CE BESOIN COMPORTE DES EXIGENCES RELATIVES A LA SECURITE.

AVIS IMPORTANT:

Veuillez noter que cette Demande d'offre à commandes (DOC) comprend des processus d'approvisionnement qui ne sont généralement pas utilisés dans les DOC régulières.

Ce processus d’approvisionnement agile vise à favoriser la concurrence entre les fournisseurs, offrir une excellente occasion d'accroître l'expertise scientifique du Canada en ajoutant de nouvelles perspectives et permettre également une plus grande flexibilité dans la mise à jour ou la modification des besoins et processus d'approvisionnements en fonction des commentaires reçus des fournisseurs de temps à autre.

Si ce n'est pas déjà fait, le Canada suggère que les offrants commencent le processus de vérification de la sécurité afin d'augmenter leur certification au niveau TOP SECRET. Cela comprend la vérification et la certification des ressources connues actuellement par l'offrant. Pour les ressources non identifiées, les offrants pourront soumettre une demande de vérification et de certification une fois que la ressource aura été identifiée, avant ou après l’émission de l'offre à commandes. Pour votre information, l’octroi de Commande subséquente pourrait ne pas être retardé dans le cas où les ressources proposées ne détiennent pas le niveau de sécurité requis.

Les offrants sont priés d’utiliser le fichier Excel disponible à la section Pièce jointes du présent avis afin de soumettre leurs tarifs.

31 octobre 2017

Modification de la description de tâche pour la ressource Chercheur EO en Chimie - section 4.4.25 de l'Étendue des besoins.

13 octobre 2017

Publication du document d'appel d'offre mis à jour et ajout des questions 21 à 25.

11 Octobre 2017

Prolongation de la période de sollicitation pour ajustement d'erreur de numérotation des catégories de ressources dans les documents d'appels d'offres ainsi que l'adresse d'envoi des offres. Les nouveaux documents d'appel d'offres seront mis à disposition des offrants dans les prochains jours. Merci de votre compréhension.

12 semptembre 2017

Ajout des questions/réponses 1 à 20.

29 août 2017:

Si vous n’avez pas participé au processus de consultation publique lié aux exigences EO-IR, nous vous encourageons à consulter le site Web suivant pour obtenir de plus amples informations sur ce processus :

https://achatsetventes.gc.ca/donnees-sur-l-approvisionnement/appels-d-offres/PW-15-00691216

CONTEXTE:

Recherche et développement pour la défense Canada (RDDC) a pour mandat de supporter les Forces armées canadiennes (FAC) dans leur processus d’acquisition de systèmes électro-optiques en traduisant en données techniques leurs besoins opérationnels, en évaluant la performance de capteurs ou en évaluant le potentiel de technologies émergentes. RDDC vise aussi l’étude des systèmes électro-optiques pour la protection des plates-formes militaires (air, terre ou mer) et de leurs occupants. Ces technologies électro-optiques requièrent l’intégration d’électronique de proximité pour leur évaluation ou pour augmenter leur étendue ainsi que l’intégration de systèmes électro-optiques aux dites plates-formes.

Le but de cette Demande d’offre à commandes est d’émettre des offres à commandes pour l’obtention des ressources professionnelles et scientifiques qualifiées dans les domaines de l’électro-optique et de l’infrarouge (EO-IR), lorsque nécessaire afin de supporter les activités de Recherche et Développement (R&D) de RDDC. Ces services pourraient couvrir la conception, le développement ou la fabrication d’éléments spécifiques, en passant par la caractérisation ou le développement logiciel.

Les offres à commandes découlant de ce besoin seront mises à la disposition de tous les Centres de recherches de RDDC œuvrant dans les technologies EO-IR. Pour votre information, la grande majorité des services professionnels ou scientifiques en R&D requis seront concentrés au Centre de recherches de Valcartier, situé dans la région de Québec, QC.

Ce besoin est assujetti aux dispositions de l’Accord de libre-échange du Canada (ALEC), anciennement appelé « l'Accord sur le commerce intérieur (ACI) ».

