PEDM – Inspection des instruments médicaux et dentaires

Ce besoin vise : Le Service correctionnel du Canada, région de l’Ontario – secteur des services de santé

Accord commercial : Accord de libre-échange canadien (ALEC); Accord sur les marchés publics de l’Organisation mondiale du commerce (AMP OMC), Accord de libre-échange Canada-Ukraine (ALECU), Accord de libre-échange Canada-Corée (ALECC), accords de libre échange entre le Canada et le Chili/la Colombie/le Honduras/ le Panama, Accord de libre-échange entre le Canada et le Pérou, Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne (AECG) et Accord de continuité commerciale Canada Royaume-Uni (ACC Canada–R.-U.), Accord de partenariat transpacifique global et progressiste (PTPGP).

Procédures d’appel d’offres : Tous les fournisseurs intéressés peuvent soumissionner.

Stratégie de marché concurrentiel : soumission recevable ayant le prix le plus bas.

Réservé en vertu de la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones :
Ce marché n’est pas réservé aux fournisseurs autochtones.

Entente sur les revendications territoriales globales : Cet approvisionnement n’est pas assujetti à une entente sur les revendications territoriales globales.

Exigences de sécurité : Ce marché à commandes comporte des exigences relatives à la sécurité.

Nature des besoins :

Cette demande de soumissions annule et remplace la demande de soumissions numéro 21401-28-4264838 datée du 2 mars 2023, dont la date de clôture était le 11 avril 2023, à 14;00 HAE. Un compte rendu ou une rencontre de rétroaction sera offert sur demande aux soumissionnaires, aux offrants ou aux fournisseurs qui ont présenté une offre dans le cadre de la demande de soumissions précédente.

Voici un résumé de l’énoncé des travaux pour ce besoin.

Le Service correctionnel du Canada a l’obligation de signer un contrat avec une entreprise qualifiée pour fournir des services d’inspection et d’étalonnage de routine appropriés pour les instruments et les équipements médicaux installés dans les établissements correctionnels fédéraux du Service correctionnel du Canada (SCC) de la région de l’Ontario. Les travaux comprendront les éléments suivants :

1.1 Contexte

Dans le cadre de son mandat, le Service correctionnel du Canada (SCC) construit et entretient un grand nombre d’établissements sécurisés avec divers profils de sécurité. Afin de fournir les services de santé requis à la population carcérale au sein de ces établissements, chaque établissement et pharmacie régionale dispose d’une grande variété de composantes et de systèmes médicaux qui, sous tous leurs aspects, constituent une infrastructure essentielle qui doit être entretenue.

Le secteur des services de santé du SCC a mis au point un programme d’entretien des dispositifs médicaux (PEDM), qui décrit les processus d’inspection efficace, d’étalonnage de routine, de mise à niveau et de remplacement des instruments et équipements médicaux utilisés dans les cliniques, les hôpitaux et les pharmacies régionales des services de santé du SCC.

Le PEDM veille à ce que les instruments et équipements médicaux soient sûrs et fonctionnels. Il fournit également des conseils pour cerner et résoudre les problèmes potentiels liés aux instruments et équipements médicaux qui peuvent causer des blessures au personnel ou aux clients, et exige un suivi sur les équipements ou instruments médicaux utilisés dans un événement indésirable.

1.2 Objectifs

Effectuer une inspection annuelle de tous les instruments et équipements médicaux pertinents qui sont compris dans le profil d’inspection du PEDM.

1.3 Tâches

L’entrepreneur doit fournir un ou des techniciens qualifiés pour effectuer l’inspection des instruments et équipements médicaux (appelés équipements dans le présent énoncé de travail) que le SCC a désignés dans ses établissements correctionnels fédéraux, tenir les délais d’étalonnage suggérés, s’il y a lieu et tel qu’il est recommandé, et fournir des conseils sur le remplacement ou la mise à jour en temps opportun des instruments ou équipements.

L’entrepreneur doit fournir des services de soutien technique pour assurer la qualité et l’efficacité des instruments et des équipements médicaux du SCC, et des composantes connexes.

Les instruments médicaux installés dans les services de santé des établissements peuvent être répartis en deux catégories distinctes :

1. Équipement qui devrait être réparé lorsqu’il cesse de fonctionner;
2. Équipement qui devrait être remplacé lorsqu’il cesse de fonctionner.

Équipement en fin de vie

Dans tous les cas mentionnés ci-dessus, la durée de vie utile de l’équipement est établie par les recommandations du fabricant et consignée par les Services de santé dans son Programme de gestion du cycle de vie. Le technicien doit évaluer l’état du cycle de vie de chaque pièce d’équipement en fonction de la durée de vie recommandée par le fabricant ainsi que par l’exécution d’un examen physique. Le technicien doit indiquer si l’équipement approche la fin de sa durée de vie utile ou est à la fin de celle-ci dans son rapport.

1.4 Produits livrables

L’entrepreneur doit fournir les services suivants en ce qui a trait aux instruments médicaux dans la région de l’Ontario (une liste d’équipement, par unité opérationnelle, est incluse à l’annexe E).

