Solution de prestation de services sur le terrain (SPST)

Cette Demande de proposition (DP) fait suite à l’Invitation à se qualifier (ISQ), la Demande de renseignements (DR), l’Avis d’approvisionnement avancée (APN) pour le projet de Solution d’approvisionnement des services en région (SASR).

La DP a été envoyée seulement aux répondants qualifiés identifiés par le processus de l’ISQ (comme décrit dans la section Contexte).

Demande de renseignements:
Invitation à se qualifier :
Numéro de sollicitation : ECBH-ITQ-2022-1638 (https://achatscanada.canada.ca/fr/occasions-de-marche/appels-d-offres/c…)

Demande de renseignements :
Numéro sollicitation ECBH-RFI-2022-1638 (https://canadabuys.canada.ca/fr/occasions-de-marche/appels-d-offres/pw-…)

Avis d'approvisionnement avancée:
Numéro sollicitation ECBH-APN-2022-1638 (https://canadabuys.canada.ca/fr/occasions-de-marche/appels-d-offres/cb-…)

Contexte
Le directeur général des élections du Canada, un agent du Parlement, dirige et surveille de façon générale la conduite des élections et des référendums fédéraux. Il dirige le Bureau du directeur général des élections du Canada, connu sous le nom d’Élections Canada.

Élections Canada compte environ 500 employés à ses bureaux de Gatineau, au Québec (administration centrale d’Élections Canada) pour réaliser la planification continue et les fonctions administratives exigées par la Loi électorale du Canada. Lors d’une élection générale, l’effectif de l’administration centrale augmente d’environ 1 500 employés temporaires, et Élections Canada met sur pied environ 500 bureaux en région, de types et de tailles variés, à l’échelle du Canada, pour toute la durée de la période électorale. La logistique et le soutien nécessaires à la mise en service, à l’opération et à la mise hors service de ces bureaux en région sont considérables. Ils sont également essentiels à la mission, car une élection générale est un événement à l’échelle nationale pour lequel un échec n’est pas permis. Une fois ces bureaux établis, les administrateurs électoraux qui en sont responsables doivent planifier et coordonner l’ouverture d’environ 20 000 points de services de vote.

En juillet 2023, Élections Canada a lancé une ISQ en vue de solliciter des réponses des fournisseurs à son besoin d’une ou de plusieurs solutions. L’actuel contrat de services de technologies en région arrive à terme, et Élections Canada, par l’entremise de cette ISQ, s’employait à intéresser des répondants à se soumettre à une sélection préalable, conformément aux modalités de cette ISQ, afin d’être retenus comme répondants qualifiés pour les phases ultérieures du processus d’approvisionnement. En conséquence, les fournisseurs suivants ont été identifiés par Élections Canada comme répondants qualifiés en raison de l'Invitation à se qualifier (ISQ) :

Bell Canada;
Compugen Inc.;
Kyndryl Canada Limited; et
Raymond Chabot Grant Thornton and MSP Corp. in Joint Venture.

À cette fin, Élections Canada a créé le projet de solution d’approvisionnement des services en région (SASR).
Le présent avis vise à communiquer que la prochaine phase du processus d’approvisionnement a débuté, en publiant une DP aux répondants qualifiés et en les invitant à soumettre une soumission pour le projet du SASR.

Besoin
Élections Canada envisage une offre de services et de technologies agiles et souples, qui exploite des progrès et des innovations technologiques pour continuellement évoluer et améliorer les services de vote. Ceci serait accompli en tirant parti des tendances de l’industrie des TI, telles que : la consumérisation de l’informatique; l’Internet des objets; le sans-fil et les technologies émergentes (telles que l’intelligence artificielle); et l’analytique. Il faudra s’assurer que les données et les renseignements sont protégés en tout temps.
Élections Canada vise les résultats suivants :

1. Un écosystème technologique qui change et qui évolue continuellement, sans jamais devenir désuet ou obsolète;
2. Des solutions flexibles, y compris la logistique de bout en bout – par exemple une trousse électorale qui peut être assemblée pour chaque point de service, ou la possibilité d’ajouter et de retirer facilement les composantes nécessaires pour le type de service, y compris les éléments consommables;
3. Un matériel informatique comme produit de base – les appareils sont relativement peu coûteux, sont largement disponibles, peuvent fonctionner selon le principe « prêt à l’emploi » et sont interchangeables avec d’autre matériel informatique libre du même type;
4. Des solutions qui sont évolutives, configurables et reconfigurables – ces solutions peuvent s’adapter rapidement pour augmenter ou pour diminuer la configuration, la quantité, ou le type d’équipement en fonction de la demande, même pendant la période électorale (grâce à la mise en place de marchés de réserves locales ou de livraisons directes au bureau le jour même);
5. Un déploiement rapide – les solutions peuvent être suivies, déployées et récupérées rapidement et de manière efficace, avis un préavis minimal;
6. Des normes numériques ouvertes, incluant, éventuellement, des appareils grand public, des services infonuagiques, des services de téléphonie IP et des services Internet;
7. Une facilité d’utilisation – un Canadien moyen ayant peu d’expérience dans l’utilisation d’ordinateurs, de tablettes ou d’appareils mobiles peut apporter la trousse à un lieu de scrutin ou un point de service, l’installer lui-même et ouvrir le service en moins d’une heure ou deux, et ce avec une formation limitée et sans expérience technique de l’informatique;
8. Une accessibilité – les solutions sont utilisables dans les deux langues officielles du Canada et sont accessibles;
9. Une faible empreinte carbone – une réduction continue de l’empreinte carbone et de l’utilisation du papier sur le terrain, dans les lieux de scrutin et dans les points de service;
10. Des efficiences opérationnelles qui améliorent l’usage du temps et des efforts du personnel, et une flexibilité dans la réutilisation de l’équipement et du matériel, tout en continuant à produire un service et un produit de haute qualité;
11. Une technologie qui améliore l’administration des lieux de scrutin – à l’automne 2025, il sera possible de déployer de la technologie pour un maximum de 7000 travailleurs électoraux dans 1000 bureaux de vote.
12. Services de technologie, de télécommunications et de soutien pour les bureaux à domicile, les bureaux extérieurs et d'autres lieux de scrutin d’ici l’automne 2026.

Sous-traitant
Le travail est actuellement effectué par contrat par Kyndryl Canada Limited (valeur de 25 695 969,22 $).

Sécurité
Cette soumission comporte une exigence de sécurité.

Cote de sécurité minimum requise pour l’entreprise : VOD – Fiabilité

Cote de sécurité minimum requise pour la ou les ressources : Fiabilité et/ou Secret dépendamment du contexte.

Présentation des soumissions
Seulement les répondants qualifiés sont invités à soumettre leurs propositions.

Les demandes d’information et autres communications avec le personnel d’Élections Canada doivent être UNIQUEMENT adressées à l’autorité contractante. Celle-ci sera le premier point de contact du répondant. Les répondants qui communiquent avec toute autre personne risquent d’être disqualifiés.

Toutes les demandes de renseignements doivent être présentées par écrit à proposition@elections.ca avant l’échéance indiquée dans la DP. Toute demande reçue passé ce délai risque de demeurer sans réponse.
Vous trouverez d’autres renseignements sur Élections Canada à elections.ca.

Comptes rendus
Une fois que le soumissionnaire retenu a été annoncé, les soumissionnaires peuvent demander un compte rendu des résultats du processus de demande de proposition. Les soumissionnaires doivent présenter la demande à l’autorité contractante conformément aux modalités de la DP. Le compte rendu peut être fait par écrit, par téléphone, virtuellement ou en personne.