SPPC-CB Impression et numérisation

Entente sur le commerce : Accord de libre-échange canadien (ALEC)
Processus de demande des soumissions : Le soumissionnaire doit fournir des biens et/ou des services canadiens
Stratégie d'approvisionnement concurrentielle : Soumissionnaire le moins-disant
Entente sur les revendications territoriales globales : Non
Nature des besoins : 

SPPC-CB - IMPRESSION ET NUMÉRISATION

72000-170016/A
Buck, Daniel
No. de téléphone - (613) 998-8582
No. de télécopieur - (613) 991-5870
Courriel: daniel.buck@pwgsc-tpsgc.gc.ca

NATURE DU BESOIN

Le Service des poursuites pénales du Canada sollicite la prestation de services de reprographie dans la région de la Colombie-Britannique. Les services de reprographie requis sont : la photocopie ou l’impression à petit tirage de documents originaux fournis en copie papier et en format électronique (c.-à-d. en format PDF), la reliure de documents et la numérisation de documents papier pour les convertir en format électronique (c.-à-d. en format PDF) selon la prescription de chaque demande de services. 

L’entrepreneur doit offrir les services requis aux bureaux régionaux du SPPC à Vancouver (C.-B.) pendant les heures normales de travail, soit du lundi au vendredi, de 8 h à 17 h, heure normale du Pacifique. Il est possible que des ordres de travail particuliers doivent être effectués en dehors des heures normales de travail. Tout travail devant être exécuté par l’entrepreneur en dehors de ces heures doit être conforme aux dispositions de l’annexe B, Base de paiement, et préalablement approuvé par le chargé de projet du SPPC. Les bureaux du SPPC de Vancouver (C.-B.) regroupent le bureau principal situé au 840, rue Howe, les trois (3) bureaux secondaires qui se trouvent au 800, rue Burrard et au 211, rue Columbia en plus du palais de justice de la cour provinciale à Vancouver, au 222, rue Main.  

L’entrepreneur doit offrir ses services à partir d’une imprimerie bien équipée se trouvant dans les alentours des bureaux du SPPC.

La période du contrat s’étendra de sa date d’attribution au 31 mars 2020, avec une option de prolongation de deux (2) périodes additionnelles d’un (1) an aux mêmes conditions. 

Ce besoin comporte des exigences relatives à la sécurité. Pour de plus amples renseignements, consulter la Partie 6, Exigences relatives à la sécurité, exigences financières et autres exigences, et la Partie 7, Clauses du contrat subséquent. Pour de plus amples renseignements sur les enquêtes de sécurité sur le personnel et les organismes, les soumissionnaires devraient consulter le site Web du Programme de sécurité industrielle (PSI) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (http://ssi-iss.tpsgc-pwgsc.gc.ca/index-fra.html).

Ce besoin est assujetti aux dispositions de l'Accord de libre-échange canadien (ALEC). 

Ce besoin est limité aux produits et(ou) services canadiens.

Critères obligatoires 

O.1  Expérience de l’entreprise - Services de reprographie - Photocopie ou impression à petit tirage

O.1.1 : Le soumissionnaire doit démontrer qu’il s’est engagé par contrat à fournir à un ou plusieurs clients externes (à l’extérieur de l’entreprise du soumissionnaire) un service de photocopie ou d’impression à petit tirage de documents en copies papier pour produire des exemplaires imprimés.

O.1.1.a : Le soumissionnaire doit fournir les informations du client (par exemple, le nom de l’organisme). 

O.1.1.b : Le soumissionnaire doit fournir une copie du dossier de production du contrat ou une copie de la facture présentée au client dans le cadre du contrat. 

O.1.1.1 Le contrat doit avoir débuté ou avoir été terminé le 1er février 2012 ou plus tard. 

O.1.1.1.a Le soumissionnaire doit fournir la date de début ou la date de fin du contrat (le mois et l’année).

O.1.1.2 Le contrat doit être ou avoir été un contrat de service de photocopie ou d’impression à petit tirage d’au moins 500 000,00 images provenant de copies papier à l’intérieur d’une période d’un (1) an*.  

