SYSTÈME DE GESTION DE L’APPRENTISSAGE DE LA GARDE CÔTIÈRE CANADIENNE – SEAREADY

SYSTÈME DE GESTION DE L’APPRENTISSAGE DE LA GARDE CÔTIÈRE CANADIENNE – SEAREADY

1. PRÉAVIS D’ADJUDICATION DE CONTRAT (PAC)

Un PAC est un avis public informant la collectivité des fournisseurs qu’un ministère ou organisme a l’intention d’attribuer un contrat pour des biens, des services ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné à l’avance, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Si aucun fournisseur ne présente un énoncé de capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC, au plus tard à la date de clôture indiquée dans le PAC, l’agent de négociation des contrats peut procéder à l’attribution du contrat au fournisseur sélectionné à l’avance.

2. TITRE :

Entretien et services liés au système de gestion de l’apprentissage de la Garde côtière canadienne (GCC) : SeaReady

3. INTRODUCTION :

Dans la région de l’Ouest, la Flotte a conçu la plateforme SeaReady (anciennement appelée IFFA), qui sera fusionnée avec l’Initiative de la flotte pour la familiarisation et l’apprentissage (IFFA) afin de soutenir l’intégration propre à la Flotte et la familiarisation avec le Système de gestion de la sécurité. Ce système de gestion de l’apprentissage (SGA) en ligne a été créé pour les recrues afin d’améliorer leur compréhension de la Flotte en combinant l’apprentissage et la familiarisation en un seul outil. Il est également mis à jour pour fournir un dépôt actualisé de toutes les publications de la Garde côtière canadienne (GCC). L’objectif consiste à accroître la connectivité pour les employés navigants à bord de tous les navires, et à créer la possibilité de l’étendre à d’autres directions ainsi qu’au niveau national.

4. Contexte :

SeaReady a été créé en 2015 et abrite désormais le premier programme de formation virtuelle en ligne de la GCC axé sur les opérations. Avant SeaReady, la GCC s’appuyait uniquement sur des outils d’intégration généraux et des formations en ligne propres au gouvernement. Les opérations actuelles s’appuient encore principalement sur la familiarisation en personne. Le risque élevé et la nature réglementaire des opérations en mer exigent une attention particulière à l’amélioration de la familiarisation avant le déploiement. L’apprentissage en ligne a facilité de meilleurs résultats d’apprentissage avec une combinaison d’apprentissage en personne et en ligne.

SeaReady prépare mieux les nouvelles recrues lorsqu’elles rejoignent un navire grâce à une familiarisation et à une formation virtuelles en ligne effectuées avant l’embarquement à bord d’un navire, ainsi qu’au déploiement initial de la formation en cours d’emploi et de l’apprentissage mixte. SeaReady continuera à se développer de manière à ce que la progression professionnelle puisse faire l’objet d’un suivi. Un organigramme de progression dans le matériel d’apprentissage en ligne guidera l’employé pour obtenir la formation nécessaire à son avancement. Les agents du personnel navigant pourront accéder aux profils des employés avant de les assigner à un poste.

Les sites intranet de la GCC et le portail d’apprentissage intranet du ministère des Pêches et des Océans (MPO) ne sont que très rarement accessibles aux employés navigants, car il est difficile d’obtenir une connexion intranet à bord des navires.

Les outils d’apprentissage en ligne fournissent une base aux employés de la GCC avant et après le déploiement pour compléter l’apprentissage en personne actuellement en place, ainsi que des renseignements sur les parcours professionnels au sein de la GCC. L’intention consiste à fournir une formation de la GCC en vertu d’une approche mixte, combinant une formation virtuelle en ligne et une formation pratique en cours d’emploi. SeaReady comprend un contenu obligatoire, propre au poste et au lieu, des renseignements sur le perfectionnement professionnel, des examens pratiques, des outils, des renseignements et des liens. Les dossiers sont conservés dans le système et l’analyse de la progression des employés peut être consultée par les gestionnaires/superviseurs. SeaReady peut faire l’objet d’un audit à l’appui du Système de gestion de la sécurité de la GCC.

