CHAUFFEURS PROFESSIONNELS POUR DES SERVICES D’ACCUMULATION DE MILLAGE DE VÉHICULE

CHAUFFEURS PROFESSIONNELS POUR DES SERVICES D’ACCUMULATION DE MILLAGE DE VÉHICULE

CONTEXTE
Le mandat d’Environnement Canada (EC) est de préserver et d’améliorer la qualité de l’environnement naturel, de conserver les ressources renouvelables du Canada, de conserver et de protéger les ressources en eau du Canada, de prévoir les conditions météorologiques et les changements environnementaux, d’appliquer la législation sur les eaux limitrophes et de coordonner les politiques et les programmes environnementaux au nom du gouvernement fédéral.
La Loi canadienne sur la protection de l’environnement (1999) (LCPE (1999))engage EC à « mettre en œuvre des programmes de recherche et développement permettant de mieux connaître les incidences des émissions et de l’utilisation des véhicules, moteurs ou équipements sur la pollution atmosphérique, les économies d’énergie et l’environnement, et de favoriser la prise de mesures propres à limiter ces incidences » (alinéa 158b)). La section de la Vérification des émissions des véhicules et des moteurs (VEVM) de la Division des transports (DT) d’EC administre les programmes d’essais afin de respecter cet engagement.
Dans le cadre de ses activités d’administration du Règlement sur les émissions des véhicules routiers et de leurs moteurs en vertu de la LCPE (1999), la section de la Vérification des émissions des véhicules et des moteurs (VEVM) effectue les vérifications de conformité des émissions des véhicules, des moteurs et des motocyclettes, nouveaux et usagés, qui sont représentatifs des produits offerts en vente au Canada. Les essais sont effectués au laboratoire de la Section de recherche et mesure des émissions (SRME) sur des véhicules qui ont subi un régime de « rodage » d’accumulation d’un nombre déterminé de kilomètres.
Puisque ces véhicules sont des « spécimens d’essai », ils ont une plus grande valeur que leur prix d’achat de base. Ce sont des spécimens qui peuvent être utilisés comme preuve dans une procédure judiciaire. Conduire ces spécimens d’essais sur les voies publiques accroît le niveau de responsabilité du chauffeur. Le chauffeur devra aussi détenir des connaissances techniques sur les véhicules afin d’être en mesure de détecter et de signaler les comportements anormaux du rendement qui ont eu lieu avec le spécimen d’essai. Tout problème de rendement pourrait influencer les résultats de l’essai de contrôle des émissions.
 
1. Sécurité
Toutes les ressources proposées par le soumissionnaire doivent détenir une cote de sécurité de fiabilité au moment de sa réponse à la présente demande de proposition. Afin de démontrer cette exigence, les ressources avec la cote de sécurité doivent être énumérées dans la proposition, ainsi que leur cote de sécurité et le numéro de la cote de sécurité ou une lettre de confirmation du ministère qui l’a délivré.
2. Les chauffeurs (comprend les chauffeurs et les motocyclistes) doivent en tout temps au cours de la période du contrat :
•	être en mesure de supporter la monotonie à conduire sur les mêmes routes désignées encore et encore pendant une longue période. La distance moyenne parcourue quotidiennement par le chauffeur sera d’environ 400 kilomètres;
•	être en mesure de conduire une motocyclette dans des conditions climatiques difficiles;
•	être en mesure de détecter le comportement anormal du véhicule ou du moteur et de le consigner;
•	faire preuve d’une grande diligence en ce qui a trait à l’inspection préalable à la conduite, laquelle peut être effectuée plusieurs fois au cours d’une journée après un changement de spécimen d’essai;
•	faire preuve d’une grande diligence en ce qui a trait au respect de procédures très particulières au cours de la période de rodage d’un nouveau spécimen d’essai;
•	faire preuve d’une grande diligence en ce qui a trait à la propreté du spécimen d’essai;
•	faire preuve de discrétion en ce qui a trait aux problèmes de conformité qui peuvent survenir avec un spécimen d’essai afin de protéger l’intégrité du dossier sur le sujet;
•	faire preuve de discrétion en ce qui a trait aux questions du grand public au sujet du travail qu’ils font;
•	être en mesure d’utiliser des dispositifs de surveillance électronique (GPS);
•	s’être familiarisés avec les logiciels de base afin d’entrer les données quotidiennes dans le système;
•	respecter les horaires et les routes établis par EC;
•	porter une carte d’identité et d’accès d’Environnement Canada;
•	effectuer des inspections quotidiennes du véhicule et soumettre chaque jour le journal d’accumulation quotidien; toute préoccupation relative au véhicule doit signaler immédiatement au gestionnaire du parc automobile. Voir l’annexe A pour la liste de contrôle de l’inspection quotidienne;
•	remplir d’essence le véhicule et fournir les reçus à la fin de chaque journée;
•	nettoyer périodiquement les véhicules;
•	Inscrire et rendre compte de l’itinéraire quotidien des routes parcourues au moyen du système GPS fourni par Environnement Canada;
•	n’ont pas le droit d’utiliser les véhicules qui leur sont attribués à des fins personnelles ou pour des commissions.

