Services de conférence et d'assistance par un opérateur (SCAO)

Services de conférence et d'assistance par un opérateur (SCAO)

2022-12-16 Ajout en format Excel PJ - 4.2 Évaluation financiere (Annexe E - Feuille d'évaluation financière)

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Session d'engagement 1-1 ébauche de demande de propositions - Lignes directrices et accusé de réception

Objectif

L'objectif du projet de demande de propositions et de la séance d'engagement 1-1 est d'accroître l'activité des fournisseurs, de s'assurer que l'appel d'offres est clair et de comprendre s'il existe des obstacles à la capacité des fournisseurs à soumissionner.

La formulation de questions et de commentaires sur le projet de demande de propositions ou la participation à des séances individuelles est encouragée mais n'est pas une condition obligatoire pour répondre aux futures demandes de propositions.

Lignes directrices sur les sessions d’engagement individuel virtuelles ;

1. Ce processus de session d’engagement individuel n'est pas un appel d'offres ou une invitation à soumissionner. Aucun contrat ne sera attribué à la suite des activités entreprises au cours du processus d'engagement individuel. Les fournisseurs peuvent se retirer du processus à tout moment. Ils peuvent donc choisir de ne pas répondre à l'appel d'offres final.
2. Notez que les sessions ne se traduiront pas nécessairement par la même expérience pour tous les vendeurs. Certains vendeurs peuvent avoir plus de questions que d'autres. La nature collaborative des sessions individuelles est telle que le contenu des sessions avec un fournisseur peut être très différent de celui d'une session avec un autre, même si le même sujet général est abordé. Chaque vendeur a la possibilité de poser des questions au cours de ces réunions. Les informations fournies à un vendeur en réponse aux questions orales posées lors des sessions individuelles ne seront pas automatiquement communiquées aux autres vendeurs. Il incombe plutôt à chaque fournisseur de déterminer les informations dont il a besoin et de poser des questions en consequence.
3. Chaque fournisseur a la possibilité de participer à une session virtuelle individuelle de deux heures avec SPC. SPC fournira un calendrier des créneaux horaires disponibles d'ici le 9 janvier 2023 et effectuera les sessions 1-1 sur la base du premier arrivé, premier servi, à partir du 16 janvier 2023. 
4. Le vendeur doit soumettre un courriel pour demander et identifier sa préférence pour une date et une heure pour sa session d’engagement individuel et soumettre un agenda. Le SPC répondra à chaque demande telle que reçue. Les points à l'ordre du jour doivent être spécifiques aux exigences de clarification de la demande, y compris tous les documents, et doivent être soumis deux jours avant la réunion afin de s'assurer que les experts en la matière du Canada sont présents. 
5. À l'exception des communications lors des événements prévus dans le cadre des sessions d'engagement individuel, toutes les communications relatives à ce marché doivent être adressées à l'autorité contractante.
6. Toute déclaration orale faite par les représentants de SPC au cours des sessions d'engagement individuel ne constituera pas une déclaration de fait et ne sera pas contraignante pour SPC.
7. En participant aux sessions individuelles, le vendeur reconnaît les obligations du Canada de maintenir des dossiers et de donner accès à ces dossiers conformément à la Loi sur l'accès à l'information. Lorsque le vendeur fournit des informations à SPC, que ce soit oralement ou par écrit, il est de la responsabilité du vendeur d'indiquer à SPC si une partie de l'information est :

   a) un secret commercial ;

   b) les informations financières, commerciales, scientifiques ou techniques que le vendeur traite systématiquement de manière confidentielle ;

   c) des informations dont le Vendeur pense raisonnablement que la divulgation pourrait entraîner des pertes ou des gains financiers importants, ou pourrait raisonnablement porter préjudice à sa position concurrentielle ; ou

   d) les informations dont le Vendeur pense raisonnablement que la divulgation pourrait interférer avec ses négociations contractuelles ou autres avec un tiers.

8. Le Canada traitera les réponses conformément à la Loi sur l'accès à l'information et à toute autre loi applicable. En participant aux séances individuelles, chaque fournisseur convient qu'il n'enregistrera pas numériquement ou électroniquement (que ce soit en audio ou en vidéo) les réunions ou les discussions. Le Canada accepte également de ne pas faire d'enregistrement de toute session ou discussion avec un fournisseur pendant les sessions individuelles.
9. Les vendeurs peuvent soumettre des questions écrites à SSC à tout moment. Toute question écrite qui, selon le vendeur, comprend des renseignements exclusifs doit porter clairement la mention " exclusif " à chaque point pertinent. Les éléments identifiés comme étant de nature exclusive seront traités comme tels, à moins que le Canada ne détermine que la question n'est pas de nature exclusive. Le Canada peut modifier les questions ou demander au fournisseur de le faire, de sorte que la nature exclusive de la question soit éliminée et que la question modifiée et la réponse puissent être fournies à tous les fournisseurs. Le Canada pourrait ne pas répondre aux questions qui ne sont pas soumises sous une forme pouvant être fournie à tous les vendeurs.

RECONNAISSANCE ET ACCORD

______________________ (le " fournisseur ") accuse réception de la session d'engagement individuelle de Services partagés Canada pour les SERVICES D'ASSISTANCE AUX OPÉRATEURS (SAO), datée de _______________.

Le vendeur accepte que les sessions d'engagement individuel soient régies par les directives décrites dans le présent document.

Le vendeur reconnaît que, indépendamment du fait qu'un ou tous les documents fournis aux vendeurs dans le cadre de ce processus soient classifiés, l'architecture du réseau du Canada, les mesures de sécurité et de nombreux autres aspects du projet sont considérées comme confidentiels par le gouvernement du Canada.

Aux fins du présent accord, toute information et documentation comprend, sans s'y limiter, les documents, instructions, directives, données, dessins, spécifications, matériaux, conseils ou toute autre information, qu'elle soit reçue oralement, sous forme imprimée, enregistrée électroniquement ou autrement, et qu'elle soit ou non étiquetée comme propriétaire ou sensible, qui est divulguée à une personne ou dont une personne prend connaissance au cours de la session d’engagement individual.

Le vendeur s'engage à ne pas reproduire, dupliquer, utiliser, divulguer, communiquer ou divulguer, en tout ou en partie, de quelque façon ou sous quelque forme que ce soit, toute information ou documentation à toute personne autre qu'une personne employée par le Canada selon le principe du besoin de savoir, et s'engage par les présentes à les protéger et à prendre toutes les mesures nécessaires et appropriées, y compris celles énoncées dans les instructions écrites ou orales émises par le Canada, pour empêcher la divulgation ou l'accès à cette information ou documentation en violation du présent accord.

Signé ce ___ jour de _____________ par son Signataire Autorisé

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Titre : _______________________________

Nom en caractères d'imprimerie : ___________________________