*Le service de photocopie ou d’impression à petit tirage peut avoir été fourni d’un seul coup ou avoir été échelonné sur une période allant jusqu’à un (1) an, selon la demande du client. 

O.1.1.2.a Le soumissionnaire doit indiquer le nombre total d’images reproduites ou à reproduire de documents en copies papier au produit imprimé final sur une période d’un (1) an*.

O.1.1.2.b Le soumissionnaire doit fournir la date de début et la date de fin (le mois et l’année) de la période d’un (1) an* durant laquelle le service de photocopie ou d’impression à petit tirage a été ou est fourni.

O.1.1.2.c Le soumissionnaire doit fournir une description du format des exemplaires imprimés finaux en indiquant :
i. le ou les format(s) du papier;
ii. le ou les type(s) de reliure.
O.1.1.3 Le service de photocopie ou d’impression à petit tirage fourni par le soumissionnaire dans le cadre du contrat doit aussi comprendre l’ensemble des services suivants :

i. Démontage des documents originaux;
ii. Remontage des documents originaux;
iii. Reliure des produits finaux (installer des reliures cerlox, perforer puis installer les pages dans des reliures à trois (3) anneaux, agrafer les pages, etc.);
iv. Fourniture et insertion d’intercalaires à onglets ou non**.

** Dans le cas où le soumissionnaire fournit ou a fourni le service de photocopie ou d’impression à petit tirage sur une période d’un (1) an, il n’est pas nécessaire que chaque exemplaire produit comprenne des intercalaires. Au moins un (1) des produits finaux livrés dans le cadre du contrat doit nécessiter ou avoir nécessité la fourniture et l’insertion d’intercalaires dans les exemplaires imprimés. 

O.1.1.3.a Le soumissionnaire doit fournir une description des exigences de démontage des documents originaux imposés dans le cadre du contrat de service de photocopie ou d’impression à petit tirage.

O.1.1.3.b Le soumissionnaire doit fournir une description des exigences de remontage des documents originaux imposés dans le cadre du contrat de service de photocopie ou d’impression à petit tirage.

O.1.1.3.c Le soumissionnaire doit fournir une description des exigences de reliure des exemplaires imprimés. 

O.1.1.3.d Le soumissionnaire doit donner une description des intercalaires à onglets ou autres fournis et insérés dans les produits finaux.

Pendant l’évaluation, aucune expérience de l’entreprise acquise auprès de clients internes ne sera acceptée ou examinée.

O.2  Expérience de l’entreprise - Services de reprographie - Numérisation

O.2.1. Le soumissionnaire doit démontrer qu’il s’est engagé par contrat à fournir à un ou plusieurs clients externes (à l’extérieur de l’entreprise du soumissionnaire) un service de numérisation pour produire des documents électroniques sur un support numérique (par exemple sur CD, DVD, clé USB, disque dur amovible).

O.2.1.a : Le soumissionnaire doit fournir les informations du client (par exemple, le nom de l’organisme). 

O.2.1.b : Le soumissionnaire doit fournir une copie du dossier de production du contrat ou une copie de la facture présentée au client dans le cadre du contrat. 

O.2.1.1 Le contrat doit avoir débuté ou avoir été terminé le 1er février 2012 ou plus tard. 

O.2.1.1.a Le soumissionnaire doit fournir la date de début ou la date de fin du contrat (le mois et l’année).

O.2.1.2 Le contrat doit être ou avoir été un contrat de service de numérisation d’au moins 150 000 images de documents en copies papier au format électronique (PDF ou autres applications de la suite Office) à l’intérieur d’une période d’un (1) an*.  

*Le service de numérisation peut avoir été fourni d’un seul coup ou avoir été échelonné sur une période allant jusqu’à un (1) an, selon la demande du client. 

O.2.1.2.a Le soumissionnaire doit indiquer le nombre total d’images numérisées ou à numériser de documents en copies papier au format électronique sur une période d’un (1) an*.

O.2.1.2.b Le soumissionnaire doit fournir la date de début et la date de fin (le mois et l’année) de la période d’un (1) an* durant laquelle le service de numérisation a été ou est fourni.

O.2.1.2.c Le soumissionnaire doit indiquer le ou les format(s) électronique(s) des documents numérisés (par exemple PDF ou autres applications de la suite Office) ainsi créés.

