Arrangement en matière d’approvisionnement de la Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire pour des services d’enquête

Lettre d’intérêt

Introduction

La publication de la présente lettre d’intérêt (LI) constitue une étape préliminaire d’un processus d’approvisionnement prévu par la Commission d'examen des plaintes concernant la police militaire du Canada (CPPM) pour les besoins décrits ci-dessous. Les fournisseurs sont invités à y répondre en soumettant de l’information et des commentaires pour aider la CPPM à préciser ses besoins. Les fournisseurs ne sont pas tenus de répondre à cette demande d’information (DI) pour participer aux prochaines étapes du processus d’approvisionnement.

CONSULTATION DE L'INDUSTRIE

La consultation de l'industrie constitue la première étape du processus d'approvisionnement pour les services d’enquêtes. L'étape de consultation devrait comporter les trois jalons suivants :

1. Journée de consultation de l'industrie

le 31 janvier 2017*

• Heure: 10 h 30 à midi
• Lieu: salle d'audience principale, bureaux de la CPPM, 270, rue Albert, 10e étage
• Pour participer par conférence téléphonique: Numéro sans frais: 1-877-413-4790 / Numéro de conférence: 9493426

1. Rencontres individuelles (sur demande)

le 2 et 6 février 2017*

1. Demande d’information(DI) /

le 21 février 2017

*Les dates proposées pourraient changer.

1. Contexte

La CPPM est un organisme fédéral quasi-judiciaire, constitué par le Parlement canadien en vertu de la Loi sur la Défense nationale (LDN). Indépendant du Ministère de la Défense nationale (MDN) et des Forces armées canadiennes (FAC), elle a été créé pour réviser et faire enquête sur les plaintes concernant la Police militaire (PM) avec objectivité et équité.

Notre mandat nous permet de promouvoir l'application des normes déontologiques les plus élevées concernant la conduite des membres de la PM dans l'exercice de leurs fonctions de nature policière, et de garantir l'intégrité des enquêtes menées par la Police militaire.

 De plus amples renseignements sur CPPM se trouvent à http://www.mpcc-cppm.gc.ca/.

2. Objectif

La CPPM publie la présente LI pour donner aux fournisseurs l’occasion : a) de se renseigner sur ses domaines d’intérêt et ses besoins actuels et anticipés; b) de fournir des commentaires pour l’aider à préciser ses besoins.

La CPPM a l’intention d’organiser des activités de diverses façons pour les fournisseurs. Exemples :

• Présentations
• publier des DI distinctes sur achatsetventes.gc.ca;
• mener d’autres activités après avoir consulté les fournisseurs, par exemple :
  • lancer une invitation à se qualifier;
  • publier une demande de soumissions.

Ces activités visent à donner à CPPM une meilleure idée des services d’enquêteur qui existent sur le marché et qui pourraient contribuer à améliorer la capacité de mener l’enquête de la CPPM.

Principes de consultation des fournisseurs à CPPM

• Entreprendre tôt la consultation et faire preuve d’ouverture
• Assurer l’égalité des opportunités
• Faire preuve de rigueur et de bonne gestion
• Éviter les conflits d’intérêts
• Donner aux fournisseurs l’occasion de mettre en valeur leurs produits et services
• Assurer un bon rapport qualité-prix

La présente LI n’est pas une demande de soumissions ou de propositions et ne constitue pas une promesse d’achat, d’approvisionnement ou de contrat dans l’avenir. Aucun contrat ne sera attribué par suite des activités entourant cette LI. Les fournisseurs de services décrits dans la LI devraient s’abstenir de réserver des stocks ou des installations, ou d’affecter des ressources en fonction des renseignements fournis dans le présent document.

3. Domaines d’intérêt actuels et éventuels

CPPM a publié la présente LI pour informer les fournisseurs sur ses futurs besoins relie a la capacité de mener des enquête.

4. Journées de consultation des fournisseurs de la CPPM

CPPM va organiser des journées de consultation des fournisseurs afin d’offrir à ces derniers l’occasion de se renseigner sur ses besoins futurs, décrits dans le présent document. Les fournisseurs qui offrent des produits et des services d’intérêt auront l’occasion de s’inscrire et pourraient être invités à faire une présentation ou une démonstration. Des renseignements sur les prochaines journées de consultation des fournisseurs seront fournis dans un avis amendé. Le contenu du présent document sera continuellement mis à jour en fonction des mises à jour des activités de consultation des fournisseurs organisées par CPPM, aux besoins.

Ces journées porteront essentiellement sur les services qui s’inscrivent dans les objectifs stratégiques de l’organisme.

5. Conditions

5.1. Nature de la LI

Ce document n’est pas une demande de soumissions. Aucun contrat ne sera attribué et aucune liste de fournisseurs ne sera créée suite de la présente LI. Ainsi, le fait de ne pas répondre à la LI n’empêchera pas un fournisseur de participer aux processus d’approvisionnement ultérieurs. De plus, l’approvisionnement en biens et en services prévus dans la LI ne respectera pas nécessairement ce qui est prévu au présent document, car CPPM se réserve le droit d’annuler ou de modifier tout besoin préliminaire qui y est décrit. La présente vise tout simplement à obtenir les commentaires du secteur privé sur les domaines d’intérêt actuels et éventuels qui y sont décrits.

