Services de Transcription

Le MAINC à l’intention d’octroyer jusqu’à deux (2) contrats déroulant de cette demande de proposition (DDP).
Dans une  (DDP) similaire relevant de la Stratégie d’Approvisionnement auprès des entreprises autochtones, soit la demande 20-13-0002, le MAINC souhaite octroyer jusqu’à un (1) contrat concurrentiel.
Dans le cas ou le nombre  requis de contrat n’est pas atteint sous la proposition 20-13-0002, le MAINC augmentera de un (1) contrat additionnel au titre de la présente demande jusqu’à un total de trois (3) contrats.
La période du contrat sera à l’adjudication du contrat jusqu’au 31 mars 2017 avec la possibilité de deux (2) années d’option.

Contexte et objectifs
Le Secrétariat d’adjudication des pensionnats indiens (SAPI) offre un soutien aux adjudicateurs indépendants qui, dans les diverses régions du Canada, entendent les réclamations présentées au titre du Processus d’évaluation indépendant (PEI) pour sévices sexuels ou grave maltraitance. Le SAPI est chargé d'enregistrer les audiences et d’en remettre un enregistrement complet aux adjudicateurs afin de leur permettre de rendre leurs décisions. Il a besoin de services de transcription pour les quelque 4 500 audiences qui seront tenues chaque année en divers endroits au Canada.

Le Secrétariat d’adjudication des pensionnats indiens requiert des services fiables, précis, rapides et économiques de transcription de l'enregistrement des audiences relatives aux réclamations soumises par d'anciens élèves des pensionnats indiens au titre du PEI un peu partout au pays. Ces transcriptions aideront à fournir en temps opportun de l'information précise aux adjudicateurs et aux demandeurs, et serviront à constituer un dossier d'archive pour chaque audience. Il est nécessaire de mettre en place à ce sujet une stratégie d’approvisionnement conforme aux objectifs du Ministère. Le nombre de cas et leur délai de résolution s’étant accrus par rapport aux estimations initiales, il faut passer un contrat à plus long terme.

Le travail consiste à transcrire sur formats Microsoft Word et Portable Document Format, à partir d’un fichier audio, les audiences du PEI dans la langue où elles sont tenues, à protéger et à sauvegarder le fichier électronique, à l’envoyer au SAPI par un site Internet sécurisé, à imprimer le document, à le certifier et à faire parvenir au SAPI une copie imprimée de la transcription.

La plupart des audiences se tiendront en anglais, et un petit nombre en français. Par conséquent, l'entrepreneur doit avoir la capacité de transcrire une audience qui se déroule en français, le cas échéant.

La communication des fichiers audio et des documents transcrits entre le SAPI et l’entreprise de transcription se fera par le site Internet sécurisé du SAPI, protégé par un mot de passe. L’entreprise de transcription acheminera une copie imprimée de la transcription par messager, de même que la version électronique en formats PDF et MS Word par le site sécurisé. L’accès au site sécurisé sera accordé par le SAPI, qui attribuera et mettra à jour les noms d’utilisateur et les mots de passe.

 Portée des travaux
 Services spécifiques requis
Le SAPI a besoin d'entrepreneurs qui sont compétents et expérimentés dans le domaine de la transcription de documents juridiques, et qui peuvent produire les documents demandés en temps opportun de manière précise, économique, fiable afin de répondre à nos exigences et délais de traitement. L’entrepreneur doit être en mesure de travailler à partir de divers types de fichiers numériques.

 L'entrepreneur doit fournir les services suivants

Produire des transcriptions claires, précises et textuelles des audiences; respecter les délais d’exécution et de livraison des transcriptions; veiller à la sécurité des transcriptions. On estime que la tenue de 4 500 audiences représentera quelque 375 000 pages de transcriptions (320 000 pages ordinaires, 53 500 pages urgentes et 1 500 pages d’urgence critique) dans les deux langues officielles.

 Exigences
Tâches à exécuter
Les tâches à exécuter sont énumérées ci-après et comprennent entre autres : une description détaillée du travail à exécuter, la méthodologie à utiliser, l'ordre et le calendrier des travaux, la durée du projet, la façon de présenter les documents et autres détails :

Recevoir du SAPI les enregistrements audio identifiés par numéro de fichier et type d’audience (audience du demandeur, discussion du dossier, mémoires, audience de personne d’intérêt, audience de témoin, interrogatoire d’expert, frais d’avocat, etc.).
Transcrire textuellement les audiences dans la langue où elles sont tenues (anglais ou français), à partir d’un fichier audio numérique vers des documents de format *.doc et *.pdf.
Enregistrer la page couverture suivant le gabarit fourni (nom du demandeur, numéro de dossier, type d'audience).
Si l’enregistrement audio reçu est inaudible, contacter le SAPI le jour même pour demander un autre enregistrement audio de l'audience.
Indiquer le numéro de fichier et le type d’audience sur la copie papier, sur le fichier électronique et sur les factures envoyées au SAPI.
Conserver pendant six (6) mois une copie électronique des transcriptions pour le SAPI, mais pour aucune autre partie.
À des fins de protection des renseignements personnels, indiquer uniquement le numéro et le type d'audience sur la facture envoyée au SAPI.
Comme exigence minimale d’assurance de la qualité, effectuer ou faire effectuer toutes les inspections et tous les essais nécessaires pour s’assurer que les services et le matériel fournis sont conformes aux spécifications et aux exigences du présent énoncé de travail et de toute attribution de tâches fournie. Le calendrier des produits livrables doit concorder avec les priorités établies par le RT. Le RT contrôlera la qualité en procédant à un examen des transcriptions pour déterminer si elles sont fidèles et si les échéances sont respectées. Il informera l'entrepreneur des améliorations requises, le cas échéant. Il tiendra un relevé des échéances non respectées selon le type de transcription, soit urgente, courante et à des fins d'archivage.
 