Ce besoin est limité aux produits et / ou aux services canadiens.

Le présent achat est exempté de l’Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), en vertu de l’Annexe 1001.2b, Section B, Sous-section A, Recherche et développement, toutes les catégories, et de l’Accord sur les marchés publics de l’Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC), en vertu de l’Article 1.d) de l’Appendice 1.

Une partie de ce besoin pourrait être assujetti au Programme des marchandises contrôlées.

L’OAC sera valide pour une période pouvant aller jusqu’à dix (10) années, le tout composée d’une (1) période ferme de quatre (4) années et jusqu’à trois (3) périodes optionnelles de deux (2) années chacune.

QUESTIONS ET RÉPONSES - PÉRIODE DE SOLLICITATION:

Question 1. Est-ce possible de connaitre le budget total approximatif prévu pour ce programme pour les 10 ans ?

Réponse 1. Comme spécifié dans les documents de consultation publique, le budget estimé pour les travaux sous les offres à commandes (OAC) et les arrangements en matière d’approvisionnement (AMA) est de 100 M$, réparti sur une période de 10 ans. Prendre note que les appels d’offres pour les AMA seront émis dans un futur rapproché.

Question 2. On demande de fournir les taux pour plusieurs catégories, pour plusieurs niveaux, pour une période de 10 ans…. mais il est mentionné qu’il n'y aura pas d'évaluation financière à cette étape du processus d’approvisionnement… Est-ce que vous pouvez expliquer à quoi sert cette démarche ? Pourquoi alors, puisqu’ils ne sont pas évalués, ne les fournir que plus tard ?

Réponse 2. Le ou les tarifs doivent être fournis par les offrants afin de permettre au Canada d’effectuer les mini-compétitions, identifiées à l’Article 7.8 de la Partie 7A des documents d’appel d’offres, suivant l’émission des OAC. Prendre note qu’il y aura bel et bien une évaluation pour chaque ressource demandée qui sera conduite après l’émission des OAC et avant l’émission des commandes subséquentes.

Question 3. Dans votre exemple d’une réponse d’une entreprise à un FCD, le fournisseur qui répond, doit indiquer les taux dans la réponse. Pourquoi devrait-elle les fournir, s’ils ont déjà été soumis dans la présente offre/préqualification ?

Réponse 3. Ceci servira à accélérer le processus d’évaluation des ressources demandées sous chaque FCD. Les évaluateurs auront simplement à confirmer les tarifs des fournisseurs selon leurs offres financières.

Question 4. Vous demandez à l’avance les taux pour 10 ans… Vous comprenez que le marché/domaine de ces corps d’emploi est en constante évolution. Est-ce qu’il sera possible d’ajuster ces taux, après une période donnée (aux 3 ans par exemple) ?

Réponse 4. Comme spécifier à la Pièce jointe 1 de la Partie 3, Présentation de l’offre financière, les fournisseurs pourront ajuster leurs tarifs à chaque année lors du rafraichissement des OAC.

Question 5. Est-ce qu’on est obligé d’indiquer les taux pour les 5 régions du Canada ?

Réponse 5. Comme spécifié à la Pièce jointe 1 de la Partie 3, Présentation de l’offre financière (a), troisième paragraphe, il n’est pas nécessaire de fournir les tarifs pour chaque région.

Question 6. Lorsque la première étape de pré qualification des compagnies sera terminée, est-ce que la liste des compagnies qualifiées sera connue ?

Réponse 6. Il n’est pas envisagé de fournir une liste officielle des compagnies qualifiées. Cela dit, les informations d’octroi des contrats et OAC/AMA du gouvernement fédéral sont de nature publique et disponible pour consultation sur le site internet achatsetventes.gc.ca.

Question 7. Est-ce qu’une entreprise (ayant été préalablement qualifiée sur cette offre) qui sera invitée à répondre à un Formulaire de confirmation de disponibilité (FCD), sera-t-elle obligée de répondre à ce FCD ? Est-ce qu’il y a des conséquences si l’entreprise ne répond pas au FCD ?

