Location de locaux pour le Fonds pour l'environnement mondial (FEM) 2023 (7446890)

Préavis d’adjudication de contrat (PAC)

N° de l’invitation : 7446890

Valeur estimée : 788 052,00 $ CA (taxes applicables en sus)

Date de clôture : 2023-01-27 - 14 h (heure normale de l’Est)

Titre du projet : Location de locaux pour le Fonds pour l'environnement mondial (FEM) 2023 

Catégorie : Organisation d’événements

Type d’appel d’offres : Préavis d’adjudication de contrat (PAC)

Région de livraison : Colombie britannique

Région de l’invitation : Colombie britannique

Type d’accords : Tous les accords commerciaux s’appliquent.

Nom de l’organisation : Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (MAECD)

NIBS : R118DA

Le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (MAECD) a un besoin d’approvisionnement pour la location d’un lieu pour la Septième Assemblée du Fonds pour l’environnement mondial (FEM) 2023, qui se tiendra du 21 au 27 août 2023 à Vancouver, en Colombie-Britannique.

L’objectif de ce préavis d’adjudication de contrat (PAC) est de signaler l’intention du gouvernement d’attribuer un contrat pour ces services (le cas échéant) au Vancouver Convention Centre. Toutefois, avant d’attribuer un contrat, le gouvernement donne à d’autres fournisseurs l’occasion de démontrer qu’ils sont capables de satisfaire aux exigences énoncées dans le présent préavis en soumettant un énoncé de capacités pendant la période d’affichage de quinze jours civils.

Si d’autres fournisseurs potentiels soumettent des énoncés de capacités au cours de la période d’affichage de quinze jours civils qui répondent aux exigences énoncées dans le PAC, le gouvernement procédera à un processus d’appel d’offres complet soit sur le service d’appel d’offres électronique du gouvernement, soit par des moyens traditionnels afin d’attribuer le contrat.

Si aucun autre fournisseur ne soumet, à la date de clôture ou avant, un énoncé des capacités répondant aux exigences énoncées dans le PAC, un contrat sera attribué au consultant présélectionné.

1. Nom du consultant

Vancouver Convention Centre

1055, Canada Place

Vancouver, Colombie-Britannique

V6C 0C3

1. Valeur estimée du contrat

La valeur estimée du contrat, taxes applicables comprises, est de 788 052,00 $ CA (plus les taxes applicables) pour la période du 21 août 2023 au 27 août 2023.

1. Durée estimée du contrat

Du 21 août 2023 au 27 août 2023.

1. Définition des exigences / Résultats escomptés

Le MAECD a l’intention de négocier un contrat avec le Vancouver Convention Centre pour accueillir la Septième Assemblée du Fonds pour l’environnement mondial (FEM) en 2023.

1. Contexte

L’Assemblée du Fonds pour l’environnement mondial (FEM), l’organe directeur du FEM, réunit tous les quatre ans des représentants au niveau ministériel et de hauts fonctionnaires des 187 gouvernements membres, des représentants des agences du FEM, des experts scientifiques et techniques, et des membres de la société civile. L’Assemblée du FEM est l’occasion pour tous les participants de la communauté du FEM de se rencontrer et de célébrer les résultats du FEM, tout en faisant rayonner l’organisation. La dernière Assemblée du FEM a été tenue en personne au Vietnam en juin 2018.

Affaires mondiales Canada (AMC) doit coordonner tous les aspects logistiques liés à la planification et au programme. Près de 1 200 participants sont attendus.

1. Mandat du contrat

Le fournisseur doit fournir les services suivants :

Le fournisseur doit fournir des salles de réception et l’accueil pour la Septième Assemblée du Fonds pour l’environnement mondial (FEM) 2023, qui se tiendra du 21 au 27 août 2023 à Vancouver, en Colombie-Britannique.

6.1 Locaux de la conférence

Le fournisseur doit être en mesure de fournir 51 locaux de conférence qui répondent aux critères suivants 

a) Salles plénières

1. Une salle pouvant accueillir jusqu’à 1 000 personnes, avec des installations d’interprétation pour six langues.
2. Requise pour chaque jour de l’activité.

b) Salle de conférence de presse

1. Une salle pouvant accueillir environ 40 personnes, configuration style théâtre

c) Bureaux / Salles de réunion

1. Quarante-et-une (41) salles pouvant accueillir de 50 à 200 personnes, dans n’importe quelle configuration, autre que le style théâtre.
2. Requises pour chaque jour de l’activité.

d) Bureau/zone d’inscription

1. Espace pour permettre aux délégués de récupérer les documents pour la conférence/leur pièce d’identité.
2. Huit tables de 6 pieds et 15 chaises.
3. Requises pour chaque jour de l’activité.