Avec une flotte vieillissante et une stratégie de recrutement intensive à venir, continuer à développer et à maintenir SeaReady permettra de continuer à assurer la sécurité sur le lieu de travail, une plus grande rétention des employés, et à produire des avantages en matière de coûts liés à la mise en place d’un système d’apprentissage centralisé. Il est essentiel de recueillir les connaissances des employés expérimentés et d’utiliser ces connaissances pour s’engager auprès des employés de la flotte de la GCC et les soutenir afin de fournir le plus haut niveau de service aux Canadiens à court et à long terme.

L’élaboration du contenu continuera d’être assurée par les experts en la matière de la GCC.

Les domaines d’intérêt de SeaReady sont les suivants :

1. Normaliser la planification, la prestation et l’évaluation de la formation du personnel opérationnel et technique de la GCC;
2. Normaliser la procédure d’élaboration des rapports sur la formation et le perfectionnement;
3. Fournir la capacité de progresser indépendamment de la connectivité Internet;
4. Fournir une familiarisation générale avec la GCC, ses programmes et ses navires;
5. Fournir la partie politique et réglementaire de la familiarisation préalable au déploiement pour tous les niveaux de chaque classe de navire;
6. Fournir le support électronique du manuel de formation en cours d’emploi;
7. Assurer le suivi des progrès et la tenue des dossiers pour chaque cours et chaque candidat.
8. Le système doit être en mesure de répondre aux besoins des employés à tous les niveaux d’éducation;
9. Des politiques et des procédures doivent être définies et élaborées pour intégrer le « suivi des progrès » dans le système existant d’entente de rendement, dans la mesure où il s’applique aux profils d’équipage, aux exigences et aux demandes de formation des Systèmes de gestion intégrée des activités, et aux systèmes d’examen de la gestion à bord et à terre.

5. OBJECTIF :

La GCC exige l’entretien, le service et l’amélioration continus de SeaReady, de sorte que celui-ci continue de fournir (en anglais et en français) la capacité d’offrir des services de familiarisation, d’apprentissage et de ressources aux employés, souvent dans des endroits éloignés, sans dépendre de la connectivité Internet. Pêches et Océans Canada cherche à poursuivre sa relation contractuelle avec le fournisseur pré-identifié afin d'assurer la continuité du soutien et de la maintenance existants de l'application SeaReady.

6. CRITÈRES D’ÉVALUATION DE L’ÉNONCÉ DES CAPACITÉS

Les fournisseurs intéressés doivent démontrer, au moyen d’un énoncé de capacités, qu’ils répondent aux exigences suivantes :

1. 120 mois (10 ans) d’expérience dans les 144 derniers mois (12 ans), du travail avec des environnements d’exploitation de connectivité modifiés.
2. 120 mois (10 ans) d’expérience, au cours des 144 derniers mois (12 ans), du travail dans l’environnement d’un exploitant maritime.

a) au cours de cette période, avoir déployé un minimum de cinq (5) solutions d’apprentissage en ligne pour soutenir les organisations maritimes à terre et à bord des navires en mer, où elles peuvent être privées d’accès à Internet pendant des périodes de 28 jours ou plus.

1. Doit posséder une expérience de 48 mois (4 ans), acquise au cours des 84 derniers mois (7 ans), sur le plan du soutien à la conversion de la formation d’exploitants maritimes des modèles traditionnels aux modèles d’apprentissage mixte;
2. Doit posséder une expérience de 120 mois (10 ans), acquise au cours des 144 derniers mois (12 ans), dans la programmation d’applications axées sur le Web.
3. Doit avoir élaboré et mis en place quatre cours de formation automatisée ou de formation sur le Web au cours des 48 derniers mois (quatre ans).

Les fournisseurs qui estiment posséder toutes les compétences requises et être en mesure de répondre aux exigences énoncées peuvent présenter un énoncé de capacités par écrit à l’autorité contractante indiquée dans le présent avis à la date de clôture du présent avis ou avant. L’énoncé des capacités doit démontrer clairement la façon dont le fournisseur satisfait aux exigences annoncées.

