Services professionnels d’indexation de Résumés des sciences aquatiques et halieutiques (ASFA)

INTRODUCTION :
Pêches et Océans Canada (MPO) a besoin de services professionnels d’indexation pour les bases de données de Résumés des sciences aquatiques et halieutiques (ASFA) pour s’acquitter de l’obligation du Ministère en tant que partenaire d’ASFA, afin d’assurer que le contenu canadien du domaine aquatique et halieutique soit indexé dans la base de données d’ASFA.

L’objectif de ce préavis d’adjudication de contrat (PAC) est de signaler l’intention du gouvernement d’octroyer un contrat pour l’obtention de ces services à Alexis Pacey Consulting,  Bedford (N-É). Avant d’octroyer un contrat, le gouvernement aimerait offrir aux fournisseurs la possibilité de faire la preuve qu’ils sont capables de répondre aux exigences établies dans le présent préavis, en présentant un énoncé de capacités pendant la période d’affichage du PAC.

Si d’autres fournisseurs potentiels présentent un énoncé des capacités pendant la période d’affichage du PAC et prouvent ainsi qu’ils satisfont aux exigences établies dans le PAC, le gouvernement enclenchera un processus d’appel d’offres complet en ayant recours au Service électronique d'appels d'offres du gouvernement ou encore à la méthode traditionnelle avant d’octroyer le contrat en question.

Si, au plus tard à la date de clôture, aucun autre fournisseur ne présente d’énoncé de capacités répondant aux exigences établies dans le PAC, un contrat sera octroyé au fournisseur présélectionné.

OBJECTIF :
En 1970, la base de données de Résumés des sciences aquatiques et halieutiques (ASFA) a été établie par l’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO), laquelle fournit un service de résumés analytiques et d’indexage des ouvrages internationaux du domaine de la science, de la technologie, de la gestion et de la conservation des ressources et des environnements de mer, d'eau saumâtre et d'eau douce, y compris leurs aspects socio-économiques et juridiques.

Pêches et Océans Canada a une responsabilité et un engagement auprès de la FAO de garantir que le contenu canadien du domaine aquatique et halieutique soit indexé par l’ASFA.  Pour ce faire, le MPO exige de signer un contrat avec un bibliothécaire, un bibliotechnicien ou quelqu’un qui possède une expérience considérable des outils de recherche scientifique dans le domaine halieutique et aquatique et qui a une formation dans l’utilisation du logiciel www-ISI-ASFA.   

EXIGENCES RELATIVES AU TRAVAIL :
Pêches et Océans Canada nécessite la prestation des services suivants :

•	Fournir des services professionnels d’indexage et entrer ces données dans la base de données bibliographique de Résumés des sciences aquatiques et halieutiques (ASFA), conformément aux normes exigées par le conseil consultatif d’ASFA. Ces normes sont fournies sur demande.
•	       Attente minimale de 80 contributions mensuelle à l’indexage.
•	Entreprendre les mesures appropriées pour éviter que l’indexage accumule du retard;
•	Créer ou modifier des résumés existants pour les intégrer dans ASFA;
•	De la recherche peut être requise pour les articles ou les publications canadiennes qui doivent être indexés dans ASFA;
•	Le logiciel, www-ISI-ASFA, est requis, et l’entrepreneur devra savoir comment utiliser ce logiciel avec l’environnement Windows actuel du MPO.

L’entrepreneur devra fournir un rapport d’étape bimensuel détaillé, ainsi qu’une liste des contributions réalisées, et les statistiques sur les contributions entrées. Un rapport annuel relativement à la liste complète des contributions à la base de données d’ASFA sera exigé à la fin de chaque année financière.


