Incubateur d'innovation

1. Préavis d'adjudication de contrat

   Un PAC est un avis public informant la collectivité des fournisseurs qu'un ministère ou organisme a l'intention d'attribuer un contrat pour des biens, des services ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné à l'avance, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Si aucun fournisseur ne présente un énoncé des capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC, au plus tard à la date de clôture indiquée dans le PAC, l'agent de négociation des contrats peut procéder à l'attribution du contrat au fournisseur sélectionné à l'avance.

2. Définition des besoins

   Le mandat de l’incubateur d’innovation de Développement économique Canada (DEC) consiste à développer, par l’expérimentation, de nouveaux produits ou des services, pouvant être intégré dans le quotidien organisationnel pour augmenter la satisfaction de ses clients, de ses employés, ou les deux.

   Pour ce faire, l'incubateur :

• Explore avec les employés les opportunités et les défis présents et futurs ;
• Expérimente des solutions non-traditionnelles, notamment dans le domaine du numérique ;
• Utilise une méthode agile et inclusive pour mener ses projets.

Afin de solliciter les employés dans l’identification d’opportunité et défis, mais également de faciliter leur implication dans la recherche de solution, l’incubateur était à la recherche d’une plateforme de collaboration et d’idéation.

Énoncé des besoins :

Ci-dessous, nous vous présentons les éléments ou fonctionnalités désirées de la plateforme de collaboration et d’idéation :

Fonctionnalités obligatoires :

• Possibilité, pour les utilisateurs, d’utiliser la plateforme dans les deux langues officielles
• Respecter les standards de sécurité du gouvernement fédéral pour la protection de renseignement de nature « Protégé B ». Les fournisseurs doivent être conformes ou s’engager à se conformer aux normes établies par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Plus précisément, nous demandons à ce que :

  Le fournisseur possède ou obtienne une certification de tierce partie de type : ISO 27001, SOC2 Type 2

  Le fournisseur démontre ou s’engage à ce que toutes les données électroniques soient stockées dans une installation informatique approuvée par le GC située dans les frontières géographiques du Canada.

Fonctionnalités non obligatoires

• Possibilité de configurer des objectifs permettant de guider la collecte des propositions des employés ;
• Possibilité de configurer les droits d’accès des participants (p. Ex. : gestionnaire versus participant seulement) ;
• Possibilité de permettre l’accès via nos systèmes actuels, sans mot de passe supplémentaire pour les employés ;
• Permettre l’enregistrement des propositions de façon standardisé (p.ex. : fait, conséquence, solution potentielle, etc.) ;
• Permettre l’enregistrement des propositions de façon anonyme ou non ;
• Possibilité d’associer les propositions aux objectifs spécifique que recherche l’organisation en générale et l’incubateur plus spécifiquement ;
• Possibilité, pour les utilisateurs, de démontrer leur appui aux propositions et les commenter rapidement et simplement ;
• Possibilité de structurer la démarche de résolution de problèmes en prenant en charge les étapes suivantes :
  • La capture de la proposition (son enregistrement),
  • La création d’une équipe de travail,
  • L’analyse des solutions potentielles,
  • Le plan d’action et,
  • La validation de l’implantation ;
• Possibilité d’inviter les participants (proposeurs, appuyeur et commentateur) à contribuer aux propositions soumises ;

• Visualisation de l’état d’avancement des propositions à un seul endroit ;
• Possibilité de notifier la progression des propositions aux participants ;
• Possibilité de générer un résumé hebdomadaire des activités encourues sur la plateforme ;
• Possibilité d’abandonner des propositions et d’en informer les participants ;
• Possibilité de mettre en attente des propositions et d’en informer les participants ;
• Possibilité de surveiller les indicateurs de performance en lien avec la démarche (nombre d’idées collectées, nombre de participants, nombre d’idées implantées, temps de traitement moyen, nombre de connexions, etc.).

