Agents de liaison en région et Agents de liaison en région suppléants

Avis de projet de marché (APM)

Demande de proposition pour Agents de liaison en région et Agents de liaison en région suppléants

Accords commerciaux : OMC-AMP/ALENA/ ALÉCC/ ALÉCP/ACI/ALÉCCO
Procédures de demande de soumissions : Tous les fournisseurs intéressés peuvent présenter une soumission
Pièce jointe : Oui (Achats & ventes)
Stratégie d'approvisionnement concurrentielle : Meilleure proposition globale
Entente sur les revendications territoriales globales : Oui
Nature des besoins : Services Professionnels, Services de Soutien Administratif et de Soutien à la Gestion
Le coût estimé des contrats proposés, incluant les options, est d’approximativement 1,000,000.00$ Cdn (taxes applicables en sus)

No de dossier d’Élections Canada: 
ECSVT-RFP-13-0460

L’INVITATION À SOUMISSIONNER N’EST ACCESSIBLE QUE PAR LE SYSTÈME MERX.

L’information contenue dans la présente décrit brièvement les besoins de l’organisme et n’est fournie qu’à titre indicatif. Les soumissionnaires doivent consulter l’ensemble de la demande de proposition (DP) pour obtenir une description complète des exigences et toutes les instructions relatives aux soumissions.

Contexte :
Le directeur général des élections du Canada (DGEC) est un agent du Parlement qui dirige et surveille de façon générale la conduite des élections et des référendums à l’échelon fédéral. Le DGEC est à la tête du Bureau du directeur général des élections, communément appelé « Élections Canada ».

Lors d’un scrutin (élection générale, élection partielle ou référendum), Élections Canada ouvre plusieurs bureaux d’aide à Ottawa afin de fournir des services de soutien centralisés par courriel et par téléphone. L’organisme entend offrir un mécanisme de soutien pour le personnel en région en recourant aux services d’agents de liaison en région (ADLR) et d’agents de liaison en région suppléants (ADLR suppléants). Les ADLR et ADLR suppléants appuieront les directeurs du scrutin et leur personnel lors des scrutins et entre ceux-ci afin d’assurer le respect des dispositions et des principes de la Loi électorale du Canada et de la Loi référendaire ainsi que des directives du DGEC. 

De plus, les ADLR et ADLR suppléants fourniront des services à Élections Canada, sur demande, en lien avec la mise en œuvre et l’exécution de programmes d’information et d’éducation populaire visant à mieux faire connaître le processus électoral à la population; et la communication de renseignements au grand public sur le système électoral canadien de même que sur le droit démocratique de voter et de se porter candidat à une élection.

Description :
L’énoncé des travaux ci-joint à l’appendice A au contrat subséquent décrit les services requis.

Élections Canada souhaite retenir les services d’un (1) ADLR et de trois (3) ADLR suppléants. Les ADLR devront fournir un appui à un groupe de circonscriptions précis (région de l’ADLR), tandis que les ADLR suppléants offriront des services de remplacement à un groupe de régions (région de l’ADLR suppléant). Les circonscriptions mentionnées dans la DP sont celles en vigueur à l’heure actuelle. Cependant, avec la mise en place du nouveau redécoupage électoral, les noms et les limites de ces circonscriptions pourraient subir des modifications. Ceci pourrait engendrer des changements aux limites des régions des ADLR et des ADLR suppléants. Un contrat distinct sera octroyé pour chacune des régions des ADLR et des ADLR suppléants. Un soumissionnaire peut présenter une offre couvrant plus d’une région de l’ADLR et/ou de l’ADLR suppléant, pourvu que la même ressource soit offerte pour toutes les régions. Si un soumissionnaire propose plus d’une ressource, il doit présenter une offre distincte pour chacune des ressources proposées. 

Régions de l’ADLR:
Nord du Canada

Régions de l’ADLR suppléant:
Provinces de l’Atlantique 
Québec 
Le Grand Toronto  

Période du contrat :
Le contrat commencera à compter de sa date d’entrée en vigueur jusqu’au 30 novembre 2016. De plus, le soumissionnaire offrira à Élections Canada deux (2) options irrévocables visant à prolonger la durée initiale du contrat. Chaque option vise une prolongation de 12 mois selon les mêmes conditions, et selon les taux précisés dans le contrat.

Méthode de sélection :
L’évaluation des soumissions se fera par étapes progressives : 

- Étape 1 – Évaluation technique obligatoire;
- Étape 2 – Évaluation technique cotée;
- Étape 3 – Entrevue téléphonique;
- Étape 4 – Détermination du soumissionnaire classé au premier rang; et
- Étape 5 – Soumissions multiples.


Pour chaque région de l’ADLR ou de l’ADLR suppléant, selon le cas, une note d’évaluation combinée pour les soumissions ayant franchi les étapes 1, 2 et 3 et qui sont recevables sera établie selon la formule suivante :

Note de l’étape 2 (évaluation technique cotée) x 60 / 100
+
Note de l’étape 3 (entrevue téléphonique) x 40 / 100
= Note d’évaluation combinée

Sous réserve de l’étape 5, pour chaque région de l’ADLR ou de l’ADLR suppléant, le soumissionnaire avec la note d’évaluation combinée la plus élevée sera retenue aux fins d’attribution du contrat.

