Services de gestion et d’entreposage de dossiers

L’Agence du revenu du Canada a besoin de services de gestion des documents liés à la gestion et à l’entreposage hors site sécuritaires de documents d’information en format papier ou électronique ou en microformat au fur et à mesure des besoins.

L’Agence a besoin d’un fournisseur de services gérés pour héberger son stock existant de documents papier, qui comprend environ 550 000 boîtes, et fournir des services connexes de gestion des documents.

Afin de soutenir pleinement les exigences opérationnelles de l’Agence, les capacités opérationnelles suivantes du service de gestion et d’entreposage de documents sont requises : gestion des stocks, entreposage, acquisition, récupération, reclassement, délocalisation, destruction et échange de données.

La présente invitation à se qualifier (IQ) ne constitue pas un appel d’offres, et aucun contrat ne s’ensuivra. L’Agence se réserve le droit d’annuler toute exigence préliminaire faisant partie du projet à tout moment pendant la phase d’invitation à se qualifier ou toute autre phase du processus d’approvisionnement. Comme le Canada peut annuler le processus d’invitation à se qualifier en totalité ou en partie, il se peut que les processus d’approvisionnement subséquents décrits dans le présent document n’aient jamais lieu. Les fournisseurs qui soumettent une réponse peuvent décider de ne pas répondre à toute demande de soumissions subséquente.

Les exigences dont il est question à l’IQ représentent la vision et les attentes actuelles de l’Agence du revenu du Canada quant à la façon dont doivent être exécutés les services de gestion et d’entreposage de dossiers à l’Agence. Toutefois, comme il est indiqué à l'IQ, l’Agence sollicitera des commentaires auprès des répondants qualifiés afin de préciser davantage et de peaufiner l’énoncé des travaux durant la phase d’examen et d’amélioration des exigences, au besoin.

L’Agence envisage un contrat d’une durée de cinq ans, plus cinq périodes d’option d’une année chacune.

Une approche d’approvisionnement collaboratif en plusieurs phases appelée « Solution d’approvisionnement collaboratif » sera suivie pour le processus d’approvisionnement du projet de gestion et d’entreposage de dossiers. Cette approche est axée sur la consultation de l’industrie pour aider à définir les exigences et la méthode d’approvisionnement, et permettra à l’Agence d’exercer une diligence raisonnable en ce qui concerne les exigences à l’égard des répondants qualifiés avant la publication d’une demande de soumissions.

Phase d’invitation à se qualifier
L’invitation à se qualifier sera utilisée pour qualifier des répondants qui possèdent l’expérience requise dans les services de gestion et d’entreposage de dossiers.

Les réponses reçues dans le cadre de la présente invitation à se qualifier seront évaluées en fonction des critères obligatoires décrits dans la Partie 6, Procédures d’évaluation et critères de qualification.

Les répondants qui satisfont à tous les critères obligatoires seront informés par écrit par l’autorité contractante et seront considérer les répondants qualifié et passeront à la phase d’examen et d’amélioration des exigences décrite ci-dessous.

Phase d’examen et d’amélioration des exigences:

L’Agence entamera la phase d’examen et d’amélioration des exigences en informant tous les répondants qualifiés du processus détaillé qui devra être suivi pour cette phase.

L’Agence a fourni un énoncé des travaux préliminaire (Annexe B). Elle sollicitera les commentaires des répondants qualifiés pour clarifier et préciser davantage l’énoncé des travaux. Il se peut qu’elle sollicite aussi des commentaires sur d’autres éléments, comme des recommandations quant à la structure de prix et aux critères d’évaluation à utiliser dans toute demande de propositions potentielle. Ces interactions pourraient prendre les formes suivantes :

a) des séances individuelles;
b) des exposés;
c) des questions et réponses écrites.

Les discussions individuelles et les séances de présentation peuvent avoir lieu à distance au moyen de la technologie. Des outils précis qui peuvent être utilisés à cette fin seront déterminés avant le début de la phase d’examen et d’amélioration des exigences.

L’Agence incite les répondants qualifiés à offrir des options de service pour d’autres biens et services qui ne sont pas définis dans le présent document au cours de la phase d’examen et d’amélioration des exigences. De telles offres seront communiquées aux répondants qualifiés au cours de la phase d’examen et d’amélioration des exigences.

Phase de demande de propositions et d’attribution du contrat

Avant l’attribution du contrat, l’Agence prévoit effectuer une validation de la proposition du soumissionnaire classé au premier rang.

Après la phase de demande de propositions, y compris une validation fructueuse de la proposition, le soumissionnaire classé au premier rang sera recommandé pour l’attribution du contrat. Une méthode de sélection détaillée sera fournie dans le document de demande de propositions.