7. EXIGENCES DU TRAVAIL :

L’entrepreneur doit fournir ce qui suit :

1. Service pour SeaReady
   1. Maintenir et améliorer SeaReady en tant que système de gestion de l’apprentissage (SGA) en ligne qui fournit la partie écrite/électronique d’une approche d’apprentissage mixte pour la familiarisation liée à l’intégration et la formation continue.
   2. Gestion du contenu de manière simple et dynamique. À tout moment, le personnel de la GCC peut gérer le contenu, en vérifier l’utilisation et le mettre à jour à volonté. Toute modification doit être automatiquement propagée à l’ensemble de la flotte. Notez que le « contenu » fait référence à tout matériel géré par le système; il peut s’agir de matériel de formation, de bulletins de sécurité, de politiques, de procédures, de ressources ou de tous renseignements généraux devant être communiqués au personnel de la GCC et auxquels il peut accéder à tout moment.
2. Soutien aux utilisateurs et aux navires
   1. Possibilité d'autoriser l'accès simultané à environ 3000 utilisateurs, comprenant du personnel navigant à bord d’environ 40 navires et 20 stations littorales, plus environ 10 employés administratifs à terre, à travers plusieurs fuseaux horaires, dans un seul environnement système.
   2. Soutien pour une formation spécifique en fonction des données démographiques du personnel (par exemple, poste, rôle, lieu, langue, etc.), en veillant à ce que le matériel approprié soit attribué en fonction des données démographiques du personnel. Par exemple, le matériel, tel que les familiarisations propres aux équipements, sera automatiquement attribué au personnel lorsqu’il sera affecté à un nouveau navire. De même, le matériel de formation doit pouvoir être tenu à jour dans les deux langues officielles et être attribué de manière appropriée à chaque utilisateur en fonction de ses préférences.
3. Langues prises en charge
   1. Fournir une version française et anglaise de SeaReady, basée sur la préférence de l’utilisateur, de sorte que les utilisateurs puissent choisir l’une ou l’autre langue officielle sur chaque page du SGA.
4. Service continu
   1. Accès à la plateforme et aux données connexes, à tout moment et en tout lieu. Les serveurs sur les navires sont utilisés pour synchroniser entièrement toutes les fonctionnalités de formation, d’évaluation et de rapport de SeaReady, assurant ainsi la prestation et la gestion continue de la formation.
5. Connectivité
   1. Fournir une expérience utilisateur harmonieuse, indépendamment des changements de connectivité Internet à bord des navires, en faisant en sorte que les serveurs des navires hébergent le SGA au complet. Surveiller et planifier les transferts de données bidirectionnels afin que les connexions Internet des navires ne soient pas compromises par des transferts de données initiés par des modifications du contenu ou de la structure du SGA ou des activités des utilisateurs.
   2. Soutenir les opérations maritimes à tout moment, notamment en veillant à ce que tous les systèmes des clients soient constamment surveillés, mis à jour et sécurisés.
6. Stockage des données au niveau Protégé A
   1. SeaReady doit rester un dépôt unique de matériel de cours et les données doivent être stockées au niveau Protégé A.
7. Renseignements sur l’utilisateur
   1. La base de données des utilisateurs de SeaReady sera alimentée par les renseignements sur les utilisateurs qui existent dans la base de données sur les équipages de la GCC, appelée MariTime, qui est hébergée par l’AC de la GCC. L’entrepreneur doit avoir le statut Protégé A pour traiter ces données.
8. Établissement de rapports
   1. SeaReady doit continuer à surveiller les activités des cours et le rendement, les progrès des étudiants, les détails des évaluations des étudiants, et produire des dossiers et des rapports sur demande.
   2. Prise en charge de flux de travail d’évaluation uniques, tels que l’approbation en plusieurs étapes des compétences des marins, y compris les tests de connaissances et l’évaluation du superviseur.
9. Comptes utilisateur
   1. Le site Web doit continuer à fournir des comptes individuels pour chaque utilisateur. Les autorisations et l’inscription aux cours doivent continuer à être automatiques et dépendre du poste et de l’emplacement de l’utilisateur.
10. Profils des utilisateurs
    1. Le site Web doit continuer à enregistrer l’emplacement et l’historique de l’expérience des employés aux fins de l’armement en équipage.
11. Disponibilité des entrepreneurs
    1. L’entrepreneur doit être disponible pour l’équipe de projet de la GCC dans les 24 heures.
12. Spécifications informatiques
    1. SeaReady doit être accessible à bord de n’importe quel appareil disposant d’Internet ou d’une connexion à un serveur de navires ayant une allocation pour SeaReady.

