Services de déménagement

La présente demande de renseignements (DDR) a pour but d’informer l’industrie et ses associés d’une possible occasion contractuelle.

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) construit actuellement une nouvelle installation de préservation et d’entreposage à la fine pointe pour entreposer le patrimoine documentaire du Canada dans des conditions idéales. L’installation reposera sur un système automatisé d’entreposage et de récupération.

La future demande de propositions (DP) de BAC précisera le besoin d’un entrepreneur pour fournir des services de déménagement d’articles de la collection à l’intérieur et entre des bâtiments situés à Renfrew, en Ontario, et à Gatineau, au Québec.

Voici les objectifs de la présente DDR :

1. Obtenir des renseignements et des commentaires de l’industrie du déménagement sur cette question uniquement pour le compte de BAC.
2. Solliciter de la rétroaction sur l’énoncé de travail (EDT) proposé.
3. Mesurer l’intérêt de l’industrie et son état de préparation.
4. Mieux décrire les exigences et la portée des travaux dans la DP pour les services requis.

Points importants à souligner :

1. La présente DDR n’est pas une demande de soumissions. Elle ne donnera pas lieu à l’attribution d’un contrat.
2. La présente DDR ne donnera pas non plus lieu à la création d’une liste de fournisseurs.
3. Répondre à cette DDR n’est pas une condition préalable ni une exigence pour participer à une DP (processus de demande de soumissions), si un tel processus est lancé à l’avenir.
4. Aucune réponse fournie en réponse à cette DDR ne disqualifiera le fournisseur de services de sa participation à un éventuel processus de demande de soumissions.

Afin d’assurer la clarté et la transparence des exigences et des attentes de BAC, notre proposition d’EDT est incluse. Les questions posées à l’industrie sont directement liées au contenu de l’EDT.

Veuillez répondre aux questions suivantes pour nous aider à mieux comprendre votre industrie et à peaufiner notre approche. Une copie électronique de votre réponse doit être soumise directement à l’autorité contractante, de préférence en format PDF ou Microsoft Word. Vous êtes invité à utiliser le modèle inclus dans cette DDR. Les documents peuvent être présentés dans l’une ou l’autre des langues officielles.

1 Renseignements généraux

Nom de l’entreprise :

Adresse de l’entreprise :

Site Web de l’entreprise :

Services offerts :

Nom de la personne-ressource :

Titre du poste de la personne-ressource :

Numéro de téléphone de la personne-ressource :

Adresse courriel de la personne-ressource :

2. Questions

2.1 Avez-vous de l’expérience avec les processus d’approvisionnement du gouvernement du Canada? Répondez par oui ou non.

2.2 Votre entreprise peut-elle travailler à la fois en Ontario (Renfrew) et au Québec (Gatineau)?

2.3 Quel type d’assurance avez-vous?

2.4 Détenez-vous une certification ou faites-vous partie d’une association qui pourrait être pertinente pour ce projet? Veuillez les énumérer.

2.5 Quels autres renseignements seraient nécessaires pour que vous puissiez comprendre pleinement la demande et être en mesure de présenter une offre équitable?

2.6 Selon la formulation actuelle de l’EDT, avez-vous dû faire des suppositions quant aux besoins de BAC? Dans l’affirmative, lesquelles?

2.7 Avez-vous d’autres commentaires, suggestions ou conseils concernant la façon dont on pourrait répondre aux besoins décrits?

2.8 Croyez-vous qu’il soit nécessaire de sous-traiter une partie des travaux afin de réaliser l’intégralité des travaux requis?

2.9 Êtes-vous actuellement en mesure d’offrir une solution qui puisse répondre aux exigences de notre EDT? Si ce n’est pas le cas, qu’est-ce qui vous empêcherait de satisfaire aux exigences, et pourquoi?

2.10 Quelle est la capacité de votre équipe à gérer la portée des travaux? Auriez-vous besoin d’embaucher du personnel supplémentaire pour ce contrat?

2.11 Prévoyez-vous des problèmes liés à l’élaboration et à la présentation d’une stratégie d’écologisation? Quels sont les services d’écologisation standards et innovants que votre entreprise propose pour réduire les répercussions du déménagement sur l’environnement?

2.12 Quels types de services ou de systèmes proposez-vous pour faciliter le déplacement d’objets sensibles à la température ou à l’humidité, ou aux deux?

2.13 Quelle est la réaction de votre entreprise en cas de pertes ou de dommages, qu’ils soient d’ampleur mineure ou majeure? Quels types de services offrez-vous pour éliminer, minimiser ou atténuer les risques?

2.14 Notre calendrier, tel qu’il est décrit dans l’EDT, est rigide. Comment envisagez-vous de gérer le travail en respectant ce calendrier?

2.15 Tout le personnel sur place doit posséder une attestation de sécurité de niveau secret du gouvernement du Canada. Cela inclut le personnel de remplacement pouvant être sur place pour de courtes périodes. Prévoyez-vous des problèmes pour obtenir ces attestations pour toute votre équipe d’ici juillet 2022?

2.16 Tout le personnel sur place qui a accès aux lieux de travail du gouvernement fédéral devra se conformer aux règlements en vigueur du gouvernement du Canada concernant la COVID-19 au moment de l’attribution du contrat*. Cela comprend le personnel de remplacement pouvant être sur place pour de courtes périodes. Prévoyez-vous des problèmes pour que toute votre équipe se conforme à la réglementation en vigueur en juillet 2022?

*Les détails sur les exigences actuellement en vigueur se trouvent sur le site achatsetventes.gc.ca et seront mis à jour à intervalles réguliers par Services publics et Approvisionnement Canada.

2.17 Êtes-vous en mesure de fournir le personnel, les outils et l’équipement nécessaires à l’exécution des tâches décrites dans l’EDT fourni?

2.18 Y a-t-il de l’information supplémentaire qu’il nous serait utile de connaître?

2.19 Seriez-vous disposé à ce que BAC communique avec vous pour vous poser des questions ou obtenir des renseignements supplémentaires?

Exemples de contrats antérieurs similaires réalisés

Si vous avez eu affaire à des clients ayant des exigences similaires, veuillez fournir l’information suivante pour chacun d’entre eux :

Exemples

Client :

Portée/description du contrat :

Quelle a été votre approche?

Quel était le niveau de complexité?

Quelle était la durée? Veuillez définir les étapes du projet, le cas échéant (étape de planification, étapes d’exécution et de clôture, et toute étape importante des demandes de travaux, comme l’emballage et le déménagement).

Valeur dudit contrat :

Avez-vous dû relever des défis inattendus?

Quels sont les enseignements les plus précieux que vous avez tirés de ce contrat?

BAC ne remboursera pas les dépenses engagées pour répondre à la présente DDR.

Les réponses ne feront pas l’objet d’une évaluation officielle. Les réponses reçues peuvent être utilisées en vue de modifier des stratégies d’approvisionnement ou toute ébauche de document contenues dans la présente DDR.

Les répondants doivent indiquer si certaines parties de leurs réponses sont exclusives ou confidentielles. BAC traitera les réponses conformément à la Loi sur l’accès à l’information.

Demandes de renseignements

Comme il ne s’agit pas d’une demande de soumissions, BAC ne répondra pas nécessairement par écrit aux demandes de renseignements ou ne diffusera pas nécessairement les réponses à tous les éventuels fournisseurs. Toutefois, les répondants qui ont des questions concernant la présente DDR peuvent les transmettre à : receptiondesoumission-bidreceiving@bac-lac.gc.ca