Système d’information scolaire électronique

Un préavis d’adjudication de contrat (PAC) est un avis public informant la collectivité des fournisseurs qu’un ministère ou organisme a l’intention d’attribuer un contrat pour des biens, des services ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné à l’avance, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Si aucun fournisseur ne présente d’énoncé des capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC au plus tard à la date et l’heure de clôture indiquées dans le PAC, l’agent de négociation des contrats peut procéder à l’attribution du contrat au fournisseur sélectionné à l’avance.

1. Définition des besoins

Le Service correctionnel du Canada doit fournir un Système d’information scolaire (SIS) à ses écoles privées inspectées par le Ministère de l’Éducation, encore appelées Acheron College. Le Ministère de l’Éducation requiert que toutes les écoles privées de l’Ontario disposent d’un SIS. Un fournisseur de SIS s’assure que les données sont soumises de manière appropriée à SISOn, le SIS du Ministère de l’Éducation. Tout non-respect de cette exigence législative entrainera l’annulation du numéro BDICE d’une école (un numéro d’identification unique attribué à chaque école privée qui opère légalement en Ontario) et la fermeture de ladite école. Ceci constituera en retour, une infraction à la DC 720, Programmes et services d’éducation pour les délinquants. 

1.1 Objectifs

Fournir un système et des services de SIS à toutes les écoles privées Acheron College inspectées par le Ministère de l’Éducation dans la région de l’Ontario, conformément aux exigences établies par ledit ministère. Les données étudiants doivent être entreposées au Canada. Les services doivent être fournis au Canada. Le fournisseur du SIS doit disposer de connaissances pratiques spécifiques concernant les rapports à SISOn concernant les écoles privées.

1.2 Tâches

L’entrepreneur devra :

1. Fournir des services de SIS aux écoles Acheron College soumises aux lignes directrices et à la législation du Ministère de l’Éducation.
2. Fournir des rapports et soumettre des données statistiques au Ministère de l’Éducation dans les délais établis par ledit ministère.
3. Fournir une personne-contact responsable de régler les problèmes opérationnels qui peuvent se poser pendant les heures ouvrables normales.
4. Fournir des services de formation au personnel du SCC, au besoin.

1.3 Résultats prévus

1. Le fournisseur de SIS devra fournir des services de SIS conformément aux lignes directrices établies par le Ministère de l’Education et respecter les délais établis par ledit ministère en ce qui concerne la soumission de données à SISOn. 

1.4 Normes de rendement

1. L’entrepreneur devra fournir un service de SIS qui entrepose les données étudiants requises par le Ministère de l’Éducation.
2. L’entrepreneur devra s’assurer que le SIS est compatible avec SISOn, le SIS du Ministère de l’Éducation. 

1. L’entrepreneur devra fournir des solutions service à la clientèle, selon les besoins.

1.5 Produits livrables

1.5.1 L’entrepreneur devra fournir :

1. Un système électronique de tenue de registres ou un service accepté par le Ministère de l’Éducation.
2. Un système qui fournit l’information nécessaire pour fournir des rapports appropriés au Ministère de l’Éducation, comme par exemple, les horaires de étudiants, le taux d’inscription, le taux de présence, le suivi de crédits, les transcriptions, etc.
3. Un système compatible avec SISOn, le SIS du Ministère de l’Éducation.
4. Des services de soutien technique, quand cela est requis.

1.5.2 Utilisation de papier

a. Si du matériel imprimé est requis, l’impression recto verso en noir et blanc doit être utilisée par défaut, à moins d’indication contraire du responsable du projet.

b. L’entrepreneur doit s’assurer que, pour le matériel imprimé, on a recours à du papier ayant un contenu en matières recyclées d’au moins 30 % ou ayant été certifié comme provenant d’une forêt gérée de façon durable.

c. L’entrepreneur doit recycler les documents imprimés qui ne sont pas nécessaires (en conformité avec les exigences relatives à la sécurité).

1.6 Contraintes

1.6.1 Emplacement des travaux

L’entrepreneur fournira un service électronique. Il n’aura donc pas à se déplacer pour fournir les services requis. Tous les sites de la région de l’Ontario utiliseront ce service. 

1.6.2 Langue de travail

1. L’entrepreneur doit effectuer tous les travaux dans les deux langues officielles (anglais et français) selon les besoins.

b. Déplacements

i.  Aucun déplacement n’est prévu pour la réalisation des travaux dans le cadre du présent marché.

1.6.3 Exigences relatives à la sécurité

Le marché comporte les exigences relatives à la sécurité suivantes :

1. L'entrepreneur ou l'offrant doit détenir en permanence, pendant l'exécution du contrat ou de l'offre à commandes, une attestation de vérification d’organisation désignée (VOD) en vigueur, ainsi qu'une cote de protection des documents approuvée au niveau PROTÉGÉ A, délivrées par la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
2. Les membres du personnel de l'entrepreneur ou de l'offrant devant avoir accès à des renseignements ou à des biens PROTÉGÉS, ou à des établissements de travail dont l'accès est réglementé, doivent TOUS détenir une cote de FIABILITÉ en vigueur, délivrée ou approuvée par la DSIC de TPSGC.
3. L'entrepreneur NE DOIT PAS utiliser ses propres systèmes informatiques pour traiter, produire ou stocker électroniquement des renseignements ou des données au niveau PROTÉGÉ tant que la DSIC de TPSGC ne lui en aura pas donné l'autorisation par écrit. Lorsque cette autorisation aura été délivrée, ces tâches pourront être exécutées au niveau PROTÉGÉ A.
4. Les contrats de sous-traitance comportant des exigences relatives à la sécurité NE doivent PAS être attribués sans l'autorisation écrite préalable de la DSIC de TPSGC.
5. L'entrepreneur ou l’offrant doit se conformer aux dispositions des documents suivants:
   1. de la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité et directive de sécurité
   2. le Manuel de la sécurité industrielle (dernière édition).