Réponse 7. Non, le fournisseur n’est pas contraint à répondre à un FCD précis. Dans l’éventualité où le fournisseur ne répondrait à aucun FCD lui ayant été soumis lors d’une année fiscale donnée, le Canada entamera des discussions avec celui-ci pour confirmer sa volonté à détenir une OAC pour les besoins en technologies EO-IR.

Question 8. Il n’y a pas de catégorie de Chargé de Projet, mais on demande des rapports périodiques sur le travail (reste à faire, etc..). Est-ce que ces rapports seront rédigés dans le cadre des mandats sur les heures facturables ou en dehors de ces heures (dans ce cas, les prendre en compte dans les taux proposés) ?

Réponse 8. Les offrants doivent inclure ces frais dans leurs tarifs horaires fermes tout compris.

Question 9. Pouvez-vous confirmer qu’une mise à jour/rafraichissement sera possible chaque année (tel qu’indiqué dans la section 7.4.2) ?

Réponse 9. Oui, une mise à jour des offres à commandes sera effectuée chaque année.

Question 10. Lors d’un rafraîchissement annuel des OAC, peut-on mettre à jour (à la baisse ou à la hausse) les taux pour les années restantes seulement (indépendamment des taux des années qui ont été fournis avant) ? Par exemple, si nous fournissons au début les taux suivants : Année 1 : 100$/h, Année 2 : 105$/h, Année 3 : 110$/h, Année 4 : 115$/h, Option 1 : 120$/h, Option 2 : 125$/h, Option 3 : 130$/h, qui respecte la règle de maximum +5% entre deux périodes consécutives. Lors de la mise à jour de la 3e année on aimerait mettre à jour les taux proposés tels que suit : Année 3 : 130$/h, Année 4 : 135$/h, Option 1 : 140$/h, Option 2 : 145$/h, Option 3 : 150$/h. La règle de +5% s’appliquera aussi entre les années consécutives qui restent. Est-ce que la règle va s’appliquer aussi entre l’Année 2 (déjà passée) et l’Année 3 (nouveau taux qu’on veut proposer) ?

Réponse 10. Afin de déterminer les tarifs pour une période donnée selon la règle du +5%, les fournisseurs doivent s’appuyer sur les tarifs qu’ils ont fournis pour l’année précédente, terminée ou non, pour chaque catégorie et niveau de ressource.

Question 11. Considérons une ressource qui change de compagnie, et qui a travaillé dans une catégorie donnée pendant plusieurs années dans la compagnie qu’elle vient de quitter. La nouvelle compagnie qui embauche cette ressource n’est pas préqualifiée pour la catégorie de travail de cette ressource. Est-ce que vous pouvez confirmer que cette ressource ne pourra pas travailler sur ce contrat (à travers une commande subséquente compétitive ou non) tant et aussi longtemps que sa nouvelle compagnie ne se préqualifie pas (incluant la préqualification de la catégorie et/ou la préqualification d’entreprise – si ça n’a jamais été fait auparavant) ?

Réponse 11. Cette affirmation est exacte. Les ressources fournies doivent obligatoirement être employées par un fournisseur qualifié pour cette catégorie de ressource. Cela dit, le nouvel employeur de cette ressource pourra se préqualifier pour cette catégorie lors du rafraichissement annuel des OAC.

Question 12. Lors d’une commande subséquente compétitive, est-ce que le nombre d’heures de travail mentionné sera approximatif et « non nécessairement commis » (juste pour des raisons d’évaluation) ou bien ce sera un total d’heures qui sera réellement alloué ?

Réponse 12. Tout dépendant des besoins du RDDC, certaines commandes compétitives pourraient inclure un nombre d’heures estimées ou ferme. Chaque Formulaire de confirmation de disponibilité (FCD) inclura cette information. Le nombre d’heures estimées ou fermes sera utilisé pour effectuer les évaluations sous chaque FCD.