Ce processus de demande de proposition est assujetti à l’Accord sur les marchés publics de l’Organisation mondiale du commerce, à l’Accord de libre-échange nord américain (ALENA), des Accords de libre-échange entre le Canada et le Chili (ALÉCC), le Canada et le Pérou (ALÉCP), à l’Accord sur le commerce intérieur (ACI) et à l’Accord de libre-échange Canada-Colombie (ALÉCCO).

La présente demande est assujettie aux dispositions des ententes sur la revendication territoriale globale suivantes:

Convention du Nord-Est québécois 
Convention de la Baie-James et du Nord québécois 
Accord sur les revendications territoriales concernant la région marine d'Eeyou  
Convention définitive des Inuvialuits 
Accord sur les revendications territoriales du peuple tlicho 
Entente sur la revendication territoriale globale des Dénés et des Métis du Sahtu  
Entente sur la revendication territoriale des Inuits du Nunavut 
Entente définitive des Premières nations de Champagne et de Aishihik 
Entente définitive de la Première nation des Nacho Nyak Dun 
Entente définitive du Conseil des Tlingits de Teslin 
Entente définitive de la Première nation des Gwich'in Vuntut
Entente définitive de la Première nation de Little Salmon/Carmacks 
Entente définitive de la Première nation des Selkirk 
Entente définitive de la Première nation des Tr'ondëk Hwëch'in 
Entente définitive du conseil des Ta'an Kwach'an 
Entente définitive de la Première nation des Kwanlin Dun
Entente définitive de la Première nation de Kluane 
Entente définitive de la Première nation de Carcross/Tagish 
Accord sur les revendications territoriales des Inuit du Labrador  
Entente de principe concernant les revendications territoriales des Innus du Labrador 
Entente sur la revendication territoriale globale des Gwich'ins

Les soumissionnaires peuvent déposer une soumission pour la région de l’ADLR du Nord du Canada dans le cadre de l’un ou l’autre des volets suivants :

(a)  Volet 1 – réservé aux entreprises autochtones en vertu de l’initiative du gouvernement fédéral sur la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA). Le soumissionnaire doit attester à l’annexe A de la Partie 10 – Attestations qu’il est une entreprise autochtone ou une coentreprise tel que définie dans la SAEA.

(b)  Volet 2 – ouvert à toutes les entreprises (autochtones et non autochtones) : les soumissions déposées dans le cadre du deuxième volet seront considérées seulement si aucune soumission recevable n’est soumise au premier volet.

Présentation des soumissions :
Les soumissions doivent être fournies directement à l’autorité contractante. Elles peuvent être envoyées à l’adresse suivante, sous pli scellé, au plus tard le 17 février 2014 à 14 h (heure d’Ottawa).

Adresse postale :

Élections Canada
30 rue Victoria, 1e étage (Centre d’affaire)
Gatineau (Québec)
K1A 0M6

À l’attention de : Stella Van Tassel, Services de l’approvisionnement et des contrats 
No de dossier: ECSVT-RFP-13-0460

À noter que pour envoyer une soumission par messagerie ou la livrer en personne, le Centre d’affaire est ouvert du lundi au vendredi de 8 h à 16 h 00 (heure locale).

Les soumissions reçues après la date et l’heure de clôture stipulées ne seront pas acceptées, et l’enveloppe sera retournée au soumissionnaire non décachetée. Si l’on doit ouvrir une enveloppe renfermant une soumission déposée en retard pour connaître le nom et (ou) l’adresse de le soumissionnaire ou la nature des documents, une lettre d’accompagnement sera envoyée à l’expéditeur pour lui en expliquer les raisons.

Les soumissions transmises par télécopieur ou courrier électronique ne seront pas acceptées.

Toutes les demandes et autres communications avec les représentants d’Élections Canada doivent être adressées UNIQUEMENT au l’autorité contractante.  L’autorité contractante sera le contact principal du soumissionnaire, et toutes les demandes de renseignements doivent lui être adressées. Les soumissionnaires qui communiquent avec toute autre personne que le responsable de la demande de proposition pourraient être disqualifiés.  Toutes les demandes de renseignements doivent être présentées par écrit à proposal-proposition@elections.ca au moins quinze (15) jours civils avant la date de clôture des propositions. Pour ce qui est des demandes de renseignements reçues après ce délai, il est possible qu’il n’y soit pas répondu.

Les personnes intéressées désirant commander les documents relatifs à cette DP doivent le faire par l’entremise des Achats et ventes, soit en ligne ou par téléphone au 1 800 811-1148. Les documents (impression d’un fichier PDF, documents télécopiés, fichiers de traitement de texte ou de feuille de calcul et les documents téléchargés à partir du Service électronique d’appels d’offres du gouvernement, etc.) fournis par Achats et ventes prévalent sur toutes autres copies des documents pouvant aussi être fournies.

Les documents peuvent être présentés dans l’une au l’autre langue officielle du Canada.

Élections Canada se réserve le droit de négocier les dispositions de tout marché avec les fournisseurs.

Des informations supplémentaires concernant Élections Canada sont accessibles à www.elections.ca.