Services professionnels pour la mission "At Home in Space"

BUT
Par ce préavis d’adjudication de contrat (PAC), l’Agence spatiale canadienne (ASC) signale son intention de conclure un contratnon-concurrentiel avec l’entreprise :
Qualtrics, LLC

400 Qualtrics Dr., Suite 100
Provo, UT 84604

Adresse postale de l’entreprise :

2250 N. University Pkwy, 48-C
Provo, UT 84604

Numéro de téléphone : 801-374-6682

Numéro de télécopieur : 866-562-9828

pour obtenir les services décrits ci-dessous.
Un PAC permet aux ministères et aux organismes d'afficher un avis pendant au moins quinze (15) jours civils pour faire savoir à la collectivité des fournisseurs qu'ils ont l'intention d'attribuer un marché pour un bien, un service ou des travaux de construction à un entrepreneur sélectionné d'avance. Si, à la date de clôture, aucun fournisseur n’a présenté un énoncé de capacités répondant aux exigences précisées dans le PAC, l’adjudicateur peut procéder à l’adjudication. Toutefois, si un énoncé de capacités satisfait aux exigences indiquées dans le PAC, l’adjudicateur entamera alors le processus complet d’appel d’offres.
L'État fait savoir par la présente qu'il a l'intention de n'inviter à soumissionner que l'entreprise susmentionnée. Si vous avez des questions concernant le présent préavis, veuillez vous adresser à l'agent de négociation des contrats désigné dans le présent document.

DESCRIPTION DES TRAVAUX
L’ASC a besoin de services professionnels relatifs à l’élaboration d’un logiciel et à la prestation d’un soutien opérationnel en orbite pour la mission At Home In Space (culture, valeurs et adaptation environnementale dans l’espace). L’ASC a besoin d’une application de collecte de données communes (ACDC) qui fonctionnera hors ligne (c’est-à-dire sans connexion Internet) sur un iPad d’Apple se trouvant à bord de la Station spatiale internationale (SSI). Le transfert de données de l’espace au sol, à l’aide des protocoles des serveurs et des capacités de liaison descendante de la National Aeronautics and Space Administration (NASA), se traduira par la nécessité de fusionner les données recueillies dans l’espace et d’autres ensembles de données déjà acquis au sol. Par ailleurs, l’entrepreneur devra aussi offrir un soutien aux activités en orbite pour assurer la réussite du processus de collecte de données.

Contexte de la mission At Home In Space

La mission At Home In Space étudie, au moyen d’enquêtes psychologiques, les caractéristiques culturelles des équipages multiculturels de vols spatiaux de longue durée à bord de la SSI. Cette mission compte deux volets :

• une enquête Internet menée par Qualtrics, LLC lorsque l’équipage sera au sol qui sera utilisée par l’Université de la Colombie-Britannique pour la collecte de données de référence avant et après le vol à bord de la SSI;
• une enquête menée hors ligne pour la collecte de données à deux reprises auprès des membres de l’équipage USOS en orbite et pour la liaison descendante au moyen de services fournis par la NASA.

Les services professionnels sont requis pour ce deuxième volet.

Documents pertinents

Les documents suivants énoncent les exigences standards et génériques s’appliquant à la conception et à l’exploitation des charges utiles de la SSI. Quant aux exigences, elles permettent de simplifier le processus de vérification/qualification/certification et d’intégration pour les charges utiles. La version la plus récente des documents énumérés s’applique. Si certaines exigences semblent contradictoires, l’exigence la plus stricte doit être retenue.

N^o

Document

Révision

Titre

AD1

ILSRA-2009-1207

Culture, values, and environmental adaptation in space proposal

AD2

SSP 41170

Configuration Management Requirement

AD4

OZ-10-056

Version de base

Payload Developers and Principal Investigators Payload Planning, Integration and Operations Primer

AD5

CSA-At Home In Space-RD-0001_IR

Diffusion initiale (25mars2015)

At Home In Space Experiment Requirements Document (ERD)

AD6

ISS CM 019

Rév. 09/2011

General Use Laptops and Tablets (SSC’s and iPads) General Briefing

AD7

CSA-Space Culture -PL - 001

Ébauche

At Home In Space Operations Concept Plan

AD8

iPad App Portal – User Guide

Version 1.01 (25juin2015)

iPad App Portal User Guide

AD9

9F053-12-0608

30-08-2013

At Home In Space first phase contract: Space Culture ILSRA-2009 FY 12/13

AD10

9F008-14-0392

27mai2015

At Home In Space second phase contract: At Home In Space Operations Support

AD11

SSP 50989

Ébauche de la version de base CR 14493

International Space Station IT Security Policy for Onboard Systems

Tableau1 : Documents pertinents

Documents de référence

N^o

Document

Rév.

Titre

RD6

S.O.