Question 13. Lors d’une commande compétitive, en plus des critères par domaines d’emploi énuméré dans le présent appel d’offres, est-ce qu’il y aura des critères supplémentaires ou plus spécifiques ? (Par exemple : compétences spécifiques avec un logiciel de programmation en particulier – SIMULINK ou LABVIEW)

Réponse 13. Il est possible que certains critères techniques cotés, non identifiés pour l’instant, soient utilisés pour répondre à des besoins pointus du RDDC. Cela dit, les critères obligatoires, eux, ne changeront pas, à moins qu’ils ne soient mis à jour lors des rafraîchissements annuels des OAC.

Question 14. Étant donné que pour une commande compétitive, il peut y avoir plusieurs personnes de compagnies différentes, est-ce qu’il faut conclure que les travaux se feront principalement au même endroit (probablement dans un édifice du client) ?

Réponse 14. Selon les besoins demandés, il est possible que les travaux soient effectués dans les installations du client, ou simplement divisés sur plusieurs sites du client et/ou des fournisseurs.

Question 15. Est-ce que vous envisagez de faire une journée de l’industrie pour répondre directement aux questions ?

Réponse 15. Non. Les questions seront répondues directement par l’entremise de l’avis de la Demande d’offre à commande pour les besoins EO-IR, publié le site internet Achatsetventes.gc.ca.

Question 16. Est-il possible d'inclure des sous-traitants dans une proposition ou devons-nous absolument former un "joint-venture" pour inclure des partenaires d'affaires dans une équipe ?

Réponse 16. Oui, il est possible d’inclure des sous-traitants dans l’offre d’un soumissionnaire. Prendre note qu’il n’est pas nécessaire d’indiquer le nom et apport des sous-traitants lors de la soumission de l’offre.

 Question 17. Après la phase 1 d’octroi des offres à commandes, sera-t-il possible que des commandes subséquentes incluent des critères cotés avec plus que l'expérience et le chiffre d'affaires requis dans le tableau des critères « Pièce jointe 1 de la Partie 4 » ? Si c'est le cas, pourrons-nous compléter les expériences d'entreprises dans chacune des commandes subséquentes ou l'évaluation se fera-t-elle uniquement à partir des informations fournies lors de la phase 1 ?

Réponse 17. Aucune expérience corporative (d’entreprise) ne sera demandée ou évaluée à la phase 2 de ce processus d’appel d’offres. Les évaluations de la Phase 2 évalueront l’expérience antérieure et les qualifications des ressources demandées par RDDC avant l’octroi des commandes subséquentes. Les informations concernant les expériences et qualifications pour chaque ressource ne sont pas requises lors de la soumission des offres (Phase 1).

Question 18. Dans le critère obligatoire M4, on dit:

« De plus, l’offrant doit fournir une description sur le type de service rendu pour chaque catégorie proposée, la date de fourniture du service, sa durée, le nom de la tierce partie et la relation entre le ou les services rendus et les technologies EO-IR. »

Que veut-on dire par « la relation entre le ou les services rendus et les technologies EO-IR » ?

Réponse 18. Cet énoncé indique que l’offrant doit clairement démontrer, dans son offre, comment les services antérieurs rendus par celui-ci sont intimement liés aux technologies EO-IR.

Question 19. Dans la section « Pièce jointe 1 de la Partie 4 », on mentionne:

« Les offrants doivent fournir des données détaillées pour préciser où, quand et comment ils ont acquis leur expérience et aussi démontrer comment ils satisfont aux exigences obligatoires en fournissant la ou les preuves nécessaires, sans quoi, leur offre sera déclarée « non recevable » au compte de l’évaluation. »

Puisqu'on fait état du futur ici (« comment ils satisfont aux exigences »), veut-on dire qu'il faut démontrer comment nous répondrons aux critères obligatoires de « Annexe A » en plus de ceux de la « Pièce jointe 1 de la Partie 4 » ?

Réponse 19. Les critères de la « Pièce jointe 1 de la Partie 4 » sont les seuls critères à rencontrer par les offrants pour l’évaluation des offres à la fermeture de l'appel d'offres. Les critères identifiés à « l’Annexe A » seront utilisés seulement sous la phase 2, lors des évaluations des ressources demandées avant l’émission des commandes subséquentes.

