Demande de proposition pour les services de scrutin des bureaux en région

Avis de projet de marché (APM)

Demande de proposition pour les services de scrutin des bureaux en région

Accords commerciaux : Oui
Procédures de demande de soumissions : Limitées
Pièce jointe : Non
Stratégie d'approvisionnement concurrentielle : Meilleure proposition globale
Entente sur les revendications territoriales globales : Oui 
Nature des besoins : services de scrutin des bureaux en région

No de dossier d’Élections Canada: 
ECRS-RFP-13-0702-A

Annulation et réémission d'une demande de soumission

Cette demande de soumissions annule et remplace la demande de soumissions numéro ECRS-RFP-13-0702, datée le 2 juin 2014, dont la date de clôture était le 31 juillet 2014.  Il y a eu aucune modification à l'exigence initiale. Conséquemment, Élections Canada sollicite des propositions par invitation directement aux soumissionnaires qui ont soumis une offre en réponse à l’invitation précédente.

Les fournisseurs invités sont les suivants.

Compugen Inc.
IBM Canada Ltd. 

L’information contenue dans la présente décrit brièvement les besoins de l’organisme et n’est fournie qu’à titre indicatif. Les soumissionnaires doivent consulter l’ensemble de la demande de proposition (DP) pour obtenir une description complète des exigences et toutes les instructions relatives aux soumissions.

Contexte :

Le directeur général des élections du Canada (« DGEC ») est un agent du Parlement et exerce la direction et la supervision générales de la tenue d’élections et de référendums au niveau fédéral. Le DGEC assure la direction du Bureau du directeur général des élections, communément appelé Élections Canada.
Élections Canada a des employés dans ses bureaux de Gatineau, au Québec, qui assument des fonctions permanentes de planification et d'administration requises aux termes de la Loi électorale du Canada. Son effectif augmente considérablement pour appuyer la conduite d'une élection générale fédérale. 
Au cours d'une élection générale fédérale, environ 588 bureaux en région de nature et taille différentes sont établis partout au Canada pour mener des activités liées aux scrutins. La logistique et le soutien liés à la mise en service des bureaux en région sont considérables et essentiels à la conduite d’une élection générale fédérale. 
La DP présentera en détail les technologies et les services que l'entrepreneur devra offrir aux bureaux en région et au bureau central durant un scrutin.
Description:
L'entrepreneur doit fournir les systèmes fonctionnels intégrés et les services connexes suivants à Élections Canada, conformément au contrat :

i)	fournir et gérer un plan de gestion des travaux afin d’assurer que le travail est planifié et livré conformément à l’énoncé des travaux;
ii)	approvisionner et stocker le matériel COTS, les accessoires et les biens consommables dans son entrepôt;
iii)	fournir des licences d’utilisation pour les logiciels COTS;
iv)	sur réception d'un avis d'emballage de la part du responsable technique, assembler, configurer, mettre à l’essai et préparer pour la livraison tout le matériel et les systèmes nécessaires pour chaque emplacement de bureau en région et de bureau central;
v)	sur réception des avis de confirmation d’adresse de la part du responsable technique, livrer, installer et prendre en charge tout le matériel et les systèmes nécessaires pour chaque emplacement de bureau en région et de bureau central;
vi)	sur réception des avis de mise hors service de la part du responsable technique, désinstaller et récupérer de chaque bureau en région et du bureau central, le matériel et les systèmes qui furent mis en œuvre dans ces bureaux en région et le bureau central; 
vii)	offrir un bureau de soutien national bilingue pour prendre en charge le matériel et les systèmes que l’entrepreneur mets en œuvre et prend en charge; et
viii)	 offrir une interface d'administration Web pour permettre à Élections Canada d’accéder à distance et de gérer le matériel et les systèmes mis en œuvre dans ses bureaux partout au Canada. 