8. PRODUITS LIVRABLES :

L’entrepreneur doit fournir ce qui suit :

1. Des rapports d’évaluation des exigences basés sur les commentaires des utilisateurs. Les rapports d’évaluation des exigences doivent contenir des renseignements, y compris, mais sans s’y limiter, une ou plusieurs façons de résoudre les problèmes des utilisateurs ou de répondre aux commentaires, ce que la GCC doit faire (le cas échéant) pour y parvenir, des recommandations pour les prochaines étapes et, le cas échéant, un calendrier pour apporter les changements proposés.
2. Un guide complet de formation de l’administrateur SeaReady pour l’équipe de projet de la GCC, y compris :
   1. La description des pages et des modèles, ainsi que la description de leur utilité et de la manière de les configurer.
   2. Le compte rendu détaillé de la manière de créer, de modifier et d’ajouter des liens aux pages, aux cours, aux listes de contrôle et aux évaluations, du début à la fin.
   3. Les exigences relatives aux listes d’utilisateurs.
   4. La façon d’accéder au support système.
   5. La façon de créer des certificats de cours.
   6. La façon d’ajouter, d’actualiser et de supprimer les profils d’utilisateurs.
   7. La façon d’exécuter des rapports pour des questions, des évaluations, des cours et des utilisateurs particuliers.
   8. Le guide de formation doit être fourni en format .pdf.
3. Des réunions mensuelles d’examen de l’avancement des travaux avec l’équipe de projet pour discuter de l’état d’avancement du projet et soulever tout problème/question de la part de l’entrepreneur ou de l’équipe de projet. Ces réunions seront virtuelles et hébergées par le MPO sur Microsoft Teams.
4. Fournir des mises à jour de logiciels, apporter des correctifs et résoudre les problèmes de système.

9. CONTRAINTES :

1. Conception
   1. La conception du SeaReady doit respecter les normes fournies par l’équipe de projet.
2. Renseignements personnels
   1. Tous les renseignements personnels recueillis seront assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
   2. Tous les renseignements d’identification doivent rester au Canada, à tout moment.
3. Serveurs de navire
   1. L’entrepreneur doit travailler avec l’équipe de projet et le Service d’électronique et d’informatique de la GCC pour planifier le partitionnement des serveurs du navire en fonction du calendrier du navire. Le programme du navire sera prioritaire et le partitionnement des serveurs devra peut-être être reprogrammé si le programme l’exige.
   2. L’entrepreneur doit travailler avec l’équipe de projet pour s’assurer que le mouvement des navires dans la connectivité Internet et hors de celle-ci et le téléchargement du contenu sur SeaReady et donc le téléchargement du contenu sur les serveurs des navires ne surcharge pas la connexion Internet d’un navire en tout temps. Si des problèmes surviennent, l’entrepreneur doit collaborer avec le Service d’électronique et d’informatique de la GCC pour les rectifier.
4. Exigences linguistiques
   1. SeaReady doit être entièrement disponible dans les deux langues officielles et sera soumis à la Loi sur les langues officielles.
5. Accès
   1. L’équipe de projet doit avoir un accès complet à tous les fichiers sources du contenu de SeaReady, par l’entremise d’un serveur FTP.

10. NOM ET ADRESSE DU FOURNISSEUR SÉLECTIONNÉ À L’AVANCE :

Le ministère des Pêches et des Océans envisage d’attribuer un contrat à :

Marine Learning Systems Inc.