Contraintes
Calendrier des services à fournir
Les périodes et délais de traitement et d’exécution sont déterminés depuis la date où le fichier audio source est disponible pour téléchargement sur le site Internet sécurisé jusqu’à celle, inclusivement, où l’entrepreneur téléverse le fichier de transcription dûment terminé sur le site intranet sécurisé. Chaque journée est comptée à partir de midi heure normale du Centre jusqu’à 23 h 59 heure normale du Centre.
Les transcriptions pour les commandes à urgence critique seront effectuées par l’entrepreneur et expédiées au SAPI dans un délai de deux jours ouvrables, y compris la date de téléversement.
Les transcriptions pour les commandes urgentes seront effectuées par l’entrepreneur et expédiées au SAPI dans un délai de quatre jours ouvrables, y compris la date de téléversement.
Les transcriptions pour les commandes courantes seront effectuées par l’entrepreneur et expédiées au SAPI dans un délai de six jours ouvrables, y compris la date de téléversement.
Les transcriptions pour les commandes à des fins d’archivage seront effectuées par l’entrepreneur et expédiées au SAPI dans un délai de seize jours ouvrables, y compris la date de téléversement.

Pénalités
Le non-respect des échéances entraînera les pénalités suivantes :
Transcription à urgence critique - Déduction de 20 % du prix fixe par page
Transcription urgente - Déduction de 15 % du prix fixe par page
Transcription courante - Déduction de 10 % du prix fixe par page
Transcription pour fins d'archivage - Déduction de 5 % du prix fixe par page

Livrables
Réception des fichiers audio numériques.
Transcription des enregistrements dans le format requis et dans la langue de l'enregistrement. Les enregistrements sont en anglais (majoritairement) et en français.
Acheminement au RT des transcriptions achevées selon les délais prescrits.

Lieu de travail
Tous les services seront assurés à partir du lieu de travail ou des bureaux de l'entrepreneur ou du sous-traitant. L'entrepreneur ou le sous-traitant doit fournir un espace de travail et du matériel de bureau adéquats pour assurer la prestation continue des services prévus dans le contrat sans frais supplémentaires pour la Couronne.

CRITÈRES OBLIGATOIRE
Critère	EXPLICATION
O-1	Le soumissionnaire doit fournir un profil d'entreprise qui montre la taille de l'entreprise (nombre d'employés), le nombre d'années que compte l'entreprise dans le domaine de la transcription, et l'expérience de l'entreprise dans l'offre de services de transcription.

Le soumissionnaire doit démontrer qu’il exploite depuis au moins cinq (5) ans, à compter de la date de publication de la demande de propositions, une entreprise offrant les services définis dans l’énoncé de travail.

Dans le cas d'une coentreprise, au moins un membre de la coentreprise doit satisfaire à l'exigence relative au minimum de cinq années d'exercice. 
O-2	Le soumissionnaire doit démontrer qu’il a au moins une (1) année d’expérience en sténographie judiciaire ou en transcription pour des organismes judiciaires ou des tribunaux.
O-3	Le soumissionnaire doit présenter le curriculum vitae de tous les membres de l’effectif proposé.
O-4	Le soumissionnaire doit démontrer que chaque membre de l’effectif proposé a accumulé au moins deux (2) années d’expérience en transcription au cours des cinq (5) dernières années.
O-5	Le soumissionnaire doit indiquer comment il entend procéder pour produire annuellement de 100 000 à 130 000 pages de transcription, et décrire sa méthode d’assurance de la qualité.
O-6	Le soumissionnaire doit attester qu’il a la capacité de produire mensuellement environ 10,000 pages en anglais et 350 pages en français.
O-7	Le soumissionnaire doit fournir trois (3) résumés de projet qui décrivent son expérience dans le domaine des services de transcription.
O-8	Le soumissionnaire doit présenter un (1) échantillon de transcription en français et deux (2) échantillons de transcription en anglais. Chaque échantillon doit contenir au moins 2 000 mots.
CRITÈRES DE SÉLECTION

Recevabilité : 
Une soumission doit respecter toutes les exigences de la demande de soumission
Une soumission doit satisfaire aux critères d'évaluation techniques obligatoires; et
Une soumission doit obtenir la note de passage minimum requise pour les critères cotés
Les soumissions qui ne satisfont pas aux critères 1, 2 ou 3 seront jugées irrecevables. La soumission recevable ayant obtenu le plus grand nombre de points ou celle qui aura proposé le prix le plus bas ne sera pas nécessairement acceptée.
Par suite de cet appel d'offres, le MAINC entend octroyer deux (2) contrats au soumissionnaire qui représente la meilleure valeur selon les critères de sélection et d'évaluation de la DDP.
La meilleure valeur est déterminée par le coût le plus faible par point.