A) L’entrepreneur doit effectuer des inspections sur place sur une base annuelle. Le chargé de projet et l’entrepreneur détermineront l’heure et la date des inspections après l’attribution du contrat. Chaque inspection doit inclure des vérifications conformes aux normes de l’industrie pour chaque composante d’équipement. L’entrepreneur doit fournir, inspecter, gérer et contrôler tout l’équipement de mise à l’essai requis. Le chargé de projet fournira à l’entrepreneur, au moins 10 jours ouvrables avant la date de chaque visite de l’unité opérationnelle, une liste complète de l’équipement que l’entrepreneur doit tester et inspecter pendant la visite de l’unité opérationnelle.

L’entrepreneur doit tester l’équipement qui fait l’objet d’une inspection pour assurer que ledit équipement réponde aux normes de contrôle de la qualité conformément aux lignes directrices du fabricant.

List de l’équipement

Il est possible que, de temps à autre, le SCC ajoute ou retire de l’équipement de la liste d’équipement au besoin pendant la période du contrat. L’autorité respective de l’unité opérationnelle (gestionnaires des Programmes et services de soins de santé et de réadaptation à chaque unité opérationnelle, chef des Services de santé) ou le chargé de projet au bureau régional peuvent ajouter ou retirer de l’équipement des listes.

Tout changement supérieur à 10 % du nombre total d’articles à inspecter dans le cadre du contrat ou tout changement supérieur à 30 % du nombre d’articles dans une unité opérationnelle spécifique nécessitera un examen des frais d’inspection pour tenir compte de la charge de travail supplémentaire ou réduite. Si cette situation se produit, le chargé de projet demandera à l’entrepreneur de fournir un devis à jour pour les travaux à effectuer.

B) L’entrepreneur doit procéder à la mise à l’essai du rendement, l’inspection et l’étalonnage annuels des dispositifs médicaux électroniques afin d’assurer la conformité de l’équipement aux normes établies par la province de l’Ontario.

C) Au cours de l’inspection, l’entrepreneur devra aider l’autorité responsable du site du SCC à identifier les besoins, concernant la réparation de l’équipement existant ou l’achat de nouveaux équipements.

D) Au cours de l’inspection, l’entrepreneur doit réparer toutes les pannes ou résoudre tous les problèmes liés à l’équipement inspecté qui ne nécessitent aucune pièce de rechange.

E) L’entrepreneur doit présenter un rapport d’inspection par écrit à l’autorité contractante dans les 30 jours suivant l’inspection sur place. Il doit indiquer en détail dans ce rapport toutes les composantes d’équipement inspectées, les étalonnages effectués et les résultats obtenus. L’entrepreneur doit également inclure les problèmes identifiés, les réparations recommandées, les réparations réalisées ou toute combinaison des trois. Lorsque des pièces de rechange sont nécessaires pour effectuer une réparation, les recommandations de l’entrepreneur doivent indiquer les pièces de rechange et leur coût estimatif.

F) Les Services de santé de la région de l’Ontario du Service correctionnel du Canada seront chargés de s’occuper de tout l’équipement désigné comme ayant besoin de pièces de rechange pour effectuer leur réparation.

G) Le chargé de projet approuvera, à sa propre discrétion, tous les équipements d’essai proposés avant qu’ils ne soient déployés sur place. L’entrepreneur doit noter que certains équipements sont considérés comme des articles de contrebande dans l’enceinte d’un établissement correctionnel et qu’ils ne sont donc pas autorisés sur le site.

1.5 Certifications de technicien

De nombreux fabricants d’équipement médical offrent des programmes de certification pour l’inspection et le service de leurs gammes de produits. L’entrepreneur doit fournir un ou des techniciens pour exécuter les travaux qui possèdent les qualifications, la formation et la certification nécessaires pour inspecter tout l’équipement.

L’entrepreneur peut fournir plus d’un technicien à un établissement pour inspecter l’équipement afin de s’assurer qu’un technicien possédant la certification et la formation appropriées qui s’appliquent à chaque pièce d’équipement est en mesure de l’inspecter et de la maintenir. À sa propre discrétion, le chargé de projet peut demander aux techniciens de fournir la preuve qu’ils ont la certification et la formation adéquates avant d’effectuer un travail quelconque sur l’équipement du SCC.

1.6 Lieu des travaux

Les escorteurs de l’établissement ou de la région du SCC fourniront une personne pour escorter le technicien partout dans l’unité opérationnelle. L’entrepreneur devra s’assurer que le technicien suive les instructions de la personne qui l’escorte, qui ont été fournies par le directeur de l’établissement ou son délégué.

