PAC - L’entreposage et les Services Connexes

Nathan Nguyen

Agent de l’approvisionnement et des marchés

Bureau du Conseil privé

Courriel : nathan.nguyen@pco-bcp.gc.ca

1. Préavis d’adjudication de contrat (PAC) n° 20220786

Le PAC est un avis public destiné à informer les fournisseurs qu’un ministère ou organisme a l’intention d’attribuer à un fournisseur sélectionné à l’avance un marché en vue de l’acquisition d’un bien ou d’un service ou de la réalisation de travaux de construction, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé de capacités. Si aucun fournisseur ne présente d’énoncé de capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC au plus tard à la date de clôture qui y est indiquée, l’agent de marchés peut procéder à l’attribution du marché au fournisseur sélectionné à l’avance.

1. Contexte

En raison de la réduction de la capacité d’entreposage sur place et de la clôture des options d’entreposage à l’extérieur des installations du gouvernement au cours de la dernière décennie, le Ministère a dû entreposer les dossiers inactifs se trouvant dans la région de la capitale nationale et à Montréal dans des entrepôts privés approuvés par les responsables de la sécurité.

Le Ministère dispose actuellement d’environ 13 000 pieds cubes de dossiers inactifs secrets entreposés dans les entrepôts privés d’Iron Mountain. Le chargé de projet a besoin de l’entreposage et de services continus pour les dossiers inactifs qui se trouvent actuellement dans les deux installations situées dans la région de la capitale nationale et dans la région métropolitaine de Montréal.

Les services requis comprennent l’entreposage et les services connexes, comme le transport et la récupération des conteneurs pour expédier et retourner le tout au point de livraison défini par le chargé de projet.

1. Étendue des travaux

Les services requis comprennent l’entreposage et les services connexes, comme le transport et la récupération des conteneurs pour expédier et retourner le tout au point de livraison défini par le chargé de projet.

Le chargé de projet précisera son numéro de compte afin d’identifier avec précision le lieu (région de la capitale nationale ou Montréal) où le fournisseur devra entreposer et protéger les documents d’information physiques secrets que le chargé de projet expédie en vue de leur entreposage, de leur protection et de tout service d’entrepôt connexe (comme leur transport et livraison).

Le chargé de projet devra communiquer directement avec un point de contact au Canada lorsqu’il présentera une demande d’entreposage de documents d’information physiques secrets. Il faudra alors que du personnel détenant une cote de sécurité de niveau secret s’occupe de ses documents lors de leur récupération, de leur reclassement et de leur transport.

1. Livrables
   • Services d’entreposage sécurisé (24 h par jour et 7 jours par semaine) de dossiers secrets inactifs
   • Les services d’entreposage comprennent ceci :
     • Entreposage et protection de renseignements par conteneur ou par dossier (par pied cube)
     • Entreposage dans une chambre forte par conteneur
     • Accès à intégrer par conteneur, dossier
     • Récupération par conteneur et transport pour la livraison au besoin
     • Récupération par conteneur et prise de dispositions en vue du ramassage par le chargé de projet au besoin
     • Service de livraison / de ramassage pour la récupération à un emplacement spécifié (à moins de 90 km de l’emplacement des entrepôts) en fonction des délais requis – normal (le lendemain), rapide en une demi-journée (dans les 4 heures), urgent (2 heures)
     • Service de livraison / de ramassage pour la récupération à un emplacement spécifié (à plus de 90 km de l’emplacement des entrepôts) en fonction des délais requis – normal (le lendemain), rapide en une demi-journée (dans les 4 heures), urgent (2 heures)
     • Récupération par conteneur, fichier ou support d’information en dehors des heures normales d’ouverture
     • Retrait d’inventaire ou délocalisation par conteneur, fichier ou support d’information
   • Le transport devra être effectué par un conducteur ayant une cote de sécurité de niveau secret. Le fournisseur informera le chargé de projet si aucun conducteur ayant cette cote n’est disponible.
   • Les véhicules de transport sont équipés et sécurisés pour assurer la manutention de renseignements secrets
   • Le fournisseur doit fournir un moyen de communiquer avec lui et avec l’installation directement à partir du Canada pour faire une demande de services (p. ex. courriel ou numéro de téléphone)