Question 20. Si la compagnie acquiert de nouvelles expériences lui permettant de proposer des ressources dans d'autres catégories que celles pour lesquelles elle a déjà soumissionné, est-il possible de faire amender et réévaluer notre proposition pour la phase 1 ? Si oui, quel est le mécanisme prévu ?

Réponse 20. Il sera possible pour un offrant d’ajouter ou retirer des catégories de ressource lors des rafraichissements annuels de l’offre à commande.

Question 21. Étant donné qu'il y a une coordination importante pour aligner les catégories de ressources avec l'expérience et les références appropriées - qui doivent être contacté, est-il possible d'avoir une prolongation à la date d'échéance?

Réponse 21. Étant donné que ce processus de demande de propositions ne comporte que des critères d'évaluation obligatoires et que ces critères n'exigent pas la communication de renseignements techniques complexes, le Canada ne voit pas la nécessité de prolonger sa période de validité. Les critères d'évaluation obligatoires à respecter au moment de la soumission des offres sont indiqués à la pièce jointe 1 de la partie 4 du document d'appel d'offres.

Question 22. Pouvez-vous indiquer quelle est la probabilité ou la part des tâches qui nécessiteront un niveau de classification plus élevé (p. ex. TS)?

Réponse 22. À l'heure actuelle, cette information n'est pas disponible. La majorité des demandes de service (commandes subséquentes) devraient être de niveau Secret. Veuillez noter que les offrants peuvent demander au responsable de l'offre à commandes de parrainer leur candidature afin d'augmenter leur cote de sécurité à un niveau supérieur à leur niveau actuel ou faire une demande initiale d'autorisation de fiabilité pour l'examen préliminaire des organisations désignées. Un tel parrainage n'est disponible que pour hausser la cote de sécurité d'un niveau à la fois.

Question 23. Pouvons-nous proposer des ressources plus qualifiées que celles décrites dans MC1? Par exemple, EO RECHERCHE TECHNICIEN EN PHYSIQUE exige un diplôme en technologie de physique d'ingénieur OU un diplôme d'études postsecondaires en sciences avec une attestation d'études collégiales dans le domaine de la physique. Pouvons-nous proposer une ressource avec un BSc, un MSc ou un PhD dans le domaine de la physique pour cette catégorie de ressources?

Réponse 23. Le fournisseur serait en mesure de proposer des ressources plus qualifiées dans le même domaine académique.

Question 24. Exemple de demande de ressources: Si la ressource proposée doit avoir un diplôme d'études supérieures ou plus dans un domaine chimique pour le RECHERCHEUR EN OE (chimie), mais comme il s'agit de propagation atmosphérique, les ressources ayant un diplôme en physique sont-elles également admissibles?

Réponse 24. Cette OAC comprend une vaste sélection de catégories de ressources demandant divers types de formation académiques. Notre but est d’obtenir des ressources compétentes dans des domaines très spécialisés. Pour ce faire, nous devons utiliser des critères obligatoires académiques spécifiques pour satisfaire nos besoins. Veuillez noter que : 1- ces critères obligatoires pourraient faire l’objet de modification lors du rafraichissement annuel de l’OAC; et 2- qu’il n’est obligatoire pour un offrant d’avoir une ressource actuellement en poste pour soumettre une offre à une ou des catégories de ressources spécifiques. Ces ressources seront évaluées ultérieurement, suivant l’émission des OAC.

Question 25. Dans la catégorie "Chercheur EO en physique", le travail devons-nous absolument démontrer de l'expérience avec des LIDAR ou est-ce que d'autres technologies EO pourraient être considérées (système d'imagerie passif par exemple)?

Réponse 25. Comme spécifié dans l'étendue des besoins de cet appel d'offres, il n’est pas obligatoire d’avoir de l’expérience avec les systèmes LIDAR, car cette référence a été donnée à titre d’exemple seulement. Les commandes subséquentes indiqueront les spécialités recherchées ainsi que les critères cotés associés à ces spécialités. Cette affirmation est aussi valide pour les exemples fournis sous toutes les catégories de ressources identifiées dans l’étendue des besoins.