2. Critères d'évaluation de l'énoncé des capacités (exigences essentielles minimales)

Tout fournisseur intéressé doit démontrer, au moyen d’un énoncé des capacités qu’il satisfait aux exigences suivantes :

1. L’entrepreneur devra disposer de cinq (5) années d’expérience, expérience acquise au cours des dix (10) dernières années et spécifiquement liée à la prestation de services SIS dans des écoles de la province de l’Ontario. 

1. L’entrepreneur devra s’assurer que le centre de données pour ses serveurs est situé au Canada.

1. L’entrepreneur devra s’assurer que son centre de service-clients est situé au Canada. 

3. Applicabilité des accords commerciaux à l’achat

Le présent approvisionnement n’est assujetti à aucun accord sur le commerce.

4. Réservé en vertu de la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones

Ce marché n’est pas réservé aux fournisseurs autochtones.

5. Entente(s) sur les revendications territoriales globales

Cet achat n’est pas assujetti à une entente sur les revendications territoriales globales.

6. Justification du recours à un fournisseur sélectionné à l’avance

Le SCC a comme mandat de fournir des programmes qui promeuvent la réhabilitation des délinquants et leur réinsertion dans la collectivité (LSCMLC, art 5. (b)). Afin de remplir ce mandat, le Service correctionnel fournit une gamme de programmes conçus pour traiter les besoins des délinquants et contribuer à leur réinsertion dans la collectivité (LSCMLC art 76). En outre, afin de remplir le mandat du SCC qui est de fournir aux délinquants des programmes d’éducation leur permettant d’obtenir le diplôme d’études secondaires de l’Ontario, les écoles des établissements devront répondre aux exigences établies par le Ministère de l’Éducation. Les écoles qui se trouvent dans les établissements du SCC, encore connues sous le nom d’Acheron College, sont des écoles privées inspectées par le Ministère de l’Éducation et sont donc, en tant que telles, assujetties aux exigences énoncées dans la Loi sur l’éducation et dans la politique établie dans le Manuel des écoles privées, à savoir de maintenir leur statut et de fonctionner de manière conforme aux exigences établies. Dans le cadre de ces exigences législatives et relatives aux politiques pertinentes, les écoles doivent fournir des données statistiques au Ministère de l’Éducation en se basant sur un calendrier de périodes de rapport tout au long de l’année. Toute omission de se conformer à cette exigence pourra entrainer l’annulation du numéro BDICE d’une école, ce qui mettrait également fin à sa capacité d’octroyer des crédits de niveau secondaire et donc, de permettre aux délinquants d’obtenir leur DESO.

Le fournisseur présélectionné gère son SIS au sein des frontières canadiennes et entrepose ses données étudiants au Canada. Il a d’excellents antécédents en matière de relations avec SISOn, le SIS du Ministère de l’Éducation et de nombreuses écoles secondaires et centres d’éducation pour adultes de l’Ontario font appel à ses services.

L’entrepreneur sélectionné à l’avance rencontre toutes les exigences essentielles minimales décrites dans ce PAC.

7. Exceptions au Règlement sur les marchés de l’État

L’exception suivante au Règlement sur les marchés de l’État est invoquée pour cet achat : paragraphe

(d) les cas où le marché ne peut être exécuté que par une seule personne.

8. Exclusions et/ou raisons justifiant le recours à l’appel d’offres limité

Le présent approvisionnement n’est assujetti à aucun accord sur le commerce.

9. Titre de propriété intellectuelle

Aucune modalité sur les droits de PI n’est indiquée au contrat.

10. Période du contrat proposé ou date de livraison

Le marché proposé est d’une durée de un (1) années, du 1 Juillet 2019 to 30 juin 2020 avec une option permettant de prolonger le contrat pendant quatre (4) périodes supplémentaires de une année.

11. Coût estimatif du contrat proposé

La valeur estimative du marché, y compris toutes les options, est de 88 000.00 $ (TPS/TVH en sus).

12. Nom et adresse du fournisseur sélectionné à l’avance

Nom: Edsembli Inc.

Addresse: 6507 Mississauga Road, Suite C, Mississauga, Ontario Canada, L5N 1A6

13. Droit des fournisseurs de présenter un énoncé de capacités

Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les biens, les services ou les services de construction décrits dans ce PAC peuvent présenter par écrit un énoncé des capacités à la personne-ressource dont le nom figure dans cet avis d’ici la date et l’heure de clôture lesquelles sont aussi précisées dans cet avis. L’énoncé des capacités doit clairement démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences publiées.

14. Date et heure de clôture pour la présentation des énoncés de capacités

La date et l’heure de clôture pour l’acceptation d’énoncés des capacités est 30 avril 2019 at 2:00 PM EDT.

15. Inquiries and submission of statement of capabilities

Inquiries and statement of capabilities are to be directed to:

Shane Collins, Administrateur régional des contrats

Service correctionnel du Canada

445, rue Union Ouest, C.P. 1174
Kingston, Ontario K7L 4Y8

Téléphone: 613-536-4570

Télécopie : 613-536-4571

Adresse courriel : shane.collins@csc-scc.gc.ca