e) Salles bilatérales

1. Trois salles pouvant accueillir environ 40 personnes, configuration de style théâtre.
2. Requises pour trois jours (du 23 août au 25 août 2023) 

f) Salle pour les dîners

1. Espace pour le service du dîner pour un maximum de 1 000 participants pendant quatre jours (du 22 août au 25 août 2023.
2. Capable d’accueillir un dîner de style buffet.

g) Salle de dîner pour dignitaires

1. Une salle pouvant accueillir environ 80 personnes, configuration en tables rondes.

h) Réception

1. Une salle pouvant accueillir environ 1 200 personnes, configuration en tables hautes à cocktails.
2. Requise pour le jour 2 et le jour 4 de l’activité.

i) Salle d’exposition

1. Un espace pouvant accueillir de 20 à 25 stations d’exposants.
2. Requise pour le jour 2 et le jour 4 de l’activité.

6.2 Nourriture et boissons

Le fournisseur doit être en mesure d’offrir différentes options pour les pauses-rafraîchissements et les dîners qui respectent la Directive sur les dépenses de voyage, d’accueil, de conférences et d’événements du Secrétariat du Conseil du Trésor, et d’offrir les options convenues selon l’horaire suivant :

Activité – Jour 1

Pauses

• Service de café pour un maximum de 400 personnes.
• Pause du matin pour un maximum de 400 personnes.
• Pause de l’après-midi pour un maximum de 400 personnes.

Dîner

• Buffet/style boîte à lunch pour un maximum de 400 personnes dans une salle désignée pour les dîners.

Activité – Jour 2

Pauses

• Service de café pour un maximum de 1 000 personnes.
• Pause du matin pour un maximum de 1 000 personnes.
• Pause de l’après-midi pour un maximum de 1 000 personnes.

Dîner

• Buffet/style boîte à lunch pour un maximum de 1 000 personnes dans une salle désignée pour les dîners.

Réception

• Hors-d’œuvre pour un maximum de 1 000 personnes dans la salle désignée pour la réception.

Activité – Jour 3

Pauses

• Service de café pour un maximum de 1 000 personnes.
• Pause du matin pour un maximum de 1 000 personnes.
• Pause de l’après-midi pour un maximum de 1 000 personnes.

Dîner

• Buffet/style boîte à lunch pour un maximum de 920 personnes dans une salle désignée pour les dîners.
• Dîner pour dignitaires (service aux tables) pour environ 80 personnes dans une salle désignée pour le dîner des dignitaires.

Activité – Jour 4

Pauses

• Service de café pour un maximum de 1 000 personnes.
• Pause du matin pour un maximum de 1 000 personnes.
• Pause de l’après-midi pour un maximum de 1 000 personnes.

Dîner

• Buffet/style boîte à lunch pour un maximum de 1 000 personnes dans une salle désignée pour les dîners.

Réception

• Hors-d’œuvre pour un maximum de 1 200 personnes dans la salle désignée pour la réception.

1. Accords commerciaux

Tous les accords commerciaux s’appliquent.

1. Justification de l’approvisionnement direct

L’adjudication de ce contrat au Vancouver Convention Centre offrirait la meilleure valeur pour les services requis pour les raisons suivantes :

Il répond à l’exception 6d) du Règlement sur les marchés de l’État :

d) les cas où le marché ne peut être exécuté que par une seule personne.

1. Répondre à un PAC (par courriel uniquement)

Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les services décrits dans ce préavis peuvent présenter un énoncé des capacités, par écrit, à l’agente de négociation des marchés dont le nom figure ci-dessous d’ici la date et l’heure de clôture de ce préavis. L’énoncé des capacités doit démontrer clairement que le fournisseur répond aux exigences énoncées dans le présent préavis.

Pour être acceptées, les réponses doivent être soumises au plus tard à la date et à l’heure de clôture à l’adresse suivante :

À l’attention : Micheline Lafontaine

Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (MAECD)Spécialiste des contrats, Unité des contrats

Bureau de gestion des sommets

Téléphone : 819-921-0778

Courriel : micheline.lafontaine@international.gc.ca

Les fournisseurs concernés seront informés par écrit de la décision du MAECD de procéder ou non à un appel d’offres complet.

Toute question ou demande d’éclaircissement de la part des fournisseurs doit être envoyée par courriel à l’agente de négociation des contrats du MAECD identifiée ci-dessous.

1. Date et heure de clôture pour la soumission de l’énoncé des capacités

L’énoncé des capacités doit être soumis avant 14 h, heure normale de l’Est (HNE), le vendredi, 2023-01-27. Par courriel seulement.

Le numéro de l’invitation, le nom de l’agente de négociation des contrats du MAECD et la date et l’heure de clôture du PAC doivent être indiqués dans le courriel. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec la personne suivante :

À l’attention : Micheline Lafontaine

Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (MAECD)Spécialiste des contrats, Unité des contrats

Bureau de gestion des sommets

Téléphone : 819-921-0778

Courriel : micheline.lafontaine@international.gc.ca