1. Critères pour l’évaluation de l’énoncé des capacités (exigences essentielles minimales)

Tout fournisseur intéressé doit démontrer, au moyen d’un énoncé des capacités, qu’il satisfait aux exigences suivantes :

• Les installations sont sécurisées et le personnel détient une cote de sécurité de niveau secret, conformément à la politique de sécurité du gouvernement du Canada, dans la région de la capitale nationale et dans la région métropolitaine de Montréal.
• Le Canada ne retardera l’attribution d’aucun contrat pour permettre aux soumissionnaires d’obtenir la cote de sécurité nécessaire.
• Obligation de fournir des services immédiatement pour la protection, l’entreposage, le transport, la récupération et le reclassement des dossiers secrets inactifs actuels.
• Obligation d’avoir la possibilité d’utiliser une chambre forte sécurisée, conformément à la politique de sécurité du gouvernement du Canada, dans la région de la capitale nationale.
• Obligation de fournir immédiatement des services pour les dossiers secrets inactifs actuels, d’avoir la capacité de fournir des services de livraison et de ramassage au centre-ville d’Ottawa (à moins et à plus de 90 km de l’emplacement des entrepôts) en fonction des délais requis – normal (le lendemain), rapide en une demi-journée (dans les 4 heures), urgent (2 heures).
• Récupération par conteneur, fichier ou support d’information en dehors des heures normales d’ouverture de l’entrepôt
• Retrait d’inventaire ou délocalisation par conteneur, fichier ou support d’information.
• Obligation de fournir un moyen pour communiquer avec les installations locales directement à partir du Canada pour faire une demande de services (p. ex. courriel ou numéro de téléphone).
• Obligation de fournir un moyen de communication pour obtenir des services directement à partir du Canada après les heures normales d’ouverture au besoin
• Obligation de fournir les services requis en français et en anglais

1. Applicabilité des accords commerciaux à l’approvisionnement

Ce marché est assujetti aux accords commerciaux suivants :

• Accord de libre-échange canadien
• Accord révisé sur les marchés publics de l’Organisation mondiale du commerce
• Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne
• Accord de Partenariat transpacifique global et progressiste
• Accord de libre-échange entre le Canada et le Chili
• Accord de libre-échange entre le Canada et la Colombie
• Accord de libre-échange entre le Canada et le Honduras
• Accord de libre-échange entre le Canada et la Corée
• Accord de libre-échange entre le Canada et le Panama
• Accord de libre-échange Canada-Pérou
• Accord de continuité commerciale entre le Canada et le Royaume-Uni (ACC Canada–Royaume-Uni)
• Accord de libre-échange Canada-Ukraine (ALECU)

1. Justification de la prédétermination d’un fournisseur

Le Bureau du Conseil privé a présélectionné Iron Mountain pour effectuer l’entreposage des documents et offrir les services connexes pour les dossiers secrets inactifs actuels. Ce fournisseur est la seule entreprise connue dans la région de la capitale nationale à détenir une cote de sécurité valide quant aux installations et au personnel pour l’entreposage des dossiers inactifs dans une installation de la région de la capitale nationale et de la région métropolitaine de Montréal.

Le Bureau du Conseil privé veut s’assurer que l’entreposage des documents et les services connexes (p. ex. le transport et la manutention des documents) sera effectué de façon continue pour ce qui est des dossiers inactifs secrets actuellement entreposés dans des installations de l’entreprise dans la RCN et la région métropolitaine de Montréal. Les services d’entreposage ont été envisagés et obtenus à la suite de la modification et de la réduction de la capacité d’entreposage sur place ainsi que de la mise hors service des installations et des services d’entreposage des documents du gouvernement à Bibliothèque et Archives Canada. Des modifications étaient requises sur place pour améliorer la ventilation dans une salle d’entreposage contenant des dossiers endommagés par des inondations et par de la moisissure en état de dormance. La nécessité de déménager dans des bureaux plus petits s’est ensuite fait sentir, car le retrait de l’amiante devait être effectué à l’emplacement d’entreposage d’origine des bureaux.

