Accès aux logiciels en tant que services et fonctionnalités répondant aux besoins de Transports Canada pour gérer les programmes de SST

Préavis d’adjudication de contrats (PAC)

Un PAC est un avis public informant la collectivité des fournisseurs qu'un ministère ou organisme a l'intention d'attribuer un contrat pour des biens, des services ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné à l'avance, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités.

Si aucun autre fournisseur ne présente d'énoncé des capacités qui répondent aux exigences établies dans le PAC, les exigences de la politique du gouvernement en matière de concurrence sont satisfaites. 

Une fois les fournisseurs qui n'ont pas été retenus informés par écrit que leur énoncé de capacités ne répondent pas aux exigences précisées dans le PAC, le marché peut être octroyé en tenant compte de la délégation du Conseil du Trésor en matière d'appels d'offres électronique.

Si d'autres fournisseurs soumettent des énoncés de capacités pendant la période d'affichage de quinze jours civils et qu'ils satisfont aux exigences précisées dans le PAC, le ministère ou l'organisme doit enclencher le processus d'appel d'offres complet soit en ayant recours au service des appels d'offres électronique du gouvernement ou au moyen traditionnel, afin d'adjuger le marché.

Définition des besoins

En vertu de la partie II du Code canadien du travail (CCT), des règlements connexes sur la santé et la sécurité au travail (SST) et de la directive sur la SST du Conseil national mixte (CNM), il est obligatoire d'élaborer, de mettre en œuvre et de réviser les programmes de SST à tous les niveaux de l'organisation.

Conformément à la partie IV du CCT, la non-conformité à la partie II du CCT et aux règlements connexes peut exposer l'organisme à des sanctions administratives pécuniaires.

Le Bureau ministériel de SST de Transports Canada est responsable de la bonne exécution et de la gestion des rapports d'incidents et d'accidents, des inspections des lieux de travail, des évaluations des risques, des procédures de sécurité, des vérifications et des mesures correctives.

Le fournisseur doit collaborer avec Transports Canada pour accorder un droit d'accès à un logiciel intégré et modulaire en tant que service (SaaS), basé dans une plateforme cloud du Amazon Web Services situé au Canada, afin de soutenir Transports Canada (TC) dans la mise en œuvre et la gestion de ses programmes de santé et sécurité au travail (SST) pour les modules suivants :

• Gestion des rapports d’enquête de situations comportant des risques (RESCR)
• Analyse des risques
• Audits et inspections
• Procédures (cadenassage, étiquetage, procédures de travail sécuritaire, etc.)
• Actions correctives et préventives.

Ce service doit inclure la formation à l'utilisation de la solution (pour l'"utilisateur quotidien" ainsi que pour les "administrateurs") ainsi qu'un support client et technique continu.

Les modules doivent dialoguer entre eux ainsi qu'avec d'autres systèmes internes de Transport Canada, afin d'avoir une solution totalement intégrée fournissant des données en temps réel consolidées avec Power Bi, avec la capacité de générer des rapports de différents formats comme pour le Programme du travail et la Commission des accidents du travail pour chaque province du Canada.

Critères d’évaluation de l’énoncé des capacités

Le fournisseur sera évalué en fonction de ses capacités à fournir un accès et des fonctionnalités de logiciel en tant que service répondant aux besoins de Transports Canada en matière de gestion des programmes en SST, y compris les exigences en matière de sécurité pour la collecte d'informations protégées B. 

Le fournisseur doit fournir les services suivants :

