Service d’impression des cartes d’information de l’électeur (CIE)

Demande d’offre à commandes pour Service d’impression des cartes d’information de l’électeur (CIE)

Accords commerciaux : Oui
Procédures de demande de soumissions : Tous les fournisseurs intéressés peuvent présenter une offre
Pièce jointe : Oui (achatsetventes.gc.ca)
Stratégie d'approvisionnement concurrentielle : Meilleure proposition globale
Entente sur les revendications territoriales globales : Oui 
Nature des besoins : Service d’impression

No de dossier d’Élections Canada: 
ECSVT-RFSO-14-0385

L’INVITATION À SOUMISSIONNER N’EST ACCESSIBLE QUE PAR LE SYSTÈME SEAOG.

L’information contenue dans la présente décrit brièvement les besoins de l’organisme et n’est fournie qu’à titre indicatif. Les offrants doivent consulter l’ensemble de la demande d’offre à commande (DOC) pour obtenir une description complète des exigences et toutes les instructions relatives aux soumissions.

Contexte :

Le directeur général des élections du Canada (« DGEC ») est un agent du Parlement et exerce la direction et la supervision générales de la tenue d’élections et de référendums au niveau fédéral. Le DGEC assure la direction du Bureau du directeur général des élections, communément appelé Élections Canada.
Description:
Élections Canada requiert des services d’impression, d’entreposage, de préparation des envois et de livraison à la Société canadienne des postes (SCP) de 26 000 000 de cartes d’information de l’électeur (CIE) nécessaires à une élection générale. Élections Canada prévoit émettre un maximum de cinq offres à commandes, chacune visant l’impression de 5 200 000 CIE. Les offres à commandes seront également utilisées pour des élections partielles. Il y a en moyenne 10 élections partielles par année. Les offrants se verront attribuer des circonscriptions nécessitant un total d’environ 74 000 CIE par élection partielle. En cas d’élection partielle dans l’une de ces circonscriptions, une commande subséquente sera passée à l’offrant.

Les offrants peuvent choisir de soumettre des offres pour une capacité d’impression additionnelle. Dans le cas où cinq offres à commandes ne sont émises, Élections Canada passera des commandes subséquentes visant une capacité d’impression additionnelle, aux offrants qui ont soumis des offres indiquant une telle capacité. 

Les offres à commandes seront à l’usage exclusif d’Élections Canada.  Le responsable technique déterminera les besoins et le responsable de l’offre à commandes autorisera les commandes subséquentes. 

L’EDT explique en détail les services requis par Élections Canada.

Période de l’offre à commande:
Les commandes subséquentes à cette offre à commandes pourront être passées à compter de la date d’entrée en vigueur de l’offre à commandes jusqu’au 31 mars 2016.
L'offrant accorde à Elections Canada une option irrévocable de prolonger la durée de l’offre à commandes pour quatre périodes additionnelles de un an selon les mêmes modalités.
Méthode de sélection :
L’évaluation des offres suivra les étapes suivantes : 
Étape 1 –	Évaluation technique obligatoire
Étape 2 –	Évaluation des critères techniques cotés
Étape 3 –	Évaluation financière
Étape 4 –	Détermination de l’offrant classé au premier rang
Étape 5 –	Évaluation des critères techniques cotés pour l’option 1 – Impression additionnelle de 1 300 000
Étape 6 –	Évaluation financière pour l’option 1 – Impression additionnelle de 1 300 000
Étape 7 –	Détermination des offrants pour l’option 1 – Impression additionnelle de 1 300 000
Étape 8 –	Évaluation des critères techniques cotés pour l’option 2 – Impression additionnelle  de 3 463 000
Phase 9 –	Évaluation financière pour l’option  2 – Impression additionnelle  de 3 463 000
Étape 10–	Détermination des offrants pour l’option 2 – Impression additionnelle  de 3 463 000
Étape 11 –	Évaluation des critères techniques cotés pour l’option 3 – Impression additionnelle  de 7 800 000
Étape 12 –	Évaluation financière pour l’option 3 – Impression additionnelle  de 7 800 000
Étape 13 –	Détermination des offrants pour l’option 3 – Impression additionnelle  de 7 800 000
 
Veuillez noter que les offrants désirant soumettre une offre doivent au plus tard le 5 janvier 2015 à 14h00, soumettre une demande écrite par courriel au responsable de l’offre à commandes demandant les données de la CIE. Les données de la CIE sont nécessaires afin d’effectuer un essai de tirage de 200 CIE conformément à M1 de la partie 7 – Critères d’évaluation technique.

Les offres qui ne répondent pas aux exigences précisées dans la DOC pour les étapes 1, 2, ou 3 seront jugées non recevables et seront rejetées. 
Les cinq offres recevables avec les plus haut score combiné d'évaluation (technique et financière) seront recommandées pour attribution d'une offre à commandes.

Accords du commerce internationaux :
Ce besoin est assujetti aux dispositions de l’Accord sur le commerce intérieur (ACI).

Élections Canada se réserve le droit de négocier les dispositions de tout marché avec les fournisseurs.

Présentation des soumissions :

Les offres doivent être fournies directement à l’autorité responsable de l’offre à commandes. Elles doivent être envoyées à l’adresse suivante, sous pli scellé, au plus tard le jeudi 8 janvier 2015 à 14 h (heure de Gatineau).

Adresse postale :

Élections Canada
30, rue Victoria, 1er étage (centre d’affaire)
Gatineau, Québec
K1A 0M6

À l’attention de : Stella Van Tassel, Services de l’approvisionnement et des contrats 
No de dossier: ECSVT-RFSO-14-0385

À noter que pour envoyer une offre par messagerie ou la livrer en personne, le Centre d’affaire est ouvert du lundi au vendredi de 8 h à 16 h 00 (heure locale).

Les offres reçues après la date et l’heure de clôture stipulées ne seront pas acceptées, et l’enveloppe sera retournée à l’offrant non décachetée. Si l’on doit ouvrir une enveloppe renfermant une offre déposée en retard pour connaître le nom et (ou) l’adresse de l’offrant ou la nature des documents, une lettre d’accompagnement sera envoyée à l’expéditeur pour lui en expliquer les raisons.

Les offres transmises par télécopieur ou courrier électronique ne seront pas acceptées.

Toutes les demandes et autres communications avec les représentants d’Élections Canada doivent être adressées UNIQUEMENT à l’autorité responsable de l’offre à commande.  L’autorité responsable de l’offre à commandes sera le contact principal de l’offrant, et toutes les demandes de renseignements doivent lui être adressées. Les offrants qui communiquent avec toute autre personne que le responsable de la demande d’offre à commande pourraient être disqualifiés.  Toutes les demandes de renseignements doivent être présentées par écrit à proposition-proposal@elections.ca au moins 5 jours civils avant la date de clôture des propositions. Pour ce qui est des demandes de renseignements reçues après ce délai, il est possible qu’il n’y soit pas répondu.

Les personnes intéressées désirant commander les documents relatifs à cette DOC doivent le faire par l’entremise de https://achatsetventes.gc.ca/donnees-sur-l-approvisionnement/appels-d-offres. Les documents fournis par ce site prévalent sur toutes autres copies des documents pouvant aussi être fournies.
Les documents peuvent être présentés dans l’une au l’autre langue officielle du Canada.

Élections Canada se réserve le droit de négocier les dispositions de tout marché avec les fournisseurs.

Des informations supplémentaires concernant Élections Canada sont accessibles à www.elections.ca.