Vérification de l’exécution des fonctions conférées aux fonctionnaires électoraux

Avis de projet de marché - APM

Demande de proposition (DP) pour la vérification de l’exécution des fonctions conférées aux fonctionnaires électoraux 

a)	Accords commerciaux : Oui
b)	Procédures de demande de soumissions : Tous les fournisseurs intéressés peuvent présenter une soumission
c)	Pièce jointe : Oui (achatsetventes.gc.ca/appels-d-offres)
d)	Stratégie d’approvisionnement concurrentiel : Meilleure proposition sur l’ensemble
e)	Entente sur les revendications territoriales globales : S’il y a lieu
f)	Nature du besoin : Services de vérification
g)	No de dossier d’Élections Canada : ECPB-RFP-14-0365

L’INVITATION À SOUMISSIONNER N’EST ACCESSIBLE QU’AU MOYEN DU SITE ACHATSETVENTES.GC.CA/APPELS-D-OFFRES.

L’information contenue dans la présente décrit brièvement le besoin et n’est fournie qu’à titre indicatif. Les soumissionnaires doivent consulter l’ensemble de la DP pour obtenir une description complète des exigences et les instructions détaillées.

VEUILLEZ PRENDRE NOTE QUE LA PRÉSENTE DP COMPREND UNE CONFÉRENCE FACULTATIVE À L’INTENTION DES SOUMISSIONNAIRES, LAQUELLE EST PRÉVUE POUR LE 14 MAI 2015, AUX TERMES DE LA SECTION 2.22 DE LA PRÉSENTE DP. 


Contexte:

Le directeur général des élections (DGE) du Canada, un agent du Parlement, exerce la direction et la supervision générale de la tenue d’élections et de référendums à l’échelle fédérale. Le DGE dirige le Bureau du DGE, aussi connu sous le nom d’Élections Canada.
Le projet de loi C-23  a reçu la sanction royale le 19 juin 2014, modifiant la Loi électorale du Canada (LEC) avec l’ajout de l’article 164.1 qui prescrit l’exécution d’une vérification obligatoire. Selon l’article 164.1, la vérification doit porter notamment sur l’identification de l’électeur, l’attestation de sa qualité d’électeur et de sa résidence, l’inscription de l’électeur (lorsque son nom ne figure pas sur la liste électorale aux bureaux de vote) et les activités liées à la tenue de dossiers. 

Les attributions liées aux Règles électorales spéciales (RES) actuelles ne font pas l’objet de la vérification. Cependant, le projet de loi C-50, présenté devant la Chambre des communes le 12 décembre, 2014, propose d’inclure dans la portée obligatoire de la vérification imposée par le projet de loi C-23, l’exercice des attributions d’autres fonctionnaires électoraux dont le mandat est d’administrer  certaines responsabilités visant les RES aux termes des Divisions 3 et 4 de la Partie 11 de la LEC. Les fonctionnaires électoraux comprennent, sans toutefois s’y limiter, le DGE et les membres de son personnel, pour déterminer s’ils ont exercé correctement les attributions que les articles 223 à 225, 227, 233 à 234, 236 à 237.1 et 241 à 243.1 leur confèrent.


Description:

Élections Canada a besoin des services d’un cabinet de vérificateurs professionnels aux fins de l’exécution d’une vérification et de la production d’un rapport, aux termes de l’article 164.1 de la LEC. Le soumissionnaire retenu devra rendre les services décrits dans l’EDT ci-joint à titre d’Annexe A dans le cadre de jusqu’à trois élections générales et jusqu’à 70 élections partielles. On compte, en moyenne, environ 10 élections partielles par année. Le soumissionnaire retenu devra fournir tous les services reliés aux étapes de planification, d’exécution et de production de rapports de la vérification, tel qu’indiqué dans l’EDT, dans le but de fournir soit une vérification représentative sur le plan démographique à l’échelle nationale dans le cas d’une élection générale, soit une vérification représentative sur le plan démographique à l’échelle de la circonscription visée dans le cas d’une unique élection partielle, soit une vérification représentative collective sur le plan démographique dans le cas de plusieurs élections partielles visées qui ont lieu le même jour.

L’objectif de la vérification obligatoire est de faire rapport sur l’exécution de certaines fonctions par des personnes clés aux bureaux de vote les jours de vote par anticipation et le jour de l’élection. Le soumissionnaire retenu devra également faire rapport sur la mesure dans laquelle les contrôles administratifs établis par Élections Canada, y compris les manuels et le matériel de formation, appuient les fonctionnaires électoraux dans l’exercice de leurs attributions en vertu de l’article 164.1 de la LEC. 