• Fournir le personnel qualifié nécessaire pour soutenir le client dans le développement, la mise en œuvre et l'utilisation continue du SaaS. Cela inclut le personnel interne (au sein de l'entreprise) qui a une expertise en matière de santé et de sécurité.
• Créer une hiérarchie organisationnelle propre à TC pour la visualisation des données à tous les niveaux de l'organisation dans le SaaS.
• Synchroniser et intégrer les systèmes actuels de TC avec le SaaS, y compris la hiérarchie organisationnelle, la liste du personnel, les lieux de travail, la liste des coprésidents des comités de santé et de sécurité au travail (CSST), etc. disponibles sur TIPS et Power-BI.
• Établir des permissions basées sur les rôles pour simplifier la gestion des utilisateurs autorisés.
• Mettre en place une authentification unique (SSO) et un accès sans connexion, et intégrer le SaaS au logiciel de gouvernance des CT.
• Fournir un soutien dans la cartographie des processus, y compris la révision des processus actuels, l'identification des meilleures pratiques et l'exploration des configurations possibles qui optimiseront la gestion des programmes, des données et des pratiques de TC en matière de SST.
• Intégrer des processus personnalisés et d'autres configurations spécifiques en fonction des programmes en SST de TC, de la gestion des données et des pratiques de SST dans chaque module.
• Fournir, lorsque cela est nécessaire et demandé, l'intégration de toute fonctionnalité externe compatible supplémentaire déterminée par le bureau ministériel en SST de TC dans la solution.
• Fournir un soutien dans l'examen, la confirmation et l'optimisation des scénarios d'utilisation pour la création et l'utilisation des données avec un groupe restreint afin d'ajuster la configuration avant le déploiement à plus grande échelle.
• Fournir un accès continu à l'environnement en ligne SaaS non productif pour la solution (formation, configuration des processus, tests de génération de rapports)
• Fournir une formation aux super-utilisateurs afin d'assurer un déploiement rapide et optimal de la solution pour tous les utilisateurs.
• Fournir des modules faciles d’utilisation ainsi que des formations vidéos intégrées à la solution dans les langues officielles
• Fournir un accès continu au SaaS (environnement non productif et productif) 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, à partir de n'importe où (en ligne et hors ligne) et sur n'importe quel appareil électronique (ordinateur portatif, tablette, Android, Apple, iOS).
• Fournir un support technique et gestion de succès du client (support disponible tout au long du service reçu, tel que spécifié dans le contrat)
• Communiquer les nouvelles fonctionnalités disponibles sur une base régulière.
• Fournir l'accès à la solution SaaS et aux services clients et techniques dans les deux langues officielles (français et anglais) au minimum. Le multilinguisme est souhaitable.
• Fournir une plateforme cloud à utilisateur unique intégrée à Amazon Web Services pour l'intégrité des données.
• Fournir, si nécessaire, un module de gestion des permis de travail intégré à la solution.

Le fournisseur doit être en mesure de fournir des versions mises à jour du SaaS en conformité avec la partie II du Code Canadien du Travail et les exigences des règlements connexes en matière de SST, ainsi que les meilleures pratiques en matière de gestion de la SST.

Le fournisseur doit posséder les certifications ISO27001 et SOC II Type II.

Le fournisseur doit effectuer le travail au Canada et y être situé, héberger des données Protégé B dans une plateforme du gouvernement du Canada, dans un plateforme cloud de Amazon Web Services et satisfaire à toutes les exigences de sécurité.

En plus de ces fonctionnalités générales, le fournisseur doit fournir les fonctionnalités suivantes pour chaque module. Chaque module doit pouvoir dialoguer en temps réel avec un autre pour permettre à Transports Canada de disposer d'un système intégré de gestion de la SST.

Analyse des risques

Les fonctionnalités doivent inclure la possibilité de :

• Créer et gérer l'inventaire des risques pour les travaux, les tâches et les machines.
• Partager les risques avec des non-utilisateurs par le biais de rapports ou de liens dynamiques.
• Évaluer le niveau de risque des individus afin de prioriser les actions préventives et correctives.
• Déterminer les mesures de sécurité pour les risques individuels et calculer le niveau de risque résiduel.
• Visualisez les résultats d'inspection en temps réel directement dans le logiciel.
• Visualisez les données grâce à des tableaux de bord intégrés.
• Historique complet des audits pour chaque profil de risque.
• Dialogue avec d'autres modules pour créer, par exemple, les actions correctives et préventives requises.

Rapports d’enquête de situations comportant des risques (RESCR)

Les fonctionnalités doivent inclure la possibilité de :

• Signaler un événement à partir de plusieurs interfaces (mobile, web et hors ligne).
• Enquêter sur les faits des événements et recueillir des témoignages.
• Analyser les causes immédiates et profondes des événements.
• Déterminer les mesures de contrôle pour chaque cause analysée.
• Vérifier le déroulement des événements de TC à travers l'historique des événements individuels.
• Suivre l'évolution des événements grâce à des processus de travail personnalisés.
• Envoyer des notifications au personnel sur les événements et les affectations.
• Personnalisez et alimentez les rapports destinés au Programme du travail et aux commissions des accidents du travail de chaque province.
• Visualisez les événements en temps réel directement dans le SaaS.
• Visualiser les données via des tableaux de bord intégrés ou se connecter à la plateforme Power BI de TC.
• Dialoguer avec d'autres modules pour créer, par exemple, les actions correctives et préventives requises.