207-1551, rue Johnston

Vancouver (C.-B.) V6H 3R9

Canada

11. ESTIMATION DES COÛTS DU MARCHÉ PROPOSÉ

La valeur totale estimée du contrat, y compris les périodes optionnelles, est de 541,632.00 $ (incluant les taxes applicables)

12. PÉRIODE CONTRACTUELLE PROPOSÉE

La période contractuelle proposée va de la date d’attribution au 30 juin 2023, avec trois (3) options supplémentaires de 12 mois.

13. LIEU DE TRAVAIL : 

Les travaux seront effectués par l’entrepreneur à distance, dans ses propres locaux.

14. DÉPLACEMENTS :

L’entrepreneur sera seul responsable des coûts de tout voyage qu’il entreprend dans le cadre de SeaReady.

15. LANGUE DE TRAVAIL :

L'entrepreneur doit être capable de correspondre en anglais à la fois verbalement et par écrit. Le programme SeaReady doit être en anglais et en français, selon les préférences de l'utilisateur.

16. APPLICABILITÉ DES ACCORDS COMMERCIAUX À L’ACHAT :

L’exigence est assujettie à l’Accord de libre-échange Canada-Chili (ALECC), à l’Accord de libre-échange Canada-Colombie, à l’Accord de libre-échange Canada-Pérou (ALECP), à l’Accord sur les marchés publics de l’Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC), à l’Accord de libre-échange Canada-Panama, à l’Accord de libre-échange Canada-Corée (ALECC), à l’Accord de libre-échange Canada-Ukraine (ALEUC), à l’Accord économique et commercial global Canada-Union européenne (AECG), à l’Accord de libre-échange Canada-Honduras, à l’Accord de partenariat transpacifique global et progressiste (APTGP), à l’Accord de libre-échange canadien (ALEC) et à l’Accord de continuité commerciale Canada–Royaume-Uni.

17. EXCEPTION(S) PRÉVUE(S) PAR LE RÈGLEMENT SUR LES MARCHÉS DE L’ÉTAT (ARTICLE 6) :

 L’exception suivante au Règlement sur les marchés de l’État est invoquée pour ce marché en vertu du paragraphe 6(d) – Les cas où le marché ne peut être exécuté que par une seule personne.

La poursuite des services fournis par le fournisseur pré-identifié assurera la continuité du soutien et de la l’entretien existants grâce à sa technologie de synchronisation unique avec les navires de la GCC. La compatibilité avec le cadre existant et les serveurs des navires est essentiel dans la mesure où ils ont été partitionnés spécifiquement pour le système de gestion de l'apprentissage des systèmes d'apprentissage marin tel qu'il a été développé. Recréer une convivialité similaire sur les serveurs des navires avec un système différent créerait des retards et des mois pendant lesquels SeaReady ne serait pas accessible aux employés de la flotte à bord des navires, car les navires doivent être au port pendant au moins quelques jours pour que cela soit possible. et coordonner cela sur tous les navires serait une entreprise colossale.

18. EXIGENCES RELATIVES À LA SÉCURITÉ :

L’entrepreneur devra accéder à des renseignements PROTÉGÉ A sur son site de travail, en recevoir et en stocker. L’entrepreneur doit utiliser ses systèmes de TI pour traiter, produire ou stocker en format électronique des renseignements ou des données PROTÉGÉ A. Le personnel de l’entrepreneur qui assure le service du SeaReady et les installations de stockage de données du SeaReady fournies par l’entrepreneur doivent avoir le statut PROTÉGÉ A. Le personnel qui ne détient pas de cote de sécurité ne peut pas participer une quelconque partie des travaux.

En outre :