Le fournisseur proposé, Iron Mountain, est reconnu à titre de chef de file mondial dans l’entreposage de dossiers et les services connexes de gestion des documents. Cette entreprise est en activité depuis 70 ans dans 58 pays et sert plus de 225 000 clients. L’entreprise a fait preuve de résilience et a poursuivi ses activités avec succès lors des nombreux confinements et restrictions liés à la pandémie. L’entreprise possède des installations partout au Canada. Plus particulièrement, l’entreprise dispose d’installations sécurisées pour protéger les renseignements secrets, et des membres de son personnel possèdent la cote de sécurité nécessaire dans la région de la capitale nationale et la région métropolitaine de Montréal.

L’organisation offre divers services de gestion des documents en matière d’entreposage. Par exemple, l’entreposage de dossiers avec des mesures de contrôle le long de la chaîne de possession lorsque les conteneurs sont manipulés et déplacés à chaque étape du traitement des commandes et de l’entreposage. L’entreprise fournit également une salle de dossiers, la numérisation sécurisée, un système en ligne pour surveiller l’inventaire, etc.

Le Bureau du Conseil privé exige l’entreposage en entrepôt lorsque de la moisissure réapparaît sur des dossiers endommagés par des inondations. La salle de dossiers a nécessité des modifications qui ont réduit sa capacité d’entreposage. Ensuite, des rénovations et le retrait de l’amiante ont été exigés dans un édifice fédéral où se trouvaient les salles de dossiers centrales du Bureau du Conseil privé. La réduction de la capacité d’entreposage a de nouveau eu des répercussions sur le déménagement des salles de dossiers. Cela a donné lieu à l’utilisation d’entrepôts possédant une cote de sécurité de niveau secret. Le Bureau du Conseil privé cherche à poursuivre l’entreposage de ses dossiers actuels à Iron Mountain, car ce fournisseur exploite actuellement des installations sécurisées pour les dossiers secrets. Le Bureau du Conseil privé évaluera ses besoins opérationnels futurs.

Iron Mountain Canada a prouvé sa capacité de répondre aux exigences de ce contrat, comme l’ont démontré ses services antérieurs pour le Bureau du Conseil privé pour l’entreposage et les services sécurisés dans les installations de la RCN et de la région métropolitaine de Montréal.

1. Exception(s) au Règlement sur les marchés de l’État

L’exception suivante au Règlement sur les marchés de l’État est invoquée en vertu du paragraphe 6 d) : le marché ne peut être exécuté que par une seule société. Le Règlement sur les marchés de l’État permet donc à l’autorité contractante de se soustraire à l’obligation de lancer un appel d’offres.

1. Droits de propriété intellectuelle

Toute propriété intellectuelle originale découlant du marché proposé sera dévolue à l’entrepreneur.

1. Durée du marché proposé ou date de livraison

La période du marché s’étend de la date d’attribution du marché jusqu’au 31 octobre 2027 avec une option de prolongation de deux (2) périodes de deux (2) ans.

1. Estimation du coût du marché proposé

La valeur estimée du contrat, y compris les options, se situe entre 250 000,00 $ et 500 000,00 $ (TPS/TVH en sus).

1. Nom et adresse du fournisseur sélectionné à l’avance

Iron Mountain Canada

1171 chemin Kenaston, Ottawa, ON K1B 3N9

1655 rue Fleetwood, Laval, Québec H7N 4B2

1. Droit des fournisseurs de présenter un énoncé des capacités

Les fournisseurs qui s’estiment entièrement qualifiés et disponibles pour fournir les biens et les services ou pour exécuter les travaux de construction décrits dans le PAC peuvent présenter un énoncé de capacités par écrit à la personne-ressource nommée dans le présent avis au plus tard à la date d’échéance qui y est indiquée. L’énoncé des capacités doit montrer clairement comment le fournisseur satisfait aux exigences publiées.

1. Échéance pour la présentation de l’énoncé de capacités

La date et l’heure d’échéance pour l’acceptation des énoncés des capacités sont le 27 octobre 2022 à 14 h (heure normale de l’Est).

1. Demandes de renseignements et présentation de l’énoncé des capacités

Les demandes de renseignements et les énoncés de capacités doivent être envoyés à l’adresse suivante :

Nathan Nguyen

Agent d’approvisionnement et des contrats

Bureau du Conseil privé

Courriel : nathan.nguyen@pco-bcp.gc.ca