Milestone Report Template

RD7

S.O.

Version3

Final Report Template

Tableau2 : Documents de référence

Définition des exigences
Description de la mission At Home in Space

Lors d’un incrément, on compte jusqu’à 6membres de l’équipage USOS de la SSI qui exécutent activement de multiples tâches planifiées habituellement quelques années à l’avance. Certaines de ces tâches sont associées à des charges utiles scientifiques/missions pour lesquelles on a recruté et formé des membres de l’équipe principale précis alors qu’ils étaient encore au sol.

La planification de la charge utile/mission pendant un incrément est le résultat d’un processus d’intégration de la charge utile entre les partenaires de la SSI (ASC, NASA, ASE, JAXA, etc.) qui nécessite la production de multiples documents d’approbation expliquant en détail les activités au sol et en orbite associées à la mission. Cela englobe les approbations sur le plan de l’éthique, les certificats de sécurité, les procédures, les besoins en ressources en orbite, etc. Ces travaux se font en grande partie sur une base continue puisque le processus de planification compte toujours des incréments successifs. De plus, la procédure de recrutement, de formation et de préparation des membres d’équipage pour le prochain incrément doit être répétée jusqu’à ce que l’on obtienne le nombre de sujets requis pour que la mission soit couronnée de succès.

Pour chaque membre de l’équipe principale recruté, les phases suivantes doivent être exécutées : répétition de la formation et de la procédure; collecte de données de référence avant le vol; collecte de données en vol; collecte de données de référence après le vol; débreffages.

La phase avant vol, qui comprend le recrutement et la formation des astronautes, prendra plusieurs années et nécessitera une collecte de données de référence au moyen d’une enquête menée sur Internet. Dans la même veine, la phase après vol demandera deux collectes de données de référence, également au moyen d’une enquête réalisée sur Internet. Ce service, assuré par Qualtrics, LCC, est présentement géré par l’entremise de l’Université de la Colombie-Britannique.

La phase en vol ou en orbite durera jusqu’à six mois pour chaque membre de l’équipe principale recruté. Pendant cette période, deux séances d’enquête hors ligne seront planifiées et menées à bien. Ces séances peuvent prendre près d’une heure chacune et nécessiter un soutien au sol pour guider les membres de l’équipage qui répondent à l’enquête. Le soutien dans le cadre de la mission doit être assuré par l’ASC, avec l’aide de l’Université de la Colombie-Britannique et de l’entrepreneur chargé de la prestation des services professionnels. Le soutien sera assuré à distance tant pour l’Université de la Colombie-Britannique que pour l’entrepreneur chargé de la prestation des services professionnels.

La mission At Home in Space se déroulera sur plusieurs années étant donné le nombre peu élevé de membres de l’équipe principale et de membres de la relève qui s’inscriront et le peu de temps que l’équipage allouera à l’ASC par incrément. Selon l’hypothèse retenue, au plus quatre (4)membres de l’équipe principale participeront à cette mission chaque année. Étant donné ce maximum et sachant que l’objectif est d’étudier douze (12) membres de l’équipe principale et un (1) membre de la relève, on s’attend à ce que les opérations en orbite durent au moins quatre ans et se terminent à l’exercice 2018-2019.

Tâches principales

Tâches d’élaboration de l’ACDC, d’intégration et de vérification

Les tâches d’élaboration de l’ACDC, d’intégration et de vérification englobent ce qui suit :

1. élaborer une ACDC hors ligne pour l’iPad d’Apple de la SSI qui offre une plateforme d’enquête d’entreprise permettant de réaliser l’expérience de l’Université de la Colombie-Britannique, conformément aux documents AD1, AD5 et AD7;
2. fournir de l’information et du soutien pour produire le dossier de renseignements de sécurité, après la configuration du serveur de la NASA, pour l’ordinateur de la Station spatiale de la NASA, conformément au document AD8;
3. participer à l’intégration de l’ACDC en offrant un soutien aux travaux d’intégration de l’aptitude au vol qui seront exécutés sur place au Centre spatial Johnson de la NASA, à Houston, Texas, conformément aux documents AD5 et AD8;
4. tester et valider l’ACDC hors ligne dans les installations du Laboratoire de développement et d’intégration de logiciels du Centre spatial Johnson pour s’assurer qu’elle répond bien aux protocoles de l’ordinateur de la Station spatiale, aux processus et aux exigences de la mission, conformément aux documents AD5 et AD8;
5. assurer le contrôle de la configuration de l’ACDC et du dossier de renseignements de sécurité.