2.1 Exigences linguistiques
Les chauffeurs doivent parler, lire et écrire dans au moins l’une des deux langues officielles canadiennes (français ou anglais).

3. Champs de travail
3.1 Champ 1 – Services de chauffeur professionnel pour l’accumulation du millage de véhicules – Véhicules légers et moyens à passagers
Sous la direction du gestionnaire du parc automobile d’essais d’Environnement Canada, les chauffeurs conduiront un véhicule qui leur est attribué sur un parcours prédéterminé seulement et uniquement dans le but d’accumuler des kilomètres jusqu’au niveau requis précisé par l’ingénieur d’essais responsable du programme.

3.2 Champ 2 – Services de motocycliste professionnel pour l’accumulation du millage de véhicules – Motocyclettes
Sous la direction du gestionnaire du parc automobile d’essais d’Environnement Canada, le motocycliste conduira une motocyclette qui lui est attribuée sur un parcours prédéterminé seulement et uniquement dans le but d’accumuler des kilomètres jusqu’au niveau requis précisé par l’ingénieur d’essais responsable du programme.

En plus de toutes les exigences à la section 2.0, les chauffeurs, les motocyclistes doivent :

•	être en mesure de conduire avec aisance toutes les motocyclettes de toute taille et de tout type, des scooters aux grands cruisers;
•	posséder et utiliser leur propre équipement de sécurité, y compris une veste pour motocyclette avec protection des épaules et des coudes approuvée, des bottes (à la hauteur des chevilles au minimum), des gants et un casque certifié par le Department of Transportation ou DOT (département des Transports) ou par Snell.

3.3 Champ 3 – Services de chauffeur professionnel pour l’accumulation du millage de véhicules – Véhicules lourds
Sous la direction du gestionnaire du parc automobile d’essais d’Environnement Canada, le chauffeur conduira un véhicule qui lui est attribué sur un parcours prédéterminé seulement et uniquement dans le but d’accumuler des kilomètres jusqu’au niveau requis précisé par l’ingénieur d’essais responsable du programme.

4. Autorisations de tâches
Les travaux auront lieu « au fur et à mesure des besoins » selon les autorisations de tâches individuelles produites en fonction des instructions suivantes :

a.	But d’une AT : les services à fournir en vertu du contrat au fur et à mesure des besoins seront commandés par le Canada à l’aide du processus d’autorisation de tâches (« AT »). 

b.	Processus d’émission d’une AT : le formulaire d’autorisation des tâches à l’Annexe B devrait être utilisé pour toutes les AT. Si le besoin d’une tâche particulière est déterminé, une ébauche d’« énoncé de tâche » sera rédigée par le client et envoyée à l’entrepreneur. Une fois qu’il aura reçu l’énoncé de tâche, l’entrepreneur doit présenter une réponse au représentant ministériel indiqué dans l’AT, précisant le coût et le temps nécessaires pour effectuer la tâche. La réponse de l’entrepreneur doit tenir compte des taux établis dans le contrat. L’entrepreneur ne sera pas payé pour répondre ou pour fournir d’autres renseignements requis pour préparer et émettre l’AT. L’entrepreneur doit fournir tout renseignement demandé par le Canada relatif à la préparation d’une AT dans un délai de trois jours ouvrables de la demande, à moins d’avis contraire.

