Services d’analyse comparative des pensions de la GRC

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) a l'intention de se procurer des services d’analyse comparative pour rendre compte de mesures de rendement relatives à ses processus d’administration des pensions ainsi qu’à ses systèmes et à sa structure organisationnelle connexes, afin de prendre de meilleures décisions opérationnelles en ce qui concerne l’amélioration des services d’administration des pensions. 

Le présent préavis d'adjudication de contrat (PAC) a pour but de communiquer l'intention du gouvernement d'octroyer un contrat pour ces biens à 

Cost Effectiveness Measurements Benchmarking Inc. (CEM)
372 chemin Bay, Suite 1000
Toronto, Ontario 
M5H ZW9
Canada 

Toutefois, avant d'octroyer un contrat, le gouvernement aimerait offrir aux fournisseurs la possibilité de faire la preuve qu'ils sont capables de répondre aux exigences établies dans le présent préavis, en présentant un énoncé de capacités pendant la période d'affichage de quinze jours civils.

Si d'autres fournisseurs potentiels présentent un énoncé de capacités pendant la période d'affichage de quinze jours civils et prouvent qu'ils répondent aux exigences établies dans le PAC, le gouvernement enclenchera le processus d'appel d'offres complet soit en ayant recours au service des appels d'offres électronique du gouvernement ou au moyen traditionnel, afin d'adjuger le marché.

Si, au plus tard à la date de clôture, aucun autre fournisseur ne présente d'énoncé de capacités répondant aux exigences établies dans le PAC, un contrat sera octroyé au fournisseur présélectionné.

Contexte
Dans le cadre de la Réforme de la pension du secteur public et du programme de « modernisation de la fonction de contrôleur » du gouvernement du Canada (une réforme axée sur la saine gestion des ressources publiques et sur un processus décisionnel efficace), l’analyse comparative a été adoptée pour évaluer les services d’administration des pensions offerts par des organisations d’administration des pensions canadiennes et américaines semblables (principalement du secteur public) en fonction des coûts, des niveaux de service et des normes de l’industrie, y compris les pratiques opérationnelles exemplaires des organisations participantes. Les services d’analyse comparative comprennent l’établissement, pour les promoteurs de régime et les fiduciaires, d’un rapport indépendant et objectif comportant les éléments suivants :

- un aperçu du rendement;
- une analyse détaillée des coûts;
- une analyse comparative des pratiques exemplaires;
- des renseignements sur la gouvernance et la gestion stratégiques.

Un des éléments clés des services d’analyse comparative est l’importance accordée à la compréhension et à la quantification des répercussions que les services aux participants et les contraintes organisationnelles ont sur les coûts du système, par exemple comment les volumes et les charges de travail relatives se rapportant aux activités administratives de base, comme le paiement des pensions et la communication avec les participants, soutiennent la comparaison avec ceux de régimes semblables.

La société CEM utilise une méthodologie exclusive pour recueillir des données normalisées et pour effectuer une analyse comparative de mesures et d’activités clés liées à l’administration des pensions, laquelle méthodologie répond aux besoins de la GRC. Les services d’analyse comparative de la société CEM permettent d’obtenir un aperçu tout à fait particulier du total des frais d’administration par participant en fonction des facteurs clés suivants : le volume total, les niveaux de service, le travail (type et volume), le nombre de participants par membre du personnel, ainsi que la complexité des règles et des règlements de notre régime et de nos systèmes.

La GRC a l’intention d’évaluer les services d’administration des pensions et les coûts globaux d’administration des pensions en fonction de ceux d’organisations d’administration des pensions semblables du secteur privé au Canada et aux États Unis en examinant les coûts relatifs, les normes de service, les normes de l’industrie et les pratiques opérationnelles. L’objectif est d’obtenir un aperçu global des coûts d’administration des pensions et des normes de service. Le travail en question devrait aussi permettre de nouer des liens avec des pairs dans le domaine de l’administration des pensions, en particulier avec le régime de retraite des Forces canadiennes (RRFC) et le Régime de pension de retraite de la fonction publique (RPRFP), ainsi que d’accéder aux pratiques exemplaires en matière d’administration des pensions.  

