Services de Sténographes Judiciaires du Québec - Région du Québec

TITRE

Services professionnels de sténographes judiciaires du Québec, pour le bureau régional du Québec, pour le ministère de la Justice du Canada (MJ), situé à Montréal, au complexe Guy A. Favreau, 200 boulevard René-Lévesque Ouest.

PORTÉE

Le Bureau régional du Québec du ministère de la Justice Canada a besoin des services de sténographes judiciaires du Québec. Ces services doivent être fournis sur demande et selon les besoins pour que les mots prononcés lors de procédures judiciaires soient enregistrés et transcrits dans des comptes rendus textuels. Les transcriptions constituant les comptes rendus officiels des procédures judiciaires, il est crucial qu’elles soient produites fidèlement et en temps opportun.

Le Ministère de la Justice (MJ) a le mandat d’appuyer le ministre de la Justice et procureur général du Canada.

Le Bureau régional du Québec du MJ intervient dans la province du Québec dans une variété de dossiers de contentieux, défendant des causes devant tous les ressorts : de la Cour supérieure de la Justice du Québec à la Cour d’appel du Québec et à la Cour suprême du Canada, en passant par la Cour fédérale, la Cour de l’impôt et divers autres cours, conseils, commissions et tribunaux administratifs.

Les services doivent être fournis sur demande et selon les besoins pour que les mots prononcés lors de procédures judiciaires soient enregistrés et transcrits dans des comptes rendus textuels. Les transcriptions constituant les comptes rendus officiels des procédures judiciaires, il est crucial qu’elles soient produites fidèlement et en temps opportun.

TÂCHES/SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES

L'offrant doit rendre disponibles des sténographes judiciaires, sur demande et selon les besoins, tout au long de la durée de la présente offre à commandes.

L'offrant doit établir le nombre de sténographes judiciaires à affecter à une procédure. Le responsable technique se réserve le droit d’examiner cette affectation afin de s’assurer que les services de sténographie sont de qualité et opportuns.

L'offrant accorde le droit au ministère de la Justice de faire des copies de toute transcription ou de toute partie d’une transcription pour son utilisation interne quand il juge que cela est nécessaire.

Les services de sténographie judiciaire seront requis dans les deux régions suivantes du Québec :

Région 1
•	La région métropolitaine de Montréal (RMM) - comptant 14 municipalités régionales de comté (MRC), réparties dans cinq régions administratives (Montréal, Laval, Montérégie, Laurentides et Lanaudière), parmi lesquelles deux agglomérations (Montréal, Longueuil) ainsi que deux municipalités (Laval et Mirabel) http://www.metropole.gouv.qc.ca/portrait-region/index.asp; et


Région 2
•	Tout autre endroit situé à l’extérieur de la région métropolitaine de Montréal, mais dans la province du Québec.

On prévoit que quatre-vingts pour cent (80 %) des commandes subséquentes concerneront des services devant être fournis dans la région métropolitaine de Montréal; et que vingt pour cent (20 %) des commandes subséquentes concerneront des services devant être fournis à tout autre endroit situé à l’extérieur de la région métropolitaine de Montréal.

L’utilisateur désigné est le ministère de la Justice du Canada.

Le ministère de la Justice prévoit lancer deux (2) offres à commandes.

Les commandes subséquentes seront passées selon le principe du droit de premier refus. Selon les procédures pour les commandes subséquentes, lorsqu'un bien est défini, l'utilisateur désigné doit contacter l'offrant qui est classé au premier rang pour savoir si celui-ci peut répondre au besoin. Si l'offrant qui est classé au premier rang peut répondre au besoin, une commande subséquente sera passée suite à son offre à commandes. 

L'offrant devra disposer d’au moins douze (12) sténographes judiciaires. Chaque sténographe judiciaire devra posséder au moins deux (2) années d’expérience dans la prestation de services de transcription acquises durant les trois (3) dernières années.

CLASSEMENT ET METHODE POUR LES OFFRES A COMMANDES MULTIPLES - PRINCIPE DU DROIT DE PREMIER REFUS : 
Selon les procédures pour les commandes subséquentes, lorsqu'un bien est défini, l'utilisateur désigné doit contacter l'offrant qui est classé au premier rang pour savoir s'il peut répondre au besoin. Si l'offrant qui est classé au premier rang peut répondre au besoin, une commande subséquente sera passée suite à son offre à commandes. S'il ne peut pas répondre au besoin, l'utilisateur désigné contactera l'offrant qui est classé au deuxième rang. L'utilisateur désigné reprendra ce processus jusqu'à ce qu'un offrant confirme qu'il peut répondre au besoin de la commande subséquente. Autrement dit, les commandes subséquentes sont passées en fonction du principe du « droit de premier refus ». Lorsque l'offrant qui est classé au premier rang ne peut répondre au besoin, l'utilisateur désigné doit bien documenter son dossier.
Si aucun entrepreneur n'est en mesure de le faire, le Ministère de la Justice se réserve le droit de faire exécuter les services requis autrement. Un entrepreneur peut informer, par écrit, le responsable du projet  et l'autorité contractante qu'il n'est pas en mesure d'exécuter les services en raison d'engagements antérieurs.  Dans ce cas, aucune commande subséquente à l’OC ne lui sera envoyée jusqu'à ce qu'il informe, par écrit, le responsable du projet et l'autorité contractante qu'il est en mesure d'exécuter des tâches supplémentaires.

Tous les services demandés seront sur demande seulement, au fur et à mesure des besoins.

FINANCEMENT MAXIMAL

Période initiale de la date d’octroi du contrat au 31 décembre 2015 (budget maximal 170,000 $ incluant les taxes applicables).

Option 1 : 1 janvier 2016, au 31 décembre 2016  (budget maximal 170,000 $  incluant les taxes applicables) ;
Option 2 : 1 janvier 2017, au 31 décembre 2017 (budget maximal 170,000 $ incluant les taxes applicables) ;
Option 3 : 1 janvier 2018, au 31 décembre 2018, 2018 (budget maximal 170,000 $ incluant les taxes applicables) ;
Option 4 : 1 janvier 2019, au 31 décembre 2019 (budget maximal 170,00 $ incluant les taxes applicables).