Services de messageries interne et externe pour Pêches et Océans Canada, bureaux de Québec.

Titre : Services de messageries interne et externe bureaux du Québec

Contexte

Le Ministère des Pêches et des Océans de la région du Québec désire confier à une firme spécialisée les services de messagerie et de courrier de son bureau régional situé à Québec.

Description des travaux
Fournir un service de messagerie interne et externe à tous les jours (du lundi au vendredi inclusivement, excluant les jours fériés) entre 8 h et 12h et 13h-15h30 et qui comprend les fonctions suivantes:

Réception et expédition du courrier

o Réception du courrier et des colis des firmes privées et de Postes Canada.
o Traiter le courrier, selon les instructions fournit par l’organisme, et le classer dans les pigeonniers*.
o Trier le courrier interne reçu de tous les secteurs, incluant la base de Québec (101, Champlain) et/ou 94 Dalhousie et/ou 112 Dalhousie et/ou 1550 D’Estimauville.
o Affranchir tout le courrier régulier sortant, Xpress Post, prioritaire, etc. à expédier selon les normes établies par Postes Canada ou par toute autre firme dont le coût serait moindre que Postes Canada (pour les firmes autres que Postes Canada, une autorisation devra être obtenue de Pêches et Océans).

*Noter que le nombre de pigeonnier peut différer durant la durée du contrat.

Cueillette et livraison du courrier à nos clients internes et externes

o Effectuer la cueillette, la livraison et la distribution du courrier et des colis quotidiennement (maximum 35 kg par colis – qui peut être transporté à l’aide d’équipement standard tel un chariot) aux endroits et selon la fréquence énoncée (voir Appendice 1), y compris tous les annuaires, boîtes, manuels, dossiers d’archives, etc.
o Au retour de chaque tournée, effectuer le tri du courrier et des colis ramassés et préparer ceux-ci pour les tournées suivantes.
o Maintenir à jour les listes de distribution, identification des pigeonniers, etc. afin de faciliter la distribution du courrier.
o Effectuer, sur demande, une navette aux entrepôts (2) d’Iron Mountain situé 721, Avenue Newton, Québec, QC, G1P 4C4 et/ou 830, Avenue Godin, Québec, QC, G1M 2X9 pour la livraison et/ou le ramassage de boîtes (maximum 8 boîtes par livraison / ramassage).

Fournir des rapports détaillés mensuellement et cumulatifs indiquant les dépenses de chacune des directions :

o Programmer la timbreuse pour être en mesure de fournir le rapport et maintenir à jour la programmation, selon la demande.
o Fournir des statistiques journalières sur le nombre d’envoi et de réception de colis et de lettres ou toutes autres demandes statistiques reliées au service de courrier.

Liste des équipements qui devra être fournit par l’entrepreneur :

o Les équipements d’opération courants comme la balance, la timbreuse, le compteur postal, l’ouvre-lettre automatique, l’horodateur, etc.
o Étiquettes et encre à timbreuse
o Les poussettes pour les services de messagerie interne.
o Fournir la papeterie nécessaire à ces opérations, tel que les stylos, crayons, papier, ruban à coller, valise, etc. (à l’exception des enveloppes).
o Ordinateur et imprimante (Répondant aux normes de Pêches et Océans Canada)
o Fournir le ou les véhicule(s) nécessaire(s), assuré (s), sécuritaire et être approprié pour faire le service de messagerie et le transport d’au moins 8 boîtes d’archives standards (indiquer sur la liste de matériel le type de véhicule, la marque et l’année).
L'entrepreneur devra assumer les frais de stationnement pour leurs véhicules, s'il y a lieu