SERVICES D’ENTREPOSAGE ET DE RÉCUPÉRATION D’INFORMATION, ET SERVICES CONNEXES DE DESTRUCTION DE DOCUMENTS CBC/Radio-Canada

DEMANDE DE PROPOSITIONS DP NO ARCH FR ES 20181201

SERVICES D’ENTREPOSAGE ET DE RÉCUPÉRATION D’INFORMATION,

ET SERVICES CONNEXES DE DESTRUCTION DE DOCUMENTS

VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT TOUT CE QUI SUIT EN PRÊTANT ATTENTION À TOUTES LES EXIGENCES ET DATES.

CBC/Radio-Canada sollicite des propositions pour retenir les services d’un soumissionnaire pour les services d’entreposage hors site de ses archives et de destruction connexe de documents à la fin de leur période de conservation.

Dans son évaluation, CBC/Radio-Canada tiendra compte des réponses fournies aux exigences établies pour l’ensemble des établissements visés par la présente DP. CBC/Radio-Canada se réserve le droit de retenir plus d’un soumissionnaire dans le but de satisfaire à toutes les exigences obligatoires de la manière la plus efficace et économique possible.

La durée initiale de toute Entente découlant de cette DP sera de cinq (5) ans avec trois (3) options irrévocables en faveur de CBC/Radio-Canada pour prolonger de cinq (5) ans, au moyen d’un avis écrit envoyé avant la fin de chacun des termes. Toute prolongation suivra les mêmes conditions que celles prévues pour la durée initiale, sauf indication contraire précisée par CBC/Radio-Canada.

1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS :

Les établissements de CBC/Radio-Canada des villes de Montréal et de Toronto ont des centres de documents auxquels doivent être associés des services complets d’entreposage et de récupération hors site. Les formats et les supports des documents varient (Voir Annexe A1 - Listes des supports). CBC/Radio-Canada estime à environ 100 000 pi3 le volume d’entreposage dont la Société aura besoin au cours des vingt (20) prochaines années.

CBC/Radio-Canada vient d'entreprendre la numérisation de l’ensemble de ses supports médias. Sans s’y limiter, ce projet prévoit :

• L’envoi de palettes chez le soumissionnaire retenu pour la numérisation
• La numérisation et la duplication des fichiers
• Le retour des palettes chez Radio-Canada
• La conservation des supports pour un délai minimum de 2 à 5 ans, en cours de validation auprès d’Archives nationales Canada.
• La destruction des supports médias.

Le contrat prévoit la prise en charge des supports médias à leur retour et la destruction des supports.

Les volumes, qui varieront tout au long du contrat se répartissent comme suit :

• Première phase : (boîtes) 20 000 pi cubes (transfert initial du fournisseur actuel, prise en charge au plus tard le 31 août 2019)
• Deuxième phase : (boîtes) 20 000 pi cubes (transfert de la maison Radio-Canada de Montréal)
• Troisième phase : (supports médias sur palettes) jusqu’à 60 000 pieds cubes environ sur 5 à 10 ans.

3. CONFÉRENCE TÉLÉPHONIQUE (OPTIONNELLE)

Une conférence téléphonique permettra aux Soumissionnaires d’obtenir plus d’information concernant cette DP. Afin d’obtenir le pont téléphonique, le code d’accès et votre numéro d’identifiant, veuillez svp envoyer un courriel à appro.cbc.src@radio-canada.ca.

Le numéro d’identifiant vous permettra de vous identifier anonymement au moment de la prise des présences lors de la conférence téléphonique qui aura lieu le 11 mars 2019,14 h, heure de l’Est.

4. DEMANDE DES DOCUMENTS DE LA DP

Tous les soumissionnaires doivent se procurer les documents de la DP par Merx (www.merx.com/cbc/radio-canada), le système utilisé par CBC/Radio-Canada pour la gestion des appels d’offres. Voici le lien qui donne accès au Guide de démarrage rapide Merx pour les nouveaux utilisateurs (http://bit.ly/2uYgwXs).

Afin d’obtenir les documents de la DP, le soumissionnaire doit fournir l’entente de confidentialité et de non-divulgation avec le formulaire de demande de qualification et une attestation écrite et signée par un représentant dûment autorisé qui confirme qu’il respecte toutes les exigences obligatoires décrites dans les documents. 

Notez que, pour assurer une intégrité et une équité, CBC/Radio-Canada n’acceptera pas que des modifications soient apportées à l’entente de confidentialité et de non-divulgation qui, dans le présent contexte, vise spécifiquement la DP.

Le(s) document(s) à remplir et à signer doit(vent) être envoyé(s) au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de cette DP (se reporter à la section 5 ci-dessous pour ses coordonnées).

Après réception de(s) document(s) requis et de l’évaluation positive par CBC/Radio-Canada des propositions de votre entreprise, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DP sont prêts à être téléchargés.

Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces documents.

5. COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA

Représentant de CBC/Radio-Canada :

Luc Deschênes

Premier Chef Approvisionnement

Finances et Administration

CBC/Radio-Canada

Courriel : appro.cbc.src@radio-canada.ca

Les Soumissionnaires peuvent avoir des questions ou avoir besoin de clarifications ou d’autres renseignements ou découvrir certaines omissions ou ambiguïtés. Dans un tel cas ou en cas de doute sur le sens de toute partie de la présente DP, les Soumissionnaires doivent soumettre leurs questions par l’intermédiaire de Merx au plus tard à la date spécifiée à la PARTIE I : INTRODUCTION, Tableau 1 : Dates critiques du processus de DP du document principal.

6. RÉCEPTION DES PROPOSITIONS

Les Soumissionnaires doivent soumettre la version électronique de leur Proposition sur le site Internet MERX (www.MERX.com) au plus tard le 8 avril 2019, 20h00:00, heure de l’Est.

Le Soumissionnaire est le seul responsable de la réception en temps voulu de sa Proposition par CBC/Radio-Canada. Le Soumissionnaire ne peut transférer cette responsabilité à CBC/Radio-Canada. L’horloge MERX sera utilisée pour indiquer l’heure de réception de la Proposition, que l’heure indiquée sur cette horloge soit exacte ou non.

Les Propositions partielles, ainsi que les modifications ou révisions s’y rapportant, qui parviennent à CBC/Radio-Canada après la date et l’heure de clôture de la DP ne seront pas acceptées.

Remarque:

Ce contrat d’approvisionnement est assujetti au chapitre cinq (contrats d’approvisionnement du gouvernement) de l’Accord de libre-échange canadien.

CBC/Radio-Canada se réserve le droit de mener des négociations avec des fournisseurs pour tout contrat d’approvisionnement.