Numériseurs à grand volume

L’information contenue dans cet avis décrit brièvement les besoins de l’organisme et n’est fournie qu’à titre indicatif. Les soumissionnaires doivent consulter la DP pour obtenir la description complète des besoins et toutes les instructions connexes.

Contexte
Le directeur général des élections du Canada (DGE) est un agent du Parlement. Il dirige et surveille de façon générale la conduite des élections et des référendums fédéraux. Le DGE dirige le Bureau du directeur général des élections, communément appelé Élections Canada.
Méthodes de vote alternatives (MVA) administre le programme de vote par la poste. Depuis la pandémie de COVID-19, Élections Canada reçoit beaucoup plus de demandes qu’auparavant. MVA doit numériser une partie des demandes d’électeurs qui optent pour cette méthode de vote. Les numériseurs utilisés jusqu’ici ne sont plus pris en charge et ne suffisent plus à répondre à la demande.

Besoin
EC a besoin de trois (3) numériseurs à grand volume dans ses locaux du 440, chemin Coventry pour la numérisation de différents types de documents dans le cadre de la 45e élection générale (EG) et au-delà. Les numériseurs seront principalement utilisés lors de Scrutins (c.-à-d. les élections générales), périodes où EC doit traiter beaucoup de demandes de vote par bulletin spécial en peu de temps.

Sécurité
Aucune exigence relative à la sécurité ne s’applique à l’appel d’offres.

Période du contrat
Le contrat s’étendra de la date d’entrée en vigueur jusqu’au 31 décembre 2023 (« durée initiale »).

Présentation des soumissions
Pour cette DP, les soumissionnaires peuvent utiliser le service Connexion postel de la Société canadienne des postes pour envoyer électroniquement leur proposition. Pour en savoir plus, se reporter à la partie 2, Instructions à l’intention des soumissionnaires, et à la partie 3, Instructions pour la préparation des soumissions, de la DP.
Les soumissions doivent être adressées à l’autorité contractante et envoyées, sous pli scellé, à l’Unité de réception des propositions, au plus tard à la date et à l’heure de clôture indiquées sur la page couverture de la DP.
Si vous voulez envoyer votre soumission par service de messagerie ou venir la déposer en personne, notez que les heures d’ouverture de l’Unité de réception des propositions du Centre d’affaires sont du lundi au vendredi, de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h (heure de Gatineau, Québec).
Les soumissions envoyées par courrier électronique ou par télécopieur ne seront pas acceptées.
Les documents peuvent être présentés dans l’une ou l’autre des langues officielles du Canada.
Élections Canada se réserve le droit de négocier les dispositions de tout marché avec les fournisseurs.

Méthode de sélection
Stratégie d’approvisionnement concurrentiel : Coût le moins élevé

Demandes de renseignements
Les demandes de renseignements et autres communications destinées aux représentants d’Élections Canada doivent être adressées UNIQUEMENT à l’autorité contractante, qui sera la principale personne-ressource du soumissionnaire. Les soumissionnaires qui communiquent avec toute autre personne pourraient être disqualifiés.
Les demandes de renseignements doivent être faites par écrit et envoyées à proposition@elections.ca au plus tard à la date d’échéance indiquée dans la DP. Les soumissionnaires qui présentent une demande de renseignements après cette date pourraient ne pas recevoir de réponse.
Les parties intéressées qui souhaitent obtenir les documents relatifs à cette DP doivent les télécharger à la page suivante : https://achatsetventes.gc.ca/donnees-sur-l-approvisionnement/appels-d-o…. Les documents téléchargés sur cette page ont préséance sur toute autre copie disponible.
Vous trouverez d’autres renseignements sur Élections Canada à elections.ca.

Comptes rendus
Une fois le soumissionnaire retenu annoncé, les autres soumissionnaires pourront demander un compte rendu des résultats du processus d’appel d’offres relatif à la DP. Le cas échéant, ils doivent en faire la demande auprès de l’autorité contractante, conformément aux modalités de la DP. Le compte rendu pourra alors être fourni par écrit, par téléphone ou en personne.