Services d’animation

L’information contenue dans la présente décrit brièvement les besoins de l’organisme et n’est fournie qu’à titre indicatif. Les soumissionnaires doivent consulter l’ensemble de la demande d’offre à commandes (DOC) pour obtenir une description complète des exigences et toutes les instructions relatives aux soumissions.

1. No de dossier d’Élections Canada: ECBR-RFSO-16-0005
2. Applicabilité d’Accords commerciaux : Oui
3. Procédures de demande de soumissions : tous les fournisseurs intéressés peuvent présenter une soumission (achatsetventes.gc.ca)
4. Pièce jointe : Oui (achatsetventes.gc.ca)
5. Stratégie d'approvisionnement concurrentielle : Meilleure cote d’évaluation combinée technique et mérite
6. Entente sur les revendications territoriales globales : Non

Contexte

Le directeur général des élections du Canada (« DGEC ») est un agent du Parlement et exerce la direction et la supervision générales de la tenue d’élections et de référendums au niveau fédéral. Le DGEC assure la direction du Bureau du directeur général des élections, communément appelé Élections Canada.

Dans le but de faire le point sur ses plans intégrés, d’harmoniser ses activités et ses programmes, d’approuver les plans opérationnels des secteurs, d’examiner l’efficacité de ses programmes, de discuter des priorités à venir et d’établir de solides relations entre les intervenants, EC tient plusieurs réunions qui nécessitent des services d’animation. Ces réunions peuvent inclure, sans s’y limiter, les réunions hebdomadaires ou trimestrielles du COMEX, des réunions de tout le personnel et des réunions du Forum des EX.

En outre, EC doit organiser des réunions périodiques ou cycliques avec des intervenants externes, comme des représentants d’organisations nationales, des parlementaires, des partis politiques et des groupes.

Les réunions d’EC se déroulent dans la RCN et à divers endroits au Canada. À l’occasion, elles peuvent nécessiter des méthodes et des outils de communication modernes : vidéoconférence, téléconférence, logiciels d’animation, médias sociaux et autres technologies utilisées pour appuyer les réunions. EC a besoin de soutien pour la planification, la conception, l’organisation et la tenue de ces réunions.

Besoin

EC requiert des services d’animation de niveau débutant et chevronné pour l’aider, au besoin, à la planification, à la conception, à l’organisation et à la tenue de diverses réunions tant avec des intervenants internes qu’externes, dans la RCN et à divers endroits au Canada, à l'aide de moyens et de techniques d’animation traditionnels et assistés par la technologie.

Élections Canada a l’intention d’octroyer jusqu’à quatre (4) offres à commandes pour les catégories de services suivantes:

1. Deux (2) offres à commandes pour Animateur débutant - Services d’animation;
2. Deux (2) offres à commandes pour Animateur chevronnéé - Services d’animation.

L’offrant peut soumettre selon la ou les catégories (débutant et/ou chevronné) pour lesquelles ils soumettent une offre.

Période du l’offre à commandes

Les commandes subséquentes à cette offre à commandes pourront être passées de la date d’entrée en vigueur de l’offre à commandes jusqu’au 31 mars 2018. L'offrant accorde à Élections Canada une option irrévocable de prolonger la durée de l’offre à commandes pour trois période(s) additionnelle(s) de un an selon les mêmes modalités.

Accords du commerce internationaux

Ce processus d’approvisionnement est assujetti à l'Accord nord-américain de libre-échange (ALENA), de l'Accord sur le commerce intérieur (ACI), l'Accord de libre-échange Canada-Chili, l'Accord de libre-échange Canada-Colombie, l'Accord de libre-échange Canada-Pérou et de l'Accord de libre-échange Canada-Panama

Envoi des soumissions

Les soumissions doivent être fournies directement à l'autorité responsable de l'offre à commandes. Elles peuvent être envoyées à l’adresse suivante, sous pli scellé, au plus tard avant la date de clôture de la demande d’offre à commandes indiquée à la première page de l’offre à commandes à 14 h (heure de Gatineau).

Adresse postale :

Élections Canada

30, rue Victoria, 1er étage (Centre d’affaires)

Gatineau (Québec)

K1A 0M6

À l’attention de : Barbara Robertson, Services de l’approvisionnement et des contrats

Numéro de dossier: ECBR-RFSO-16-0005

À noter que pour envoyer une soumission par service de messagerie ou pour livraison en personne, le Centre d’affaires est ouvert du lundi au vendredi de 8 h à 16 h 00 (heure Gatineau).

Les soumissions transmises par télécopieur ou courrier électronique ne seront pas acceptées.

Toutes les demandes et autres communications avec les représentants d’Élections Canada doivent être adressées UNIQUEMENT au l'autorité responsable de l'offre à commandes. L'autorité responsable de l'offre à commandes sera le contact principal du soumissionnaire et toutes les demandes de renseignements doivent lui être adressées. Les soumissionnaires qui communiquent avec toute autre personne que le responsable de la demande de proposition pourraient être disqualifiés. Toutes les demandes de renseignements doivent être soumises par écrit à proposal-proposition@elections.ca au moins 15 jours civils avant la date de clôture de la DOC. Les demandes de renseignements reçues après ce délai, il est possible qu’on ne puisse pas y répondre.

Les individus désirant obtenir les documents relatifs à cette DOC doivent le faire par l’entremise de https://achatsetventes.gc.ca/donnees-sur-l-approvisionnement/appels-d-offres. Les documents fournis par ce site prévalent sur toutes autres copies des documents pouvant aussi être fournies.

Les documents peuvent être soumis dans la langue officielle du Canada de votre choix.

Élections Canada se réserve le droit de négocier les dispositions de tout marché avec les fournisseurs.

Des informations supplémentaires concernant Élections Canada sont accessibles à www.elections.ca

Comptes rendus

Après l'attribution d’une offre à commandes, les offrants peuvent demander un compte rendu sur les résultats du processus de DOC. Les offrants devraient en faire la demande au responsable des offres à commandes dans les 15 jours ouvrables suivant la réception des résultats du processus de DOC. Le compte rendu peut être fourni par écrit ou être fait par téléphone ou en personne.