L’entrepreneur fournira des services d’analyse comparative des pensions afin d’aider à offrir de meilleurs services d’administration des pensions aux contributeurs et aux pensionnés du régime de retraite de la GRC. La GRC continuera de surveiller les coûts et les niveaux de service offerts aux participants au régime pendant la période de transition vers un nouveau modèle de prestation, et elle continuera de recueillir des renseignements qui permettront d’obtenir une vue d’ensemble de ses coûts d’administration des pensions ainsi que de ses niveaux de service. 

Le travail consistera notamment à fournir les services suivants pour chacune des années du contrat (y compris toute période optionnelle exercée) :

- Fournir à la GRC un questionnaire d’analyse comparative détaillé qu’elle devra remplir et qui portera sur tous les aspects de l’administration des pensions, y compris les centres d’appels, les processus de première ligne et de pension ainsi que la technologie de l’information. En fonction de l’information recueillie (réponses au questionnaire), l’entrepreneur analysera tous les aspects des services de pension fournis, les coûts liés aux services, les niveaux de service, les mesures de la complexité du travail ainsi que les volumes. L’entrepreneur établira un groupe de pairs adéquat avec lequel la GRC peut être convenablement comparée.  
- Au plus tard le 1er février, fournir un rapport préliminaire indiquant les moyennes de la GRC, du groupe de pairs et de l’industrie dans son ensemble pour toutes les mesures examinées concernant les niveaux de service, les volumes et les coûts.
- Au plus tard le 1er mars, fournir à la direction, pour examen, une analyse du sondage mené à des fins d’analyse comparative qui traite des niveaux de service de pension et de la complexité relative des activités de la GRC se rapportant à l’administration des pensions.
- Au plus tard le 1er mars, fournir une évaluation de certains aspects communs pour tous les répondants. Par exemple, un examen des outils de communication, du site Web ou des opérations du centre d’appels pour aider à élaborer des pratiques exemplaires relatives aux processus opérationnels des pensions.
- Au plus tard le 31 mars, fournir une (1) copie électronique (en format PDF) et quatre (4) copies imprimées du rapport annuel final en anglais. La date limite pour achever le rapport final sur l’analyse comparative est le 31 mars, à condition que toutes les données finales aient été reçues de la GRC. Le rapport annuel doit contenir les données finales disponibles du plus grand nombre de pairs possible.
- Après l’établissement du rapport final, présenter à la direction ou au comité des pensions de la GRC un exposé sur les résultats du rapport annuel sur l’analyse comparative pendant l’année civile en cours, en faisant ressortir les différences entre la GRC et ses pairs. L’entrepreneur expliquera aussi pourquoi les niveaux de service et les degrés de complexité du travail varient d’un pair à l’autre, il analysera les processus de chaque régime, et parlera des réalisations et du classement du régime de chaque participant tout en préservant l’anonymat des membres du groupe de pairs.
- Permettre, de façon continue pendant la durée du contrat, de nouer des liens avec les pairs afin de les consulter sur des aspects de l’administration des pensions dans le but de déterminer les normes utilisées par l’ensemble des clients de l’entrepreneur. 

La période du contrat proposé va de la date du contrat au 31 mars 2014 inclusivement. Elle est assortie d’une option irrévocable permettant de prolonger la durée du contrat pour un maximum de quatre (4) périodes d’un (1) an chacune, selon les mêmes modalités. L’entrepreneur accepte que, pendant la période de prolongation du contrat, il sera payé conformément aux dispositions applicables énoncées dans la base de paiement.

La valeur estimative du contrat, y compris les périodes optionnelles, s’élève à 200 000 $ (TVH en sus).