Période du contrat :
Le contrat s’étendra de la date de son entrée en vigueur au 31 décembre 2017, inclusivement. De plus, Élections Canada l’option irrévocable de prolonger la durée du contrat d’une période supplémentaire de trois ans selon les mêmes modalités.
Méthode de sélection :
L’évaluation des soumissions se fera par étapes progressives : 
- Étape 1 – Évaluation technique obligatoire;
- Étape 2 – Évaluation technique cotée;
- Étape 3 – Évaluation financière; et
- Étape 4 – Détermination de la proposition classée au premier rang

Les propositions qui ne répondent pas aux exigences précisées dans la DP pour les étapes 1, 2, ou 3 seront jugées non recevable et seront rejetées. 
La proposition retenue ne sera pas nécessairement celle ayant obtenu la note technique la plus élevée ni celle ayant le prix évalué le plus bas. Le soumissionnaire dont la proposition est jugée recevable et qui a obtenu le prix par point le plus bas, sera pris en considération pour l’attribution d’un contrat.

Exigence de capacité financière:
Le soumissionnaire doit démontrer d’avoir la capacité financière nécessaire pour répondre à ce besoin.

Accords du commerce internationaux :
Ce besoin est assujetti aux dispositions de l’Accord sur les marchés publics de l’Organisation mondiale du commerce (OMC AMP), de l’Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), de l’Accord de libre-échange Canada-Chili, de l’Accord de libre-échange Canada-Pérou, de l’accord de libre-échange Canada-Panama, de l’Accord de libre-échange Canada-Colombie et de l’Accord sur le commerce intérieur (ACI).

Élections Canada se réserve le droit de négocier les dispositions de tout marché avec les fournisseurs.

Ententes sur la revendication territoriale globale :

Ce processus de demande de proposition est assujetti aux dispositions des ententes sur la revendication territoriale globale.  Une lettre ainsi qu’une copie de cet avis de projet de marché a été transmis par télécopieur et/ou par courriel aux groupes requérants impliqués.

Présentation des soumissions :

Les soumissions doivent être fournies directement à l’autorité contractante. Elles peuvent être envoyées à l’adresse suivante, sous pli scellé, au plus tard le mardi 19 aout 2014 à 14 h (HNE).

Adresse postale :

Élections Canada
30, rue Victoria, 1er étage (centre d’affaire)
Gatineau, Québec
K1A 0M6

À l’attention de : Ron Shaheen, Services de l’approvisionnement et des contrats 
No de dossier: ECRS-RFP-13-0702-A

À noter que pour envoyer une soumission par messagerie ou la livrer en personne, le Centre d’affaire est ouvert du lundi au vendredi de 8 h à 16 h 00 (heure locale).

Les soumissions reçues après la date et l’heure de clôture stipulées ne seront pas acceptées, et l’enveloppe sera retournée au soumissionnaire non décachetée. Si l’on doit ouvrir une enveloppe renfermant une soumission déposée en retard pour connaître le nom et (ou) l’adresse de le soumissionnaire ou la nature des documents, une lettre d’accompagnement sera envoyée à l’expéditeur pour lui en expliquer les raisons.

Les soumissions transmises par télécopieur ou courrier électronique ne seront pas acceptées.

Toutes les demandes et autres communications avec les représentants d’Élections Canada doivent être adressées UNIQUEMENT au l’autorité contractante.  L’autorité contractante sera le contact principal du soumissionnaire, et toutes les demandes de renseignements doivent lui être adressées. Les soumissionnaires qui communiquent avec toute autre personne que le responsable de la demande de proposition pourraient être disqualifiés.  Toutes les demandes de renseignements doivent être présentées par écrit à proposal-proposition@elections.ca au moins 5 jours civils avant la date de clôture des propositions. Pour ce qui est des demandes de renseignements reçues après ce délai, il est possible qu’il n’y soit pas répondu.

Les personnes intéressées désirant commander les documents relatifs à cette DP doivent le faire par l’entremise de https://achatsetventes.gc.ca/donnees-sur-l-approvisionnement/appels-d-offres. Les documents fournis par ce site prévalent sur toutes autres copies des documents pouvant aussi être fournies.
Les documents peuvent être présentés dans l’une au l’autre langue officielle du Canada.

Élections Canada se réserve le droit de négocier les dispositions de tout marché avec les fournisseurs.

Des informations supplémentaires concernant Élections Canada sont accessibles à www.elections.ca.