• Possibilité de configurer plusieurs espaces de collecte d’information en lien avec les propositions des employés ;
• Possibilité d’ajouter des éléments visuels aux propositions (png, jpeg, gif) ;
• Possibilité de rechercher rapidement le contenu des propositions soumises ;

• Possibilité de filtrer les propositions selon plusieurs critères ;
• Possibilité d’évaluer les coûts et les bénéfices de chacune des améliorations générées ;

Critères d'évaluation de l'énoncé des capacités (Exigences essentielles minimales)

Tout fournisseur intéressé doit démontrer au moyen d’un énoncé des capacités et d’une démonstration in situ au client qu’il satisfait aux exigences suivantes :

a) Il doit être démontré que le produit offert par le fournisseur répond à l’ensemble des besoins présentés à la section 2 sous « énoncés des besoins » (22 éléments ou fonctionnalités).

Grille d’analyse qui sera utilisée pour les fonctionnalités non-obligatoires :

Système de pointage*

Fonctionnalité

Le produit ne répond pas au besoin (0 point)

Le produit peut répondre à ce besoin mais nécessite des ajustements / configurations additionnels (2 points)

Le produit répond au besoin (4 points)

Fonctionnalité # X

b) Le fournisseur doit avoir une capacité suffisante pour mettre en œuvre la solution choisie dans les deux mois suivant l’attribution du contrat et fournir l’accompagnement nécessaire.

c) Le fournisseur doit avoir une capacité suffisante pour appuyer le ministère face à tout problème pouvant empêcher l’incubateur de solliciter les employés dans l’identification d’opportunité et défis, mais également de faciliter leur implication dans la recherche de solution. Il est attendu qu’un appui soit mis à la disposition de l'Agence dans les 5 jours suivant la réception d’une demande d’intervention.

1. Le présent achat est assujetti à l'accord commercial suivant

   Accord de libre-échange canadien (ALEC)

2. Justification du recours à un fournisseur sélectionné à l'avance

Suivant l’énoncé des propositions ci-dessus, l’incubateur d’innovation choisi de considérer le fournisseur Bambou Space. En termes des fonctionnalités recherchées et exigences à rencontrer, la solution offert par Bambou Space répond à tous les critères de la section trois et, pour ce qui est des fonctionnalités, avec des besoins de configuration additionnels minimaux. Ainsi, conformément aux politiques sur les marchés de l'état, on se propose d'octroyer un contrat à Bambou Space qui est, à notre connaissance, la seule entreprise qui soit en mesure de répondre à l’ensemble des fonctionnalités.

6. Exception(s) au Règlement sur les marchés de l'État

L'exception suivante au Règlement sur les marchés de l'État est invoquée pour cet achat : paragraphe 6 d) « une seule personne est capable d'exécuter le marché »

7. Exclusions et/ou raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité

Les exclusions et/ou les raisons justifiant le recours à un appel d'offres limité suivantes sont invoquées en vertu de :

Accord de libre-échange canadien (ALEC) - article 1. b) iii) l’absence de concurrence pour des raisons techniques;

8. Droits de la propriété intellectuelle

Aucun droit de propriété intellectuelle ne découlera de l'exécution des travaux prévus par ce marché.

9. Période du contrat proposé ou date de livraison

Le contrat proposé est pour une période de 2 années, à partir de la date d’octroi.

10. Coût estimatif du contrat proposé

Le montant estimatif du contrat, incluant les options se situe entre 35 000.00$ et 55 000.00$ (taxes en sus)

11. Nom et adresse du fournisseur sélectionné à l'avance

Bambou Space

500, Places D’Armes, Suite 1800, Montréal (QC) H2Y 2W2

12. Droit des fournisseurs de présenter un énoncé des capacités.

Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les biens, les services ou des services de construction décrits dans ce PAC peuvent présenter par écrit un énoncé des capacités à la personne-ressource dont le nom figure dans cet avis d'ici la date de clôture, laquelle est aussi précisée dans cet avis. L'énoncé de capacités doit clairement démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences publiées.

13. Date de clôture pour la présentation des énoncés des capacités

La date et l'heure de clôture pour l'acceptation d'énoncés des capacités sont : le 21 juin 2019 à 14h (Heure Avancée de l’Est)

14. Demande de renseignements et présentation des énoncés des capacités
Les demandes de renseignements et les énoncés des capacités doivent être présentés à :

Marc Joseph

Chef, Gestion des approvisionnements et des contrats
Direction générale des finances ministérielles
Développement économique Canada pour les régions du Québec / Gouvernement du Canada
marc.joseph@canada.ca / Tél. : 514-462-1547