Tâche de prestation d’un soutien opérationnel pour l’ACDC : acquisition d’un ensemble de données sur les sujets

L’entrepreneur doit soutenir l’acquisition d’un ensemble de données sur les membres de l’équipe principale dans le cadre d’opérations en vol conformément aux documents AD1, AD5 et AD7. L’entrepreneur doit fournir le soutien requis pour que les membres de l’équipe principale exécutent adéquatement les activités en vol. L’entrepreneur doit aussi assurer le soutien nécessaire pour que les données et les mesures relevées pendant les activités expérimentales soient bien valides. Cette tâche peut englober notamment ce qui suit :

1. L’entrepreneur doit assurer un soutien en étant de permanence (par téléphone et par courriel) pour la séance initiale de collecte de données en vol et pour les séances subséquentes en vol. Il peut être appelé à fournir des réponses en temps réel à des questions posées par des membres de l’équipe principale ou des opérateurs de consoles.
2. Il est possible que l’ASC ou d’autres organismes puissent mettre au point une connectivité au moyen d’un terminal à distance pour qu’il soit possible d’offrir un soutien à distance, conformément aux exigences opérationnelles décrites au document AD7.
3. L’entrepreneur peut être tenu d’offrir un soutien par téléphone et par courriel avant et après les activités de la mission.
4. L’entrepreneur doit procéder à la validation et à l’intégration des données après chaque séance, dans un délai maximum de 24heures suivant la liaison descendante des données par la NASA.
5. L’entrepreneur doit faire rapport à l’ASC sur la qualité des résultats préliminaires de l’analyse de l’ensemble des données sur les sujets, c’est-à-dire confirmer que les données saisies lors d’une séance en orbite avec un sujet sont d’assez bonne qualité et assez complètes pour permettre le premier exercice d’intégration avec des données d’avant et d’après le vol puis l’analyse que doit mener l’Université de la Colombie-Britannique. Cette information sera transmise au moyen de rapports d’étape écrits pour chaque collecte de données. Ces rapports d’étape sont indispensables pour garantir que les données obtenues sont viables et qu’il n’est pas nécessaire de planifier d’autres séances avec le sujet.

Veuillez noter que les tâches suivantes ne font pas partie des tâches principales :

Formation de l’équipage : Puisque l’équipage aura peu de temps à consacrer à l’ASC, il ne sera pas nécessaire d’assurer un soutien à la formation de l’équipage pour le logiciel élaboré. Cela suppose que l’ACDC doit être conviviale, être facile à manipuler pour l’équipage dans l’espace, satisfaire aux exigences de la NASA en matière de sécurité de l’identité et avoir une certification attestant qu’il s’agit d’une application Apple d’entreprise personnalisée (AD11).

Exécution de la collecte de données de référence : L’entrepreneur n’aura pas à offrir un soutien direct aux membres de l’équipage qui mènent à bien les activités avant et après le vol.

Autres responsabilités relatives à l’intégration et responsabilités opérationnelles

L’entrepreneur doit offrir un soutien aux partenaires de l’ASC (NASA) et aux activités d’intégration opérationnelle des clients, notamment pour ce qui suit :

1. préparer et mettre à jour les documents nécessaires et satisfaire aux exigences s’appliquant aux activités d’intégration, de vérification et de certification pour les charges utiles de la NASA qui sont prévues pour la mi-décembre2015;
2. aider l’ASC à produire et à fournir les documents de la NASA, comme les procédures de vol de l’équipage, au besoin;
3. examiner différents documents d’intégration produits par la NASA (configurations des serveurs, configurations du iPad d’Apple, etc.);
4. offrir un soutien pour les réunions opérationnelles visant à discuter du statut en orbite, habituellement deux fois par période de six mois.

Calendrier : Tâche d’élaboration de l’ACDC et d’intégration

Le processus d’élaboration de l’ACDC et du dossier de renseignements de sécurité selon la configuration de l’iPad d’Apple et du serveur de la NASA doit être terminé d’ici la mi-décembre2015. Ce calendrier découle d’une exigence de la NASA reposant sur la période prévue pour les essais en vol, la validation et l’intégration qui se termine en décembre2015.

Calendrier : Prestation du soutien opérationnel

La période prévue pour le soutien opérationnel commence en janvier2016 et pourrait se terminer à l’exercice 2018-2019, selon le processus de recrutement des sujets.

Livrables prévus au contrat

Voici une liste des livrables prévus au contrat qui est dressée en fonction des étapes clés :

1. Étape clé1 : Élaboration de l’ACDC, vérification et intégration (date d’échéance : 31décembre2015)

1. Livraison de l’ACDC hors ligne pour iPad d’Apple, y compris le dossier du serveur pour le protocole de sécurité, selon ce qui est énoncé à la section Tâches principales
2. Rapport provisoire pour cette étape clé
3. Compte rendu de voyage

1. Étape clé2 : Tâche de prestation d’un soutien opérationnel pour l’ACDC – acquisition d’un ensemble de données sur les sujets*

1. Prestation d’un soutien opérationnel selon ce qui est énoncé à la section Tâches principals
2. Rapport provisoire pour cette étape clé, y compris des rapports d’analyse des données préliminaires le cas échéant
3. Rapport de mi-parcours de l’examen opérationnel
4. Rapport final
5. Divulgation par l’entrepreneur de la FIP

   * Les dates des étapes clés du soutien opérationnel suivront les phases des incréments. Ainsi, pour l’Incrément45/46, qui va de septembre2015 à mars2016, le paiement partiel de cette étape clé sera versé le 15janvier2016; pour l’Incrément47/48, le paiement partiel de cette étape clé sera effectué le 15février2016, etc. D’autres précisions relatives à ces dates se trouvent dans la version complète de l’énoncé des travaux.

