FreeBalance Accountability Suite - Mise à niveau/Migration vers la version 7

1. PRÉAVIS D’ADJUDICATION DE CONTRAT (PAC)

Un PAC est un avis public informant la collectivité des fournisseurs qu’un ministère ou organisme a l’intention d’attribuer un contrat pour des biens, des services ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné à l’avance, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Si aucun fournisseur ne présente un énoncé des capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC, au plus tard à la date de clôture indiquée dans le PAC, l’agent de négociation des contrats peut procéder à l’attribution du contrat au fournisseur sélectionné à l’avance.

2. DÉFINITION DES BESOINS

Le Commissariat à la magistrature fédérale Canada (CMF) devait se convertir à la solution GCfm du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Toutefois, ce projet a été annulé en 2021, avant que la solution SAP S4/HANA puisse être mise en œuvre pour les ministères ayant fait la conversion. La solution GCfm a été jugée non viable financièrement pour les petits ministères. Le SCT et le Bureau du contrôleur général (BCG) ont également reconnu que la version actuelle de FreeBalance utilisée par le CMF a atteint la fin de son cycle de vie, et doit être mise à niveau ou remplacée.

Par conséquent, dans le cadre de son projet de renouvellement du système financier (FSR), le CMF a un besoin relativement urgent de migrer de la version 6.5 à la version 7 plus récente de FreeBalance Accountability Suite. En délaissant la solution FreeBalance « classique » et son ancienne technologie client/serveur, pour passer à la version améliorée de planification des ressources gouvernementales basée sur le Web, le CMF se dotera d’une solution abordable et durable dont il bénéficiera grandement au cours des prochaines années. L’objectif est d’adopter la version 7 de FreeBalance d’ici le début de l’année fiscale 2024-2025.

3. CRITÈRES POUR L’ÉVALUATION DE L’ÉNONCÉ DE CAPACITÉS (EXIGENCES ESSENTIELLES MINIMALES)

Tout fournisseur intéressé doit démontrer, au moyen d’un énoncé des capacités, qu’il satisfait aux exigences suivantes :

- Expérience dans le déploiement du logiciel FreeBalance Accountability Suite;
- Expérience de la mise à niveau des modules de FreeBalance Accountability Suite (version 6.5) vers la solution FreeBalance Accountability Suite (version 7);
- Expérience dans le mappage des données du logiciel FreeBalance ainsi que dans la gestion et l’intégration des métadonnées;
- Expérience de la détermination des besoins et de la prestation d’ateliers sur les processus opérationnels pour des solutions de gestion financière et matérielle;
- Expérience de la formation des utilisateurs concernant la solution FreeBalance Accountability Suite;
- Expérience du transfert de connaissances sur les aspects fonctionnels et techniques de la solution FreeBalance Accountability Suite.

4. APPLICABILITÉ DES ACCORDS COMMERCIAUX À L’ACHAT

Le présent achat est assujetti aux accords commerciaux suivants :

- Accord de libre-échange canadien
- Accord de libre-échange Canada-Chili
- Accord de libre-échange Canada-Colombie
- Accord de libre-échange Canada-Corée
- Accord de libre-échange Canada-Honduras
- Accord de libre-échange Canada-Panama
- Accord de libre-échange Canada-Pérou

5. JUSTIFICATION DU RECOURS À UN FOURNISSEUR SÉLECTIONNÉ À L’AVANCE

FreeBalance Inc. détient les droits de propriété sur le logiciel FreeBalance Accountability Suite utilisée par le CMF pour son système de gestion financière.
FreeBalance Accountability Suite est un logiciel propriétaire offert exclusivement par l’entremise de FreeBalance Inc. De même, tous les services professionnels liés au logiciel - qu’il s’agisse de la mise en œuvre, des mises à niveau, de l’assistance, de la maintenance et autres - sont également disponibles exclusivement par l’intermédiaire de FreeBalance.

En termes plus précis :

1. FreeBalance est le seul développeur de FreeBalance Accountability Suite et le propriétaire exclusif de la propriété intellectuelle sous-jacente.
2. À l’exception de FreeBalance, aucun fournisseur n’est autorisé à modifier FreeBalance Accountability Suite.
3. À l’exception de FreeBalance, aucun fournisseur n’est autorisé à fournir des services liés à FreeBalance Accountability Suite, en particulier au Canada.
4. À l’exception de FreeBalance, aucun fournisseur n’est autorisé à assurer la maintenance de FreeBalance Accountability Suite, comme la résolution des problèmes d’intégrité des données ou des bogues dans le logiciel.
5. À l’exception de FreeBalance, il n’y a pas de fournisseurs ayant une expérience de haut niveau dans le travail de développement de FreeBalance Accountability Suite.

De plus, les conditions du Programme de soutien à la clientèle de FreeBalance - dont bénéficient tous les clients du gouvernement du Canada - ne couvrent pas les problèmes qui surviennent lorsqu’une mise à niveau est effectuée par le client ou une tierce partie. Cela signifie que toute mise à niveau logicielle effectuée par une personne autre que FreeBalance ne sera pas prise en charge par le programme de soutien à la clientèle de FreeBalance.

Pour cette raison, le CMF a déterminé que FreeBalance Inc. est le seul fournisseur capable d’effectuer le travail.

6. EXCEPTION AU RÈGLEMENT SUR LES MARCHÉS DE L’ÉTAT

L’exception suivante au Règlement sur les marchés de l’État est invoquée pour cet achat : paragraphe 6d - « une seule personne est capable d’exécuter le marché »).

7. EXCLUSIONS ET/OU RAISONS JUSTIFIANT LE RECOURS À L’APPEL D’OFFRES LIMITÉ

Les services ne peuvent être fournis que par un fournisseur particulier et il n’existe pas de marchandise ou de service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant pour la raison suivante :

- protection de brevets, de droits d’auteur ou d’autres droits exclusifs.

8. TITRE DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Le titre de propriété intellectuelle découlant du contrat proposé reviendra à l’entrepreneur.

9. PÉRIODE DU CONTRAT PROPOSÉ OU DATE DE LIVRAISON

Le contrat proposé est pour une période de 12 mois, de juillet/août 2023 à juillet/août 2024.

10. COÛT ESTIMATIF DU CONTRAT PROPOSÉ

La valeur estimée du contrat est de 175 000 $ (TPS/TVH en sus).

11. NOM ET ADRESSE DU FOURNISSEUR SÉLECTIONNÉ À L’AVANCE

FreeBalance Inc.
343, rue Preston, Suite 400
Ottawa, Ontario K1S 1N4

12. DROIT DES FOURNISSEURS DE PRÉSENTER UN ÉNONCÉ DES CAPACITÉS

Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les biens, les services ou des services de construction décrits dans ce PAC peuvent présenter par écrit un énoncé des capacités à la personne-ressource dont le nom figure dans cet avis d’ici la date de clôture, laquelle est aussi précisée dans cet avis. L’énoncé de capacités doit clairement démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences publiées.

13. DATE DE CLÔTURE POUR LA PRÉSENTATION DES ÉNONCÉS DES CAPACITÉS

La date et l’heure de clôture pour l’acceptation des énoncés des capacités sont le 13 juilet 2023 à 17 h (HE).

14. DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS ET ENVOI DES ÉNONCÉS DES CAPACITÉS

Les demandes de renseignements et les énoncés des capacités doivent être envoyés à :

Daniel Morin
Gestionnaire à l’approvisionnement et services administratifs
Commissariat à la magistrature fédérale Canada
800-99, rue Metcalfe
Ottawa ON K1A 1E3
613-947-6339 / FJA.Admin@fja-cmf.gc.ca