5.2. Nature et présentation des réponses

Les fournisseurs sont priés de présenter leurs commentaires, leurs préoccupations et s’il y a lieu, leurs recommandations, quant à la façon de répondre aux besoins ou d’atteindre les objectifs décrits dans la présente LI. Ils doivent expliquer toute hypothèse émise dans leur réponse.

5.3. Coûts associés aux réponses

CPPM ne remboursera aucuns frais généraux, coûts ou dépenses engagés par les fournisseurs ou leurs représentants afin de participer à cette activité de consultation ou de répondre à la présente LI.

5.4. Traitement des réponses

• Utilité des réponses : Les réponses ne seront pas officiellement évaluées. Toutefois, CPPM pourrait utiliser les réponses reçues pour élaborer ou modifier des stratégies d’approvisionnement ou tout document mentionné dans la LI. CPPM examinera toutes les réponses reçues d’ici la date de clôture de la LI. Il pourrait également, à sa discrétion, examiner des réponses reçues après cette date.
• Équipe d’examen : Une équipe composée de représentants de la CPPM examinera les réponses. CPPM se réserve le droit de recourir aux services d’un expert-conseil indépendant ou à toute ressource du gouvernement qu’il juge nécessaire pour examiner une réponse. Les réponses ne seront pas nécessairement toutes examinées par tous les membres de l’équipe.
• Confidentialité : Les fournisseurs sont priés d’indiquer les parties de leur réponse qu’ils considèrent comme étant de nature confidentielle ou de propriété exclusive. CPPM traitera leurs réponses conformément à la Loi sur l’accès à l’information.
• Suivi : CPPM peut, à sa discrétion, rencontrer les fournisseurs qui auront indiqué dans leur réponse qu’ils souhaitent participer à une rencontre de suivi. L’organisme pourrait effectuer un tel suivi en organisant des réunions individuelles ou des conférences, par exemple. CPPM peut, à sa discrétion, communiquer avec tout fournisseur pour lui poser des questions ou obtenir des précisions sur n’importe quel aspect de sa réponse.

5.5. Contenu de la présente LI

La LI renvoie à un formulaire, que doivent remplir les fournisseurs intéressés. D’autres renseignements sur les activités de consultation des fournisseurs menées par CPPM et sur ses domaines d’intérêt actuels et éventuels seront ajoutés au fur et à mesure.

La publication de la présente LI et des documents afférents constitue une étape préliminaire. Les fournisseurs ne doivent pas supposer qu’aucune nouvelle disposition ou exigence ne sera ajoutée pour les prochaines activités de consultation des fournisseurs ou dans les documents d’approvisionnement que la CPPM pourrait éventuellement publier. Il ne faut pas supposer non plus que certaines dispositions ou exigences seront supprimées ou demeureront telles quelles. Vous êtes invité à soumettre des commentaires sur tout aspect du processus à la boite de réception de la Commission (commission@mpcc-cppm.gc.ca), à 21 février 2017 au moyen du formulaire de présentation de services fourni.

5.6. Présentation des réponses

a) Les fournisseurs intéressés sont invités à remplir le formulaire de présentation services en y fournissant des renseignements détaillés.

Renseignements à inclure dans le formulaire de présentation de produits et de services

• Le nom du service qui pourrait susciter un intérêt et des renseignements généraux sur les prix, si possible
• Une description du service et de son lien avec les domaines d’intérêt de la CPPM.
• Suggestions d’amélioration à la DI ou DAMA.
• Un lien vers tout document de référence
• Des renseignements sur le fournisseur et les coordonnées d’une personne-ressource

b) Les fournisseurs intéressés sont invités à répondre à toutes les DI en cours et à venir publiées sur achatsetventes.gc.ca. Les fournisseurs devraient consulter, sur achatsetventes.gc.ca, les renseignements les plus récents concernant les DI de la CPPM, y compris les exigences de présentation et les échéances.

5.7. Questions

Puisqu’il ne s’agit pas d’une demande de soumissions, il est possible que la CPPM ne réponde pas aux questions par écrit ou ne communique pas les réponses à tous les fournisseurs. Néanmoins, les fournisseurs peuvent envoyer leurs questions au sujet de la présente DI à la greffière, Jennifer Hohmann Wood, à 613-947-5750 ou jennifer.hohmannwood@mpcc-cppm.gc.ca.

Nous demandons aux fournisseurs de ne pas communiquer directement avec d’autre personnel de la CPPM au sujet de leurs services, puisqu’ils seront dirigés vers la greffière. Les renseignements fournis dans le formulaire seront acheminés aux employés compétents de la CPPM.

6. Réponses aux autres DI

Les fournisseurs qui souhaitent répondre à une autre DI de la CPPM affichée sur achatsetventes.gc.ca doivent consulter les documents afférents à cette demande pour connaître les exigences de présentation.

a) Date de clôture et présentation des réponses : Les fournisseurs doivent soumettre leurs réponses par voie électronique, au plus tard à la date et de la façon précisées sur la page couverture de la DI en question.

b) Responsabilité de livraison dans les délais prévus : Il incombe à chaque fournisseur de présenter sa réponse de façon adéquate et de la faire parvenir à temps à l’endroit approprié, conformément aux exigences de présentation décrites dans chaque DI.