L’information contenue dans cet avis décrit brièvement les besoins de l’organisme et n’est fournie qu’à titre indicatif. Les soumissionnaires doivent consulter la demande de proposition pour obtenir la description complète des besoins et toutes les instructions connexes.

Contexte

Le directeur général des élections du Canada (« DGEC ») est un agent du Parlement et exerce la direction et la supervision générales de la tenue d’élections et de référendums au niveau fédéral. Le DGEC assure la direction du Bureau du directeur général des élections, communément appelé Élections Canada (EC).

Besoin

À compter du 1^er février 2022, Élections Canada requiert des services d’impression, d’entreposage et de préparation d’envoi postal d’un maximum approximatif de 30 000 000 cartes d’information de l’électeur (CIE) nécessaires à une élection générale ou à un référendum, ce qui inclut les CIE initiales et les CIE révisées. Élections Canada a accordé plusieurs contrats, chacun visant l’impression d’un sous‑ensemble du total requis de CIE. Les contrats accordés serviront également pour des élections partielles. Il y a en moyenne moins de 10 élections partielles par an.

Les CIE pour une élection générale ou un référendum sont imprimées en deux étapes. La première étape produit une « ébauche » constituée des composants de couleur statiques de la carte. Cette ébauche – appelée « modèle personnalisable de CIE » – est entreposée jusqu’à l’annonce d’une élection générale ou d’un référendum. Les données variables des CIE, qui consistent en des renseignements sur les électeurs et les lieux de vote, sont imprimées sur les modèles personnalisables de CIE à une date ultérieure. Dans le cas peu probable où une élection générale est déclenchée sans le temps nécessaire pour produire les modèles personnalisables de CIE, on pourra se prévaloir d’une option permettant que les CIE soient produites sans les éléments de couleur, selon un processus d’impression à étape unique.

Les CIE requises pour une élection partielle sont moins nombreuses que pour une élection générale. Elles sont produites selon un processus à étape unique, qui comprend à la fois les éléments statiques et les données variables, sans recours aux modèles personnalisables de CIE.

L’information contenue dans cet avis décrit brièvement les besoins de l’organisme et n’est fournie qu’à titre indicatif. Les soumissionnaires doivent consulter la demande de proposition pour obtenir la description complète des besoins et toutes les instructions connexes.

Contexte

Le directeur général des élections du Canada (« DGEC ») est un agent du Parlement et exerce la direction et la supervision générales de la tenue d’élections et de référendums au niveau fédéral. Le DGEC assure la direction du Bureau du directeur général des élections, communément appelé Élections Canada (EC).

Besoin

À compter du 1^er février 2022, Élections Canada requiert des services d’impression, d’entreposage et de préparation d’envoi postal d’un maximum approximatif de 30 000 000 cartes d’information de l’électeur (CIE) nécessaires à une élection générale ou à un référendum, ce qui inclut les CIE initiales et les CIE révisées. Élections Canada a accordé plusieurs contrats, chacun visant l’impression d’un sous‑ensemble du total requis de CIE. Les contrats accordés serviront également pour des élections partielles. Il y a en moyenne moins de 10 élections partielles par an.

Les CIE pour une élection générale ou un référendum sont imprimées en deux étapes. La première étape produit une « ébauche » constituée des composants de couleur statiques de la carte. Cette ébauche – appelée « modèle personnalisable de CIE » – est entreposée jusqu’à l’annonce d’une élection générale ou d’un référendum. Les données variables des CIE, qui consistent en des renseignements sur les électeurs et les lieux de vote, sont imprimées sur les modèles personnalisables de CIE à une date ultérieure. Dans le cas peu probable où une élection générale est déclenchée sans le temps nécessaire pour produire les modèles personnalisables de CIE, on pourra se prévaloir d’une option permettant que les CIE soient produites sans les éléments de couleur, selon un processus d’impression à étape unique.