1. L’entrepreneur doit détenir en permanence, pendant l’exécution du contrat, une attestation de vérification d’organisation désignée (VOD) en vigueur, ainsi qu’une cote de protection des documents approuvée au niveau PROTÉGÉ A, délivrées par le Programme de sécurité des contrats (PSC) du Secteur de la sécurité industrielle (SSI), de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).
2. Les membres du personnel de l’entrepreneur devant avoir accès à des renseignements ou à des biens de niveau protégé, ou à des lieux de travail dont l’accès est réglementé, doivent tous détenir une cote de fiabilité en vigueur, délivrée ou approuvée par le PSC du SSI de SPAC.
3. L’entrepreneur ne doit pas utiliser ses propres systèmes informatiques pour traiter, produire ou stocker électroniquement des renseignements ou des données au niveau protégé tant que le PSC du SSI de SPAC ne lui en aura pas donné l’autorisation par écrit. Une fois cette approbation accordée, ces tâches peuvent être effectuées jusqu’au niveau PROTÉGÉ A.
4. Les contrats de sous-traitance qui contiennent des exigences en matière de sécurité ne doivent pas être attribués sans l’autorisation écrite préalable du PSC du SSI, SPAC.
5. L’entrepreneur doit se conformer aux dispositions des documents suivants :
   1. Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité;
   2. Manuel de la sécurité industrielle (dernière édition).

L’entrepreneur doit être raisonnablement en mesure d’assurer le stockage de renseignements PROTÉGÉ B, s’il y a lieu.

19. Droit des fournisseurs de présenter un énoncé des capacités

Les fournisseurs qui se considèrent comme essentiellement qualifiés et qui sont disponibles pour répondre aux exigences précisées peuvent présenter un énoncé de capacités par écrit à l’agent de négociation des marchés dont le nom figure dans le présent préavis (voir ci-dessous), et ce, au plus tard à la date de clôture du présent préavis. L’énoncé de capacités doit montrer de façon claire de quelle manière le fournisseur répond aux exigences décrites dans le document.

20. DATE DE CLÔTURE POUR LA PRÉSENTATION D’UN ÉNONCÉ DE CAPACITÉS

La date et l’heure de clôture pour la réception des énoncés de compétences sont le 02 juillet 2021, à 14 :00h heure avancée de l’est (HAE). Étant donné que le gouvernement a l’intention de conclure le contrat dans les meilleurs délais, les réponses reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.

Les demandes de renseignements et les énoncés de capacités doivent être envoyés à l’adresse suivante :

Larry Hotte

Spécialiste en approvisionnement (conseiller)

Pèches et Océans Canada

Centre d’approvisionnement – Bureau d’Ottawa
200, rue Kent,

Ottawa (Ontario) K1A 0E6

Courriel : laurent.hotte@dfo-mpo.gc.ca

Veuillez noter que le ministère des Pêches et des Océans du Canada n’accepte pas les soumissions sur papier. Les envois par courrier électronique doivent être inférieurs à 10 Mo; si les fichiers sont plus grands, veuillez les répartir dans plusieurs courriers électroniques. Le Ministère n’est pas responsable des envois mal acheminés ou en retard. Toutes les soumissions doivent être présentées au plus tard à la date et à l’heure précisées ci-dessus.

Toutes les soumissions doivent mentionner le numéro de dossier suivant dans la ligne « Objet » du courriel : 30000211

Les énoncés de capacités reçus au plus tard à la date de clôture seront pris en considération dans le seul but de déterminer s’il y a lieu ou non de procéder à un processus d’achat concurrentiel. Le MPO se servira des renseignements fournis pour l’évaluation technique seulement. Ils ne seront pas considérés comme une proposition. Votre énoncé de capacités par écrit doit prouver clairement que vous êtes en mesure de remplir les conditions requises par le ministère des Pêches et des Océans du Canada (MPO). Les fournisseurs qui envoient un énoncé de capacités avant la date et l’heure de clôture seront informés par écrit de la décision du Ministère de poursuivre le processus d’approvisionnement susmentionné ou, sinon, de procéder à un processus intégral d’appel d’offres.

Si d’autres fournisseurs potentiels présentent un énoncé de capacités pendant la période d’affichage de quinze (15) jours civils et prouvent qu’ils répondent aux exigences établies dans le PAC, le gouvernement enclenchera le processus d’appel d’offres complet soit en ayant recours au service des appels d’offres électronique du gouvernement ou au moyen traditionnel, afin d’adjuger le marché.

Si aucun autre fournisseur ne présente, au plus tard à la date de clôture, un énoncé de compétences qui respecte les exigences décrites dans le PAC, le marché pourra être attribué au fournisseur présélectionné.