Audit et inspection

Les fonctionnalités doivent inclure la possibilité de :

• Collecter des points d'observation d'audit et d'inspection dans les deux langues officielles et via des interfaces mobiles en ligne ou hors ligne ;
• Visualiser les résultats des inspections et des audits en temps réel directement dans le SaaS ;
• Intégrer les données d'inspection dans la plateforme Power BI de TC ;
• Dialoguer avec d'autres modules pour créer, par exemple, les actions correctives et préventives requises.

Procédures

Les fonctionnalités doivent inclure la possibilité de :

• Gérer des modèles de procédures pour différents types de procédures (cadenassage, étiquetage, procédures de travail sécuritaire, etc.).
• Créer une liste de référence pour standardiser la rédaction des procédures
• Créer une liste de dispositifs d'isolation d'énergie à utiliser dans plusieurs procédures simultanément.
• Historique complet des contrôles effectués pour chaque procédure.
• Historique complet des utilisations pour chaque procédure.
• Mise à jour automatisée de toutes les procédures pertinentes.
• Fournir un guide étape par étape pour la mise en œuvre des contrôles.
• Fournir un suivi de l'état de mise en œuvre des contrôles.
• Dialogue avec d'autres modules pour créer, par exemple, les actions correctives et préventives requises.

Actions correctives et préventives (ACEP)

Les fonctionnalités doivent inclure la possibilité de :

• Rassembler les ACEP provenant d'événements, de non-conformités, d'initiatives, etc. dans un endroit centralisé.
• Effectuer des suivis de l'avancement des ACEP par le biais d'un workflow personnalisé.
• Vérifier le processus ACEP de TC grâce à l'historique des ACEP individuels.
• Notifier le personnel des actions importantes liées aux ACEP.
• Lier les ACEP individuels à des sources multiples.
• Dialogue avec d'autres modules pour mettre à jour, par exemple, les rapports RESCR.

Gestion des données et production de rapports

Les fonctionnalités doivent inclure la possibilité de :

• Visualiser les données dans des tableaux de bord intégrés ou se connecter à la plateforme Power BI de TC.
• Extraire des données dans différents formats (comme Excel, PDF, liens)
• Générer des rapports au Programme du travail et à la Commission des accidents du travail pour la province désignée applicable à l'événement.

Justification du fournisseur présélectionné

Le fournisseur proposé est le seul entrepreneur connu qui respecte les exigences susmentionnées.

Exclusions et/ou raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité

Le marché est proposé en vertu du paragraphe 6 d) du Règlement sur les marchés de l’État, qui précise ce qui suit : « le marché ne peut être exécuté que par une seule personne ».

Période du marché

La période contractuelle proposée s'étendra de la date d'attribution du contrat au 31 mars 2028, avec un maximum de cinq (5) années d'option.

Coût estimé

La valeur maximale estimée du contrat proposé est de 2 771 973 dollars canadiens, taxes applicables comprises.

Nom et adresse de l’entrepreneur proposé

Technologie CONFORMiT Inc.

125, rue Dubé, bureau 200,

Chicoutimi (Québec), Canada, G7H 2V3

Droit des fournisseurs de présenter un énoncé des capacités

Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les biens ou les services décrits dans ce PAC peuvent présenter par écrit, de préférence par courriel, un énoncé des capacités à la personne-ressource dont le nom figure dans cet avis d’ici la date et l’heure de clôture, lesquelles sont aussi précisées dans cet avis. L’énoncé de capacités doit clairement montrer en quoi le fournisseur satisfait aux exigences publiées.

Les réponses reçues avant la date de clôture ou le jour même seront considérées uniquement afin de décider de mener ou non un approvisionnement concurrentiel. Les renseignements fournis seront utilisés par l’État aux fins de l’évaluation technique seulement et ne seront pas considérés comme une soumission concurrentielle. Votre réponse par écrit doit fournir suffisamment de preuves (p. ex. des spécifications, des données techniques, des plans ou toute autre preuve) qui démontrent clairement que votre produit ou service est en mesure de satisfaire à cette exigence.

Les fournisseurs qui ont soumis une réponse seront avisés par écrit de la décision de TC de poursuivre avec l’approvisionnement non concurrentiel ou de suivre un processus concurrentiel pour l’exigence.