Les CIE requises pour une élection partielle sont moins nombreuses que pour une élection générale. Elles sont produites selon un processus à étape unique, qui comprend à la fois les éléments statiques et les données variables, sans recours aux modèles personnalisables de CIE.

À des fins d’efficacité, le total de CIE à imprimer pour une élection générale ou un référendum a été subdivisé en neuf régions. Un processus de DP concernant les besoins en impression de CIE à l’échelle nationale a d’abord été lancé à l’automne 2020 afin de retenir les services d’un imprimeur dans chaque région. Or, EC est dans l’obligation de lancer un nouvel appel d’offres en raison d’un manque de soumissionnaires dans certaines régions. Cette DP subséquente vise à obtenir les services d’entrepreneurs dans les régions des Maritimes et Terre‑Neuve‑et‑Labrador, Manitoba et Saskatchewan.

Sécurité

Cote de sécurité minimum requise pour l’entreprise : VOD – Fiabilité

Cote de sécurité minimum requise pour la ou les ressources : Fiabilité

Période du contrat

Le contrat s’étendra de la date d’entrée en vigueur jusqu’au 31 mars 2023 (« durée initiale »).

L’entrepreneur accordera à Élections Canada l’option irrévocable de prolonger la durée du contrat de deux périodes supplémentaires d’au plus d’une année chacune, selon les mêmes modalités.

Présentation des soumissions

Pour cette demande de proposition., les soumissionnaires peuvent utiliser le service Connexion postel de la Société canadienne des postes pour envoyer électroniquement leur proposition. Pour de plus amples renseignements, les soumissionnaires doivent consulter la partie 2, Instructions à l’intention des soumissionnaires, et la partie 3, Instructions pour la préparation des soumissions, de la demande de proposition.

Les soumissions doivent être adressées à l’autorité contractante et envoyées, sous pli scellé, à l’Unité de réception des propositions, au plus tard à la date et à l’heure de clôture indiquées sur la page couverture de la demande de proposition.

Si vous voulez envoyer votre soumission par la poste ou la livrer en personne, notez que les heures d’ouverture de l’Unité de réception des propositions d’EC sont du lundi au vendredi, de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h (heure de Gatineau, Québec).

Les soumissions envoyées par courrier électronique ou par télécopieur ne seront pas acceptées.

Les documents peuvent être présentés dans l’une ou l’autre des langues officielles du Canada.

Élections Canada se réserve le droit de négocier les dispositions de tout marché avec les fournisseurs.

Méthode de sélection

Stratégie d’approvisionnement concurrentiel : Note combinée la plus élevée pour la qualité technique et le prix

Demandes de renseignements

Les demandes de renseignements et autres communications destinées aux représentants d’Élections Canada doivent être adressées UNIQUEMENT à l’autorité contractante, qui sera la principale personne-ressource du soumissionnaire. Les soumissionnaires qui communiquent avec toute autre personne pourraient être disqualifiés.

Les demandes de renseignements doivent être faites par écrit et envoyées à proposition@elections.ca au plus tard à la date d’échéance indiquée dans la demande de proposition.. Les soumissionnaires qui présentent une demande de renseignements après cette date pourraient ne pas recevoir de réponse.

Les parties intéressées qui souhaitent obtenir les documents relatifs à cette demande de proposition. doivent les télécharger à partir de la page suivante : https://achatsetventes.gc.ca/donnees-sur-l-approvisionnement/appels-d-offres. Les documents téléchargés sur cette page ont préséance sur toute autre copie disponible.

Vous trouverez d’autres renseignements sur Élections Canada à elections.ca.

Comptes rendus

Une fois le soumissionnaire retenu annoncé, les autres soumissionnaires pourront demander un compte rendu des résultats du processus d’appel d’offres relatif à la demande de proposition.. Le cas échéant, ils doivent en faire la demande auprès de l’autorité contractante, conformément aux modalités de la demande de proposition.. Le compte rendu pourra alors être fourni par écrit, par téléphone ou en personne.