Impression des brochures de rappel des électeurs et des notes d’avertissement

1. Impression des brochures de rappel et des notes d’avertissement

a) No de dossier d’Élections Canada: ECPB-RFP-14-0599
b) Nature des besoins : Service d’impression et de préparation à l’envoi postal
c) Applicabilité d’Accords commerciaux : Oui
d) Entente sur les revendications territoriales globales : Non
e) Procédures de demande de soumissions : Tous les fournisseurs intéressés peuvent présenter une soumission
f) Pièce jointe : Oui (achatsetventes.gc.ca)
g) Stratégie d'approvisionnement concurrentielle : Meilleure proposition globale

L’INVITATION À SOUMISSIONNER N’EST ACCESSIBLE QUE SUR ACHATSETVENTES.GC.CA/APPELS-D-OFFRES.

L’information contenue dans la présente décrit brièvement les besoins de l’organisme et n’est fournie qu’à titre indicatif. Les offrants doivent consulter l’ensemble de la demande d’offre à commande (DOC) pour obtenir une description complète des exigences et toutes les instructions relatives aux soumissions.

2. Contexte :

Le directeur général des élections du Canada (« DGEC ») est un agent du Parlement et exerce la direction et la supervision générales de la tenue d’élections et de référendums au niveau fédéral. Le DGEC assure la direction du Bureau du directeur général des élections, communément appelé Élections Canada.

Le Programme de rappel électoral est une campagne d’information auprès des électeurs menée par Élections Canada pour promouvoir et sensibiliser les électeurs au processus électoral. Il donne aux Canadiens des informations de base – où, quand et comment s’enregistrer et voter lors d’une élection. 

Dans cet objectif, environ 14 600 000 brochures de rappel électoral seront imprimées et envoyées par la poste à la grandeur du Canada, à l’intérieur d’un échéancier extrêmement serré. De plus, 15 000 brochures de rappel électoral seront envoyées au Nunavut par courrier prioritaire. L’entrepreneur doit également prévoir 400 000 unités en cas de besoins urgents.

3. Besoin :

Élections Canada demande les services d’impression et de préparation d’envois postaux d’un entrepreneur certifié FSC dans le but de produire, d’assembler, d’emballer et d’envoyer deux brochures de rappel électoral différentes (une pour le Nunavut et l’autre pour le reste du Canada) et trois feuilles d’instructions pour une ou deux élections. L’entrepreneur sera responsable de la coordination et de l’exécution de tout le projet, avec la collaboration d’Élections Canada et de Postes Canada.

4. Période du contrat :

La durée du contrat sera de la date d’entrée en vigueur du contrat au 31 mars 2016.
Le soumissionnaire accorde à Élections Canada l’option irrévocable de prolonger la durée du contrat d’une période d’au plus cinq années, ou jusqu’au jour de scrutin de la 43e élection fédérale  (selon le premier cas qui survient), selon les mêmes modalités.

5. Accords de commerce internationaux :

Ce besoin est assujetti aux dispositions de l’Accord sur le commerce intérieur (ACI).

Élections Canada se réserve le droit de négocier les dispositions de tout marché avec les fournisseurs.

6. Envoi des soumissions :

a) Les soumissions doivent être fournies directement à l’autorité contractante. Elles peuvent être envoyées à l’adresse suivante, sous pli scellé, au plus tard le 5 janvier 2015 à 14 h (heure de Gatineau).

b) Adresse postale :
Élections Canada
30, rue Victoria, 1er étage (Centre d’affaires)
Gatineau (Québec)
K1A 0M6
À l’attention de : Pascal Bouchard-Phillips, Services de l’approvisionnement et des contrats 
Numéro de dossier: ECPB-RFP-14-0599

c) À noter que pour envoyer une soumission par messagerie ou la livrer en personne, le Centre d’affaires est ouvert du lundi au vendredi de 8 h à 16 h 00 (heure Gatineau).

d) Les soumissions reçues après la date et l’heure de clôture stipulées ne seront pas acceptées et l’enveloppe sera retournée non décachetée au soumissionnaire. 

e) Si l’on doit ouvrir une enveloppe renfermant une soumission déposée en retard pour connaître le nom ou l’adresse du soumissionnaire ou la nature des documents, une lettre d’accompagnement sera envoyée à l’expéditeur pour lui en expliquer les raisons.

f) Les soumissions transmises par télécopieur ou courrier électronique ne seront pas acceptées.

g) Toutes les demandes et autres communications avec les représentants d’Élections Canada doivent être adressées UNIQUEMENT au l’autorité contractante. L’autorité contractante sera le contact principal du soumissionnaire et toutes les demandes de renseignements doivent lui être adressées. Les soumissionnaires qui communiquent avec toute autre personne que le responsable de la demande de proposition pourraient être disqualifiés.  Toutes les demandes de renseignements doivent être présentées par écrit à proposal-proposition@elections.ca au moins 5 jours civils avant la date de clôture des propositions. Pour ce qui est des demandes de renseignements reçues après ce délai, il est possible qu’il n’y soit pas répondu.

h) Les personnes désirant commander les documents relatifs à cette DP doivent le faire par l’entremise de https://achatsetventes.gc.ca/donnees-sur-l-approvisionnement/appels-d-offres. Les documents fournis par ce site prévalent sur toutes autres copies des documents pouvant aussi être fournies.

i) Les documents peuvent être présentés dans l’une ou l’autre langue officielle du Canada.

j) Élections Canada se réserve le droit de négocier les dispositions de tout marché avec les fournisseurs.

k) Des informations supplémentaires concernant Élections Canada sont accessibles à www.elections.ca