Services de nettoyage et d’entretien pour l’Institut canadien de conservation

Le ministère du Patrimoine canadien cherche à établir un contrat pour des Services de nettoyage et d’entretien pour l’Institut de conservation canadienne (ICC) tel que décrit à l’Annexe A – Énoncé des travaux pour une période initiale du 1 février 2023 jusqu’au 31 janvier 2025 et quatre (4) périodes optionnelles d’une durée de une année chaque.

CRITÈRES TECHNIQUES OBLIGATOIRES

TO1

Le soumissionnaire doit confirmer le nom du représentant autorisé qui a agi en son nom lors de la visite obligatoire des lieux de l’Institut canadien de conservation, 1030, chemin Innes, Ottawa (Ontario) K1B 4X7.

Comme il est indiqué dans la section 2.7, les soumissionnaires qui n’assistent pas à la visite obligatoire du site ou qui n’envoient pas de représentant ne se verront pas proposer un autre rendez-vous et leur soumission sera déclarée non recevable. 

Le soumissionnaire doit démontrer que son entreprise a acquis au moins cinq ans d’expérience au cours des sept dernières années à partir de la date de clôture de l’appel de soumissions, dans le domaine du « nettoyage commercial ou institutionnel dans des zones à haut degré de propreté »* avec une portée de travail similaire à celle décrite dans l’annexe A, Énoncé des travaux pour une surface nettoyable d’au moins 6 500 mètres carrés.

*Le nettoyage commercial ou institutionnel dans les zones à haut degré de propreté fait référence à des bâtiments à usage spécial tels que les universités (c’est-à-dire, les bâtiments scientifiques avec laboratoires), les centres de recherche, les laboratoires, les installations de production, les hôpitaux ou les bâtiments de l’industrie pharmaceutique qui nécessitent une attention particulière en raison de la présence de substances dangereuses et du nettoyage quotidien des équipements ou de machines hautement sensibles.

Pour chaque contrat, le soumissionnaire doit fournir :

1. le nom du client;
2. l’adresse du lieu du contrat;
3. une explication de la manière dont l’installation nettoyée dans le cadre du contrat peut être considérée comme relevant de la catégorie « nettoyage commercial ou institutionnel dans des zones à haut degré de propreté »;
4. le nom, le numéro de téléphone et l’adresse électronique de la personne-ressource du client;
5. le rôle joué par la personne-ressource pendant le contrat;
6. la date de début et de fin du contrat;
7. la taille approximative en mètres carrés de la zone nettoyable du contrat;
8. la description du travail effectué;
9. la composition de l’équipe de nettoyage (nombre de personnes, rôles).

TO2

Le soumissionnaire doit démontrer que son entreprise a acquis au moins cinq ans d’expérience au cours des sept dernières années à partir de la date de clôture de l’appel de soumissions, dans le domaine du « nettoyage commercial ou institutionnel dans des zones à haut degré de propreté »* avec une portée de travail similaire à celle décrite dans l’annexe A, Énoncé des travaux pour une surface nettoyable d’au moins 6 500 mètres carrés.

*Le nettoyage commercial ou institutionnel dans les zones à haut degré de propreté fait référence à des bâtiments à usage spécial tels que les universités (c’est-à-dire, les bâtiments scientifiques avec laboratoires), les centres de recherche, les laboratoires, les installations de production, les hôpitaux ou les bâtiments de l’industrie pharmaceutique qui nécessitent une attention particulière en raison de la présence de substances dangereuses et du nettoyage quotidien des équipements ou de machines hautement sensibles.