L’entrepreneur doit effectuer les travaux aux endroits suivants :

Centre régional de traitement, Établissement de Bath
5775, chemin Bath
C.P. 1500
Bath (Ontario) K0H 1G0
613-351-8346
Télécopieur : 613-351-8039
Établissement de Beaver Creek (secteur à sécurité moyenne)
2000, promenade Beaver Creek
C.P. 5000
Gravenhurst (Ontario) P1P 1Y2
705-687-1895
Télécopieur : 705-687-1896

Établissement de Beaver Creek (secteur à sécurité minimale)
2000 , promenade Beaver Creek
C.P. 1240
Gravenhurst (Ontario) P1P 1Y2
705-687-6641
Télécopieur : 705-687-5010
Établissement de Collins Bay (secteur à sécurité moyenne et maximale)
1455, chemin Bath
C.P. 190
Kingston (Ontario) K7L 4V9
613-545-8598
Télécopieur : 613-536-3497

Établissement de Collins Bay (secteur à sécurité minimale)
1455, chemin Bath
C.P. 7500
Kingston (Ontario) K7L 5E6
613-536-6000
Télécopieur : 613-536-8823
Établissement de Grand Valley pour femmes
1575, boulevard Homer Watson
Kitchener (Ontario) N2P 2C5
519-894-2011
Télécopieur : 519-894-5434

Établissement de Joyceville
Autoroute 15
C.P. 880
Kingston (Ontario) K7L 4X9
613-536-6400
Télécopieur : 613-536-6433
Établissement de Joyceville (secteur à sécurité minimale)
Autoroute 15, no 3766
C.P. 4510
Kingston (Ontario) K7L 4X9

Centre régional de traitement, Hôpital régional, Établissement de Millhaven
Autoroute 33, 5775, chemin Bath
C.P. 280
Bath (Ontario) K0H 1G0
613-351-8000
Télécopieur : 613-351-8136
Établissement de Warkworth
Chemin de comté no 29
C.P. 760
Campbellford (Ontario) K0L 1L0
705-924-2210
Télécopieur : 705-924-3351

L’entrepreneur devra se rendre aux endroits figurant dans la liste pour effectuer les travaux prévus au présent contrat. Les déplacements ne sont pas remboursables.

1.7 Langue de travail

L’entrepreneur doit exécuter tous les travaux en anglais.

1.8 Heures de travail

L’entrepreneur doit fournir ces services pendant les heures normales de bureau du SCC (du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h).

En raison de la nature de l’environnement dans lequel l’entrepreneur doit fournir des services, les dates d’inspection et de réparation prévues sont susceptibles d’être modifiées en raison de situations urgentes qui se sont produites en établissements comme le confinement cellulaire dans les établissements, les fermetures en raison d’intempéries, les exigences de sécurité, les mesures de santé publique ou d’autres situations d’urgence. L’entrepreneur doit réorganiser les services sans frais pour le SCC. Dans ces cas, le chargé de projet avisera l’entrepreneur de la nécessité de reporter une inspection avec le plus long préavis possible. Le chargé de projet et l’entrepreneur reporteront l’inspection, à la date et à l’heure convenues mutuellement. Afin d’éviter tout déplacement inutile vers un établissement, l’entrepreneur doit appeler l’établissement le matin de la date prévue de l’inspection pour s’assurer qu’il peut procéder à l’inspection.

Conditions pour la participation des fournisseurs non indiqués dans les documents d’invitation à soumissionner : aucune

Quantité estimative de marchandises : consulter l’énoncé des travaux et la base de paiement du document d’invitation.

Durée du marché et délai de livraison :

Période du marché: Les travaux seront effectués pendant la période du 1 octobre 2023 au 30 septembre 2026 avec une possibilité de deux (2) période(s) optionnelles supplémentaires d’un an.

Numéro de dossier : 21401-28-4264838/A

Autorité contractante : Monika Alexander, Agent régional de passation des marchés
Service correctionnel du Canada, Administration régionale, région de l’Ontario
Numéro de téléphone : 647.234.2934
Courriel : monika.alexander@csc-scc.gc.ca

NOTE AUX SOUMISSIONNAIRES : Les soumissionnaires peuvent obtenir l’énoncé complet des travaux et les critères d’évaluation en téléchargeant le document d’invitation à soumissionner et les documents connexes à partir du site Web : Achats Canada / occasions de marché

L’État se réserve le droit de négocier tout approvisionnement avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être soumis dans l’une ou l’autre des langues officielles du Canada (français ou anglais).

Après l’attribution du contrat, les soumissionnaires peuvent demander un compte rendu des résultats du processus de demande de soumissions. Les soumissionnaires devraient en faire la demande à l’autorité contractante dans les quinze (15) jours ouvrables suivant la réception des résultats du processus de demande de soumissions. Le compte rendu peut être fourni par écrit, par téléphone ou en personne.

Soutien en approvisionnement Canada (SAC) offre des séminaires aux entreprises qui aimeraient en apprendre davantage sur la façon de vendre des biens et services au gouvernement du Canada. Ces séminaires sont GRATUITS.

Les sujets abordés comprennent :
 Un aperçu du processus de passation de marchés du gouvernement fédéral;
 Rechercher des occasions de marchés sur le site Web achats et ventes, appels d’offres;
 Soumissionner des marchés;
 S'inscrire dans les bases de données des fournisseurs.

Le calendrier complet des événements est disponible sur le site Achatsetventes.gc.ca sous la rubrique séminaires et événements (https://achatsetventes.gc.ca/pour-les-entreprises/seminaires-et-eveneme…)