c.	Processus d’approbation : si le Canada approuve la réponse à la tâche de l’entrepreneur, le Canada (au moyen de son représentant autorisé, tel que décrit dans ce contrat) émettra l’AT en acheminant une copie signée du formulaire d’AT final à l’entrepreneur. Qu’une AT soit approuvée ou émise ou non est entièrement à la discrétion du Canada.

d.	Autorité d’émettre une AT : toutes les AT doivent être émises par l’autorité contractante.

e.	Contenu d’une AT : une autorisation de tâches doit contenir les renseignements suivants, le cas échéant : 
i.	un numéro de tâche;
ii.	les détails de tout codage financier à utiliser;
iii.	un énoncé des travaux pour la tâche qui présente les activités à exécuter et tout résultat attendu;
iv.	la durée de la tâche à exécuter (les dates de début et de fin);
v.	les dates repères pour les résultats attendus et les paiements (le cas échéant);
vi.	le nombre d’heures-personnes d’effort requis; 
vii.	le lieu de travail précis;
viii.	le prix payable à l’entrepreneur pour exécuter la tâche, avec une indication s’il s’agit d’un prix ferme ou d’un prix maximum de l’AT (et, pour les autorisations de tâches d’un prix maximum, l’AT doit indiquer la façon dont le montant final payable sera déterminé; lorsque l’AT n’indique pas la façon dont le montant final payable sera déterminé, le montant payable est le montant, jusqu’au maximum, que l’entrepreneur démontre comme ayant été réellement passé sur le projet en présentant des feuilles de temps remplies au moment d’effectuer le travail par les ressources individuelles à l’appui des charges);
ix.	toute autre contrainte qui pourrait influencer l’achèvement de la tâche.

f.	Prix exigés pour le travail effectué dans le cadre d’une AT : l’entrepreneur ne doit exiger au Canada aucun prix supérieur à celui établi dans l’autorisation de tâches, à moins que le Canada ait émis une modification de l’AT autorisant la dépense accrue. Le Canada ne paiera pas l’entrepreneur pour tout changement à la conception, toute modification ou interprétation des travaux, à moins que ces changements à la conception, ces modifications ou ces interprétations n’aient été autorisés, par écrit, par l’autorité contractante avant d’être intégrés aux travaux.

g.	Consolidation des AT à des fins administratives : le contrat peut être modifié de temps en temps pour tenir compte de toutes les autorisations de tâches émises et approuvées par l’autorité contractante à ce jour et consigner les travaux effectués en vertu de ces AT à des fins administratives.

5. Propriété intellectuelle
La propriété intellectuelle sera générée par la collecte des feuilles de journal des chauffeurs, des feuilles de vérification des véhicules et des données de positionnement global et de suivi (GPS). L’État possède l’élément original de la propriété intellectuelle découlant du travail lié par contrat en vertu de l’exception 6.5 de la Politique sur le titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d’acquisition de l’État à l’effet que le matériel original est protégé par le droit d’auteur, mais n’est pas un logiciel ou des documents liés à un logiciel.

6. Heures de travail
Le service sera fourni au cours des heures de travail précisées ci-dessous du lundi au vendredi (jours fériés exclus) :

–	Les heures de travail peuvent être choisies de 7 h à 16 h 30, du lundi au vendredi. Le taux journalier est calculé en fonction d’une journée de travail de 7,5 heures.

7. Véhicules
Les véhicules de chaque champ seront fournis; l’essence est payée par EC, mais les véhicules sont remplis par les chauffeurs. Environnement Canada sera responsable de l’entretien des véhicules.