DURÉE

Le contrat sera accordé à la fois pour les tâches d’élaboration de l’ACDC, d’intégration et de vérification et pour la tâche de soutien opérationnel pour l’ACDC. L’échéancier prévu pour ces tâches est le suivant :
Élaboration de l’ACDC, intégration et vérification : du 23novembre2015 au 31décembre2015
Soutien opérationnel pour l’ACDC : du 1^erjanvier2016 au 31mars2019

COÛT ESTIMATIF
La valeur estimative du contrat proposé, y compris les options, s’établit à 87000$ US, taxes en sus.

JUSTIFICATION DU RECOURS À UN FOURNISSEUR UNIQUE
L’ASC estime que l’application d’entreprise hors ligne pour iPad d’Apple de Qualtrics, LLC se trouve dans une situation privilégiée pour répondre aux exigences pour les raisons suivantes :

1. L’approbation sur le plan de l’éthique a été accordée à la plateforme Qualtrics en ce qui a trait au soutien pour l’enquête menée au sol. Il n’est pas possible de changer la plateforme servant à la collecte de données de référence pour l’enquête au sol puisqu’il faudrait demander à nouveau des approbations sur le plan de l’éthique, ce qui entraînerait des délais importants au calendrier prévu. De plus, on a déjà amorcé le recrutement des membres de l’équipage USOS au moyen de cette plateforme, et les membres ont déjà répondu à l’enquête en ligne à l’aide du logiciel d’enquête Internet menée au sol de Qualtrics.
2. Aucune entreprise canadienne connue ne fournit de soutien pour le type de plateforme logicielle d’enquête requise (application d’entreprise hors ligne qui fonctionne sur un iPad) qui permettrait de répondre aux besoins scientifiques en orbite.
3. L’ASC a besoin d’avoir accès aux serveurs contenant les données d’enquête de Qualtrics à des fins de rapprochement des données obtenues en orbite et des données recueillies au sol. Pour une question de PI, il se peut que Qualtrics refuse de donner accès aux serveurs.
4. Les coûts liés à l’élaboration d’une ACDC hors ligne sont moins élevés puisque la plateforme d’application hors ligne existe déjà.
5. L’échéancier rattaché à l’ACDC hors ligne est serré; Qualtrics peut assurer le soutien pour la période requise d’essai de l’intégration et de la vérification qu’impose la NASA étant donné que la plateforme d’application hors ligne existe déjà.

Au mieux de nos connaissances, il n’existe aucun autre fournisseur offrant cette combinaison unique d’atouts et de compétences, essentielle à l’exécution réussie des tâches spécifiées.

RAISON DU RECOURS À UN APPEL D’OFFRES LIMITÉ
Le marché est proposé en vertu de l’alinéa6 d) du Règlement sur les marchés de l’État, qui précise « les cas où le marché ne peut être exécuté que par une seule personne ou entreprise ».
Le présent besoin n’est pas assujetti à des accords commerciaux.

PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
L’Agence spatiale canadienne a déterminé que tout droit de propriété intellectuelle découlant de l’exécution des travaux visés par le marché subséquent appartiendra à l’entreprise pour les motifs suivants :
- l’objet principal du contrat ou des biens livrables aux termes de celui-ci est la prestation de services professionnels.

PRÉSENTATION D’UN ÉNONCÉ DE CAPACITÉS
Les fournisseurs qui s’estiment pleinement qualifiés et en mesure de fournir les services ou biens précités peuvent présenter par écrit un énoncé de capacités à la personne-ressource désignée dans le présent document, au plus tard à la date de clôture du présent préavis. L'énoncé de capacités doit clairement démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences publiées.
Le numéro de dossier de l'ASC, le nom de l'agent de négociation des marchés et la date de clôture du PAC doivent figurer en caractères d'imprimerie sur l'enveloppe ou sur la feuille d'accompagnement s'il s'agit d'un envoi par télécopieur. Les énoncés envoyés par courriel ne seront pas pris en compte.
L’État se réserve le droit de négocier les conditions de tout marché avec les fournisseurs.
Les documents peuvent être présentés dans l’une ou l’autre des langues officielles du Canada.