EXIGENCES MINIMALES ESSENTIELLES :
•	Le conseil consultatif d’ASFA requiert que toutes les personnes chargées d’introduire des entrées dans la base de données d’ASFA des Nations Unies soient des bibliothécaires, des bibliotechniciens ou des personnes ayant une expérience considérable des outils de recherche dans le domaine halieutique et aquatique. Il est indispensable que l’indexeur d’ASFA soit formé pour utiliser le logiciel www-ISI-ASFA et qu’il ait de l’expérience en préparation des données d’ASFA avant leur saisie dans la base de données. Un cours est fourni par la FAO à tous les partenaires d’ASFA (ce cours n’est pas offert au grand public); ce cours explique les règles, les listes d’autorité, les formats, les codes et les procédures exigées par tous les indexeurs d’ASFA.
•	La création d'indicateurs d'entrée requiert des compétences et de l'expérience en matière d’indexage, à l’aide d'outils de thésaurus et d’analyse de sujet en matière de publications de recherche en sciences aquatiques. Les entrées de données doivent être conformes aux recommandations d’ASFA.
•	Il est nécessaire d’avoir une connaissance approfondie des écrans d’entrée d’ASFA et de l’industrie de la publication en matière de science marine, car la documentation du processus d’indexation et de la création de documents de procédure appropriés fait partie des produits à livrer de ce contrat.
•	La ressource proposée doit être en mesure de communiquer verbalement soit en anglais ou en français, mais doit lire et écrire en anglais et en français.

APPLICABILITÉ DE L’ACCORD COMMERCIAL ET AUTRES OBLIGATIONS :
Aucun accord commercial ne s’applique à cette exigence.

EXCEPTION AU RÈGLEMENT SUR LES MARCHÉS DE l’ÉTAT ET MOTIFS JUSTIFIANT LE RECOURS À L’APPEL D’OFFRES RESTREINT :
Les exigences en matière de politique suivantes s’appliquent au processus de préavis d’adjudication de contrat (PAC)  :

Exceptions applicables aux appels d’offres en vertu du Règlement sur les marchés de l’État  (RME) (article 6) :

Selon l’article 10.2.1 et l’article 6 (d), une seule personne ou une seule société peut exécuter le travail; la règle s’applique à ce PAC pour les raisons suivantes :

•	L’indexation des données doit être effectuée au moyen de www-ISI-ASFA, un logiciel qui n’est offert qu’aux partenaires d’ASFA de la FAO.  La formation pour ce logiciel n’est pas offerte au grand public, et il y a donc un nombre limité de bibliothécaires ou de bibliotechniciens formés et qualifiés grâce à cette formation.  L’expert-conseil proposé est la seule personne qualifiée disponible pour faire le travail.

TITRE DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE :
Le ministère des Pêches et Océans a déterminé que aucun  droit de propriété intellectuelle ne s’applique à cette exigence.

DURÉE DU CONTRAT :
La durée estimée du contrat s’étend de la date d’attribution du contrat au 31 mars 2015, avec l’option de prolonger le contrat de deux (2) périodes supplémentaires d’un (1) an, à la discrétion de la ministre.

VALEUR ESTIMATIVE :
La valeur totale estimée du contrat ne doit pas dépasser 74 880 $ à l'exclusion des taxes applicables pour la période initiale d’un an et incluant les deux (2) ans d’option.

DROIT DE L’ENTREPRISE DE PRÉSENTER UN ÉNONCÉ DE CAPACITÉS :
Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les produits ou les services décrits dans la présente peuvent présenter par écrit un énoncé de capacités à la personne-ressource dont le nom est indiqué dans le présent avis, à la date de clôture au plus tard, qui est aussi précisée dans l’avis.  L’énoncé de capacités doit clairement montrer en quoi le fournisseur satisfait aux exigences indiquées dans le préavis.

DATE DE CLÔTURE POUR LA SOUMISSION DES ÉNONCÉS DE CAPACITÉS :
Jeudi , le 11 septembre 2014 à 14 h, (HAA)

Les demandes de renseignements et présentation des énoncés de capacités :

Cathi Harris	
Agente principale des contrats
Centre d’approvisionnement  – bureau de Fredericton
Téléphone :  506-452-3639
Télécopieur : 506-452-3676
Courriel :  DFOtenders-soumissionsMPO@dfo-mpo.gc.ca