Pour chaque contrat, le soumissionnaire doit fournir :

1. le nom du client;
2. l’adresse du lieu du contrat;
3. une explication de la manière dont l’installation nettoyée dans le cadre du contrat peut être considérée comme relevant de la catégorie « nettoyage commercial ou institutionnel dans des zones à haut degré de propreté »;
4. le nom, le numéro de téléphone et l’adresse électronique de la personne-ressource du client;
5. le rôle joué par la personne-ressource pendant le contrat;
6. la date de début et de fin du contrat;
7. la taille approximative en mètres carrés de la zone nettoyable du contrat;
8. la description du travail effectué;

la composition de l’équipe de nettoyage (nombre de personnes, rôles).

TO3

Superviseur des travaux :

Le soumissionnaire doit démontrer que la personne désignée comme superviseur des travaux possède un minimum de deux années d’expérience consécutives, acquise au cours des cinq dernières années à compter de la date de la fermature de la demande de proposition, en tant que superviseur des travaux pour un service de nettoyage et d’entretien dont la portée est similaire à celle du travail décrit à l’annexe A, Énoncé des travaux

ET

Superviseur suppléant des travaux :

Le soumissionnaire doit démontrer que la personne désignée comme superviseur suppléant des travaux possède un minimum de deux années consécutives d’expérience, au cours des cinq dernières années à compter de la date de la fermature de la demande de proposition dans la prestation de services de nettoyage et d’entretien dont la portée est similaire à celle des travaux décrits à l’annexe A, Énoncé des travaux, incluant trois mois à titre de superviseur des travaux ou de superviseur suppléant des travaux

REMARQUE : Patrimoine canadien peut communiquer avec les clients pour vérifier l’exactitude des informations soumises.

Le soumissionnaire doit fournir un curriculum vitæ détaillé pour chaque personne proposée et inclure les informations suivantes pour chaque projet cité :

1. Nom(s) du/de la/des client(s);
2. Adresse(s) du lieu du contrat;
3. Nom(s) de la personne-ressource du/des client(s), numéro(s) de téléphone et adresse(s) électronique(s);
4. Date(s) de début et de fin du(des) contrat(s);
5. Taille approximative en mètres carrés de la surface nettoyable de chaque contrat;
6. Description des travaux effectués pour chaque contrat;
7. Composition de l’équipe ou des équipes de nettoyage pour chaque contrat (nombre de personnes, rôles).

CRITÈRES TECNIQUES COTÈS

TC1

EXPÉRIENCE EN NETTOYAGE DE LABORATOIRE

À partir des contrats fournis pour le TO2, donnez des exemples de contrats pour lesquels le soumissionnaire possède une expérience du nettoyage de laboratoires spécifiquement dans le contexte du « nettoyage commercial ou institutionnel dans des zones à haut degré de propreté » (tel que défini dans le TO2) et le nombre de mois d’expérience total.

Échelle de cotation :

0 point = 0 mois d’expérience

5 points = 1 à 6 mois d’expérience

10 points = 7 à 12 mois d’expérience

12 points = 13 à 24 mois d’expérience

15 points = Plus de 24 mois d’expérience

Le nombre de points maximal pour ce critère est 15.

Il n’y a pas un nombre minimal de points pour ce critère.

TC2

CONTRÔLE DE LA QUALITÉ ET PROCÉDURES INTERNES

Le soumissionnaire doit fournir une description détaillée de chacune des politiques et des procédures de son entreprise pour chacun des sujets suivants :

1. Fréquence de mises à jour des politiques de contrôle interne de la qualité (3 points)
2. Formation et perfectionnement (3 points)
3. Supervision du personnel (4 points)
4. Entretien des équipements (2 points)
5. Stratégie pour le maintien desnormes de qualité du travail (4 points)
6. Stratégie en matière de santé et de sécurité (4 points)

Des points seront attribués pour chaque sujet de a à f selon les détails et l’exhaustivité de chaque réponse.

Le nombre de points maximal pour ce critère est 18.

Il n’y a pas un nombre minimal de points pour ce critère.

TC3

La personne-ressource d’un client provenant de l’un des exemples de contrat fournis par le soumissionnaire en réponse au critère obligatoire TO2 (voir tableau pour le critère obligatoire) sera utilisée pour évaluer les critères suivants, en utilisant la méthode de référence.