8. Contingence
Si cela s’avérait nécessaire, l’entrepreneur doit fournir des chauffeurs remplaçants, conformément aux échéanciers suivants :

–	Absence du chauffeur de l’entrepreneur – dans les 90 minutes précédant l’heure de début prévue.

Si cela s’avérait nécessaire que les soumissionnaires proposent des chauffeurs supplémentaires, au-delà de ceux proposés à l’origine dans le document de DDP, les chauffeurs doivent respecter les mêmes critères de qualification obligatoires indiqués dans la DDP. Environnement Canada se réserve le droit d’accepter ou de refuser tout chauffeur supplémentaire proposé par l’entrepreneur au cours de la période du contrat à sa propre discrétion.

9. Sécurité
Chaque chauffeur doit détenir une cote de sécurité de fiabilité. Voir la liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) jointe à l’Annexe C.

10. Responsabilités de l’entrepreneur
–	L’entrepreneur et ses ressources doivent être conformes à tous les règlements fédéraux, provinciaux et municipaux pertinents en tout temps au cours de l’exécution du contrat.
–	L’entrepreneur sera responsable de tous les frais engagés en raison d’une violation de tels règlements.
–	L’entrepreneur nommera une personne-ressource de l’entreprise pour signaler les problèmes, demander des renseignements ou d’autres questions relatives au contrat.
–	L’entrepreneur doit informer immédiatement le représentant ministériel de tout problème avec le chauffeur ou toute autre question relative au contrat.
–	L’entrepreneur sera disponible pour participer à une réunion d’examen du service à la demande d’EC.
–	L’entrepreneur doit coordonner et préparer les chauffeurs remplaçants préqualifiés, s’assurant qu’il n’y a aucune interruption des services d’accumulation, à ses propres frais.

11. Responsabilités de l’État
Environnement Canada sera responsable de la sécurité du personnel de l’entrepreneur dans les locaux du ministère.

12. Assurance
L’entrepreneur doit, pour la durée du contrat, se conformer à toutes les exigences ci-dessous :

Être couvert par une assurance de responsabilité civile des entreprises de 5 000 000 $.

1.	Disposition de responsabilité : l’entrepreneur assume la responsabilité pour tous les dommages causés par les actes et les omissions de ses chauffeurs.
2.	Disposition d’indemnité : l’entrepreneur garantit contre toute responsabilité l’État pour toutes les réclamations qui surviennent des dommages causés par les actes et les omissions de ses chauffeurs.
3.	Assurance : l’entrepreneur se doit d’obtenir et de fournir une preuve d’assurance visant à couvrir les dispositions de responsabilité et d’indemnité aux niveaux précisés dans le contrat.

La police d’assurance doit comprendre les éléments suivants :
–	Limites pour les blessures personnelles et les préjudices découlant de la publicité
–	Assurance automobile responsabilité civile des non-propriétaires
–	Responsabilité civile travaux terminés
–	Avenant à formule étendue des dommages à aux biens
–	Avenant des dommages aux biens causés par une occurrence
–	Responsabilité légale du locataire

L’entrepreneur doit maintenir l’assurance requise pour la durée du contrat. La conformité aux exigences d’assurance ne dégage pas l’entrepreneur de sa responsabilité en vertu du contrat, ni ne la diminue.

L’entrepreneur est responsable de décider s’il doit s’assurer pour remplir ses obligations en vertu du contrat et pour se conformer aux lois applicables. Toute assurance souscrite ou maintenue par l’entrepreneur est à sa charge ainsi que pour son bénéfice et sa protection.

L’assurance doit être obtenue d’un assureur autorisé à mener des activités au Canada. L’entrepreneur doit, à la demande de l’autorité contractante, acheminer à EC une copie certifiée de toutes les polices d’assurance applicables.

13. Durée du projet
La durée de ce contrat est de quatre (4) ans où Environnement Canada se réserve le droit d’exercer une (1) période en option d’un an supplémentaire à sa propre discrétion.

Un avis de l’intention d’Environnement Canada d’exercer les options sera fourni à l’entrepreneur au moins 10 jours avant la date d’expiration du contrat.