Projet d’automatisation de la gestion du courrier (PAGC) – Machine de mise sous pli

L’information contenue dans cet avis décrit brièvement les besoins de l’organisme et n’est fournie qu’à titre indicatif. Les soumissionnaires doivent consulter l’ensemble de la demande de proposition (DP) pour obtenir une description complète des besoins et toutes les instructions connexes.

1. Procédure de demande de soumissions : pièce jointe : Oui (achatsetventes.gc.ca)
2. Stratégie d’approvisionnement concurrentielle : La note combinée la plus élevée sur le plan du mérite/technique

Contexte

Le directeur général des élections du Canada (DGEC) est un agent du Parlement. Il assume la direction et la supervision générales de la tenue d’élections et de référendums à l’échelle fédérale. Le DGEC dirige le Bureau du directeur général des élections, communément appelé Élections Canada (EC).

Élections Canada doit automatiser son processus de gestion des bulletins de vote spéciaux lors des scrutins au Canada. À l’heure actuelle, Élections Canada traite près de 190 000 bulletins de vote spéciaux remplis par des électeurs lors d’un scrutin. On prévoit une augmentation du nombre de bulletins de vote spéciaux à traiter lors des prochains scrutins. Pour être en mesure de composer avec la pression croissante exercée par l’augmentation imprévisible (et inévitable) du volume de bulletins de vote spéciaux et de gérer les risques qui en résultent, Élections Canada cherche à optimiser ses processus centralisés qui, lors d’un scrutin, se déroulent au centre administratif des Règles électorales spéciales, situé pour le moment au Centre de distribution du 440, chemin Coventry à Ottawa, Ontario, K1K 2Y5, Canada. Comme Élections Canada a besoin d’une solution de mise sous pli plus rapide et mieux adaptée à la situation, l’automatisation du processus d’assemblage des trousses de vote par bulletin spécial est tout indiquée.

Besoin

Élections Canada a besoin d’une machine de mise sous pli, qui devra être livrée, installée, mise à l’essai et entretenue par l’entrepreneur; celui-ci devra également fournir de la documentation sur l’équipement et assurer sur place la formation des opérateurs.

Période du contrat

Le contrat s’étendra d’un an de la date d’entrée en vigueur (« durée initiale »).

L’entrepreneur accordera à Élections Canada l’option irrévocable de prolonger la durée du contrat de cinq périodes supplémentaires d’au plus un an chacune, selon les mêmes modalités.

Présentation des soumissions

Les soumissions doivent être à l’attention de l’autorité contractante et envoyées, sous pli scellé, à l’Unité de réception des propositions à l’adresse indiquée ci-dessous, au plus tard à la date indiquée sur la page couverture de la DP à 14 h (heure de Gatineau, Québec).

Adresse postale :

Élections Canada

30, rue Victoria, 1e étage (Centre d’affaires)

Gatineau (QC) K1A 0M6

À l’attention de : Ashley Tran, Conseillère principale, Services de l’approvisionnement et des contrats

N^o de dossier d’Élections Canada : ECAT-RFP-18-0698

Si vous voulez envoyer une soumission par service de messagerie ou venir la déposer en personne, veuillez noter que les heures d’ouverture du Centre d’affaires sont du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h (heure du Gatineau, Québec).

Les soumissions envoyées par courrier électronique ou par télécopieur ne seront pas acceptées.

Toutes les demandes et toute autre communication avec des représentants d’Élections Canada doivent être dirigées UNIQUEMENT à l’autorité contractante. L’autorité contractante sera la principale personne-ressource du soumissionnaire. Toute demande d’information doit donc être faite auprès de cette personne. Les soumissionnaires qui communiquent avec toute autre personne pourraient être disqualifiés. Toutes les demandes d’information doivent être faites par écrit et envoyées à Proposition-Proposal@elections.ca au plus tard à la date d’échéance indiquée dans la DP. Pour ce qui est des demandes d’information reçues après ce délai, il est possible qu’on ne puisse pas y répondre.

Les parties intéressées qui souhaitent obtenir les documents relatifs à cette DP doivent le faire en allant à la page suivante : https://achatsetventes.gc.ca/donnees-sur-l-approvisionnement/appels-d-offres. Les documents téléchargés sur cette page ont préséance sur tout autre document disponible.

Les documents peuvent être présentés dans l’une ou l’autre des langues officielles du Canada.

Élections Canada se réserve le droit de négocier les dispositions de tout marché avec les fournisseurs.

Des informations supplémentaires sur Élections Canada sont accessibles à www.elections.ca.

Comptes rendus

Une fois que l'annonce du soumissionnaire retenu a été faite, les autres soumissionnaires peuvent demander un compte rendu des résultats du processus de DP. Les soumissionnaires doivent faire la demande auprès de l’autorité contractante, conformément aux modalités de la DP. Les renseignements peuvent être fournis par écrit, par téléphone ou en personne.