Exigences minimales essentielles
Tout fournisseur intéressé doit prouver au moyen d'un énoncé de capacités qu'il répond aux exigences suivantes : 

1. Le fournisseur doit avoir mené au moins deux (2) projets d’analyse comparative pour le secteur public relativement à l’administration des pensions au cours des cinq (5) dernières années;
2. Les organisations membres ayant servi à la comparaison dans le cadre des projets d’analyse comparative susmentionnés doivent comprendre une combinaison d’au moins vingt (20) organisations canadiennes et internationales;
3. Le fournisseur doit avoir une base de données qui comporte des renseignements sur les pensions provenant des vingt (20) organisations canadiennes et internationales susmentionnées à des fins de comparaison;
4. Le fournisseur doit avoir un réseau de pairs pour que ses membres puissent échanger de l’information relative à l’administration des pensions;
5. Le gestionnaire de projet proposé doit avoir acquis une expérience de la gestion et de la direction de deux (2) projets d’analyse comparative des pensions au cours des cinq (5) dernières années;
6. Le fournisseur doit utiliser une méthodologie attestée pour recueillir des données sur les niveaux de service de pension et les coûts d’administration ainsi que pour en effectuer une analyse comparative.

L’énoncé de capacités doit traiter de façon claire et suffisamment détaillée des exigences énumérées. Il ne suffit pas de reprendre simplement les énoncées contenus dans cette section.  

Justification du fournisseur présélectionné
La société CEM utilise une méthodologie exclusive pour recueillir des données normalisées et pour effectuer une analyse comparative de mesures et d’activités clés liées à l’administration des pensions, laquelle méthodologie répond aux besoins de la GRC. Les services d’analyse comparative tout à fait particuliers de la société CEM permettent d’obtenir un aperçu du total des frais d’administration par participant en fonction des facteurs clés suivants : le volume total, les niveaux de service, le travail (type et volume), le nombre de participants par membre du personnel, ainsi que la complexité des règles et des règlements du régime et des systèmes de la GRC. En outre, le fournisseur a une base de données qui comprend plus de 60 régimes de retraite publics. De plus, les participants comprennent des régimes canadiens et américains qui sont nécessaires pour l’analyse comparative du régime de retraite de la GRC. Tout indique que l’entrepreneur proposé est le seul qui satisfait aux exigences essentielles minimales énumérées plus haut et que la participation à la méthodologie du fournisseur est le seul moyen d’obtenir cette comparabilité toute particulière.

Tout titre de propriété intellectuelle d'aval découlant de l'exécution du marché proposé demeurera celui de l'entrepreneur.

Les fournisseurs qui se considèrent entièrement qualifiés et qui sont disponibles pour répondre aux exigences précisées peuvent présenter un énoncé de qualités par écrit à l'autorité contractante dont le nom figure dans le présent préavis, au plus tard à la date de clôture du présent préavis. L'énoncé de capacités doit clairement faire la preuve que le fournisseur répond aux exigences du préavis.

La date et l'heure de clôture fixées pour l'acceptation des énoncés de capacités est le 13 septembre, 2013, 14 h - HAE.

Les demandes de renseignements et énoncés de capacités doivent être envoyés, par courriel seulement, à l'adresse suivante :

Markos Vennos
Agent principal d’acquisition
Service des acquisitions et contrats 
Gendarmerie royale du Canada
Courriel: markos.vennos@rcmp-grc.gc.ca

Information sur les politiques
__X__ Règlement sur les marchés de l'État (RME)[4] - ________
_____ Contrat assujetti à l'OMC-AMP - _____
_____ Contrat assujetti à l'ALENA - _____
_____ Contrat assujetti à l'ACI - _____
_____ Contrat assujetti à l'ACCMT - _____
_____ Contrat assujetti à une (des) ententes sur les revendications territoriales globales
_____ Marché réservé dans le cadre de la Stratégie d'acquisitions auprès des entreprises autochtones