Migration de la version 7 de FreeBalance

1. Préavis d’adjudication de contrat
   Un préavis d’adjudication de contrat (PAC) est un avis public informant les fournisseurs qu’un ministère ou un organisme a l’intention d’attribuer un contrat pour des biens, des services ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné à l’avance. Le PAC permet alors aux autres fournisseurs de manifester leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Si aucun autre fournisseur ne présente d’énoncé des capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC, au plus tard à la date de clôture indiquée, l’agent de négociation des contrats peut attribuer le contrat au fournisseur sélectionné à l’avance.

2. Définition des besoins

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) devait se convertir à la solution GCfm du Secrétariat du Conseil du Trésor. Toutefois, ce projet a été annulé en 2021, avant que la solution SAP S4/HANA puisse être mise en œuvre pour les ministères ayant fait la conversion (il s’agit surtout des ministères utilisant FreeBalance). La solution GCfm a été jugée non viable financièrement pour les petits ministères. Le Secrétariat du Conseil du Trésor et le Bureau du contrôleur général ont également reconnu que la version actuelle de FreeBalance utilisée par BAC a atteint la fin de son cycle de vie, et doit être mise à niveau ou remplacée. FreeBalance Inc. encourage ses clients et utilisateurs à adopter la plus récente version de FreeBalance, car les efforts de développement sont investis dans la version 7 plutôt que la version 6.5. Les ministères fédéraux sont parmi les derniers à faire cette transition.

Par conséquent, alors que BAC renouvelle son système financier, il ne peut attendre trop longtemps avant de migrer vers la version 7 de FreeBalance Accountability Suite. En délaissant la solution FreeBalance « classique » et son ancienne technologie client/serveur, pour passer à la version améliorée de planification des ressources gouvernementales basée sur le Web, BAC se dotera d’une solution abordable et durable dont il bénéficiera grandement au cours des prochaines années. L’objectif est d’adopter la version 7 de Freebalance d’ici le 1^er avril 2023.

3. Critères pour l’évaluation de l’énoncé de capacités (exigences essentielles minimales)

Tout fournisseur intéressé doit démontrer, au moyen d’un énoncé des capacités, qu’il satisfait aux exigences suivantes :

• Expérience dans le déploiement du logiciel FreeBalance Accountability Suite
• Expérience de la mise à niveau des modules de FreeBalance Accountability Suite (version 6.5) vers la solution FreeBalance Public Financial Management (version 7)
• Expérience de la mise à niveau des fonctions de FreeBalance Performance Budgeting for Human Capital vers le module FreeBalance Civil Service Planning
• Expérience dans le mappage des données du logiciel FreeBalance ainsi que dans la gestion et l’intégration des métadonnées
• Expérience de la détermination des besoins et de la prestation d’ateliers sur les processus opérationnels pour des solutions de gestion financière et matérielle
• Expérience de la formation des utilisateurs concernant la solution FreeBalance Public Financial Management
• Expérience du transfert de connaissances sur les aspects fonctionnels et techniques de la solution FreeBalance Public Financial Management

4. Applicabilité des accords commerciaux à l’achat
Le présent achat est assujetti aux accords commerciaux suivants :

• Accord de libre-échange canadien
• Accord de libre-échange Canada-Chili
• Accord de libre-échange Canada-Colombie
• Accord de libre-échange Canada-Corée
• Accord de libre-échange Canada-Honduras
• Accord de libre-échange Canada-Panama
• Accord de libre-échange Canada-Pérou
• Accord sur les marchés publics de l’Organisation mondiale du commerce
• Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne
• Accord de Partenariat transpacifique global et progressiste
• Accord de libre-échange Canada-Ukraine
• Accord de continuité commerciale Canada–Royaume-Uni
   

5. Justification du recours à un fournisseur sélectionné à l’avance

FreeBalance Inc. détient des droits de propriété sur l’application FreeBalance Financial Accountability utilisée par BAC pour son système de gestion financière.

L’application FreeBalance Financial Accountability est un logiciel propriétaire offert exclusivement par l’entremise de FreeBalance Inc. Les produits personnalisés FreeBalance, le soutien et l’entretien des produits ainsi que les services professionnels pour l’application FreeBalance sont offerts exclusivement par l’entremise de FreeBalance. FreeBalance Inc. est le développeur de l’application FreeBalance, et le seul propriétaire des droits de propriété intellectuelle. FreeBalance est le seul fournisseur autorisé de services professionnels pour l’application FreeBalance.

En raison du niveau actuel de connaissances internes de BAC et de la nature exclusive de l’application Freebalance, BAC passera directement un contrat de services professionnels avec FreeBalance pour mettre en œuvre toutes les tâches liées à la mise à niveau.

6. Exclusions et/ou raisons justifiant le recours à l’appel d’offres limité
Le paragraphe 6(d) du Règlement sur les marchés de l’État est invoqué pour justifier le recours à un appel d’offres limité, à savoir que « le marché ne peut être exécuté que par une seule personne ».

7. Titre de propriété intellectuelle

Le titre de propriété intellectuelle découlant du contrat proposé reviendra à l’entrepreneur.

8. Période du contrat proposé ou date de livraison

Le contrat proposé est d’une durée d’un (1) an, du 1^er juillet 2022 au 30 juin 2023, et de trois (3) périodes d’option d’un (1) an.

9. Coût estimatif du contrat proposé
La valeur estimée du contrat, y compris les périodes d’option et les services optionnels, est de 508 440 $ (TPS/TVH en sus). Les services optionnels concernent l’implémentation de nouveaux modules, avec un coût total maximum de 253 440 $ CAD.

10. Nom et adresse du fournisseur sélectionné à l’avance

FreeBalance Inc.

411, promenade Legget, bureau 210

Ottawa (Ontario)

K2K 3C9

11. Droit des fournisseurs de présenter un énoncé des capacités

Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les biens, les services ou les services de construction décrits dans ce PAC peuvent présenter par écrit un énoncé des capacités à la personne-ressource dont le nom figure dans le présent avis, d’ici la date de clôture (laquelle est aussi précisée dans le présent avis). L’énoncé de capacités doit clairement démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences publiées.

12. Date de clôture pour la présentation des énoncés des capacités

La date et l’heure de clôture pour l’acceptation des énoncés des capacités est le 15 juin 2022 à 14 h, heure avancée de l’Est.

13. Demande de renseignements et envoi des énoncés des capacités

Les demandes de renseignements et les énoncés des capacités doivent être envoyés à :

Anne-Marie Aubry

Agente principale des contrats

550, boulevard de la Cité

Gatineau (Québec)

K1A 0N4
Téléphone : 613-716-2173
Courriel : receptiondesoumission-bidreceiving@bac-lac.gc.ca