Chancellerie - Rapports sur l’état des immeubles, Tokyo, Japon

Le complexe de l’ambassade du Canada au Japon (chancellerie, résidence officielle, Cour du Canada) a été construit en 1991 et avait en 2008 une valeur estimée à 8 600 000 000 JPY (111 542 000 $CAN). Actuellement, le complexe est exploité selon un arrangement complexe (« L’entente-cadre ») qui inclut le Canada, des investisseurs, un développeur, un fiduciaire et un gestionnaire d’immeubles (la Mitsubishi UFJ Trust Bank en association avec Shimizu Corporation).

Le Canada détient actuellement la portion chancellerie (52,5 % de l’immeuble) sous le titre de condominium et loue la portion restante (la « portion excédentaire », soit 47,5 % de l’immeuble). Le Canada entrera en possession de la portion excédentaire en 2021, selon des modalités acceptées par l’ensemble des parties. L’entente de location arrivera à échéance en mars 2021. En juillet 2018, 30 % de la partie de la chancellerie était inoccupée (15,75 %), de sorte qu’environ 60 % de l’ensemble de la structure serait vacant en mars 2021.

À Tokyo, le Canada est propriétaire de la résidence officielle et des logements du personnel situés sur le site, appelé la Cour du Canada, ainsi que de deux autres immeubles du personnel situés à l’extérieur du site, soit dans les quartiers Azuba et Aoyama. Le Canada est en voie de vendre l’immeuble situé dans le quartier Motoyoyogu.

Une étude de faisabilité est en cours d’élaboration, laquelle fait l’objet d’un délai d’achèvement serré, à savoir septembre 2019. Cette étude doit présenter une évaluation détaillée des options liées à l’avenir du portefeuille afin de trouver la solution qui répond le mieux aux besoins immobiliers du Canada à Tokyo selon un avenir prévisible.

La chancellerie a été conçue dans les années 1980 par l’architecte Raymond Moriyama. Construit selon une entente de PPP, et sis sur l’avenue Aoyama, dans l’arrondissement de Minato, à Tokyo, l’immeuble est entré en service en 1991. Sa superficie brute est de 36 318 m². L’adresse officielle est Akasaka 7-chome, Minato-ku. La chancellerie occupe les niveaux supérieurs de l’immeuble, tandis que les niveaux inférieurs sont loués à des commerçants. Étant donné que l’immeuble est maintenant vieux de 27 ans, il devra faire l’objet de réparations/d’améliorations d’envergure à la suite de l’échéance de l’accord-cadre en 2021, notamment sur les plans de la protection sismique et de la sécurité. La propriété est située juste en face de l’enceinte du palais impérial, dans l’arrondissement de Minato, à Tokyo. Cet emplacement ainsi qu’une loi adoptée en 1979 imposent des limites strictes relativement à la hauteur de l’immeuble et au volume des structures potentielles sur la propriété. Les terrains 167-1 et 16 sont en propriété franche. Le bail du terrain 167-2 est enregistré par Mitsubishi Trust Bank K.K., qui a confié les intérêts du bail à une fiducie bénéficiaire jusqu’au 28 mars 2021, date à laquelle la propriété reviendra au Canada.

L’espace à l’intérieur de la chancellerie est désigné comme suit :

• Activités de la chancellerie 7 864 m²
• Espace de représentation de la chancellerie 4 275 m²
• Superficie utilisée pour les activités des partenaires 13 993 m²
• Services de l’immeuble 8 626 m²
• Stationnement 1 560 m²
• TOTAL 36 318 m²

La distribution et la ségrégation des équipements techniques de base de l’immeuble suivent des modèles différents. Par exemple, le système de distribution est un système pour l’ensemble du complexe.

La plus récente évaluation de l’état (Rapport sur l’état des immeubles) a été réalisée en 2004. Compte tenu du temps qui s’est écoulé depuis cette évaluation, il faut adopter une approche saine pour ces enquêtes afin d’établir le nouveau document de référence. Les évaluations aux fins de la prise de décisions stratégiques sont habituellement effectuées tous les cinq (5) ans.

Les conditions relatives au site pouvant avoir une incidence sur ce projet comprennent, sans toutefois s’y limiter, les suivantes :

• Respect de la loi japonaise sur les normes de construction et de tous les documents connexes;
• Loi japonaise sur la santé et la sécurité au travail;
• Lois et règlements sur la santé et la sécurité;
• Les exigences du Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail;
• Code canadien du travail.

Le MAECD invite les cabinets d’experts-conseils qui ont des compétences dans les domaines de l’architecture ou du génie à soumettre des propositions pour un seul contrat. Le promoteur retenu devra fournir une gamme de services tels qu’indiqués dans le présent énoncé des travaux (EDT) pour le projet à l’emplacement désigné. Le promoteur doit être admissible et disposé à travailler avec des experts-conseils accrédités au Japon, puisque la majorité des informations du système de base de l’immeuble et tous les systèmes et rapports informatisés de gestion de l’immeuble seront fournis en japonais.