O.2.1.3 Le service de numérisation fourni par le soumissionnaire dans le cadre du contrat doit aussi comprendre l’ensemble des services suivants :

i. Démontage des documents originaux;
ii. Remontage des documents originaux;
iii. Manipulation de fichiers; 
iv. Création ou poursuite de conventions d’appellation des fichiers de sortie;
v. Remise des documents sur CD, DVD ou clé USB.

O.2.1.3.a Le soumissionnaire doit fournir une description des exigences de démontage des documents originaux imposés dans le cadre du contrat de service de numérisation.

O.2.1.3.b Le soumissionnaire doit fournir une description des exigences de remontage des documents originaux imposés dans le cadre du contrat de service de numérisation.

O.2.1.3.c Le soumissionnaire doit fournir une description des exigences de manipulation de fichiers afin de créer les documents numérisés finaux. 

O.2.1.3.d Le soumissionnaire doit fournir une description des exigences d’appellation des fichiers selon les conventions d’appellation des fichiers du client.

O.2.1.3.e Le soumissionnaire doit fournir une description des supports numériques utilisés pour remettre les documents électroniques au client.

Pendant l’évaluation, aucune expérience de l’entreprise acquise auprès de clients internes ne sera acceptée ou examinée.

O.3  Capacités du soumissionnaire à produire les documents du Service des poursuites pénales du Canada comme présentés dans l’annexe A, Énoncé des travaux

O.3.1 Le soumissionnaire doit confirmer par écrit qu’il a la capacité de produire tous les documents du Service des poursuites pénales du Canada dans leur format livrable dans les délais précisés dans l’annexe A, Énoncé des travaux.

O.3.1.a  Le soumissionnaire doit fournir une déclaration dans laquelle il confirme pouvoir offrir des services de numérisation et de photocopie ou d’impression à petit tirage des documents qu’il reçoit selon les niveaux de service « extrêmement urgent », « urgent », « rapide » et « ordinaire » des demandes, comme présentés dans l’annexe A, Énoncé des travaux.

O.3.2 Le soumissionnaire doit démontrer qu’il a les capacités requises pour produire de manière prioritaire tous les documents du Service des poursuites pénales du SPPC en format livrable selon les délais définis dans l’annexe A, Énoncé des travaux. Il doit ainsi fournir une description détaillée de ses procédés de production (ce qui comprend les ressources et l’équipement disponibles) en numérisation et photocopie ou impression à petit tirage selon les niveaux de service suivant :

O.3.2.a Extrêmement urgent :

Le soumissionnaire doit fournir une description :
O.3.2.a.1 des procédés de production qu’il utilise afin d’offrir un service de numérisation et d’impression à petit tirage dans un délai d’une (1) heure.
O.3.2.a.2 des ressources disponibles qu’il utilise afin d’offrir un service de numérisation et d’impression à petit tirage dans un délai d’une (1) heure.
O.3.2.a.3 de l’équipement disponible qu’il utilise afin d’offrir un service de numérisation et d’impression à petit tirage dans un délai d’une (1) heure.

O.3.2.b Urgent :

Le soumissionnaire doit fournir une description :
O.3.2.b.1 des procédés de production qu’il utilise afin d’offrir un service de numérisation et d’impression à petit tirage dans un délai de deux heures et demie (2,5).
O.3.2.b.2 des ressources disponibles qu’il utilise afin d’offrir un service de numérisation et d’impression à petit tirage dans un délai de deux heures et demie (2,5).
O.3.2.b.3 de l’équipement disponible qu’il utilise afin d’offrir un service de numérisation et d’impression à petit tirage dans un délai de deux heures et demie (2,5).

O.3.2.c Rapide :

Le soumissionnaire doit fournir une description :
O.3.2.c.1 des procédés de production qu’il utilise afin d’offrir un service de numérisation et d’impression à petit tirage dans un délai de quatre (4) heures.
O.3.2.c.2 des ressources disponibles qu’il utilise afin d’offrir un service de numérisation et d’impression à petit tirage dans un délai de quatre (4) heures.
O.3.2.c.3 de l’équipement disponible qu’il utilise afin d’offrir un service de numérisation et d’impression à petit tirage dans un délai de quatre (4) heures.