De plus, le contrat comprend des services optionnels, pouvant être exigés par l’entremise d’une autorisation des tâches. Les services optionnels comprennent :

-	une vérification des RES, conformément à la Section 10 de l’EDT;
-	une vérification limitée, conformément à la Section  11 de l’EDT;
-	une réunion avec le DGE et/ou le(s) SDGE et/ou l’Équipe de vérification externe, en conformité avec la Section 12 de l’EDT; 
-	une présentation de compte-rendu, en conformité avec la Section 11 de l’EDT.

Le contrat, y compris l’EDT, souligne les services particuliers qui sont requis par Élections Canada. 


Durée du contrat :

Le contrat s’étendra de la date de son entrée en vigueur au 31 mars 2017. 

Le soumissionnaire doit accorder à Élections Canada l’option irrévocable de prolonger la durée du contrat de trois périodes supplémentaires de deux années chacune, selon les mêmes modalités.


Méthodes d’évaluation :

Le processus d’évaluation se déroulera en fonction des étapes progressives suivantes : 
Étape 1 – Évaluation technique obligatoire 
Étape 2 – Évaluation technique cotée 
Étape 3 – Évaluation financière 
Étape 4 – Détermination du soumissionnaire classé au premier rang 

La soumission qui ne satisfait pas aux exigences décrites dans la DP par rapport aux étapes 1, 2 ou 3 sera jugée non recevable et le processus  d’évaluation prendra fin dès ce moment.

Le soumissionnaire ayant la meilleure note d’évaluation combinée sera envisagé pour l’attribution d’un contrat, conformément à la Section 4.4 de la DP.


Accords commerciaux internationaux :

Le processus de l’approvisionnement est assujetti aux dispositions de  l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC), l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), la Loi de mise en œuvre de l'Accord sur le commerce intérieur (ACI), l'Accord de libre-échange entre le Canada et le Chili (ALECC), l’Accord de libre-échange Canada-Colombie,  l'Accord de libre-échange Canada - Pérou (ALECP) et l'Accord de libre-échange Canada-Panama (ALÉCPA)


Soumission des propositions : 

Les propositions doivent être soumises directement à l’attention de l’autorité contractante. Les propositions doivent être envoyées à l’adresse suivante, sous pli scellé, à ou avant la date et l’heure indiquées sur la page couverture de la DP.  


Adresse postale:

Élections Canada
30, rue Victoria -1er  étage (Centre d’affaires)
Gatineau (Québec)
K1A 0M6
Attn: Pascal Bouchard-Phillips, Conseiller principal, Services de l’approvisionnement et des contrats
No de dossier d’Élections Canada : ECPB-RFP-14-0365


Dans le cas de propositions envoyées par la poste ou déposées en personne, veuillez prendre note que le Centre d’affaires est ouvert du lundi au vendredi de 8 h à 16 h, et sont fermés les jours fériés.

Les soumissions reçues après la date et l’heure de clôture stipulées ne seront pas acceptées, et l’enveloppe sera retournée au soumissionnaire non décachetée. S’il faut ouvrir une enveloppe pour connaître le nom ou l’adresse du soumissionnaire ou la nature des documents, une lettre d’accompagnement sera envoyée à l’expéditeur pour lui en expliquer les raisons.

Les propositions soumises par courrier électronique ou par télécopieur ne seront pas acceptées. 
Toute demande de renseignements et toute autre communication auprès des représentants d’Élections Canada doit être adressée UNIQUEMENT à l’autorité contractante. L’autorité contractante est le contact principal du soumissionnaire.  Le soumissionnaire qui communique avec quiconque autre que l’autorité contractante pourrait être disqualifié. Toutes les demandes de renseignements doivent être présentées par écrit à proposition-proposal@elections.ca au plus tard 15 jours ouvrables avant la date de clôture de la DP. Les réponses ne sont pas garanties après ce délai.

Les personnes intéressées désirant commander les documents relatifs à la présente DP doivent le faire par l’entremise de https://achatsetventes.gc.ca/donnees-sur-l-approvisionnement/appels-d-offres. Les documents fournis par ce site prévalent sur toute autre copie pouvant aussi être fournie.

Les documents peuvent être présentés dans l’une ou l’autre langue officielle du Canada.
Élections Canada se réserve le droit de négocier les dispositions de tout marché avec les fournisseurs.

D’autres renseignements concernant Élections Canada sont accessibles à www.elections.ca