Les soumissionnaires doivent fournir leur choix d’un maximum de 3 références parmi les contrats cités dans le TO2 ci-dessus.

Pour chaque référence, le soumissionnaire doit fournir :

1. le nom de l’entreprise;
2. le nom de la référence;
3. le titre de la référence au moment du contrat;
4. les coordonnées ACTUELLES de la référence (numéro de téléphone et adresse électronique).

Une personne-ressource d’un client sera choisie au hasard par un membre de l’équipe d’évaluation de Patrimoine canadien. La personne-ressource du client sera invitée à évaluer et à coter son expérience avec le soumissionnaire en utilisant les critères cotés ci-dessous.

Pour plus de détails concernant la vérification des références, veuillez consulter le point 4.1.1.3 Critères techniques cotés – Vérification des références.

Des points sont attribués pour TC3.1 à TC3.4 seulement.

TC3.1

Sur une échelle de 1 à 5, comment évaluez-vous le niveau de service global du soumissionnaire?*

Échelle de cotation :

1 = Médiocre : le service par rapport aux normes est constamment inadéquat et nécessite une correction hebdomadaire

2 = Inférieur à la moyenne : Répond généralement aux normes, mais nécessite souvent des corrections (plus qu'une fois par semaine, moins que par mois).

3 = Moyenne : Répond aux normes de manière cohérente avec des cas occasionnels nécessitant une correction (plus d'une fois par mois, moins d'une année).

4 = Supérieur à la moyenne : Répond aux normes de manière cohérente avec peu de cas nécessitant une correction (seulement quelques fois au cours de l'année).

5 = Excellent : Répond aux normes de manière constante.

Le nombre de points maximal pour ce critère est 5.

Le soumissionnaire doit obtenir au moins 3 points pour avoir une note de passage.

TC3.2

Y a-t-il eu une situation où vous avez dû informer le soumissionnaire qu’une obligation contractuelle n’était pas respectée ou qu’il y avait un problème de qualité de nettoyage par rapport aux normes prévues dans le contrat?

Échelle de cotation :

5 points = Il n'y a jamais eu de cas de problème de le qualité de nettoyage

4 points = La situation a été traitée de manière satisfaisante et n'a nécessité aucun suivi supplémentaire avant que la situation ne soit résolue

3 points = La situation a été traitée de manière satisfaisante mais a nécessité un suivi supplémentaire avant que la situation ne soit résolue

2 points = La situation a été traitée de manière satisfaisante, mais a nécessité un suivi plus d'une fois avant que la situation ne soit résolue

0 points = La situation n'a PAS été traitée de manière satisfaisante

Le nombre de points maximal pour ce critère est 5.

Le soumissionnaire doit obtenir au moins 3 points pour avoir une note de passage.

TC3.3

Sur une échelle de 1 à 5, comment évaluez-vous la capacité du soumissionnaire à maintenir des normes de nettoyage de qualité (constance, apparence générale de la zone nettoyable, produits appropriés utilisés, salles de bain bien approvisionnées, etc.)?

1 = Insatisfaisant

2 = Plutôt satisfaisant

3 = Satisfaisant

4 = Très satisfaisant

5 = Excellent

Le nombre de points maximal pour ce critère est 5.

Le soumissionnaire doit obtenir au moins 2 points pour avoir une note de passage.

TC3.4

Sur une échelle de 1 à 5, comment évaluez-vous la capacité du soumissionnaire à respecter les horaires hebdomadaires, mensuels ou annuels pour le nettoyage courant?

1 = Insatisfaisant

2 = Plutôt satisfaisant

3 = Satisfaisant

4 = Très satisfaisant

5 = Excellent

Le nombre de points maximal pour ce critère est 5.

Le soumissionnaire doit obtenir au moins 2 points pour avoir une note de passage.