O.3.2.d Ordinaire :

Le soumissionnaire doit fournir une description :
O.3.2.d.1 des procédés de production qu’il utilise afin d’offrir un service de numérisation et d’impression à petit tirage dans un délai d’un (1) jour ouvrable.
O.3.2.d.2 des ressources disponibles qu’il utilise afin d’offrir un service de numérisation et d’impression à petit tirage dans un délai d’un (1) jour ouvrable.
O.3.2.d.3 de l’équipement disponible qu’il utilise afin d’offrir un service de numérisation et d’impression à petit tirage dans un délai d’un (1) jour ouvrable.

O.4 Plan de continuité des activités

O.4.1 Le soumissionnaire doit fournir un plan de continuité des activités (PCA) dans lequel il présente en détail la façon dont il assurera la production, la fourniture et la livraison des documents du Service des poursuites pénales du Canada s’il survient des événements (panne de courant, défaillance mécanique ou autre) qui ont une incidence négative sur le déroulement de ses activités.

O.4.1.a En ce qui a trait à la production des documents du Service des poursuites pénales du Canada, le PCA doit comporter des renseignements détaillés sur la façon dont le soumissionnaire maintiendra ou rétablira la continuité de chacune des activités suivantes (i - iii) selon les exigences décrites à l’annexe A, Énoncé des travaux, si le déroulement de ces activités est perturbé : 

i. activités d’impression;
ii. activités de numérisation;
iii. activités de finition (assemblage, reliure, découpage). 

O.4.2 Le soumissionnaire doit indiquer s’il propose le recours à une ou des installations de remplacement en vue de maintenir le déroulement normal des activités énumérées au point O.4.1.a (i - iii) si ce déroulement normal est perturbé. 

Si le soumissionnaire propose le recours à une ou des installations de remplacement en vue de maintenir le déroulement normal des activités énumérées au point O.4.1.a (i - iii), il doit fournir :

O.4.2.a l’adresse complète des installations de remplacement proposées (emplacements ou locaux) dans lesquelles se poursuivra le travail;
O.4.2.b  des renseignements détaillés sur la façon dont il assurera le maintien du niveau de sécurité associé à chacune des activités énumérées au point O.4.1.a (i - iii) afin de répondre aux exigences de sécurité indiquées à la partie 7 et à l’Annexe C.

O.5 Considérations environnementales

O.5.1 Le soumissionnaire doit confirmer par écrit que le papier utilisé aux fins d’impression des documents du SPPC répond aux critères mentionnés dans l’annexe A : Énoncé des travaux - utilise des fibres provenant d’une forêt gérée de manière durable, certifiée et vérifiée selon une norme de certification des forêts d’une tierce partie comme le Conseil de gérance des forêts (CGF), la Sustainable Forestry Initiative (SFI) ou la norme de gestion des forêts durables de l’Association canadienne de normalisation (CSA/SFMS).

LES PROPOSITIONS QUI NE RESPECTENT PAS LES EXIGENCES OBLIGATOIRES NE SERONT PAS ÉTUDIÉES DAVANTAGE.

Évaluation financière

Le prix de la soumission sera évalué en dollars canadiens, excluant les taxes applicables, FAB destination, incluant les droits de douane et les taxes d'accise canadiens.

L’évaluation financière sera fondée sur le prix total évalué de la proposition financière, établi au moyen de la feuille de calcul Excel.

Pour déterminer le prix total évalué, les prix et taux tout compris présentés à l’annexe B : Base de paiement seront multipliés et, lorsque spécifiés, divisés par les quantités correspondantes aux fins d’évaluation et ensuite additionnés pour obtenir le prix total évalué comme cela est précisé dans la feuille de calcul Excel de l’annexe « B », laquelle est distribuée par l’entremise du Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (achatsetventes.gc.ca).

Méthode de sélection

Une soumission doit respecter les exigences de la demande de soumissions et satisfaire à tous les critères d'évaluation techniques obligatoires pour être déclarée recevable. La soumission recevable avec le prix évalué le plus bas sera recommandée pour attribution d'un contrat.
Date de livraison : 24/08/2017

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada.