indiquées dans le préavis.

12. Date de clôture pour la présentation d'un énoncé des capacités 

La date limite pour la réception des énoncés des capacités est le 10 janvier 2018, à 14 h (heure de l'Est). 

13. Les demandes de renseignements et les énoncés des capacités doivent être envoyés à l'adresse suivante :

Monique Holvec
Spécialiste de l'approvisionnement
33, promenade City Centre, bureau 480-C
Mississauga (Ontario)  L5N 3C2 
Téléphone : 905 615-2062
Courriel : monique.holvec@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Vous êtes avisé, par la présente, que le gouvernement a l'intention de négocier un contrat avec l'entreprise susmentionnée en exclusivité. Si vous avez des questions concernant ce préavis, veuillez vous adresser à l'agent de négociation des contrats désigné plus haut.

Un préavis d'adjudication de contrat (PAC) permet aux ministères et aux organismes d'afficher un avis pendant au moins quinze (15) jours civils, pour faire savoir à la collectivité des fournisseurs qu'ils ont l'intention d'attribuer un marché pour un bien, un service ou des travaux de construction à un entrepreneur sélectionné à l'avance. Si, pendant la période d'affichage, aucun fournisseur ne présente d'énoncé des capacités répondant aux exigences précisées dans le PAC, l'autorité contractante peut alors attribuer le marché à l'entrepreneur proposé. Toutefois, si un énoncé des capacités satisfait aux exigences indiquées dans le PAC, l'adjudicateur entamera alors le processus complet d'appel d'offres.

Les fournisseurs qui estiment être qualifiés et en mesure de fournir les services ou biens précités peuvent présenter par écrit un énoncé des capacités à la personne-ressource désignée ci-dessous, au plus tard à la date de clôture du présent préavis. L'énoncé des capacités doit clairement démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences indiquées dans le préavis.

Le numéro de dossier de TPSGC, le nom de l'agent de négociation des marchés et la date de clôture du PAC doivent paraître à l'extérieur de l'enveloppe en caractères d'imprimerie ou, dans le cas d'une transmission par télécopieur, sur la page couverture.

Le Canada se réserve le droit de négocier tout achat avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être soumis dans l'une des deux langues officielles du Canada.
Accès et conditions d'utilisation
Les avis d'appels d'offres et d'attribution, les documents de demandes de soumissions et les pièces jointes aux appels d'offres du gouvernement du Canada (GC) sont offerts gratuitement et sans inscription à Achatsetventes.gc.ca/appels-d-offres, l'emplacement qui fait autorité pour les appels d'offres du GC.

Vous avez peut-être reçu cet avis d'appels d'offres ou d'attribution par l'entremise d'un distributeur tiers. Le gouvernement du Canada (GC) n'est pas responsable des avis d'appel d'offres et des documents et pièces jointes connexes qui ne sont pas publiés directement sur le site Web Achatsetventes.gc.ca.

Cet avis d'appel d'offres ou d'attribution du gouvernement du Canada comporte une licence du gouvernement ouvert - Canada qui régit son utilisation. Les documents relatifs aux demandes de soumission ou les pièces jointes aux appels d'offres sont protégés par le droit d'auteur. Veuillez vous reporter à la section concernant la reproduction commerciale sur la page Avis d'Achatsetventes.gc.ca pour de plus amples renseignements.
Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État fait savoir par la présente qu'il a l'intention de n'inviter à soumissionner que l'entreprise susmentionnée et de ne négocier qu'avec elle.  Pour de plus amples renseignements concernant ce marché, communiquer avec l'agent de négociation des marchés dont le nom est indiqué ci-dessus.

Un préavis d'adjudication de contrat (PAC) permet aux ministères et aux organismes de publier un avis, pendant un minimum de quinze (15) jours civils, pour informer la collectivité des fournisseurs de leur intention de passer un marché pour un bien, un service ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné d'avance. Si pendant la période d'affichage, aucun fournisseur ne présente d'énoncé de compétences répondant aux exigences précisées dans le PAC, l'agent de négociation des marchés pourra alors procéder à l'attribution du marché. S'il est jugé, toutefois, qu'un énoncé de compétences répond aux exigences précisées dans le PAC, l'agent de négociation des marchés doit lancer le processus complet d'appel d'offres.

Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les produits ou les services décrits dans cet avis peuvent présenter un énoncé de compétences à la personne-ressource dont le nom figure dans le présent avis d'ici la date de clôture, laquelle est aussi précisée dans l'avis. L'énoncé de compétences doit démontrer clairement la façon dont le fournisseur compte s'y prendre pour répondre aux exigences indiquées dans le préavis.

Le numéro de dossier de TPSGC, le nom de l'agent de négociation des marchés et la date de clôture du préavis d'adjudication de contrat (PAC) doivent figurer en lettres moulées sur l'enveloppe, ou sur la feuille d'accompagnement, s'il s'agit d'un envoi par télécopieur.

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada.